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Le gouvernement

Le bibliothécaire et archiviste du Canada
Ian E. Wilson*

Discours

L’art raffiné de la destruction

La réforme de la Loi sur l’accès à l’information :

La destruction des documents et les modifications proposées à la Loi

Colloque et séance de formation d’une journée

 

Ottawa (Ontario)
le 1er mai 2000

 

 

* Je tiens à remercier Richard Brown (chef, Évaluations et projets spéciaux, Division des archives gouvernementales et de la disposition des documents, Archives nationales du Canada) de son aide précieuse pour la préparation du présent exposé et la recherche préliminaire.

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Puisque nous sommes réunis aujourd’hui pour discuter des raisons qui sous-tendent la disposition des documents gouvernementaux et du projet de réforme de la Loi sur l’accès à l’information, il me semble important de souligner que la destruction de documents est loin d’être un phénomène nouveau. Au contraire, il y a longtemps que la chose se fait de façon délibérée. Tout au long de l’histoire, par exemple, la destruction intentionnelle de documents a été la compagne constante des guerres, des révolutions, de l’activité politique et des bouleversements sociaux. Songez, par exemple, à la décision prise par le premier empereur Qin, qui a unifié la Chine et entrepris la construction de la Grande Muraille en l’an 213 avant Jésus-Christ. Pour consolider sa position à la tête du « nouvel ordre mondial », l’Empereur avait ordonné la destruction de tous les écrits historiques antérieurs à son accession au trône. Ainsi, avait-il déclaré, « l’histoire » commencerait avec lui1. Et que dire des événements qui se sont déroulés pendant la Révolution française après la prise de la Bastille, en 1789; le gouvernement révolutionnaire  -  archivistes inclus  -  avait alors supprimé tous les documents de l’Ancien Régime parce qu’ils soumettaient « le faible au fort », et cette destruction avait laissé dans sa foulée d’innombrables châteaux rasés, brûlés pour la plupart par des paysans soucieux d’effacer à jamais les rôles et registres seigneuriaux dans lesquels étaient énoncés les services qu’ils devaient fournir à leur seigneur et les taxes qu’ils devaient lui verser2.

Le XXe siècle a également eu sa part d’incidents de destruction massive et préméditée de documents. Encore dernièrement, comme l’ont souligné un certain nombre de reportages dans les médias, le présumé « nettoyage ethnique » des Albanais du Kosovo par les Serbes de Bosnie a donné lieu à la destruction systématique de documents officiels. On a pu lire, par exemple, dans un communiqué de l’agence Reuters publié par le Times de Los Angeles : « En cette fin du XXe siècle, la scène donne froid dans le dos : des milliers d’Albanais du Kosovo sont massacrés et chassés de chez eux, leurs villages sont détruits, leurs maisons pillées et leurs vies bouleversées. Même les dépôts d’archives où étaient entreposés les registres des naissances et des mariages sont brûlés par les forces serbes du président yougoslave, Slobodan Milosevic, dans une tentative pour nier l’existence même de ces Albanais3. »

Il n’est pas difficile de comprendre pourquoi les documents ont toujours été la cible d’actes de destruction délibérés et malveillants. C’est tout simplement parce qu’ils ont un « pouvoir » énorme. En effet, les documents affirment notre identité. Ils parlent de nous, font connaître notre culture et notre histoire, définissent notre souveraineté politique ainsi que nos droits, privilèges et obligations dans la société, fournissent la preuve des politiques, décisions, programmes et services gouvernementaux qui influent sur notre vie de citoyens, en plus de soutenir et de faciliter l’accès au processus judiciaire. Par essence, les documents constituent le fondement même de la civilisation.

Il s’est produit il y a une dizaine d’années en Allemagne de l’Est, au moment de l’écroulement du rideau de fer, un étrange incident qui reflète parfaitement à mes yeux l’importance et la signification que peuvent avoir les documents dans une communauté. En janvier 1990, la foule a pris d’assaut le quartier général de la Stasi, la police secrète est-allemande, à Berlin. Les protestataires, non contents de démolir les meubles, ont jeté par terre les dossiers de surveillance de l’agence policière et les ont piétinés, dans un geste que le Times de New York avait qualifié très sobrement de « manifestation de frustration populaire ». Ce qui est intéressant, c’est que la foule n’a pas détruit les documents, se contentant en quelque sorte de les effacer symboliquement pour exprimer sa colère refoulée contre l’ancien régime, puisqu’elle était consciente de leur importance potentielle comme éléments de preuve. D’ailleurs, à peine un mois plus tard, les dirigeants du mouvement démocratique est-allemand ont pris des mesures pour empêcher la destruction des dossiers de la police secrète afin de permettre l’identification des informateurs et la constitution de preuves sur les abus gouvernementaux4.

Mais c’est sans doute le romancier George Orwell, dans 1984, qui a le mieux illustré ce « pouvoir » des documents. Dans l’utopie négative de l’État imaginaire d’Océania, la réécriture constante de l’Histoire, l’annihilation des faits anciens et leur remplacement par de l’information conforme à la nouvelle orthodoxie sont tous des monopoles gouvernementaux essentiels. En tant qu’archiviste responsable de la préservation de notre mémoire historique nationale, je trouve à la fois extrêmement inquiétante et dangereusement clairvoyante la composante archivistique de cette fable imaginée par Orwell au sujet d’une société de l’information qui aurait horriblement mal tourné. Le programme d’archives nationales d’Océania  -  qui autorise le « révisionnisme » et la modification délibérée de l’Histoire par le service des dossiers du ministère de la Vérité dans le cadre d’une politique officielle de destruction des documents baptisée « contrôle de la réalité » ou « double pensée »  -  se justifie par le slogan suivant : « Celui qui a le contrôle du passé a le contrôle du futur; celui qui a le contrôle du présent a le contrôle du passé. »

Bien sûr, la vaste majorité des activités de destruction de documents ne sont pas conçues dans un dessein aussi noir. Au contraire  -  et je tiens à insister sur ce point  - , la destruction délibérée de documents est une activité nécessaire et légitime, à condition qu’elle se fasse de manière rationnelle et respectueuse de la loi. La notion selon laquelle les gouvernements doivent se défaire régulièrement de certains documents pour assurer l’efficience de l’administration publique a en effet une longue et vénérable histoire, ses racines modernes remontant au moins aux règlements élaborés par le Collège des notaires en Italie, à la fin du Moyen Âge, et la chancellerie du roi Henri VII d’Angleterre dans les dernières décennies du XVe siècle. Pendant des centaines d’années, les gouvernements se sont débarrassés régulièrement des documents qui n’avaient plus aucune utilité administrative, le plus souvent selon des pratiques établies dans l’intérêt public par les archivistes et les gardiens des registres. Les historiens peuvent bien déplorer aujourd’hui les trous qui en résultent dans le tissu historique, notamment pour ce qui est de la survie des documents publics antérieurs au XIXe siècle, mais il ne faut pas oublier que ces soi-disant « trous de mémoire » sont en fait le résultat de décisions prises en toute connaissance de cause par des administrateurs de documents pour des raisons parfaitement justifiées, aussi malheureuses que puissent en être, bien des années plus tard, les conséquences pour la recherche historique. Évidemment, de nombreux documents ont aussi été détruits accidentellement dans des catastrophes naturelles. Au Canada, par exemple, les incendies qui ont ravagé les édifices du Parlement  -  celui de l’Ouest en 1897 et celui du Centre en 1916  -  ont tous deux entraîné la disparition de milliers de dossiers gouvernementaux. C’est d’ailleurs une des principales raisons pour lesquelles nous avons maintenant des installations d’entreposage et des laboratoires de premier ordre comme le Centre de préservation de Gatineau, où des mesures strictes de conservation et de protection contre les incendies garantissent la survie des documents archivistiques du gouvernement.

Il est certain que depuis le début du XXe siècle, avec la « professionnalisation » de la gestion des documents dans de nombreux pays, la conservation et la disposition ordonnées des documents sont considérées comme la pierre angulaire d’une administration gouvernementale efficace. En particulier, la mise au point de méthodes plus perfectionnées de gestion des documents publics au cours du siècle qui vient de se terminer, y compris leur préservation dans des dépôts d’archives, n’a pas été uniquement un exercice bureaucratique. Comme le gouvernement des États-Unis l’a découvert dans les années 30, lorsque les dossiers accumulés au fil des années par l’administration fédérale avaient fini par constituer une masse d’information à peu près impénétrable, l’absence de pratiques visant à organiser et à éliminer les documents peut nuire sérieusement à la capacité du gouvernement d’adopter des politiques, de rendre des décisions et de fournir des programmes et des services. Littéralement, comme le montre cet exemple relativement ancien qui nous vient des États-Unis, le gouvernement peut être soit submergé par sa propre information, soit placé en situation difficile, selon le cas, en raison de l’accès difficile aux documents ou même de l’absence totale de dossiers. C’est d’ailleurs aux Américains que revient en bonne partie le mérite d’avoir mis au point des techniques modernes de gestion des documents, dans leurs efforts pour résoudre leurs problèmes à cet égard avant et après la Deuxième Guerre mondiale.

Le Canada reconnaît lui aussi depuis longtemps l’importance fondamentale que revêt pour le gouvernement la gestion efficace et économique des documents. Tout au long du XXe siècle, en commençant par le Rapport de la Commission royale pour enquêter sur l'état des dossiers des départements publics du Dominion du Canada, en 1914, le gouvernement du Canada a mis en place des pratiques assurant la destruction ordonnée des documents en fonction de principes rationnels relatifs à la conduite de ses affaires. L’établissement de calendriers de conservation, qui consiste à faire l’inventaire officiel des documents dans le but d’en gérer le cycle de vie  -  ce qui inclut leur destruction par les ministères ou leur transfert à ce qui était alors les Archives publiques  - , remonte à 1924, avec l’élaboration des plans généraux de disposition des documents administratifs des « ministères publics »; la pratique s’est étendue par la suite aux dossiers opérationnels du gouvernement, entre 1936 et 1945, en vertu d’une série de décisions du Conseil du Trésor. Entre 1945 et 1965, la destruction et la préservation archivistique des documents devaient être autorisées par le Comité des archives publiques. Le sérieux avec lequel cette question était envisagée à l’époque est à mon avis extrêmement révélateur. En plus de l’Archiviste national, le Comité des archives comptait dans ses rangs certains des plus hauts fonctionnaires du gouvernement, dont le secrétaire du Conseil du Trésor et le contrôleur du Trésor, le sous-ministre des Travaux publics et le sous-secrétaire d’État aux Affaires extérieures. Le Comité passait régulièrement de longues heures en délibérations, parcourant minutieusement les inventaires de documents afin de prendre les décisions les plus appropriées quant à leur conservation ou à leur destruction.

En 1966, à la suite des recommandations présentées cinq ans plus tôt par la Commission royale d’enquête sur l’organisation du gouvernement  -  la Commission Glassco  - , le Décret sur les documents publics établissait le fondement de notre système actuel de disposition des documents en démantelant le Comité des archives publiques et en déléguant la responsabilité de l’établissement des calendriers de conservation aux ministères, en consultation avec l’Archiviste national. Depuis lors, le gouvernement fédéral a toujours adopté et appliqué des lignes directrices officielles  -  à commencer par les chapitres du Manuel de la politique administrative du Conseil du Trésor consacrés à la gestion des documents (p. ex., le chapitre 460)  -  prévoyant que les institutions pouvaient détruire intentionnellement certains documents pour des raisons d’efficacité et d’efficience. Ces pratiques ont été confirmées encore récemment par l’adoption de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 1983, l’adoption de la Loi sur les archives nationales du Canada en 1987 et, enfin et surtout, la mise en oeuvre de la Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement par le Conseil du Trésor en 1989. Ensemble, ces diverses mesures constituent un cadre législatif, réglementaire et politique qui autorise la destruction de documents par le gouvernement, à certaines conditions et moyennant certaines restrictions.

Il existe aujourd’hui sur le marché des dizaines de manuels de gestion des documents, qui fournissent aux gouvernements et aux entreprises des conseils sur l’élaboration de méthodes rationnelles de destruction des documents. On retrouve dans beaucoup de ces guides un certain nombre de thèmes communs dont j’aimerais vous parler brièvement. Trois de ces thèmes se rattachent plus particulièrement aux activités actuelles de destruction et de conservation des documents au gouvernement du Canada :

1) la destruction de certains documents est essentielle à une administration efficace et efficiente;

2) l’information est un bien précieux qu’il faut gérer avec autant de précision, sur le plan des pratiques d’exploitation et de la rigueur comptable, que les ressources financières, humaines ou matérielles;

(3) la gestion de l’information exige une bonne analyse des besoins opérationnels.

Dans le contexte général de ces trois thèmes, je voudrais vous parler en particulier de deux questions essentielles qui revêtent un intérêt évident pour nous tous, aujourd’hui, et pour la population canadienne en général. Quels sont les documents que le gouvernement devrait conserver? Et quels sont ceux dont il devrait se débarrasser?

Il serait présomptueux de croire qu’il est facile de répondre à ces questions. J’ai déjà dit que les documents peuvent avoir, sur les plans social, politique, économique et culturel, un intérêt parfois inestimable. Quand je pense à ceux qui sont conservés aux Archives nationales, par exemple, je constate que nous évaluons l’information détenue par le gouvernement selon une échelle de mesure d’une incroyable complexité. Quelle valeur devrions-nous accorder exactement aux relevés hydrographiques ou topographiques qui établissent la souveraineté du Canada dans l’Arctique, à nos traités et accords avec les Premières nations, ou à la documentation relative aux négociations sur la signature d’un accord de libre-échange de l’ampleur de l’ALENA? Comment est-il possible de calculer la valeur de documents comme ceux-là?

C’est peut-être un de mes prédécesseurs, le regretté W. Kaye Lamb, qui a le mieux exprimé le dilemme que posent les décisions à prendre quant à la conservation ou à la destruction des documents gouvernementaux. M. Lamb, un historien, archiviste et gestionnaire de documents de réputation internationale, assimilait la destruction des documents à un « art raffiné »; il s’agissait à son avis d’une activité mesurée, bien pesée et bien planifiée, dont l’exécution nécessitait « intelligence, raison et bon sens ». Comme il le soulignait dans un texte écrit il y a quarante ans :

Le volume même des documents modernes rend leur destruction inévitable. Leur entreposage nécessiterait un immense espace, dont les coûts seraient prohibitifs. La difficulté réside dans le choix judicieux de ce qui doit être détruit et de ce qui doit être conservé. Aux deux extrêmes, il existe des catégories de documents dont le sort souhaitable ne fait aucun doute. Il est évident qu’un grand nombre de documents deviennent superflus après un certain temps  -  parfois très court, d’ailleurs  -  et que rien ne justifie qu’on les conserve, en supposant qu’il soit possible de le faire. Et il est tout aussi évident que d’autres documents doivent être conservés indéfiniment. Cependant, entre ces deux extrêmes, on retrouve une énorme quantité de matériel dont l’intérêt et la valeur à long terme sont discutables, et c’est là qu’interviennent les décisions les plus difficiles à prendre en matière de conservation des documents5.

Les observations de M. Lamb demeurent tout à fait pertinentes encore aujourd’hui, d’autant plus que nous commençons à peine à prendre pleinement conscience des conséquences de la gestion de l’information à l’ère de l’informatique. Maintenant que la « masse » de papier du début des années 60 a fait place à une surabondance de documents et de données numériques produits par des moyens électroniques, la question de la destruction des documents se complique de plus en plus. Nous sommes aujourd’hui inondés de documents créés par ordinateur en telle quantité qu’il devient difficile d’établir et de garder le contrôle sur leur identification, leur récupération, leur accessibilité, leur authenticité et leur intégrité. L’ampleur de ce problème est proprement ahurissante. Par exemple, le gouvernement mesure maintenant ses fonds de données électroniques en milliers de téraoctets. Pour situer ce chiffre dans un ordre de grandeur plus familier, je précise qu’un téraoctet de données électroniques équivaut à 175 000 mètres de documents, soit environ 750 millions de pages de texte. Et ce chiffre n’inclut même pas les documents sur papier produits par le gouvernement, dont la masse augmente à un rythme de plus en plus rapide malgré les prévisions optimistes des gourous de la technologie des communications, qui avaient annoncé l’avènement du « bureau sans papier ». Dans le cas des documents gouvernementaux sur papier, il faut maintenant parler de millions de dossiers, et de milliards de documents. J’ai visité récemment plusieurs des centres fédéraux de documents que gèrent les Archives nationales au nom du gouvernement, et où de nombreux ministères entreposent leurs dossiers inactifs. Au cours d’une de ces visites, debout sur une mezzanine à vingt pieds du sol, j’ai baissé les yeux vers la salle principale et j’ai vu des centaines de rangées de boîtes numérotées, sagement alignées sur des rayons s’étendant à perte de vue. La seule image qui m’est venue à l’esprit est celle des dernières scènes du film « Les Aventuriers de l’Arche perdue », dans lesquelles la caméra s’éloigne pour révéler une vue panoramique d’un vaste entrepôt contenant des milliers et des milliers de contenants de bois tous identiques.

Le volume des documents n’est cependant pas le seul élément qui complique la décision de les conserver ou de les détruire, puisqu’il s’exerce d’autres pressions importantes qui méritent aussi un examen. Il y a d’abord les attentes croissantes des citoyens au sujet de l’accès à l’information gouvernementale. Comme le gouvernement crée et accumule toujours plus de données sur ses politiques, ses programmes et ses services, il est raisonnable et légitime de s’attendre  -  afin de garantir l’ouverture et la transparence du processus décisionnel, dans une démocratie moderne comme la nôtre  -  à ce que les gens puissent prendre connaissance des documents qui ont une influence sur leur vie, en tant que citoyens ou résidents du Canada. Après tout, la Loi sur l’accès à l’information vise notamment à faciliter la consultation publique des documents. À cet égard, il ne faut pas sous-estimer l’influence récente de l’Internet, qui rend l’information gouvernementale et commerciale potentiellement plus accessible que tout ce que nous aurions pu imaginer il y a dix ans à peine. À mesure que la nouvelle culture cybernétique se répand au Canada, les gens s’attendent à pouvoir consulter les documents gouvernementaux sur l’Internet, pour toutes sortes de raisons; ils sont de plus en plus nombreux à en avoir besoin et à l’exiger. En effet, l’Internet a créé une nouvelle génération de consommateurs atteints d’une véritable boulimie de connaissances et d’information, en même temps que le complexe techno-industriel nécessaire pour répondre à cette demande. Dans ce contexte, l’information devient un élément de capital de risque, et l’infrastructure des communications se résume à des options à transiger sur les marchés à terme. En transformant l’information en produit commercial, malgré les récents hoquets de la société Microsoft et de la bourse NASDAQ, l’Internet porte en même temps à des sommets inégalés dans l’histoire des communications modernes les attentes de la population au sujet de l’accès à l’information. Maintenant que tout le monde accorde une telle importance à l’information, ainsi qu’aux moyens de la consulter, il devient de plus en plus difficile d’expliquer la nécessité de détruire des documents ou de justifier les obstacles à l’accès à l’information. Compte tenu de cette nouvelle culture de l’information et des exigences croissantes du public quant à l’accès à ces ressources, il est essentiel que le gouvernement conserve au sujet de ses décisions en cette matière  -  surtout quand celles-ci entraînent la destruction de documents  -  une piste de vérification complète tenant compte de ces préoccupations.

Le plus important des facteurs qui viennent compliquer la destruction des documents est peut-être bien l’adaptation constante par le gouvernement  --  pour assurer sa participation aux portails mondiaux et nationaux d’échanges d’information  --  de la technologie informatique en tant qu’outil de communication au service des affaires publiques. Nous sommes nombreux ici à utiliser déjà l’ordinateur, et plus particulièrement le commerce électronique, pour nos propres affaires. Il s’agit certes de la voie de l’avenir, et l’on peut s’attendre à ce qu’elle crée un véritable raz-de-marée. Au cours des prochaines années, il est probable que nous modifierons nos façons de mener nos affaires et nos modes de communications avec les institutions publiques aussi bien que privées. Maintenant que le gouvernement lui-même s’achemine progressivement vers l’intégration complète de la tenue de dossiers électroniques et la prestation de services électroniques, nous devons toutefois répondre à un certain nombre de questions que nous n’avions jamais eu à nous poser avant l’avènement de l’ère de la haute technologie. Par exemple, nous n’avions jamais eu à définir véritablement ce qu’est un document, notamment parce que nous avions toujours accès à un objet matériel : un document sur papier placé dans une boîte, un registre, une photo ou un film. Nous n’avions jamais été obligés de réfléchir sérieusement à la préservation des documents eux-mêmes, en bonne partie parce que nous avions des normes et des traitements de conservation pour en préserver le support matériel. Et nous ne voyions pas vraiment la nécessité de créer des documents de toutes pièces parce que la plupart des transactions et des décisions laissaient des traces, sous forme de notes sur papier qui se retrouvaient dans un classeur. Cependant, maintenant que les affaires du gouvernement se font en bonne partie au téléphone, par l’entremise de boîtes vocales, nous devons considérer les communications de ce genre comme des documents gouvernementaux importants qu’il faut gérer et conserver.

Les communications électroniques ont ajouté toute une gamme de nouvelles préoccupations intellectuelles, dont certaines sont relativement complexes, aux activités traditionnelles de gestion des documents matériels. Parce que nous n’avons plus à nous occuper exclusivement d’objets sur support matériel, mais souvent de signaux, de traces, de bits et de multiplets  -  de documents virtuels ayant une vie éphémère sur un écran d’ordinateur, selon les spécifications de leur créateur  - , nous devons maintenant nous demander quels sont, dans les processus de création et de préservation des documents, les éléments qui donnent à ces documents leur authenticité, leur fiabilité et leur intégrité. Nous devons repenser nos façons d’identifier les documents, de les gérer et de les rendre accessibles. Serons-nous en mesure de les reproduire tels qu’ils ont été conçus et rédigés à l’origine? Pourrons-nous retracer exactement le fil des événements? Les émulations ou les représentations de ce qui s’est passé peuvent-elles constituer des éléments de preuve? Comprendrons-nous toutes les nuances que supposent la prise de décisions et la prestation de programmes et de services? Serons-nous même capables de trouver les documents dont nous aurons besoin pour savoir exactement ce qui s’est passé? Les réponses à certaines de ces questions commencent graduellement à émerger, grâce aux efforts de réflexion des gestionnaires de l’information et des archivistes du monde entier qui travaillent en étroite collaboration avec les juristes et les vérificateurs.

Permettez-moi cependant d’en revenir au principal défi que pose ce que M. Lamb appelait l’« art raffiné de la destruction », et qui montre bien que le gouvernement doit procéder à la disposition progressive de ses documents en déterminant leur valeur à court, à moyen et à long terme. Quelles que soient les conséquences de la gestion de documents produits sur ordinateur, tant sur le plan du matériel que sur celui du logiciel, et quelle que soit la complexité de questions intellectuelles aussi touffues que la création de normes industrielles visant à déterminer l’admissibilité des documents électroniques devant les tribunaux, il reste un élément essentiel et fondamental qu’il ne faut pas oublier dans l’administration moderne des documents publics. Il doit absolument y avoir en place des pratiques et des critères rationnels qui permettent aux institutions gouvernementales  -  et surtout aux fonctionnaires  -  d’établir, comme le conseillait M. Lamb, une distinction claire et nette entre les documents éphémères et les papiers importants dont l’intérêt et la valeur sont permanents6. Autrement dit, il faut des pratiques opérationnelles qui se prêtent à l’examen et à la vérification, et permettent d’expliquer comment le gouvernement prend ses décisions au sujet du statut des documents, pourquoi il accorde de l’importance à certains documents et non à d’autres, et pourquoi il en conserve certains et en détruit d’autres; l’évaluation des documents doit reposer sur un processus rationnel qui assure la mise en contexte, la continuité et le soutien de la destruction ou de la conservation des documents publics. Il est temps que nous commencions à envisager la mise en place de normes pour l’industrie de l’information, au sujet de la conservation et de la disposition des documents dans les différents domaines et aux différents niveaux du processus décisionnel, et  -  compte tenu de la nature transitoire de certains types d’information  -  à songer à établir des critères et des normes visant à déterminer quels documents il faut créer pour expliquer les actions ou les décisions du gouvernement, avec une indication claire de la durée de conservation de ces documents.

Pour le moment, cependant, avant de commencer à examiner les moyens de raffiner les pratiques de destruction des documents au gouvernement, il m’apparaît utile de passer brièvement en revue le cadre législatif et stratégique existant à cet égard. Il est relativement simple, et je n’ai pas l’habitude de citer des lois et des politiques; cependant, dans le contexte de nos discussions d’aujourd’hui, il convient de répéter certaines choses.

Premièrement, en vertu du paragraphe 5(1) de la Loi sur les archives nationales du Canada, la disposition ou l’aliénation « des documents des institutions fédérales et des documents ministériels », qu’il s’agisse ou non de biens de surplus, doit être autorisée par l’Archiviste national. En gros, il est illégal de détruire des documents, sur quelque support que ce soit  -  y compris de les soustraire au contrôle du gouvernement du Canada  - , sans l’autorisation de l’Archiviste national, que celui-ci signifie normalement aux institutions dans un document d’autorisation de destruction. J’ajoute, pour replacer cette disposition dans son contexte et pour éviter tout malentendu sur son intention ou sa signification, que l’autorisation qu’accorde l’Archiviste national en vue de la destruction de documents est essentiellement un mécanisme d’habilitation, en ce sens qu’elle permet aux institutions gouvernementales d’adopter et de mettre en oeuvre leurs propres mesures visant la disposition de leurs documents internes. Autrement dit, quand j’autorise les institutions gouvernementales à exécuter leurs plans de disposition  -  une fois que j’ai décidé quels documents doivent être transférés aux Archives nationales  - , je ne leur ordonne pas de détruire les documents qui restent. Je leur indique plutôt que, aux Archives nationales du Canada, nous ne sommes pas intéressés à conserver ces documents parce qu’ils ne répondent pas à nos critères de sélection, établis dans une perspective archivistique ou historique nationale. En fait, l’article 5 vise uniquement à permettre aux Archives nationales de préserver les documents archivistiques et historiques qui composent notre mémoire collective en intervenant directement dans le processus de destruction des documents gouvernementaux. Le processus est donc inversé par rapport à ce qui se faisait normalement à l’époque des calendriers de conservation et du Comité des archives publiques, et auparavant, quand les Archives en étaient plus ou moins réduites à ramasser les « restes » une fois que les sous-ministres avaient décidé de ce qu’ils devaient conserver pour des fins de référence et de continuité, et de ce qu’ils jugeaient nécessaire de détruire. En ce sens, cette disposition est extrêmement importante pour la préservation de l’histoire nationale au bénéfice des Canadiens et des Canadiennes.

Deuxièmement  -  et cette observation se rattache directement à la reddition de comptes des institutions gouvernementales au sujet de la destruction de documents  - , quand j’accorde une autorisation de destruction à une institution en vertu de l’article 5, cette autorisation ne relève pas l’institution de son obligation ou de sa responsabilité de fournir à la population canadienne des programmes et des services étayés par la création et la conservation de documents. En définitive, la décision de détruire ou d’éliminer par d’autres moyens des documents qui n’ont aucune valeur archivistique ou historique incombe à l’administrateur général de chaque institution, qui doit toutefois tenir compte de la Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement, établie par le Conseil du Trésor, en collaboration avec le haut fonctionnaire nommé par l’administrateur général pour gérer les documents de l’institution. L’établissement de calendriers de conservation et le moment choisi pour la destruction des documents relèvent des institutions, sous réserve des conditions que je suis susceptible d’imposer sur le plan archivistique.

L’article 6 de la Loi, qui permet à l’Archiviste national d’obliger les institutions gouvernementales à transférer des documents « sous la garde et le contrôle » des Archives nationales selon les conditions convenues à cet égard, présente également un certain intérêt pour l’examen de la question qui nous occupe aujourd’hui. Avec les autorisations de destruction prévues à l’article 5, ces ententes fournissent le cadre nécessaire pour exposer les résultats des analyses intellectuelles et opérationnelles auxquelles procèdent les Archives nationales afin de répertorier et de conserver les documents présentant une valeur archivistique ou historique; nous aborderons plus tard ce matin les détails stratégiques qui se rattachent à cette question. Notre approche exige une explication et une énonciation très détaillées des pratiques instaurées par les Archives nationales pour établir la valeur archivistique des documents gouvernementaux, non seulement pour s’assurer que toutes les décisions sont claires et dûment consignées, mais également pour veiller à ce que les raisons motivant ces décisions fassent partie intégrante des fonds d’archives futurs du gouvernement. À l’heure actuelle  -  ce qui pourra sembler étonnant pour certaines personnes  - , notre stratégie d’évaluation vise un objectif qui fait que les Archives nationales préservent environ 1 p. 100 des documents créés par le gouvernement.

Avant que vous ne jugiez ce pourcentage ridiculement faible, permettez-moi de vous donner une idée de ce que cela représente en fait de documents sur papier, dont nos fonds occupent actuellement à peu près 100 000 mètres. L’ampleur de cette « collection » défie l’entendement, et il est très difficile d’en donner une idée concrète, mais imaginez que vous parcourez le trajet suivant en auto : à partir du Westin, vous prenez le Queensway jusque dans l’ouest de la ville, puis l’autoroute 416 jusqu’à Prescott-Johnstown, à la jonction de la 401, et vous traversez ensuite le pont international sur le Saint-Laurent pour vous rendre à Ogdensburg, dans l’État de New York. Imaginez maintenant que votre route est bordée d’un bout à l’autre, sur l’accotement, de boîtes d’environ un pied carré contenant chacune quelque 2 500 pages de texte! Nous avons aussi des millions de photographies, plusieurs milliers d’heures d’enregistrements audio et vidéo, et des centaines d’oeuvres d’art documentaire, sans parler des quelque 2,5 téraoctets de données électroniques... et nous n’en sommes encore qu’aux premiers balbutiements des archives électroniques!

Ce qui est impressionnant, bien sûr, ce n’est pas tant l’ampleur de cette collection que la qualité, la valeur et l’importance des documents qui la composent. Dans ces boîtes, le long de l’autoroute, on trouverait des décisions du Cabinet; des dossiers opérationnels de nos commissions royales d’enquête depuis 1873; des dossiers d’immigration des XIXe et XXe siècles, y compris des listes de passagers des navires qui ont amené bon nombre de nos ancêtres au pays; des documents sur les hommes et les femmes qui nous ont défendus depuis la fin du XVIIIe siècle, et sur la participation du Canada aux conflits mondiaux du XXe siècle; le texte des traités que nous avons signés avec les Premières nations; les plans, dessins et devis relatifs à la construction de nos chemins de fer depuis 1836; les relevés géologiques de notre territoire; les rapports de naufrages, d’accidents de train et d’écrasements d’avion; et les documents relatifs à nos missions diplomatiques et aux traités internationaux dont nous sommes signataires. Nous avons des documents susceptibles d’éclairer et d’influencer directement la vie des Canadiens ordinaires, comme le savent tous ceux qui ont vu le reportage sur Stephen Truscott présenté récemment à l’émission « The Fifth Estate », diffusée par la CBC. Notre but ne se limite pas à faciliter la recherche historique. Nous cherchons aussi à servir et à protéger tous les citoyens en conservant des traces écrites des affaires publiques et en préservant l’information gouvernementale de manière que les gens  -  dont beaucoup n’auraient jamais imaginé avoir un jour besoin des archives  -  puissent prouver leur citoyenneté, établir leurs droits à pension, régler des réclamations territoriales ou se renseigner sur leurs droits, privilèges et obligations. Les Archives nationales sont, et je suis fier de le dire, une institution remarquable. Je vous invite tous à nous rendre visite et à découvrir avec plaisir votre patrimoine historique.

J’ai commencé mon exposé ce matin en vous parlant des foules qui ont envahi des édifices publics pour y détruire des documents. Les événements de ce genre étaient monnaie courante au début de l’ère moderne. À l’époque de la Renaissance, il s’est produit dans la ville italienne de Ferrare  -  pourtant plutôt calme habituellement  -  non moins de 20 « émeutes » de cette nature en l’espace de 40 ans. Le phénomène était alors à ce point endémique que les autorités ont finalement dû se résoudre, pour maintenir l’ordre, à sanctionner cette pratique en créant des cérémonies officielles d’incinération de documents. Chose ironique, maintenant que nous sommes au XXIe siècle  -  et tout comme la foule qui a pris d’assaut le quartier général de la Stasi à Berlin-Est il y a une décennie  - , les gens semblent plus intéressés à préserver les documents gouvernementaux qu’à les détruire. C’est qu’ils comprennent le « pouvoir » de ces documents, surtout dans le contexte démocratique de la responsabilité gouvernementale. Ils insistent pour que les documents soient non seulement conservés, mais accessibles. À cet égard, je ne peux m’empêcher de penser que, s’il régnait aujourd’hui, le premier empereur Qin de Chine risquerait fort de reconsidérer sa décision d’effacer la mémoire nationale de son pays.

Merci beaucoup.

 

 

1 Marc Drogin, Biblioclasm: The Mythical Origins, Magic Powers, and Perishabillity of the Written Word (Londres, 1989), 82-83, cité dans James M. O’Toole, «The Symbolic Significance of Archives», American Archivist, vol. 56, nº 2 (printemps 1993), 254.

2 Ernst Posner, «Some Aspects of Archival Development Since the French Revolution», American Archivist, vol. 3 (juillet 1940), 161-162; et George Rudé, Revolutionary Europe, 1783-1815 (Londres, 1964), 99.

3 Arthur Spiegelman, «Experts Debate Whether Serb Offensive is Genocide», Times, Los Angeles, 1er avril 1999.

4 Cet article du Times de New York est évoqué dans James M. O’Toole, «The Symbolic Significance of Archives», American Archivist, vol. 56, nº 2 (printemps 1993), 254.

5 W. Kaye Lamb, «The Fine Art of Destruction», dans Albert E.J. Hollaender (dir.), Essays in the Memory of Sir Hilary Jenkinson (Chichester: imprimé pour la Society of Archivists par Moore and Tillyer, 1962), 50-51.

6 Ibid., 51.

 

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