Le gouvernement

Préservation de la mémoire archivistique et historique du gouvernement

Rédigé par Richard Brown. Revu et corrigé par Candace Loewen, Judith Roberts-Moore et Paul Sabourin. Évaluation et projets spéciaux, été 2001

Approuvé par l'Archiviste national du Canada
le 17 octobre 2001

Rôle de Bibliothèque et Archives du Canada

Dans le but d'appuyer ses politiques, ses programmes, et ses services, le gouvernement du Canada crée et gère chaque année des documents dans divers supports d'enregistrement, de plus en plus sous forme électronique. Ces documents, qui vont de la correspondance aux enregistrements audio-visuels et sonores, en passant par les énoncés de politique, les ententes, les rapports de recherche, les dossiers opérationnels ou d'exploitation, les marchés, les actes notariés, les baux, les enquêtes et la prestation de services, les données statistiques, les photographies, les dessins architecturaux, les plans et les cartes, sont essentiels:

• à l'administration efficiente du gouvernement lorsqu'il fait des affaires et gère les affaires de l'État au nom des Canadiens;
• à la capacité des citoyens de tenir le gouvernement responsable de ses décisions et de ses actes dans notre société démocratique;
  
  et à
  
  
• la préservation de la connaissance de notre histoire nationale et de notre mémoire collective au profit des générations futures.

Bibliothèque et Archives du Canada (BAC) servent de dépôt permanent des documents archivistiques et historiques du gouvernement et facilitent la gestion des renseignements par les institutions gouvernementales. En vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (2004), c'est le Bibliothécaire et Archiviste du Canada qui donne aux institutions gouvernementales l'autorisation d'éliminer des documents, soit par leur transfert à Bibliothèque et Archives du Canada, soit par leur destruction, soit par leur aliénation du contrôle du gouvernement du Canada. De plus, le Bibliothécaire et Archiviste peut exiger que les institutions gouvernementales transfèrent à Bibliothèque et Archives du Canada les documents réputés avoir une importance archivistique ou historique aux fins de préservation à long terme.

Essentiellement, le Bibliothécaire et Archiviste a le pouvoir de déterminer les documents qui ont une valeur archivistique ou historique, et de préciser les modalités de leur préservation archivistique avant que les institutions gouvernementales n'entreprennent quelque activité de disposition de documents que ce soit. Le Parlement a accordé ce pouvoir à le Bibliothécaire et Archiviste pour faire en sorte que les Canadiens - d'aujourd'hui et de demain - puissent connaître, étudier et comprendre l'histoire de l'administration publique nationale au fil du temps en ayant accès à sa mémoire consignée.

Choix des documents archivistiques et historiques d'importance nationale

Pour remplir leur mission de préservation de la mémoire historique du gouvernement, Bibliothèque et Archives du Canada doivent prendre des décisions quant à la valeur archivistique ou historique des renseignements créés et tenus à jour par les institutions gouvernementales. Les documents sont volumineux et multi-médias, et portent sur tout élément imaginable de la vie civile et sociale au Canada, et la masse de renseignements continue de croître à mesure que le gouvernement utilise de plus en plus la technologie. Il est impossible pour Bibliothèque et Archives du Canada de préserver tous les documents gouvernementaux, sans compter qu'une entreprise de ce genre ne serait pas dans l'intérêt véritable des Canadiens. Comme toute grande entreprise, le gouvernement du Canada produit une quantité énorme de documents qui deviennent superflus au bout d'un certain temps - parfois après un très court laps de temps - au point où il peut ne pas y avoir de raison administrative légitime de les conserver, même s'il était possible de le faire. Par contre, il existe sur l'activité gouvernementale un grand nombre de documents essentiels qui fournissent des renseignements vitaux et doivent être conservés en permanence ou pendant de longues périodes.

Dans le but de relever le défi de préserver la mémoire historique du gouvernement, Bibliothèque et Archives du Canada ont adopté une stratégie d'évaluation visant à identifier et à protéger des archives complètes sur l'administration de l'État national, la machine du gouvernement fédéral et l'interaction entre le gouvernement et ses citoyens. Généralement parlant, l'acquisition archivistique ou la protection des documents gouvernementaux par Bibliothèque et Archives du Canada est liée à leur importance nationale telle qu'elle est déterminée par le biais d'un processus d'évaluation exhaustif à l'appui des objectifs généraux suivants

• préserver certains documents qui renseignent sur les délibérations, les décisions et les actions du gouvernement en ce qui a trait aux fonctions, aux programmes et aux activités de gestion qui lui sont assignés, ainsi que les documents qui établissent la souveraineté, l'organisation et l'administration du gouvernement;
• préserver certains documents qui fournissent au gouvernement et à la population des renseignements précis, authentiques et intégraux sur les politiques, les décisions et les programmes des institutions gouvernementales au fil du temps aux fins d'examen de consultation et de compréhension;
• préserver certains documents qui renseignent sur l'incidence des prises de décisions du gouvernement sur les citoyens et les groupes du Canada et l'interaction entre la population canadienne et l'État fédéral;
• préserver certains documents considérés comme essentiels à la protection des droits collectifs et individuels et des privilèges des Canadiens et à la protection de leurs milieux social, culturel et physique;
• préserver certains documents qui contiennent des renseignements propres au gouvernement et enrichiront considérablement la compréhension de l'Histoire du Canada, de la société et de la culture canadiennes, et des Canadiens;
• préserver certains documents que le gouvernement du Canada est obligé par la loi de tenir à jour ou en vertu de leur valeur commerciale continue à long terme pour le gouvernement.

Pendant le processus d'évaluation, Bibliothèque et Archives du Canada procèdent à une analyse rigoureuse des fonctions et des activités des ministères et organismes fédéraux, en cherchant à comprendre leur environnement de politiques, de programmes, et de prestation de services, et leur importance pour le gouvernement et la société canadienne en général, et à déterminer la substance et le contexte de la documentation créée et gérée par les institutions à l'appui de l'entreprise d'intérêt public. Grâce aux connaissances acquises par cette analyse des systèmes de gestion, Bibliothèque et Archives du Canada acquièrent certains documents des bureaux et des centres de responsabilité au sein de ministères et d'organismes qui illustrent le mieux les activités du gouvernement et le cadre général de gestion des affaires publiques nationales tels qu'ils sont exprimés dans les critères exposés dans les directives énumérées. Les décisions relatives au statut archivistique des documents gouvernementaux, et à l'autorisation d'éliminer des documents n'ayant aucune valeur archivistique ou historique, sont transmises aux institutions gouvernementales sous forme d'Autorisations de disposer de documents.

Bibliothèque et Archives du Canada sont chargées de préserver la mémoire archivistique et historique du gouvernement du Canada, et par conséquent, se doivent d'expliquer aux Canadiens - et à toute autre personne qui souhaiterait utiliser leurs fonds d'archives - comment et pourquoi les décisions sont prises en ce qui a trait à la préservation archivistique des documents gouvernementaux.

Bibliothèque et Archives du Canada tiennent à jour une documentation d'une grande portée sur le processus d'évaluation des documents gouvernementaux, y compris la justification raisonnée à l'appui des décisions de préservation de toutes les Autorisations de disposer de documents. Grâce à leurs systèmes de description de documents et à leur processus de gestion des fonds, Bibliothèque et Archives du Canada tiennent également à jour les attributs archivistiques des documents gouvernementaux comme preuves, veillent à ce que ces documents demeurent en garde officielle continue, et conservent avec les fonds archivistiques officiels toute autre analyse documentée qui aboutit au choix ou à l'élimination de documents connexes pour offrir tout le contexte de toute prise de décisions en matière de disposer de documents. La population peut obtenir tous ces renseignements sur demande.

De plus, une explication détaillée, étape par étape de la stratégie et de la méthode d'évaluation des documents gouvernementaux suivies par Bibliothèque et Archives du Canada est accessible dans le site Internet de l'entreprise à la page web intitulée : Services au gouvernement sous la rubrique : Programme d'élimination et de conservation des documents de l'administration fédérale. Cette page web comporte également divers outils de programme, dont des versions publiées d'autorisation de disposition de documents qui ont une application à l'échelle de l'administration fédérale (Autorisations pluri-institutionnelles de disposer des documents de l'administration fédérale).

Gestion des documents relatifs aux affaires gouvernementales

Bibliothèque et Archives du Canada ne préservent que les documents gouvernementaux qui respectent leurs critères d'évaluation d'importance nationale. La stratégie qui facilite ce processus de sélection vise à fournir aux Canadiens une documentation historique complète des prises de décisions et des activités commerciales du gouvernement. Cette stratégie ne vise pas à assurer la préservation de tous les documents gouvernementaux. En fait, seule une faible partie des dossiers gouvernementaux, comparativement à tous les renseignements produits, est en fin de compte désignée aux fins de préservation archivistique. La grande majorité des documents créés et tenus à jour par le gouvernement sont éliminés par les institutions par le biais de l'application des Autorisations de disposer de documents dans le cadre de leurs programmes de gestion des documents. Bon nombre de documents qui n'ont aucune valeur archivistique ou historique doivent être préservés et gérés par les institutions gouvernementales pendant de longues périodes pour appuyer les besoins juridiques et opérationnels continus.

Le document du Conseil du Trésor intitulé : Politique sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement (1989) établit les responsabilités des institutions gouvernementales en matière de tenue de dossiers. Cette politique exige que les institutions gouvernementales évaluent leurs besoins en renseignements dans le cadre de leur planification stratégique et de leur analyse de besoins d'affaires. Dans le cours normal des affaires, l'exigence permanente de conserver les documents est généralement établie par les institutions gouvernementales en fonction des éléments suivants :

• les besoins opérationnels associés à l'élaboration de politiques, à la prise de décisions, à l'exécution de programmes, à la prestation de services ou à la conclusion de transactions d'affaires;
• les exigences juridiques, ce qui englobe le respect des lois et des règlements qui exigent la conservation des documents prévue par règlements; et
• les considérations d'ordre juridique, ou la tenue de dossiers pour assurer une protection pendant un litige, une enquête ou une vérification.

Bibliothèque et Archives du Canada constituent un centre d'expertise en matière de tenue de dossiers. Conformément à leur mandat qui est de faciliter la gestion des documents gouvernementaux, Bibliothèque et Archives du Canada aident les institutions gouvernementales en prodiguant des conseils et en offrant une orientation dans l'élaboration de normes et de protocoles, de lignes directrices et des meilleures pratiques pour l'industrie de l'information.