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Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents

4.5 Annexe  --  Modalités de transfert des documents archivistiques audio-visuels entreposés au nom de ministères clients par la Direction des services à la clientèle et des relations avec l'industrie de la Direction générale des services de coordination des communications de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

A.  Portée de l'autorisation

  1. L'autorisation nº 2001/004 de disposer des documents ne s'applique qu'aux documents audio-visuels sous le contrôle des institutions assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et entreposés en leur nom par la Direction des services à la clientèle et des relations avec l'industrie de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) dans les installations d'entreposage de film et de vidéo situées au 350, rue Albert, Ottawa (Ontario) et d'autres entrepôts extérieurs de TPSGC à Ottawa et Hull, au Québec.

  2. Cette autorisation est de nature continue.

  3. Aucun document confié à la garde et au contrôle de Bibliothèque et Archives du Canada en vertu des modalités de la présente autorisation ne peut être détruit sans le consentement préalable de l'organisme qui l'a créé ou transféré ou ses institutions remplaçantes; dans un cas où d'anciens documents de l'organisme qui les a créés ou transférés sont sous la garde et le contrôle de Bibliothèque et Archives du Canada font l'objet d'une recommandation pour être détruits, Bibliothèque et Archives du Canada doivent informer l'organisme qui les a créés ou transférés ou ses institutions remplaçantes de leur décision et l'organisme qui les a créés ou transférés ou ses institutions remplaçantes auront le droit de reprendre possession de ces documents à des fins de garde et de contrôle.

  4. L'autorisation vise tous les documents créés, recueillis conservés par les institutions assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et conservés dans les installations d'entreposage fournies par la Direction des services à la clientèle et des relations avec l'industrie (DSCRI) de TPSGC (en vertu du mandat prévu par la Politique des services communs du Conseil du Trésor), y compris la correspondance, les notes, livres, plans, cartes, dessins, diagrammes, illustrations ou graphiques, photographies, films, microformes, enregistrements sonores, magnétoscopiques ou informatisés et tous autres éléments documentaires, quels que soient leur forme ou leur support.

  5. La présente autorisation ne s'applique pas aux documents créés, recueillis et gardés par la DSCRI et utilisés pour le maintien de ses services d'entreposage et de chambre forte.

B.  Dispositions générales

Contexte organisationnel

  1. Les présentes modalités de transfert de documents archivistiques sont conçues dans le contexte organisationnel de la DSCRI tel qu'il existait au moment de l'évaluation des archives; la DSCRI doit informer Bibliothèque et Archives du Canada de toute restructuration ministérielle susceptible de modifier l'état de son programme de services d'entreposage et de chambre forte, étant donné que ces modalités peuvent n'être plus appropriées pour déterminer les documents censés avoir une valeur archivistique.

Copie de documents

  1. Au lieu de prêter des documents archivistiques à d'autres institutions pour une certaine période, l'organisme qui les a créés ou transférés peut choisir d'en faire des copies à des fins d'utilisation opérationnelle immédiate par ces institutions et garder les documents originaux qui seront transférés à Bibliothèque et Archives du Canada à l'expiration des délais appropriés de conservation; dans tous les cas, les documents archivistiques originaux doivent être transférés à Bibliothèque et Archives du Canada.

C.  Délais de conservation

  1. Tout document archivistique visé par la présente autorisation doit être gardé pendant un délai de conservation égal à cinq ans à compter de la création du document, à moins qu'il n'en soit prévu autrement par l'organisme qui l'a créé ou transféré, de concert avec la DSCRI et Bibliothèque et Archives du Canada, disposition qui peut être mise en oeuvre et surveillée par l'organisme qui l'a créé ou transféré, la DSCRI et Bibliothèque et Archives du Canada, par exemple un délai de conservation qui précise la durée de la garde ou du contrôle du document archivistique par l'institution, et le moment où l'organisme qui l'a créé ou transféré doit remettre ledit document à la garde ou au contrôle de Bibliothèque et Archives du Canada.

  2. Les documents archivistiques visés par la présente autorisation doivent être transférés à Bibliothèque et Archives du Canada cinq ans après la création du produit audio-visuel (comme il est précisé dans l'accord d'entreposage entre la DSCRI et l'organisme qui l'a créé ou transféré.

D.  Documents textuels sur papier

Dispositions générales

  1. Lorsque le support sur lequel un document a été créé et sa méthode de gestion changent (par exemple, d'un document sur papier à une présentation électronique dans un système de gestion électronique), la DSCRI doit communiquer avec Bibliothèque et Archives du Canada.

Dossiers du cas

  1. La DSCRI doit transférer à Bibliothèque et Archives du Canada, en même temps que les documents audio-visuels connexes, les dossiers suivants :
  1. Droits et renonciations
  1. Les dossiers sur les droits et renonciations ayant trait aux productions audio-visuelles transférées à Bibliothèque et Archives du Canada au nom des autres institutions clientes.

Organisation des documents et instruments de recherche

  1. (1)  Avant de confier des documents au contrôle de Bibliothèque et Archives du Canada, la DSCRI doit séparer les documents archivistiques des autres et les emballer séparément; cette séparation doit se faire avant l'entreposage des documents dans un Centre fédéral de documents.

(2)  Lorsque les documents visés par la présente autorisation ne sont pas ou ne seront pas entreposés dans un Centre fédéral de documents, la séparation se fera avant que les documents soient transférés sous le contrôle de Bibliothèque et Archives du Canada.

  1. Chaque transfert doit être accompagné d'une liste complète qui indique le numéro de la boîte, le numéro du dossier, le numéro de la partie du dossier, le titre du dossier et les dates extérieures de chaque partie du dossier.

  2. Cette liste doit être fournie sous forme électronique.

  3. La liste sous forme électronique peut être produite à l'aide d'un logiciel commercial (traitement de texte, base de données ou ASCII) en autant qu'elle respecte les normes d'entrée de Bibliothèque et Archives du Canada.

  4. Lorsqu'un transfert entraîne la création d'une liste électronique à partir d'un système informatique existant (comme un système automatisé de gestion des documents), les caractéristiques techniques de cette liste doivent être mutuellement déterminées par la DSCRI et Bibliothèque et Archives du Canada avant que le transfert ne se fasse.

E.  Documents audio-visuels

Dispositions générales

  1. La DSCRI doit consulter Bibliothèque et Archives du Canada avant tout transfert de documents médiatiques.
  1. Tous les documents mentionnés dans le Répertoire « A » doivent être transférés, comme un seul transfert, à Bibliothèque et Archives du Canada dans les douze mois suivant la publication de l'Autorisation nº 2001/ de disposer de documents.

Tous les documents audio-visuels créés avant 1995, non mentionnés dans le Répertoire « A », et entreposés au nom de ministères ou organismes clients par la DSCRI ne sont pas censés avoir de valeur archivistique ou historique pour à Bibliothèque et Archives du Canada.

  1. Tous les documents audio-visuels créés avant 1995, non mentionnés dans le Répertoire « A », et entreposés au nom de ministères ou organismes clients par la DSCRI ne sont pas censés avoir de valeur archivistique ou historique pour Bibliothèque et Archives du Canada qui ne sont plus opérationnels et tombent dans une des catégories suivantes :
  1. Vidéo;
  1. Enregistrement principal du produit final sous format un pouce ou Betacam SP, ou format trois quarts de pouce, dans les deux langues officielles quand il existe;
  1. la bande de première génération du produit final sous format Betacam SP ou trois quarts de pouce dans les deux langues officielles, quand elle existe, lorsque l'enregistrement principal n'est plus disponible.
  1. Film;
  1. Enregistrement principal du produit final sous format 16 mm ou 35 mm, dans les deux langues officielles quand il existe;

  2. les négatifs originaux;

  3. le produit final de mélange audio sur ruban optique ou magnétique.

  1. Audio;
  1. L'enregistrement principal du produit final sous format un quart de pouce ou audionumérique ou audiocassette, dans les deux langues officielles quand il existe.
  1. L'accès aux documents archivistiques transférés à Bibliothèque et Archives du Canada est réglementé et les documents originaux ne seront pas retournés à l'organisme qui les a créés ou transférés sous leur forme originale. L'organisme qui les a créés ou transférés peut demander une copie d'un document transféré à Bibliothèque et Archives du Canada, copie qui sera produite aux frais de l'organisme et sur un support fourni par l'organisme conformément aux ressources de reproduction disponibles à Bibliothèque et Archives du Canada.

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