Le gouvernement

Retour à Affiches

Affiches

Lignes directrices sur la tenue de documents en matière de litiges

Télécharger les graticiels [PDF 409 Ko]

Contexte

La multiplication constante des intervention découlant de poursuites, de réclamations, d'enquêtes et de vérifications à l'échelle de l'administration gouvernementale amène à recourir aux ressources documentaires. La production documentaire dans le contexte de réclamations, et de poursuites, codifiée par des règles de procédure civile provinciales et fédérales, peut représenter un fardeau financier croissant pour les ministères. Les risques potentiels existent pour les ministères incapable de rechercher, de localiser, de recenser, et de conserver les ressources documentaires aux fins de ces poursuites ou réclamations ou de démontrer une gestion coordonnée et efficace de leurs ressources documentaires. Ces actions en justice risquent d'avoir des conséquences graves sur l'administration publique fédérale et son cadre financier, et d'ébranler la confiance des citoyens dans les institutions gouvernementales.

Ces lignes directrices comportent trois éléments majeurs :

• Une approche stipulant l'obligation de rechercher, localiser, et recenser les ressources documentaires directement liées à des réclamations et des poursuites, en veillent à leur préservation et leur durabilité tant qu'elles sont nécessaires.
• L'émission, l'exécution, et l'annulation d'une demande de préservation des ressources documentaires en regard de litiges, d'enquêtes administratives ou de vérifications.
• Une orientation sur l'obligation de définir des procédures et processus clairs de disposition liés à la gestion du cycle de vie des documents et de l'information lors d'une demande de préservation.

Table des matières

Concepts d'administration de la preuve

• Définition des ressources documentaires
• Qu'est-ce l'administration de la preuve, incluant la preuve électronique (e-Discovery)?
• Définition d'une demande de préservation
• Qu'est-ce une mise en suspens pour raisons juridiques?
• Étapes à suivre pour émettre une demande de préservation
• Modalités de requête d'une demande de préservation
• Élaboration des exigences en tenue de documents
• Rôle de pratiques exemplaires
• Principes de Sedona Canada
• Enregistrements électroniques – Preuve documentaire
• « Electronic Discovery Reference Model »
• Éléments d'un processus d'administration de la preuve
• Considérations pour l'élaboration d'un processus d'administration de la preuve

Qu'est-ce qu'une demande de préservation?

Une demande de préservation est une communication émise comme suite au litige actuel ou prévu ou de la commission d'enquête qui suspend les processus de gestion du cycle de vie normaux, y compris la disposition des ressources documentaires.

« Electronic Discovery Reference Model »

Titre : Modèle de référence de la preuve électronique
Côté gauche de l'image : Volume
Côté droite de l'image : Pertinence
De gauche (au dessous du mot Volume) à droit (au dessous du mot Pertinence) les termes suivants apparaissent : Gestion de l'information, Identification, Préservation/Collecte, Traitement/Communication/Analyse, Production, Échéancier.

Retour à Affiches