Le gouvernement

Le programme pour évaluer et disposer des documents gouvernementaux de Bibliothèque et Archives du Canada

1. Les autorisations de disposer de documents

Chaque année, les institutions de l'administration fédérale¹ créent et gèrent de l'information consignée sur divers supports au soutien des politiques d'ordre public, de l'administration du gouvernement, de l'exécution de programmes et de la prestation de services à la population canadienne.

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (2004) impose à Bibliothèque et Archives du Canada diverses obligations concernant l'élimination de l'information; elle leur confie notamment la responsabilité d'autoriser les institutions fédérales à détruire des documents et celle de préserver les documents dotés d'une valeur archivistique ou historique.

Afin de répondre à ces exigences législatives, le Bibliothécaire et Archiviste du Canada émet des autorisations de disposer de documents qui permettent aux institutions fédérales de disposer des documents dont elles n'ont plus besoin pour fonctionnel, que ce soit en leur permettant de les détruire (cette décision est laissée à la discrétion des institutions), en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives du Canada ou en consentant à ce qu'ils passent sous le contrôle d'une autre entité que l'administration fédérale.

Bibliothécaire et Archiviste du Canada délivre les autorisations de disposer de documents de l'une ou l'autre des façons suivantes :

1. ou bien l'autorisation s'adresse à une institution fédérale en particulier; ce type d'autorisation vise les documents gérés par cette seule institution et habilite l'institution à disposer de ses documents en autant qu'elle respecte les modalités qui sont contenues dans un accord négocié entre le Bibliothécaire et Archiviste du Canada et l'institution;
2. ou bien l'autorisation s'adresse à plusieurs institutions fédérales à la fois; ce type d'autorisation pluriinstitutionnelle vise les documents que gèrent toutes les institutions fédérales ou du moins un bon nombre d'entre elles et habilite les institutions à disposer des documents conformément aux modalités fixées par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada.

2.  Le cadre législatif d'évaluer et disposer des documents gouvernementaux : la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada subordonne l'élimination des documents gérés par les institutions fédérales à la procédure et aux marches à suivre qui favorisent l'identification et la préservation des documents dotés d'une valeur archivistique ou historique.

Toute institution fédérale don't le nom figure à l'Annexe 1 de la Loi sur l'accès à l'information ou à l'Annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels est assujettie à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada consacre l'autorité du Bibliothécaire et Archiviste du Canada.

• de contrôler la destruction de documents par les institutions fédérales
  
  L'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels, qu'il s'agisse ou non de biens de surplus, est subordonnée à l'autorisation écrite de l'administrateur général ou de la personne à qui il a délégué, par écrit, ce pouvoir. [Paragraphe 12 (1)]

• de préserver les documents dotés d'une importance historique ou archivistique
  
  Le transfert, sous la garde ou la responsabilité de l'administrateur général, des documents fédéraux ou ministériels qui, à son avis, présentent un intérêt historique ou archivistique s'effectue selon les accords convenus à cet effet entre lui-même et le responsable des documents. [Paragraphe 13 (1)]

• et d'adopter les mesures jugées nécessaires pour atteindre ces objectifs. [Paragraphe 7 et 8]

Le fait que le Bibliothécaire et Archiviste du Canada délivre une autorisation de disposer de documents à une institution fédérale indique que Bibliothèque et Archives du Canada ont établi qu'il n'était pas nécessaire de préserver les documents visés par l'autorisation pour l'usage ultérieur de la population canadienne à des fins historiques ou archivistiques. Chaque institution fédérale est responsable de décider de détruire les documents et de déterminer à quel moment cela sera fait.

Il importe de noter qu'une autorisation de disposer de documents émise par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada afin de permettre à une institution de détruire des documents ne constitue pas une obligation de procéder à la destruction; une telle autorisation n'implique pas non plus qu'il est opportun de détruire les documents.

3.  Délais de conservation des documents des institutions fédérales

Il incombe à chaque institution fédérale de fixer des délais de conservation à l'égard des documents qu'elle gère dans l'exercice de ses activités. L'institution s"y emploie dans le cadre de l'analyse et de l'évaluation de ses risques relativement à ses exigences en matière d'information en tant que ressource; elle doit prendre en considération les lois fédérales sur l'information ainsi que les autres lois et règlements susceptibles d'avoir une incidence sur les délais de conservation. Bibliothèque et Archives du Canada favorisent toutefois les moyens auxquels les institutions fédérales peuvent recourir pour fixer des délais de conservation à l'égard de leurs documents en leur prodiguant des conseils et en mettant leurs connaissances et leur expérience à leur disposition.

Les autorisations de disposer de documents délivrées par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada aux institutions fédérales ne constituent pas une approbation des délais de conservation qui sont essentiels pour gérer le cycle de vie et l'élimination des documents.

4.  Le transfert des documents dotés de valeur archivistique à Bibliothèque et Archives du Canada

Les autorisations de disposer de documents qui exigent des institutions fédérales le transfert de documents à Bibliothèque et Archives du Canada afin d'y être préservés en tant qu'archives comportent entre autres un accord sur le transfert des documents archivistiques où il est énoncé à quel moment les transferts doivent avoir lieu ainsi que les autres modalités du transfert. Ces accords sont le fruit de négociations entre Bibliothèque et Archives du Canada et le cadre supérieur qui s'est vu confier la responsabilité de la gestion et de l'élimination des documents au sein d'une institution fédérale.

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¹  Quand il est question de disposer de documents, « institution de l'administration fédérale » ou « institution fédérale » s'entend de tous les organismes assujettis à l'application de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.