Le gouvernement

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Rapport final - Projet d'évaluation de la tenue de documents - Conception organisationnelle

Annexe B : Rôles et Responsabilités

Extrait de la Politique sur la gestion de l'information ⁵

6.1 Responsabilités des administrateurs généraux :

6.1.1 veiller à ce que les exigences et les activités en matière de gestion de l'information soient intégrées à tous les aspects des activités ministérielles;

6.1.2 veiller à ce que les décisions et les processus décisionnels soient assortis de toute la documentation justificative nécessaire pour assurer et appuyer la continuité des opérations ministérielles, permettre la reconstitution de l'évolution des politiques et des programmes, et permettre la réalisation de vérifications et d'examens indépendants;

6.1.3 veiller à ce que l'information soit partagée le plus largement possible à l'intérieur du ministère et avec les autres ministères, tout en respectant les exigences en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels;

6.1.4 veiller à ce que toute l'information soit gérée en conformité des ententes convenues avec les utilisateurs et des conditions de licence, et de façon à assurer la pertinence, l'authenticité, la qualité et la rentabilité par rapport aux coûts de l'information, et ce, aussi longtemps que nécessaire, pour répondre aux besoins opérationnels et aux obligations de rendre des comptes;

6.1.5 veiller à ce que les systèmes électroniques constituent le mode privilégié de création, d'utilisation et de gestion de l'information;

6.1.6 assurer la participation des ministères à la définition des orientations pangouvernementales en matière de gestion de l'information et de tenue de documents;

6.1.7 désigner un haut fonctionnaire qui représentera l'administrateur général auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor aux fins de la présente Politique;

6.1.8 mettre sur pied un programme ou une stratégie ministériel(le) d'amélioration de la gestion de l'information, en assurer l'évaluation et produire des rapports à son sujet;

6.1.9 Veiller à ce que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada soit mis au courant de la participation de leur ministère dans l'élaboration de normes nationales et internationales en matière de gestion de l'information, dans la mesure où ces activités sont liées à la présente Politique.

Extrait de la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information ⁶

6.1 Cadres supérieurs désignés par l'administrateur général à titre de responsables de la gestion de l'information (GI) au sein de leur ministère

Le cadre supérieur chargé de la GI désigné par l'administrateur général conformément à l'article 6.1.7 de la Politique sur la gestion de l'information assume le rôle central de coordonner, de promouvoir et d'orienter la gestion de l'information au sein du ministère. Ce cadre supérieur doit s'assurer que l'orientation de la gestion, les processus et les outils nécessaires sont en place pour gérer efficacement l'information qui relève du ministère pour soutenir les opérations et assurer la qualité de l'information tout au long de son cycle de vie. À ce titre, il doit :

6.1.1 participer aux comités sur la GI au sein du GC et assurer la participation de son ministère dans l'élaboration et la mise en œuvre des instruments de politique à l'échelle du gouvernement;

6.1.2 veiller à ce que les exigences en matière de GI soient dûment prises en compte dans le cadre des travaux de planification stratégique de leur ministère;

6.1.3 conseiller le haut fonctionnaire désigné du ministère chargé de la technologie de l'information (TI) relativement aux exigences et aux objectifs en matière de gestion de l'information;

6.1.4 veiller à ce que les exigences en matière de GI soient dûment prises en compte à l'étape de la planification en vue de la conception des programmes et systèmes ministériels;

6.1.5 s'assurer qu'il y ait en place une gouvernance et des structures de reddition des comptes appropriées dans tout le ministère et que les structures en matière de reddition des comptes sont clairement définies lorsque l'information est échangée avec d'autres ministères du gouvernement fédéral, d'autres gouvernements ou avec des organisations non gouvernementales;

6.1.6 coordonner les ressources et la mise en œuvre des activités ministérielles de gestion de l'information, y compris : la prestation des services, la mise au point interne des instruments de politique, la formation et le perfectionnement des employés ainsi que les efforts de sensibilisation des employés;

6.1.7 définir, déterminer et exercer un regard sur les besoins entourant la gestion de l'information ministérielle pour ce qui est des ressources et de la formation;

6.1.8 s'assurer que l'efficacité de la Politique sur la GI et de ses instruments est régulièrement évaluée en fonction des objectifs du ministère (p. ex., tous les trois ans);

6.1.9 adopter, au besoin, des solutions gouvernementales relatives à la GI au sein du ministère;

6.1.10 aviser le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) de toute retombée potentielle des lois ou politiques nouvelles ou modifiées sur la GI du ministère.

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⁵ Source : www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/pim-pgi01_f.asp#pim-pgi5

⁶ Source : www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/im-roles-gi01_f.asp#5

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