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Centre de services régionaux
Critères d'entrée des documents à partir du 1^er avril 2009

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Les documents doivent être à la charge et sous l'autorité d'une législature ou d'un pouvoir judiciaire du gouvernement fédéral, ou d'une institution ou d'un organisme assujetti à la Loi sur l'accès à l'information et/ou la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les documents doivent être inactifs. Les règles de conservation sont différentes pour les documents ayant une valeur archivistique et les documents qui n'ont pas de valeur archivistique.

Les documents doivent être visés par un ASDD (autorisation spécifique de disposer des documents) ou une APDD (autorisation pluriinstitutionnelle de disposition des documents) valide.

Les documents archivistiques et non-archivistiques doivent :
Avoir des délais de conservation « raisonnables » ou être assujettis à un calendrier approuvé par l'institution; et/ou être assujettis à des délais de conservation déterminés dans une ADD (autorisation de disposer des documents) ou un addenda valide.

Les documents ayant une valeur archivistique doivent être séparés et placés dans un contenant distinct de ceux (documents) qui n'ont pas de valeur archivistique.

Les documents doivent être en bonne condition. Vous êtes tenus d'aviser le Centre de services régional à l'avance de tout problème concernant l'état et la condition des documents. Si des documents endommagés ont une valeur archivistique selon une ADD valide, le CSR consultera l'archiviste.

Les acquisitions doivent être bien organisées de manière à faciliter les recherches et la disposition.

À moins de stipulations contraires indiquées dans un protocole d'entente (PE) existant entre l'institution cliente et BAC, les acquisitions (les documents) doivent, sans exception, être accompagnées d'une liste électronique détaillée.

Les documents déjà acquis doivent avoir obtenu une approbation pour leur disposition à l'échéance de leur délai de conservation.

Seuls les contenants approuvés seront acceptés au moment de transfert des documents.

Les nouvelles acquisitions qui ne respectent pas les critères d'entrée pourront cependant faire l'objet d'un protocole d'entente négocié entre l'institution concernée et BAC visant à recouvrer les coûts différentiels associés à la gestion de ces documents par les CSR en leur nom.

Veuillez consulter notre site Web pour la version détaillée de nos critères d'entrée : www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/produits-services/007002-3020-f.html#e

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