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ISO CT46/SC11 : Normes internationales et la Directive sur la tenue de documents du gouvernement du Canada

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L'Organisation internationale de normalisation (OIN) comprend plus de 200 comités techniques (CT) qui élaborent les normes d'une large gamme de sujets parmi lesquels :

• ISO CT46 (Information et documentation) comprend quatre sous-comités (SC) qui rédigent les normes internationales en bibliothéconomie et en tenue de documents :

  • - SC04 Interopérabilité technique
  • - SC08 Qualité : statistiques et évaluation de rendement
  • - SC09 Indentification et description
  • - SC11 Gestion des archives courantes et intermédiaires

  Le travail de ces groupes est reflété dans le développement d'instruments de politiques, de lignes directrices, et d'outils du GC dans les domaines de la bibliothéconomie et de la tenue de documents. Par exemple :

• ISO CT46/SC11 Portée :
  «  Normalisation des principes pour la création et la gestion des documents et des archives, en tant que preuve de transactions, et traitant de tous les formats y compris le multimédia électronique et le format papier ».
• ISO CT46/SC11 Affiliation actuelle : plus de 40 pays, y compris les archives et organisations de TD/GD dans les secteurs publics, privés académiques (p.e. BAC, NARA, BNF, AN (AUS), AN (NZ), ARMA), consultants privés, conseils nationaux de normes etc.
• ISO CT46/SC11 Groupes de travail :
  • Rédaction de la norme ISO 15489 en tant que norme pour un système de gestion pour les documents;
  • Métadonnées pour les documents;
  • Analyse du processus des documents;
  • Conservation des documents électroniques;
  • Mise en œuvre de lignes directrices pour la numérisation des documents;
  • Conversion de documents numériques et procédé de migration;
  • Évaluation du risque pour les documents;
  • Continuité des opérations/documents essentiels.

Avantages des normes ISO CT 46

• Établit une base de référence des meilleures pratiques nationales reconnues en matières de bibliothéconomie et de tenue de documents.
• Garantit le maintien des niveaux de qualité, de rendement, et de fiabilité;
• Accroit les communications à l'échelle nationale et internationale;
• Influence les objectifs clés canadiens en matière de bibliothéconomie et de tenue de documents;
• Améliore les procédures opérationnelles et les méthodologies et contribue à l'innovation, à la recherche, et à une plus grande prospérité économique du Canada.

Influence des normes internationales sur la Directive sur la tenue de documents du GC

ISO 15489 – « Records Management »
Fournit une orientation en matière de création, de saisie et de gestion de documents au sein des organisations publiques, privées, et académiques

ISO 26122 – Analyse du processus des « records »
Fournit une méthode pour identifier les étapes critiques d'un processus opérationnel où des documents doivent être crées et maintenus

ISO 23081 – Métadonnées des documents
Établit les concepts et les principes pour créer, mettre en œuvre et gérer les métadonnées des documents.

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