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Résumé de l'élaboration de normes documentaires et analyse basée sur les fonctions à l'Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA)

Étape I : Rapport récapitulatif


Contexte : Le régime de tenue de documents

Les récents efforts concertés déployés par le bibliothécaire et archiviste du Canada ont conduit à une reconnaissance officielle de la tenue de documents à titre d'enjeu horizontal pour le gouvernement du Canada (GC) - un enjeu qui doit être résolu et exige une action prioritaire - et ont amené le greffier du Conseil privé à demander la tenue de discussions des tables rondes des sous-ministres sur la tenue de documents (TD) et la gestion de l'information. Ces discussions ont eu lieu pendant l'automne 2006.

Afin d'en arriver à un niveau de tenue de documents au sein du gouvernement qui assure la responsabilisation et établit la valeur opérationnelle de la tenue de documents, les discussions des tables rondes des sous-ministres ont mené à la création de groupes de travail parrainés par le sous-ministre adjoint qui ont concentré leurs efforts sur un certain nombre d'exigences cruciales, à commencer par la création et l'élaboration d'un Régime de tenue de documents du GC. Tel qu'il est proposé en termes conceptuels et conçu au plan pratique, ce régime de tenue de documents (TD) constitue un changement de paradigme administratif qui exige un vaste changement culturel et de nouvelles façons d'aborder la tenue de documents à plusieurs échelons : de la politique et de l'infrastructure à la capacité et aux outils.

Inspiré de ces opinions, le comité consultatif du portefeuille du Conseil du Trésor a demandé à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) de mener des projets d'évaluation dans le but de définir plus en détail le régime de TD proposé et les résultats auxquels nous pourrions nous attendre une fois qu'il serait mis en application. Le présent rapport récapitulatif, intitulé Normes documentaires et analyse basée sur la fonction à l'Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA), porte sur un de ces projets.

Contexte et objectifs du projet

Afin de soutenir les initiatives visant à élaborer le régime de TD du GC, BAC a créé un Guide d'élaboration de normes documentaires pour les programmes, activités et résultats du gouvernement; la version définitive de ce guide est sur le point d'être terminée. Les normes documentaires seront une composante clé de la tenue de documents organisationnelle au sein des ministères et organismes gouvernementaux. L'établissement du contexte opérationnel de la tenue de documents constituera un des éléments principaux de chaque norme documentaire. Il est nécessaire à cette fin de définir et de constituer des inventaires structurés des objectifs opérationnels et des exigences fonctionnelles au plan organisationnel, ayant la nature et la forme de la schématisation du processus opérationnel.

L'objectif du projet Normes documentaires et analyse basée sur la fonction à l'APECA était de définir et de décrire les composantes de l'information nécessaires à la mise en œuvre d'un régime de tenue de documents efficace à l'APECA. Ce faisant, un modèle relationnel de l'information opérationnelle (MRIO) a été créé pour l'APECA. Le MRIO présente, et facilitera, les interrelations entre les éléments liés aux opérations, à l'information, aux applications et à la technologie permettant d'améliorer les opérations du gouvernement et de fournir les différentes perspectives informationnelles requises par les agences centrales (SCT, BAC, etc.), les gestionnaires au sein des ministères et organismes et d'autres intervenants (p. ex., le personnel des ministères et organismes, les partenaires et les clients).

Le travail accompli par BAC a mené à la création du Guide d'élaboration de normes documentaires. Bac a permis l'élaboration et la mise en œuvre d'une démarche canadienne de l'analyse et de la classification basées sur la fonction.

L'étape I de ce projet comprenait la mise en application de la démarche du Système de classification selon les activités opérationnelles structurées (SCAOS) de BAC de l'analyse basée sur la fonction, afin de définir et de constituer des inventaires structurés des activités de programme de l'APECA en matière de « contributions », de « recherche en matière de politiques » et de « défense des intérêts ». Ce rapport vise l'activité de programme en matière de « contributions » qui est reliée au Rapport sur les plans et priorités 2008-2009 de l'Agence et, plus précisément, au résultat stratégique no 1 de l'Agence : Développement des entreprises - Entreprises concurrentielles et durables au Canada atlantique, particulièrement celles de petite et moyenne taille et au résultat stratégique no 2 : Développement des collectivités - Dynamisme et viabilité des collectivités du Canada atlantique. Cette activité de programme fait également partie de l'architecture d'activités de programme (AAP) de l'Agence qui, dans le contexte de ses résultats stratégiques, est en lien avec la Loi sur l'Agence de promotion économique du Canada atlantique qui définit le mandat et oriente les opérations de l'Agence. Au moment de définir le contexte opérationnel de la tenue de documents, cette étape du projet a fait appel à la méthode du SCAOS afin de définir et de décrire les processus fonctionnels et opérationnels (sous-fonctions et activités connexes) qui soutiennent les résultats stratégiques no 1 et 2 de l'Agence, et afin de définir et de décrire comment ceux-ci se manifestent dans le cadre des opérations de l'Agence.

En particulier, l'étape I comprenait des démarches dans le but de :

  1. documenter l'architecture de service opérationnel de l'Agence et comprendre ses liens avec l'AAP de l'APECA et d'autres exigences en matière de reddition de comptes de l'APECA;
  2. résumer l'AAP de l'APECA et de définir ses points de contact et son harmonisation avec une analyse de l'Agence selon la méthode du SCAOS;
  3. concevoir pour l'APECA une structure modèle basée sur les fonctions selon la méthode du SCAOS et évaluer les endroits où la fonction et les sous-fonctions qui y sont reliées se manifestent au sein de l'architecture de service opérationnel de l'Agence, et comment elles se rattachent aux types de dossiers de cas et de contenu de documents de l'APECA;
  4. élaborer une compréhension afin de déterminer comment les architectures de service opérationnel et d'information de l'APECA peuvent être combinées pour atteindre le but de créer des normes documentaires et une culture de tenue de documents dans le cadre des opérations quotidiennes;
  5. utiliser le Guide d'élaboration de normes documentaires pour les programmes, activités et résultats de BAC afin d'élaborer une démarche et un cadre pour la conception et l'implantation de normes documentaires de l'APECA;
  6. élaborer la première ébauche du modèle relationnel de l'information opérationnelle (MRIO) de l'APECA, tout en identifiant et en décrivant ses composantes sous-jacentes.

Note : l'élaboration du MRIO de l'APECA et la description des relations entre ses composantes aideront à documenter la façon dont l'Agence a structuré son architecture de service opérationnel afin de satisfaire aux exigences opérationnelles et de gestion, et à définir le cadre permettant d'élaborer une suite normes documentaires (tenue de documents) harmonisée sur les besoins opérationnels de l'Agence.

Alors que la démarche ayant permis de définir le contexte pour la tenue de documents, de créer une structure basée sur la fonction pour l'APECA et d'élaborer des normes documentaires pour l'APECA a pris en considération les trois résultats stratégiques de l'Agence, cette étape du travail a porté sur les activités et les sous-activités de programme de l'AAP en lien avec les résultats stratégiques no 1 et 2.

La figure 1 présente le secteur Verser des fonds : Contributions, sur lequel a porté l'analyse. Ce service opérationnel est associé aux résultats stratégiques (ainsi que ses activités de programme relient), tel qu'indiqué ci-dessous.

Ce graphique présente le secteur VERSER DES FONDS : CONTRIBUTIONS, sur lequel a porté l'analyse. Ce service opérationnel est associé aux résultats stratégiques (ainsi que ses activités de programme relient).
Figure 1 : Cible de l'étape I

AAP de l'APECA

Mandat de l'APECA
(découlant de la Loi )
«  Favoriser les possibilités de développement économique du Canada atlantique et, plus particulièrement, la croissance des revenus et les créations d'emplois dans cette région. »

Résultat stratégique no 1
Des entreprises concurrentielles et durables au Canada atlantique, particulièrement celles de petite et moyenne taille.

Résultat stratégique no 2
Dynamisme et viabilité des collectivités du Canada atlantique

Résultat stratégique no 3
Politiques et programmes qui visent à renforcer l'économie de la région de l'Atlantique.

Résultat stratégique no 1 et résultat stratégique no 2 mènent au versement des fonds et les contributions. Versement des fonds et les contributions sont utilisés pour les Services de l'APECA.


Démarche du Projet

La démarche du projet était fondée sur les résultats escomptés de ce projet d'évaluation de TD, ainsi que sur la vision et le résultat global afférent à l'élaboration du régime en tenue de documents du GC.

Résultat du projet : Une structure basée sur les fonctions selon la méthode du SCAOS pour l'APECA a été définie et des normes documentaires ont été intégrées à l'architecture opérationnelle de l'Agence (avec les règles opérationnelles qui l'accompagnent) de manière à s'harmoniser avec les attributs des types de cas et de contenu de documents de l'APECA, et ont contribué à la mise en œuvre du régime de tenue de documents de l'APECA.

La démarche consistait en la collecte d'information, l'élaboration de structures d'information, la définition et l'analyse des relations et la compréhension des liens à définir entre les opérations de l'Agence et le régime de tenue de documents en devenir.

La figure 2 ci-dessous résume les objectifs, la démarche et les activités afférents à l'étape I du projet.

Ce graphique résume les objectifs, la démarche et les activités afférents à l'étape I du projet
Figure 2 : Objectifs, démarche et résultats de l'étape I

Objectifs du Projet

  • définir et élaborer certaines des composantes d'information pertinentes à la mise en œuvre du régime efficace de tenue de documents à l'APECA.
  • Élaborer un modèle relationnel d'information opérationnelle (MRIO) pour l'APECA, qui représente et met en œuvre les interrelations entre les éléments liés aux opérations, à l'information, aux applications et à la technologie et qui permettent d'améliorer les opérations du gouvernement et de fournir les différentes perspectives informationnelles.
  • Réaliser tout ceci en élaborant pour l'APECA une structure selon la méthode du SCAOS (utilisant la classification basée sur les fonctions de BAC) et en appliquant de normes documentaires de l'APECA.

Démarche du Projet

  • Mener une recherche d'enquête des opérations et pratiques opérationnelles de l'APECA.
  • Analyser l'architecture de service opérationnel de l'APECA.
  • Élaborer une structure modèle fondée dur les fonctions selon la méthode du SCAOS pour les opérations de l'APECA.
  • Définir et analyser les éléments qui composent un modèle relationnel d'information opérationnelle (MRIO).
  • Analyser et documenter les harmonisations entre l'AAP de l'APECA et son architecture de service opérationnel.
  • Définir le cadre de la création des normes documentaires de l'étape II.

Résultats du Projet

  • Définition du contexte opérationnel pour la tenue de documents.
  • Définition et élaboration de la structure de classification basée sur les fonctions selon la méthode du SCAOS pour les trois activités du programme.
  • Résumé de l'AAP de l'APECA et définition des points de contact et de son harmonisation avec le SCAOS.
  • Résumé de l'architecture opérationnelle de l'APECA, l' identification des points de contact et de son harmonisation avec le SCAOS, et l'identification de l'harmonisation de la structure selon la méthode SCAOS et la façon dont elle se manifeste dans l'environnement opérationnel de l'APECA.
  • Identification des éléments du cadre qui sera défini dans le but de créer les normes documentaires en tenue de documents pour l'Agence.
  • Élaboration et résumé de la première étape du modèle relationnel d'information opérationnelle (MRIO) pour l'APECA.

Démarche du projet et résultats associés (Détails)

Les activités menées au cours de l'étape I ont produit les résultats suivants :

Activités Résultats
Mener une recherche d'enquêtes des opérations et pratiques opérationnelles de l'APECA. Définition de la principale fonction opérationnelle à partir du mandat, et exploration des relations entre l'AAP de l'APECA et l'architecture de service opérationnel de l'Agence au soutien de l'AAP.
Analyser l'architecture de service opérationnel de l'APECA. Documentation du contexte de la tenue de documents et de l'architecture de service opérationnel à l'APECA. Analyse et documentation de la structure des dossiers de cas de l'APECA et du modèle de types de contenu et leurs attributs connexes. Démonstration du niveau le plus élevé d'intégration de l'architecture des opérations et de l'information de l'APECA auquel les normes documentaires peuvent ou doivent être élaborées et auquel les documents peuvent être créées (niveau de service 4 - activité opérationnelle).
Élaborer une structure modèle fondée sur les fonctions selon la méthode du SCAOS pour les opérations de l'APECA. Élaboration pour l'APECA d'une structure modèle basée sur les fonctions selon la méthode du SCAOS, qui identifie la fonction et les sous-fonctions (et leurs processus et activités opérationnels génériques connexes) de l'Agence, ainsi que leur relation avec l'AAP et l'architecture de service opérationnel de l'APECA. Dans l'architecture de service opérationnel, les sous-fonctions se manifestent dans les services de niveau 3. Documentation de la façon la définition de fonction et les principes d'analyse selon la méthode SCAOS de BAC ont été appliqués aux opérations de l'APECA.
Identifier et analyser les éléments qui composent un modèle relationnel d'information opérationnelle (MRIO) pour l'APECA. Création de la première ébauche d'un MRIO de l'APECA, qui identifie les points de contact et les relations entre les composantes opérationnelles et de gestion qui permettent la mise en œuvre des programmes et des services, et respectent les obligations en matière de reddition de compte et de conformité, tant au niveau de l'Agence que du GC.

L'ébauche de MRIO identifie 10 composantes. Les composantes 1 à 3 sont définies dans le présent rapport. La composante 4 - types de contenu - sera définie (pour l'aspect Verser des fonds : Contribution) au cours de l'étape II. Les composantes 5 à 10 seront également abordées - selon un niveau à déterminer. Le MRIO de haut niveau de l'APECA est illustré à la figure 3.
Analyser et documenter les harmonisations entre l'AAP de l'APECA et son architecture de service opérationnel. Documentation de la relation entre l'architecture de service opérationnel de l'Agence et l'AAP (comment elle soutient la mise en œuvre des résultats stratégiques et des activités de programme de l'AAP). Examen et documentation d'un exemple d'activité de service opérationnel de l'APECA (gestion d'un cas de recouvrement) mis en œuvre par l'actuelle infrastructure Microsoft.Net de l'APECA.

Note : les architectures technologique et opérationnelle de l'Agence fonctionneront bientôt dans l'environnement SharePoint Solution de Microsoft Office (MOSS), dans lequel les fonctions de gestion de documents seront mises en œuvre et les attributs de dossiers de cas modifiés afin de soutenir les normes documentaires (tenue de documents).
Définir le cadre de la création des normes documentaires de l'étape II. Élaboration d'une version préliminaire du cadre de travail afin d'adapter le Guide d'élaboration de normes documentaires à l'élaboration de normes documentaires (tenue de documents) dans la structure des attributs des types de dossiers de cas et de contenu de documents de l'APECA. Au cours de l'étape II, les normes documentaires seront élaborées et appliquées au service opérationnel Verser des fonds : Contribution, et testées afin d'évaluer la traçabilité, la responsabilisation et la transparence.

Ce graphique présente un modèle relationnel d'information opérationnelle (MRIO) de haut niveau pour l'APECA. Elle identifie les points de contact et les relations entre les composantes opérationnelles et de gestion qui permettent la mise en œuvre des programmes et des services, et respectent les obligations en matière de reddition de compte et de conformité, tant au niveau de l'Agence que du GC.
Figure 3 : Modèle relationnel d'information opérationnelle

APECA - Modèle relationnel d'information opérationnelle

Les équivalents SCAOS

  • Architecture des services opérationnelles = Fonction SCAOS
  • Niveau de service 1, 2, 3 = Sous-fonction SCAOS
  • Activité opérationnelle = Activité SCAOS
  • Tâches = Tâches SCAOS
  • Dossier/Doc = Types de doc SCAOS

AAP d'APECA

3 Résultats stratégiques

1.0 Développement des entreprises

Des entreprises concurrentielles et durables au Canada atlantique, particulièrement celles de petite et moyenne taille

Activités et sous-activités de programme

  • 1.1 Favoriser le développement économique des collectivités de la région de l'Atlantique, particulièrement celles de petite et moyenne taille
    • 1.1.1 Innovation
    • 1.1.2 Entrepreneurship et perfectionnement des compétences en affaires
    • 1.1.3 Commerce
    • 1.1.4 Investissement
    • 1.1.5 Continuum de financement
    • 1.1.6 Accès à l'information commerciale

2.0 Développement des collectivités

Dynamisme et viabilité des collectivités du Canada atlantique

Activités et sous-activités de programme

  • 2.1 Favoriser le développement économique des collectivités de la région de l'Atlantique
    • 2.1.1 Investissement dans les collectivités
    • 2.1.2 Développement des entreprises dans les collectives
    • 2.1.3 Ressources nécessaires au développement des collectivités
    • 2.1.4 Collectivités en transition
    • 2.1.5 Collectivités de langue officielle en situation de minorité
    • 2.1.6 Collectivités autochtones
  • 2.2 Mesures d'intervention spéciale
    • 2.2.1 Rajustement économique
    • 2.2.2 Désastres naturels
  • 2.3 Programmes d'infrastructure
    • 2.3.1 Écologisation des infrastructures municipales
    • 2.3.2 Infrastructure de transport locale
    • 2.3.3 Autres priorités

3.0 Politiques, défense des intérêts et coordination

Politiques et programmes qui visent à renforcer l'économie de la région Atlantique

Activités et sous-activités de programme

  • 3.1 Politiques
    • 3.1.1 Analyse des politiques et conseils
    • 3.1.2 Analyse économique
    • 3.1.3 Recherche stratégique
    • 3.1.4 Engagement
  • 3.2 Défense des intérêts
    • 3.2.1 Perfectionnement des compétences
    • 3.2.2 Renforcement des capacités horizontales
    • 3.3.3 Gestion du programme
  • 3.3 Coordination
    • 3.3.1 Relations fédérales-provinciales
    • 3.3.2 Conseils fédéraux régionaux
    • 3.3.3 Travail des autres ministères pour assurer le développement régional

Fonction d'APECA:

soutenir et promouvoir les possibilités de développement économique du Canada atlantique grâce à des politiques, des programmes et le développement et la mise en œuvre de projets, et par la défense des intérêts du Canada atlantique dans les politiques, les programmes et le développement et la mise en œuvre de projets économiques nationaux

Modèle SCAOS pour l'APECA

Sous-Fonctions :

Élaborer des politiques

Chercher
Analyser
Conseiller

Défendre des int

Planifier
Examiner
Analyser
Recommander

Cérer des programmes/projets

Amorcer
Assigner r-h
Analyser
Recommander
Décider
Mettre en œuvre
Examiner
Fermer

Perspective opérationnelle

Modèle d'information opérationnelle de l'APECA

  1. AAP d'APECA
  2. Architecture de service opérationnel
  3. Fonction de SCOAS
  4. Types de contenu
  5. Rôle
  6. Position
  7. Projet
  8. Sujets
  9. Client
  10. Temps

Types de contenu* *Exemple seulement

Communication

Campagne
Communiqué de presse
Discours
Publicité
Brochures
Publications
Notes pour période de questions

Évaluation

Évaluation
CGRR

RH

Personnel
Dotation en personnel
Reclassification
Formation

Finance

Voyages à l'étranger
Voyages intérieurs
Budget
Centre de responsabilité


Résultats

Les résultats de l'étape I constitueront des éléments de la démarche de l'étape II (c.-à-d., documenter l'architecture de service opérationnel pour la défense des intérêts et les politiques et l'élaboration de normes documentaires pour l'APECA). De plus, nous pouvons raisonnablement supposer que ces résultats et les méthodes utilisées afin de les atteindre s'appliqueront à la plupart des organismes du GC qui bénéficient déjà d'une architecture de service opérationnel/d'information (ou qui sont en train d'élaborer la mise en œuvre, et qui doivent élaborer un régime qui harmonise la tenue de documents avec les résultats opérationnels de leur organisme.

Les résultats sont :

  • Une architecture de service opérationnel qui facilite la création d'une architecture opérationnelle (AO) complète d'un ministère/d'un organisme et son intégration dans l'architecture d'information (AI) d'un ministère ou d'une agence.

    Les architectures de service opérationnel d'un ministère/d'un organisme sont des décompositions hiérarchiques des activités de mise en œuvre des services d'un ministère/d'un organisme. Elles sont une composante essentielle des architectures opérationnelles globales d'un ministère/d'un organisme servant à atteindre les objectifs opérationnels et à rendre compte du rendement de façon précise. Une architecture d'information qui reflète les services opérationnels et l'architecture opérationnelle d'un ministère ou d'un organisme, ses ressources en matière d'information et de technologie, et son application est nécessaire afin d'élaborer et de mettre en œuvre des normes documentaires de la tenue de documents afin de fournir aux différents intervenants divers points de vue en ce qui concerne les objets d'information d'un ministère/d'un organisme.

  • L'architecture de service opérationnel de l'Agence est actuellement en train d'être redéfinie afin qu'elle soit orientée en fonction de la tenue de documents plutôt qu'en fonction de la technologie..

    L'environnement MOSS proposé est conçu afin d'offrir aux usagers de l'APECA la capacité d'utiliser un système de gestion électronique des dossiers et des documents (SGEDD) intuitif et non-intrusif qui correspondra également au Guide d'élaboration de normes documentaires de BAC.

  • Les normes documentaires en tenue de documents de l'APECA pourront être mises en œuvre au moyen des attributs de dossiers de cas de l'APECA.

    Les dossiers de cas correspondent aux services de niveau 4 dans l'architecture de service opérationnel de l'APECA. Chaque dossier de cas et type de contenu sont associés à une série d'attributs. Ces attributs (ou facettes) sont porteurs des métadonnées permettant de localiser et d'utiliser l'information dont l'APECA a besoin pour planifier et permettre à l'Agence de rendre compte en fonction de son mandat, de ses plans et priorités, du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG), et de la politique au sujet de la structure de gestion, des ressources et des résultats (SGRR). Le dossier de cas (et ses attributs) facilite la définition d'un contexte opérationnel en tenue de documents et la création de normes documentaires en tenue de documents, et il constituera le point d'harmonisation entre l'architecture de service opérationnel de l'Agence, son AAP, sa structure basée sur les fonctions selon la méthode du SCAOS, le modèle de référence stratégique du gouvernement du Canada (MRSGC), et toutes les autres exigences de conformité.

  • Les normes documentaires (tenue de documents) seront élaborées et appliquées à chaque catégorie de dossiers de cas et type de contenu de document.

    Pour chaque type ou catégorie de dossiers de cas et pour les types de contenu de document qui y correspondent, les attentes en termes de tenue de documents seront précisées et mises en pratique au moyen de règles opérationnelles en lien avec la création ou la saisie des objets d'information connexes (qui peuvent être intégrés dans des modèles particuliers de document de dossier de cas). Les attentes en matière de tenue de documents appliquée aux types de cas et aux types de contenu de document qui y sont associés ont permis de créer des liens avec les différents contextes opérationnels; elles traiteront également les questions liées à la valeur opérationnelle, au niveau de sécurité et aux droits d'accès, à la conservation et à la disposition.

    Étant donné que toutes les activités opérationnelles de l'APECA correspondront à l'un ou l'autre type/catégorie de cas, et que chaque dossier ou document créé dans le cadre de ces activités correspondront à l'un ou l'autre type de contenu de document au sein du type/catégorie de cas, tous les dossiers opérationnels de l'APECA pourront être conçus de manière à hériter de manière intuitive, si ce n'est automatiquement, des attributs du type de cas dès leur création ou leur saisie, permettant ainsi au personnel de satisfaire aux exigences en matière de normes de tenue de documents facilement et de façon cohérente.

  • La création d'un modèle relationnel d'information opérationnelle, la définition de ses composantes en matière de reddition de comptes au plan de l'information et de la gestion, et la pertinence de leurs interrelations est un résultat important de l'exercice de l'étape I.

    Grâce à la définition du MRIO, grâce à l'intégration intuitive des fonctions et de la responsabilisation liées à la gestion de l'information et à la tenue de documents au sein des aspects opérationnels de l'APECA, et grâce à l'« aptitude » des gens (en améliorant les compétences du personnel en matière de tenue de documents, il sera en mesure de gérer les dossiers comme une extension naturelle des activités opérationnelles qu'il dirige), l'APECA gère maintenant son savoir opérationnel (les composantes individuelles et affiliées du MRIO sont gérées de manière efficace). Le MRIO et ses relations donnent à l'APECA la capacité de se transformer, passant du statut d'une agence orientée en fonction de la technologie à celui d'une agence ayant une culture fondée sur le savoir.

  • L'analyse de l'APECA basée sur les fonctions selon la méthode du SCAOS a permis de définir une seule fonction qui correspond aux opérations déléguées à l'Agence.

    De plus, l'analyse basée sur les fonctions a permis de définir des processus opérationnels (c.-à-d., les sous-fonctions et activités selon la méthode du SCAOS) qui se manifestent, respectivement, aux niveaux 2 et 3 de l'architecture de service opérationnel de l'Agence. Les services et activités opérationnels sont en lien avec les types de cas de l'APECA et les types de contenu de document correspondants, qui renferment les attributs à partir desquels les exigences en matière de normes documentaires en tenue de documents seront définies et mises en œuvre.

  • La démarche du SCAOS en matière d'analyse et de classification basées sur les fonctions peut être appliquée à l'APECA.

    La structure basée sur les fonctions a démontré que « Verser des fonds : Contributions » peut également s'appliquer aux types de services opérationnels de niveau 1 « Fournir des services de défense des intérêts et des rencontres promotionnelles » et « Fournir des services de jumelage et de référence ».

  • L'architecture de service opérationnel de l'Agence est conçue afin de soutenir les résultats stratégiques et les activités de programme de l'AAP de l'APECA

    Chaque élément de la chaîne de fourniture de services opérationnels au soutien des composantes de l'AAP peut être relié à tous les niveaux, c.-à-d., toutes les activités, tâches et dossiers opérationnels générés peuvent être reliés à n'importe quel aspect de l'AAP.

Avantages de cette démarche

Pour l'APECA, l'élaboration et la mise en œuvre d'un régime de tenue de documents de l'Agence qui sont rattachées à l'architecture opérationnelle globale et qui sont soutenues par une architecture de l'information et par les innovations technologiques apporteront des améliorations importantes du service et des compétences opérationnelles, qui comportent :

  1. Du point de vue opérationnel - L'APECA sera en mesure d'établir la responsabilisation, la transparence et la traçabilité lorsqu'elle fournit tous les services afférents à l'Architecture des activités de programme;
  2. Du point de vue de la gestion de l'APECA et de l'agence centrale du GC - L'APECA sera en mesure d'établir la responsabilisation, la transparence et la traçabilité par tous les moyens de reddition de comptes (RPP, planification intégrée, CRG, SGRR);
  3. Du point de vue du créateur/usager de l'information - Les usagers de l'APECA participant à l'exécution des activités opérationnelles seront en mesure :
    • d'établir la responsabilisation, la transparence et la traçabilité et
    • d'assumer la délégation d'autorisation de tenue de documents et de gérer les dossiers et l'information d'une manière intuitive et contextuelle sans avoir à accomplir des tâches additionnelles pour mettre en œuvre les items 1 et 2 ci-dessus.

Grâce à l'effet de levier produit par l'actuelle architecture opérationnelle de l'APECA et grâce à l'incorporation des normes documentaires de l'Agence, celle-ci pourra profiter d'un avantage connexe dans la mesure où l'APECA élaborera un cadre capable de fournir une description structurée de ses actifs en matière d'information - et de leur relation avec les processus opérationnels, les responsabilités en matière de gestion opérationnelle et les systèmes de TI.

Facteurs critiques de succès

Un des facteurs critiques de succès lors de la réalisation des résultats de l'étape I reposait sur l'accès aux ressources avec la connaissance et l'engagement nécessaires afin de fournir la perspective et le contexte appropriés dans la mesure où il existait un lien avec l'élaboration d'un régime de tenue de documents pour le ministère. Dans le cas de l'APECA, le directeur général de la transformation du service et président était disponible; il a été consulté et il a apporté sa contribution tout au long du processus et pour chaque aspect de l'évaluation. En tant que président, il a pu constituer une équipe en mesure de fournir une contribution pertinente du point de vue de la GI, des TI, de l'architecture de service opérationnel et de la tenue de documents. À titre de DG de la transformation du service, il a fourni le contexte nécessaire afin de concentrer le travail sur l'élaboration d'un régime opérationnel centré de tenue de documents. On peut raisonnablement supposer que dans les agences de petite à moyenne taille, on pourrait obtenir ce type de contribution de la part d'un nombre relativement petit de sources (voir figure 4), avec pour résultat qu'il est plus facile d'encourager l'adhésion au processus. Dans les organismes plus grands, ceci pourrait constituer un défi plus important puisque les responsabilités liées aux composantes identifiées sont souvent réparties entre plusieurs individus. Dans de tels cas, la stratégie en matière de gestion du changement et de communication prend une plus grande importance.

Ce graphique présente les secteurs cibles
Figure 4 : Secteurs cibles

BAC :
Évaluation,
Normes documentaires,
Régime de tenue de documents

Client *
Analyse de la fonction
Tenue de documents
Architecture opérationnelle
Architecture de la Gestion d'information
Technologie de l'information

*n.b. Les petits et moyens organismes pourraient centraliser l'accès

Contact
Contact
Contact
Contact
Contact


Prochaines étapes

La prochaine étape du projet (étape II) comprend :

  • la mise en application et la documentation de l'architecture opérationnelle (y compris les attributs de cas et les types de contenu de document qui y sont associés) et la structure modèle basée sur les fonctions selon la méthode du SCAOS pour les activités de programme liées à la défense des intérêts et aux politiques;
  • la définition du cadre des normes documentaires pour l'APECA;
  • la création de relations entre les attributs/facettes des types de cas de l'APECA pour Verser des fonds : Contributions (Coordination), conformément aux trois modules du Guide d'élaboration de normes documentaires de BAC;
  • la mise en application du cadre des normes documentaires et la création de règles opérationnelles de tenue de documents pour Verser des fonds : Contribution : Gérer une chaîne de service pour un projet de contribution, en lien avec la sous-fonction connexe (Programme/Gestion de projet) et ses activités (Amorcer, Financer, Analyser/Évaluer, Recommander, Décider, Mettre en œuvre, Examiner, Fermer);
  • la démonstration (par une production permettant de tester le concept de la mise en application de normes dans l'environnement MOSS de l'Agence) du cadre et des normes documentaires / règles opérationnelles de tenue de documents qui en résultent pour la chaîne de service choisie;

Note : la prochaine génération de plateforme technologique (c.-à-d., MOSS + architecture opérationnelle mise à jour) prévue par l'APECA supportera la schématisation de ces interrelations et démontrera la mise en application de normes documentaires dans les attributs du type de cas. De plus, cette fonctionnalité améliorera la capacité de l'Agence de mettre en œuvre une tenue de documents dynamique et intuitive qui est en harmonie avec l'environnement et les résultats opérationnels de l'APECA, et capable de gérer les documents dans le respect de la reddition de comptes, de la traçabilité et de la transparence.

Conclusion

Les résultats de l'étape I de ce projet fournissent à BAC l'information nécessaire à l'élaboration de lignes directrices pour la mise en application de la démarche du SCAOS en matière d'analyse et de classification basées sur les fonctions au sein de n'importe lequel des organismes du GC, et à la définition des facteurs critiques de succès dans la mise en œuvre de normes documentaires opérationnelles centrées et dans l'activation d'une transformation du régime de tenue de documents.

En ce qui concerne le projet en particulier, nous pouvons conclure que :

  • Du point de vue de l'harmonisation avec l'agence centrale, l'architecture opérationnelle de l'APECA est harmonisée selon le cadre de l'architecture d'information opérationnelle du Conseil du Trésor;
  • Du point de vue de BAC et du GC, le modèle relationnel d'information opérationnelle et la démarche en matière de normes documentaires vont intégrer de façon très étroite la tenue de documents avec les opérations de l'Agence - parce qu'il prend en considération l'architecture de service opérationnel pendant l'élaboration et définit le cadre dans lequel la technologie peut mettre en œuvre les multiples points de vue (gestion, opérations, activités, usagers); et
  • Du point de vue archivistique, la démarche permettra la mise en œuvre de critères de sélection pour l'autorisation de disposer de documents qui seront intégrés dans l'architecture opérationnelle de l'Agence et la technologie connexe, et ainsi permettre la définition des documents ayant une valeur opérationnelle et archivistique avant et lors de leur création.

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