Lettre aux administrateurs généraux sur les résultats des tables rondes

Monsieur,

Vous trouverez sous ce pli les points saillants des récentes tables rondes sur la gestion de l'information et la tenue des dossiers qui ont eu lieu les 19 septembre et 6 octobre 2006.

Ces réunions mixtes organisées par Bibliothèque et Archives Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor avaient pour but de faire la promotion du développement d'une culture de la gestion de l'information (GI) et de la tenue des dossiers. On visait ainsi à renforcer la reddition de compte du gouvernement; à établir un consensus et à engager les ministères et organismes gouvernementaux dans un effort formel de transformation de la GI et de la tenue des dossiers dans l'ensemble du gouvernement; à engager les cadres au niveau des sous-ministres adjoints (SMA) de tous les ministères et organismes gouvernementaux dans l'élaboration d'un plan d'action en matière de GI et de tenue des dossiers.

Nous sommes heureux de vous annoncer que ces trois objectifs ont été atteints. Nous tenons à remercier tous ceux et celles qui ont pris le temps d'assister à ces rencontres ainsi que ceux et celles qui nous ont fait part de leurs commentaires sur ces points importants de l'activité gouvernementale. Votre participation a été essentielle à l'élaboration de notre façon de voir l'avenir.

Il s'avère que nous avons de nouveaux défis de la plus haute importance à relever en matière de GI et de tenue des dossiers. Nous devons concevoir de nouvelles approches pour faire en sorte de franchir avec succès les obstacles à une saine gestion de l'information. Le temps est venu de collaborer pour mettre en œuvre des moyens de traiter efficacement de la gestion de l'information conformément à la Loi fédérale sur la responsabilité, de l'obligation que nous avons de bien documenter et des pressions constantes que nous imposent les dispositions sur l'accès à l'information.

Nous porterons désormais notre attention sur les activités suivantes :

• Établir un Groupe de travail au niveau des SMA sur la tenue des dossiers dans le but d'élaborer et de recommander un nouveau plan d'action d'ici la fin de la présente année financière sur la création et la mise en place d'une culture durable et un régime de réglementation sur la tenue des dossiers au sein du gouvernement.
  
  
• Raffermir la structure de l'actuel comité de la GI afin d'apporter une nouvelle force au niveau des SMA sur la GI à titre de principal instrument de mise en place de la prestation des programmes et des services. Le Comité sur la gestion de l'information dans l'entreprise fixera l'orientation que prendront les priorités de la GI au gouvernement.

Plus que jamais, nous devons partager les meilleures pratiques et des approches novatrices à la tenue des dossiers et à la GI. L'interopérabilité doit faire place à l'intercommunication au sein des ministères et entre ceux-ci. La prise de conscience et l'engagement communautaire sont la pierre angulaire de la durabilité à long terme et du succès de ces initiatives.

Nous comptons bien sur la poursuite des discussions pour favoriser une concentration accrue sur la GI et la tenue des dossiers au sein du gouvernement.

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments distingués.