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Lignes directrices pour la gestion des courriels

1. Les institutions doivent se doter d'un plan pour gérer les courriels

Depuis une dizaine d'années, la gestion des courriels constitue l'un des plus importants défis à relever en gestion de l'information. Les organisations devront concevoir des plans d'ensemble détaillés, afin d'arriver à maîtriser la croissance phénoménale de ce moyen de communication électronique, avec sa gamme de plus en plus large d'utilisations, de caractéristiques et de fonctionnalités.

Le plan doit incorporer plusieurs composantes de la gestion des courriels, notamment :

• l'élaboration de politiques et procédures relatives à la gestion des courriels, en lien avec les activités de l'institution;
• une gestion intégrée des avantages et inconvénients du courriel, qui accordera une égale importance aux messages électroniques, à leurs métadonnées et pièces jointes, et permettra l'utilisation d'infrastructures communes et l'interopérabilité des systèmes de courriel et de gestion de l'information;
• la prise en compte, dès le départ, des exigences propres à la gestion des courriels lors de l'élaboration de nouveaux programmes, politiques, services et systèmes fondés sur la technologie;
• la mise en place de structures de gouvernance et de responsabilisation pour la gestion de l'information en général, et des courriels en particulier;
• des programmes de sensibilisation et de formation sous diverses formes.

Résultats attendus

Toutes les institutions du gouvernement fédéral auront obtenu les résultats suivants.

• Un plan détaillé de gestion des courriels sera appuyé et adéquatement financé par la haute direction.
• Le plan de gestion des courriels indiquera de quelle manière les Lignes directrices pour la gestion des courriels au gouvernement du Canada seront respectées.
• Chacune des recommandations relatives à la gestion des courriels sera considérée attentivement.
  • Si recommandation est adoptée, il en sera fait mention.
  • Si une recommandation doit être interprétée à la lumière du mandat de l'institution ou de son champ d'activités, cette interprétation sera fournie.
  • Si une recommandation doit être adaptée au mandat de l'institution ou à son champ d'activités, la nature de cette adaptation sera indiquée.
  • Si une recommandation ne s'applique pas, on en donnera la raison ou on proposera une autre recommandation.

1.1. Gérer les programmes et les systèmes de courriel de manière intégrée

Tous les programmes de courriel utilisés par les institutions, et les systèmes qui leur sont associés, devraient être financés adéquatement par la direction; ils devraient aussi être conçus et configurés de façon à leur permettre de saisir, stocker et gérer efficacement les courriels reçus et expédiés, avec leurs métadonnées et leurs pièces jointes.

Une sélection de courriels contenant des informations et des documents gouvernementaux devrait être extraite du reste des documents moins pertinents et conservée pendant une durée de temps appropriée, conformément au cycle de vie de la gestion de l'information recommandé dans la Politique sur la gestion de l'information.

1.2. Offrir des programmes de sensibilisation et de formation à la gestion des courriels

Des programmes de sensibilisation et de formation à la gestion des courriels devraient être mis sur pied afin d'aider les employés à développer les connaissances et habiletés qui leur permettront d'utiliser le courriel de manière efficace et appropriée.

1.3. Utiliser divers supports pour sensibiliser et former à la gestion des courriels

Divers supports devront être utilisés afin que les Lignes directrices pour la gestion des courriels, ainsi que les politiques et les procédures associées soient bien comprises et mises en œuvre dans l'organisation.

1.4. Vérifier que les Lignes directrices pour la gestion des courriels, ainsi que les politiques et procédures associées, ont été bien distribuées, lues et comprises

Chaque institution devra distribuer les Lignes directrices pour la gestion des courriels, ainsi que les politiques et procédures associées, afin que les dispositions contenues dans ces documents soient bien connues et comprises de tous ses employés, contractuels et autres utilisateurs relevant de son autorité.

L'institution devra également informer ses employés, contractuels et autres utilisateurs qu'elle attend d'eux qu'ils se conforment aux Lignes directrices pour la gestion des courriels et à toutes les recommandations adoptées par l'institution, et qu'un usage abusif du système de courriel peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement ou à la résiliation d'un contrat.

1.5. Conserver des dossiers sur les activités de formation et sur la participation

Les institutions devraient conserver des dossiers sur les activités de formation en gestion des courriels, ainsi que sur l'assistance à tout atelier, cours en classe ou présentation sur le sujet. Ces dossiers devraient être conservés pendant une longue période de temps afin de pouvoir être consultés, au besoin, dans le cadre d'un audit ou d'une action en justice.

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