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Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents

4.1 Annexe  --  Modalités de transfert des documents archivistiques choisis parmi les documents institutionnels d'un cabinet de ministre

A.  Portée de l'autorisation

L'autorisation de disposition des documents nº 96/021 s'applique aux documents qui, tout en étant sous le contrôle d'une institution fédérale, sont gardés dans le cabinet d'un ministre (c.-à-d. les documents institutionnels) comme faisant partie d'un système de gestion des dossiers distinct ou d'une série de dossiers qui se rapporte au cabinet du ministre. On ne doit pas appliquer l'autorisation à des documents du Cabinet, aux documents personnels et politiques du ministre, aux documents ministériels ou à de la correspondance ministérielle éparpillée ça et là à travers les divers dossiers de politique et d'exploitation sous le contrôle de l'institution.

B.  Identification des documents archivistiques

L'autorisation de disposition des documents nº 96/021 doit être appliquée en respectant la séquence suivante.

D'un bout à l'autre de la séquence, l'autorisation de détruire des documents éphémères est appliquée aux documents qui rencontrent les critères des documents éphémères.

  1. Appliquer les autorisations de disposer des documents d'exploitation (aussi appelées « autorisation spécifique de disposer de documents ou ASDD ») aux documents. Séparer les documents qui possèdent une valeur archivistique aux termes de l'autorisation des documents sans valeur archivistique.

  2. Appliquer l'autorisation de disposition des documents nº 96/021 aux documents institutionnels créés et acquis par le ministre lorsqu'il dirige et contrôle les opérations de l'institution dont il ou elle est responsable. Séparer les documents qui possèdent une valeur archivistique aux termes de cette autorisation des documents sans valeur archivistique.

  3. Appliquer les autorisations pluri-institutionnelles génériques de disposition des documents (p. ex., APDD nos 96/022, 96/023 et 96/024), suivi par les autorisations pluri-institutionnelles qui visent des documents administratifs communs. N.B. : les documents qui exigent la direction, le contrôle, l'intervention ou la signature du ministre pendant l'exécution de ses obligations au cabinet du ministre ne sont pas considérés des documents administratifs communs et sont exclus des APDD. Séparer les documents qui possèdent une valeur archivistique aux termes des autorisations des documents sans valeur archivistique.

C.  Préparation des documents archivistiques en vue de leur transfert

  1. Regrouper les documents archivistiques en fonction de leurs supports et les mettre dans des boîtes distinctes. Veiller à ce que le contexte des documents sur supports spéciaux (c.-à-d. les rubans sonores et vidéo, les photographies, les créations artistiques) est préservé en fournissant la documentation et l'étiquetage adéquats. Le conditionnement des objets dans des cadres de verre mérite une attention particulière.

  2. Fournir des instruments de recherche adéquats sur support électronique pour chacun des supports qui sous-tendent les documents. Par exemple, pour les documents sur support papier, consulter les « Lignes directrices pour le transfert des documents d'archives textuels aux Archives nationales du Canada » disponibles sur le site Web de BAC à la page Web des services du gouvernement. Tous les transferts doivent également être accompagnés de tout autre instrument de recherche existant, y compris les fichiers, les microfiches et les systèmes de repérage informatiques.

  3. Le transfert des documents archivistiques sous format électronique, incluant les supports physiques et logiques, et les métadonnées afférentes devra avoir été préalablement agréés par entente mutuelle entre le cabinet du ministre et BAC avant d'effectuer le transfert.

  4. Transférer les documents archivistiques à Bibliothèque et Archives du Canada cinq ans après que le ministre a quitté son poste.

D.  L'accès aux documents transférés et la garde de ceux-ci

L'accès aux documents transférés à Bibliothèque et Archives du Canada et la garde de ceux-ci seront régis par la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Politique du Conseil du Trésor sur la sécurité, ainsi que par les politiques et les procédures de Bibliothèque et Archives du Canada sur l'utilisation de documents par le public et par des agents gouvernementaux.

E.  Autres renseignements

Pour de plus amples renseignements sur ces modalités de transfert de documents archivistiques sur tout support (y compris des considérations d'ordre technique), veuillez communiquer avec Bibliothèque et Archives du Canada.

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