Le gouvernement

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Amélioration de l'accès du gouvernement canadien aux ressources informationnelles importantes en format électronique

Rapport final

• Introduction
• Portée
• Déroulement
• Conclusions

Introduction

Le Consortium du Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral a mis sur pied et mené un projet pilote visant à tester et à influencer l'important pouvoir d'achat du gouvernement fédéral pour offrir un accès amélioré aux ressources d'information électroniques. Parrainé par le Secteur de la gestion intégrée et des documents gouvernementaux de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), le projet a utilisé Factiva, une banque de ressources électroniques de grande réputation. Ce rapport présente les conclusions de l'évaluation de ce projet pilote.

Portée

Dix-neuf bibliothèques offrant des services à 25 ministères et organismes, et rejoignant environ 123 000 employés du gouvernement fédéral ont participé à ce projet pilote; toutes se sont engagées sur une base volontaire. En date du 7 mai 2008, quelque 2 300 de ces employés, soit 2 % du nombre total d'équivalents temps plein (ETP), avaient utilisé Factiva. En revanche, ces utilisateurs pilotes représentent environ 30 % du nombre estimé du groupe ciblé par le projet pilote, c'est-à-dire les « travailleurs du savoir » oeuvrant dans ces ministères (recherche, politiques et communications).

Déroulement

La planification du projet a d'abord consisté en l'élaboration par le personnel du Consortium d'une charte de projet établissant la portée du pilote, des discussions et des négociations avec le fournisseur, Factiva (de Dow Jones), et le projet pilote a été défini dans une charte élaborée par le personnel du Consortium. Une structure de gouvernance a été mise en place par la création d'un comité de direction qui se rapporte et assure la liaison avec le Comité consultatif du Consortium des bibliothèques fédérales et avec le secteur de BAC auquel le Consortium se rapporte et qui parraine le projet. Le Comité de direction, présidé par le coordonnateur du Consortium, était composé de représentants de toutes les bibliothèques participantes. Malgré un nombre élevé de membres (certains participant à distance par téléconférence), cette approche a été généralement considérée participative et utile.

La coordination de la participation au projet a été assurée par une communication de masse à l'aide de la liste de diffusion et du site Web du Consortium, et par des contacts spécifiques en personne ou au téléphone. Le personnel du Consortium a réussi à obtenir la participation de ministères de toute taille, de bibliothèques offrant des services à des bureaux centraux et régionaux, et une bonne représentation des principaux secteurs du gouvernement canadien. Des protocoles d'entente ont été signés entre BAC et chacune des bibliothèques participantes, afin d'officialiser la relation en définissant le contexte et la portée du projet, ainsi que les rôles respectifs des deux parties.

La Mise en œuvre du projet a débuté en novembre 2007 et s'est terminée en mai 2008. Les organisateurs du projet pilote, les participants et le fournisseur considèrent le nombre d'utilisateurs rejoints comme un bon indicateur de sa réussite. L'estimation originale de 1 000 participations, ou 10 % des 10 000 postes offerts, a été largement dépassée; en effet, c'est plus de 2 300 utilisateurs, soit un taux d'adoption de 23 %, qui a été atteint, c'est-à-dire plus du double de l'estimation de départ.

Le Consortium a mis en place un certain nombre de mesures destinées à faciliter la réalisation du projet par les bibliothèques participantes.

Divers services de soutien ont été offerts aux participants, notamment l'administration générale du projet agissant comme centre de liaison pour les participants et assurant les relations avec le fournisseur; des formations personnelles données par Factiva aux administrateurs du projet; des outils mis à la disposition des participants pour faire connaître et promouvoir le produit auprès de leurs clients; une surveillance continue et des échanges à propos de l'avancement du projet lors des réunions du Comité de direction; et la coordination de la formation des utilisateurs.

Les participants au projet ont trouvé fort utiles ces mécanismes de soutien. La formation destinée aux administrateurs a été bien reçue et les outils de communication et de promotion ont été largement employés. Plusieurs ministères ont personnalisé les outils afin de mieux répondre aux besoins de leur clientèle ou cibler certains groupes en particulier. Fait intéressant, un bon nombre de bibliothèques participantes se sont servies du projet pour faire la promotion de leurs services; certains ont mentionné avoir appris de leurs pairs, durant le processus, des façons nouvelles et originales de promouvoir leurs services en général.

Les bibliothèques participantes ont largement bénéficié de l'expérience acquise lors du projet et des occasions d'échanges qu'il a favorisées entre collègues. Quel que soit le temps investi par les administrateurs du projet, variant considérablement d'environ 12 heures en tout, à un demi ETP, les participants ont le sentiment que ce temps a été bien employé et qu'il n'a pas empiété exagérément sur leurs tâches quotidiennes. De plus, les participants ont estimé généralement que la période prévue de six mois convenait bien à un projet de cette nature.

Une page d'accueil commune (ou d'inscription) a été créée à l'intention des participants, afin d'alléger le travail demandé à chaque administrateur, et de permettre une surveillance et une évaluation des données regroupées. Cette page d'accueil a été une source d'inquiétude pour certaines bibliothèques et leurs clients, inconfortables ou réticents à l'idée d'utiliser un processus d'inscription « indépendant ».

Conclusions

Valeur du produit

Plusieurs des administrateurs ont mentionné avoir participé à ce projet parce qu'ils connaissaient la valeur du produit et savaient qu'il serait utile à leurs clients. Auparavant, dans bien des cas, on invoquait le coût élevé d'une licence pour l'ensemble de l'organisation, afin de justifier un accès restreint ou même une absence d'abonnement. Même si la présente évaluation visait le projet pilote, et non le produit lui-même, elle a tout de même fait ressortir des éléments confirmant la valeur du produit. Ces éléments ont été documentés grâce à deux enquêtes réalisées auprès des utilisateurs en cours de projet.

Ceux qui ont contribué à cette évaluation ont grandement loué le travail du Consortium du Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral. Dans certains cas, ce fut la principale - mais non la seule - raison invoquée pour participer au projet pilote sur une base volontaire. Les bibliothèques participantes ont toutes, sans exception, indiqué que le Consortium, et par extension ce projet pilote, aura été un excellent moyen d'élargir la nature et la portée des services qu'elles peuvent offrir à leurs diverses clientèles.

L'évaluation du projet pilote Factiva a porté sur les dimensions suivantes :

1. Les gains de productivité et la valeur accordée par les participants à l'accès à cette nouvelle ressource

Les deux enquêtes en ligne réalisées auprès des participants documentent ces éléments et confirment l'intérêt pour un meilleur accès à ce produit. Environ la moitié des bibliothèques participantes ont indiqué que ce type de ressource informationnelle accessible à l'écran est relativement nouvelle ou représente une avancée par rapport aux services de bibliothèque auxquels leurs clients sont habitués. De plus, l'accès à volonté et sans intermédiaire au produit a été très apprécié des clients. Les divers aspects du contenu ont été très bien cotés et la majorité des utilisateurs ont constaté une économie de temps et des gains de productivité en général.

2. Les répercussions sur le personnel des bibliothèques participantes de la livraison à un plus grand nombre d'utilisateurs d'un produit informationnel de grande qualité et faisant autorité

Les bibliothèques participantes ont reçu un soutien important et très apprécié de la part du Consortium, lors du lancement et de la mise en œuvre du projet pilote. Tout indique que le projet n'a pas exigé beaucoup de temps ou d'efforts supplémentaires des participants; le cas échéant, ce supplément de travail a été absorbé dans le cours normal des activités. Plusieurs ont mentionné que le lancement de ce produit, même dans le cadre d'un projet pilote, a créé une occasion de promouvoir plus largement leurs services. Les administrateurs du projet dans les ministères ont reçu des commentaires généralement positifs de la part des usagers, même dans les ministères où ce genre de ressource informationnelle n'était pas employé et où les clients n'étaient pas des utilisateurs de technologie particulièrement « avertis ». Dans certains de ces ministères, le projet pilote a fait découvrir aux clients une nouvelle façon d'aborder leurs démarches de recherche, et le rôle que pouvait jouer leur bibliothèque en fournissant une ressource informationnelle à l'écran, avec le soutien de son personnel.

3. La contribution à une évaluation de la rentabilité et du rapport coût-bénéfice liés à la pratique d'achats centralisés pour le gouvernement canadien

La négociation d'une seule entente centralisée, par opposition à des ententes individuelles pour chacun des 19 ministères participants, permet indéniablement de sauver du temps. En ce qui concerne les coûts, la négociation - actuellement en cours - d'un prix réduit par poste, grâce à une très large diffusion au sein du gouvernement fédéral, entraînera des économies substantielles. En outre, plusieurs bibliothèques, dont les 19 participant au projet pilote, ne peuvent tout simplement pas se payer ce genre de produit, à moins de profiter d'économies d'échelle grâce à des achats centralisés; les travailleurs du savoir oeuvrant dans les ministères et organismes de petite et moyenne taille sont désavantagés. Un autre facteur important à considérer, relativement au « coût-bénéfice », n'a pas été entièrement évalué dans le projet pilote; c'est qu'en raison de contraintes liées au droit d'auteur, l'information obtenue par l'intermédiaire de Factiva ne peut être partagée qu'avec d'autres utilisateurs de Factiva. Il s'agit là d'une limite importante à l'utilisation et à l'utilité du produit, notamment si l'on considère la quantité de projets interministériels et horizontaux réalisés dans la fonction publique fédérale. L'acquisition d'une licence pour l'ensemble du gouvernement est le meilleur moyen de surmonter cette contrainte.

4. Les leçons apprises concernant la façon d'aborder le déploiement de ressources d'information clés en format électronique

Cet exercice a permis d'établir une bonne feuille de route pour d'autres projets pilotes et, en partie, pour le déploiement de ressources d'information électroniques à l'échelle de l'administration fédérale. Ce projet pilote a été bien mené à plusieurs points de vue. Les participants ont été adéquatement informés des motifs justifiant le projet et des progrès réalisés en cours de route. Des rapports succincts et instructifs ont été régulièrement fournis par les organisateurs à tous les participants et intervenants. Les participants ont pu bénéficier d'un bon soutien grâce à des outils de communication efficaces et un lieu unique où poser des questions et formuler des commentaires. Il y a eu très peu de suggestions de changements ou d'améliorations à apporter au déroulement comme tel du projet pilote.

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