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APDD pour disposer des publications en surplus dans les institutions fédérales

4.7 ANNEXE I MODALITÉS pour disposer des publications en surplus dans les institutions fédérales

A. Définitions clés

Émondage
Le processus consistant à examiner l'ensemble des publications d'une bibliothèque une par une afin de déterminer le retrait permanent des publications selon des critères préétablis.

Institution fédérale
S'entend au sens de l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information ou de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou d'une institution désignée par le gouverneur en conseil.

Publication
Ressource documentaire imprimée mise à la disposition du grand public ou d'un segment particulier du public par abonnement ou autrement, en de multiples exemplaires ou à plusieurs endroits, à titre gratuit ou contre rémunération.

Publication canadienne
Un ouvrage publié au Canada.

Publication excédentaire
Toute publication, sous le contrôle d'une institution fédérale, qui n'est plus nécessaire aux fins du mandat, des fonctions et des activités de cette institution, actuellement et dans le futur.

Redistribution
Don à une autre institution fédérale ou à un organisme sans but lucratif canadien comme une institution scolaire, une autre bibliothèque canadienne ou un organisme de bienfaisance enregistré au Canada.

Retrait d'inventaire
Le processus qui consiste à supprimer d'une notice de catalogage, les informations relatives aux publications (métadonnées) qui sont retirées d'une collection de bibliothèque.

B. Portée de l'autorisation

  1. Cette autorisation s'applique à toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.
  2. Cette autorisation s'applique au cadre supérieur responsable de la gestion de l'information dans les institutions fédérales
  3. Cette autorisation peut être déléguer au bibliothécaire en chef ou, dans les institutions sans bibliothèque, au gestionnaire en charge de la gestion de l'information.
  4. Dans le cas des institutions qui publient ou font publier des publications ministérielles, la délégation peut aussi être octroyée au responsable de cette fonction afin qu'il puisse disposer de ces publications excédentaires.
  5. Cette autorisation s'applique à toutes les publications sous le contrôle d'une institution fédérale assujettie à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada qui ont été produites à l'interne ou acquises par achat ou par don et sont déclarées excédentaires.

C. Obligations des institutions fédérales

  1. Afin de soutenir Bibliothèque et Archives Canada (BAC) dans son mandat qui consiste à continuellement élargir la collection du patrimoine documentaire du Canada, BAC se réserve le droit d'acquérir les publications excédentaires des institutions fédérales avant qu'elles ne soient offertes à d'autres entités ou qu'elles soient détruites.

    Les institutions fédérales doivent aviser BAC de toute publication excédentaire qui corresponde à au moins une des caractéristiques suivantes :
    1. Un exemplaire en bon état d'une publication canadienne rare;
    2. L'ensemble des publications canadiennes lorsqu'une institution fédérale ou sa bibliothèque ferme définitivement;
    3. Résultats d'initiatives majeures d'émondage/retrait d'inventaire qui comprennent un nombre important de publications canadiennes.
  2. Toutes les institutions fédérales doivent créer et mettre en oeuvre des critères pour déterminer les publications excédentaires.

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