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Solutions pour la gestion du legs

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Les défis du legs documentaire

1. Votre institution possède-t-elle des documents d'origine ou de contenu incertain?
2. La « montagne de papier » engloutit-elle des ressources financières, matérielles et humaines de grande valeur pour votre institution?
3. Votre institution est-elle prête à respecter ses obligations en vertu de la Politique sur la gestion de l'information et de la Directive sur la tenue de documents?

Les risques pour votre institution

Si les réponses aux questions ci-dessus vous apparaissent insatisfaisantes, il est probable que votre institution se trouve dans une position vulnérable.

Pourquoi?

Les documents non gérés ou partiellement gérés accroissent les risques que votre institution ne puisse respecter ses obligations en matière de responsabilité, notamment dans les domaines suivants :

• État de préparation aux litiges
• Vérification et évaluation
• Continuité opérationnelle
• Élaboration de politiques et de programmes
• Réponses aux demandes d'accès à l'information
• Protection des renseignements personnels
• Prise des décisions

Quel est la différence entre le legs documentaire non géré et le legs documentaire partiellement géré?

Les solutions au legs documentaires

Bibliothèque et Archives Canada a élaboré deux approches pour faciliter le traitement du legs documentaire non géré ou partiellement géré :

L'approche axée sur les risques (AAR)
L'AAR est une méthode de disposition accélérée qu'on dit « axée sur les risques » parce qu'elle met l'accent sur une description des boîtes de dossiers, au lieu de se pencher sur chacun de ces derniers. La méthodologie de l'AAR s'appuie sur des règles de conservation et de disposition approuvées. L'approche axée sur les risques est essentiellement une méthode de tri visant l'arrérage des documents négligés permettant de préserver les documents possédant une valeur opérationnelle ou archivistique tout en disposant de ceux qui n'ont pas de valeur, libérant ainsi des espaces d'entreposage précieux.

L'élagage pour une plus grande accessibilité aux documents
L'approche d'élagage aide les institutions à mieux identifie et ségréger les documents archivistiques de leur patrimoine documentaire partiellement géré. L'approche d'élagage fournit des interprétations et des conseils sur l'application des autorisations de disposer des documents (autorisations spécifiques à l'institution ou autorisations pluriinstitutionnelles). Un processus de disposition simplifié aidera à déterminer de quels documents pourra disposer l'institution, lesquels devront être transférés à BAC et lesquels devront être conservés parce qu'ils possèdent encore une valeur opérationnelle pour l'institution. Les outils de disposition élaborés par cette approche serviront aussi aux institutions dans leur effort de prévenir toute accumulation future de legs documentaire.

Les Avantages

L'approche axée sur les risques (AAR)

• Atténuation du risque par l'examen de chaque boîte et la consignation de chaque lot de documents
• Les documents considérés « perdus » sont maintenant connus et accessibles pour utilisation par l'institution
• Destruction d'une quantité considérable de documents provenant du legs documentaire au moyen d'une autorisation de disposer des documents à usage unique émise par BAC

L'élagage pour une plus grande accessibilité aux documents

• Le legs documentaire partiellement géré est maintenant sous contrôle
• Des décisions documentées permettent une application plus rigoureuse des autorisations de disposer des documents.
• Favorise une meilleure disposition des documents issus de legs documentaire
• Assure l'acquisition des documents archivistiques par BAC

Ces deux approches en matière de gestion du legs documentaire permettent de générer des économies importantes pour les institutions et de libérer des espaces d'entreposage de grande valeur.

Pour plus d'information

Contactez le centre de liaison : centre.liaison.centre@bac-lac.gc.ca

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