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Lignes directrices pour la gestion des courriels

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Table des matières

0. Introduction aux lignes directrices pour la gestion des courriels

• 0.1. Références
  • 0.1.1 Nom : Lignes directrices pour la gestion des courriels
  • 0.1.2 Catégorie : Lignes directrices
  • 0.1.3 Autorisation : Bibliothèque et Archives Canada
  • 0.1.4 Organisme responsable : Bibliothèque et Archives Canada
  • 0.1.5 Index croisé
• 0.2. Lignes directrices
• 0.3. Pourquoi ces lignes directrices s'appliquent-elles à tout le monde?
• 0.4. Quels sont les résultats attendus?
• 0.5. Pourquoi la gestion des courriels est-elle si importante?
• 0.6. Domaines où les lignes directrices ne s'appliquent pas
• 0.7. Feuille de route pour se conformer aux lignes directrices
• 0.8. Cycle de vie de l'information électronique
• 0.9. Définitions

1. Les institutions doivent se doter d'un plan pour gérer les courriels

• 1.1. Gérer les programmes et les systèmes de courriel de manière intégrée
• 1.2. Offrir des programmes de sensibilisation et de formation à la gestion des courriels
• 1.3. Utiliser divers supports pour sensibiliser et former à la gestion des courriels
• 1.4. Vérifier que les Lignes directrices pour la gestion des courriels, ainsi que les politiques et procédures associées, ont été bien distribuées, lues et comprises
• 1.5. Conserver des dossiers sur les activités de formation et sur la participation

2. Les institutions doivent recueillir et conserver tous les courriels relatifs à leurs activités organisationnelles

• 2.1. Créer, expédier et stocker les courriels de manière structurée
• 2.2. Recevoir et stocker les courriels de manière structurée
• 2.3. Gérer les boîtes aux lettres et les dossiers individuels sur une base régulière
• 2.4. Garder un seul exemplaire de chaque courriel
• 2.5. Gérer et conserver les pièces jointes aux courriels
• 2.6. Considérer les courriels comme des biens, soumis au contrôle juridique du gouvernement du Canada
• 2.7. Utiliser avec modération les listes de diffusion institutionnelles
• 2.8. Fournir un bloc-signature et les coordonnées de la personne-ressource
• 2.9. Ajouter un avis de confidentialité ou de non-responsabilité, s'il y a lieu
• 2.10. Ajouter un avis d'opinion personnelle, s'il y a lieu
• 2.11. Éviter d'utiliser la fonction « Répondre à tous »

3. Les institutions doivent classer les courriels relatifs à leurs activités selon un plan de classification basé sur leurs exigences organisationnelles

• 3.1. Maintenir et utiliser un système structuré et efficace de classement des courriels
• 3.2. Déterminer où classer la copie « officielle »
• 3.3. Conserver les métadonnées associées aux courriels
• 3.4. Classifier et classer les courriels systématiquement et fréquemment
• 3.5. Gérer le stockage en ligne temporaire des courriels
• 3.6. Utiliser à une seule fin les boîtes aux lettres communes ou publiques et les dossiers de courriels
• 3.7. Limiter le contenu des courriels à un seul sujet
• 3.8. Décrire l'objet d'un courriel en termes clairs et significatifs
• 3.9. Prévoir un système d'indexation des courriels
• 3.10. Prévoir un mécanisme permettant de suivre le fil conducteur reliant les courriels entre eux (threading)

4. Les institutions doivent veiller à ce que l'utilisation du courriel contribue à la réalisation d'activités correspondant à leurs objectifs organisationnels

• 4.1. Ne pas utiliser le courriel pour traiter de sujets sensibles, personnels, protégés ou secrets, sauf dans les cas autorisés et en respectant les normes de sécurité en vigueur
• 4.2. Utiliser les journaux d'exploitation pour créer une piste de vérification et veiller au respect des règles
• 4.3. Afficher les noms dans les en-têtes et les adresses de courriel
• 4.4. Être prêt à divulguer un courriel en preuve, sous forme électronique
• 4.5. Surveiller la performance des activités de découverte et de disposition des courriels

5. Les institutions doivent veiller à ce que leurs courriels soient maintenus, protégés et conservés selon des calendriers de conservation appropriés

• 5.1. Éviter de procéder à des purges indiscriminées dans les systèmes de courriel
• 5.2. Gérer les courriels de façon à en permettre l'accès aux personnes autorisées
• 5.3. Enlever le chiffrement avant de quitter une institution
• 5.4. Enlever le chiffrement avant de transférer les courriels à Bibliothèque et Archives Canada
• 5.5. Garantir la sécurité des systèmes qui soutiennent les fonctions de courriel
• 5.6. Utiliser des mots de passe, les changer régulièrement et les garder secrets
• 5.7. Protéger les systèmes contre les pertes ou les dommages
• 5.8. Employer le bon niveau de classification de sécurité
• 5.9. Établir des processus obligatoires pour créer, supprimer et suspendre les comptes de courriel au moment opportun
• 5.10. Contrôler les droits d'accès aux comptes et aux dossiers de courriel
• 5.11. Utiliser des mesures de protection et d'authentification des messages
• 5.12. Effectuer régulièrement des copies de sécurité aux fins de récupération en cas de sinistre
• 5.13. Utiliser la signature numérique s'il y a lieu
• 5.14. Enlever les signatures numériques servant à empêcher l'accès aux courriels avant de les transférer à Bibliothèque et Archives Canada
• 5.15. Ne pas employer de signature numérisée pour signer un courriel
• 5.16. Utiliser le chiffrement s'il y a lieu
• 5.17. Employer le stockage de proximité pour la conservation à long terme des courriels
• 5.18. Éviter de conserver des copies papier de courriels dont l'original électronique existe encore
• 5.19. Protéger les courriels en protégeant les supports de conservation
• 5.20. Protéger les courriels de l'obsolescence
• 5.21. Constituer, tenir à jour et conserver une documentation relative au système de courriel
• 5.22. Conserver en permanence la documentation du système de courriel
• 5.23. Gérer des délais de conservation différents pour les courriels et leurs pièces jointes
• 5.24. Appliquer un ordre de retenue, au besoin, pour retarder l'élimination d'un document

6. Les institutions doivent disposer de leurs courriels conformément aux lois et politiques pertinentes

• 6.1. Obtenir une autorisation de disposition des courriels
• 6.2. Éliminer les copies de courriels (incluant les copies latentes) au moment opportun
• 6.3. Empêcher la destruction ou la modification de documents qui pourraient être requis dans le cadre d'un audit, d'une action en justice ou de l'AIPRP

7. Les institutions doivent réexaminer périodiquement l'efficacité de leurs politiques et pratiques en matière de courriel et apporter des améliorations au besoin

• 7.1. Évaluer l'efficacité de la gestion des courriels

8. Chaque personne oeuvrant au sein du gouvernement fédéral doit comprendre ses responsabilités en matière de gestion des courriels

• 8.1. Responsabilités des utilisateurs
• 8.2. Responsabilités des administrateurs de réseaux ou de systèmes
• 8.3. Responsabilités des spécialistes en gestion de l'information
• 8.4. Responsabilités des gestionnaires des opérations
• 8.5. Responsabilités des dirigeants

Annexes

• Annexe A. Rôles et responsabilités

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