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Lignes directrices pour la gestion des courriels

2. Les institutions doivent recueillir et conserver tous les courriels relatifs à leurs activités organisationnelles

Conformément à la Politique sur la gestion de l'information, les institutions sont tenues de recueillir, créer, recevoir et conserver tous les courriels relatifs à leurs activités organisationnelles, notamment les courriels contenant des informations constitutives de la mémoire institutionnelle et des données servant à prendre une décision ou à entreprendre une action visant à :

• soutenir la prestation de services, l'élaboration de politiques judicieuses et la prise de décisions éclairée, et répondre aux exigences organisationnelles, juridiques et de reddition de comptes;
• assurer la pertinence, la fiabilité et l'exhaustivité de l'information;
• optimiser le partage et la réutilisation de l'information conformément aux obligations découlant des lois et des politiques;
• documenter les décisions et les processus décisionnels pour rendre compte des activités du gouvernement, reconstituer l'évolution des politiques et des programmes, assurer la continuité du gouvernement et de son processus décisionnel, et permettre une vérification et un examen indépendants;
• réduire le fardeau des réponses aux demandes d'accès à l'information et aux demandes de preuves légales en évitant la collecte inutile de renseignements.

La gestion de tous ces documents soulève des questions fondamentales, notamment, combien d'exemplaires d'un document devrait-on conserver. Plus il y a d'exemplaires d'un même document, plus il y a d'endroits où ils peuvent se trouver, et plus il est difficile de les gérer. Afin de faciliter l'étape suivante du cycle de vie des documents (l'organisation), il est très important de conserver les métadonnées, c'est-à-dire les informations relatives aux courriels. Ces métadonnées peuvent comprendre le nom de l'expéditeur et le nom des destinataires, la date d'envoi du courriel, sa date de réception, l'objet du message et plusieurs autres informations pouvant servir à classer et à repérer le courriel ultérieurement.

Résultats attendus

Toutes les institutions du gouvernement fédéral auront obtenu les résultats suivants :

• Tous les utilisateurs du courriel vont créer, expédier, recevoir, réacheminer et stocker leurs courriels conformément aux présentes Lignes directrices pour la gestion des courriels, et à toutes les recommandations applicables.
• Les employés sauront quels messages conserver ou éliminer, et se chargeront de gérer leurs propres boîtes aux lettres et leurs propres dossiers sur une base régulière.
• Un seul exemplaire d'un courriel sera conservé, dans un dépôt autorisé, où il aura le statut de « copie officielle ».
• Les pièces jointes seront stockées avec le message ou, sinon, seront liées au message de manière fiable.
• Les métadonnées associées aux courriels seront conservées.

2.1. Créer, expédier et stocker les courriels de manière structurée

Tout message contenant de l'information utilisée dans (ou considérée dans, ou concernant) une transaction effectuée, une décision prise ou une action entreprise dans le cadre des activités organisationnelles d'une institution gouvernementale doit être conservé.

Le diagramme suivant illustre le processus recommandé pour créer, expédier et stocker les courriels au gouvernement du Canada.

Étape n^° 1 : Début - vous créez un courriel

Étape n^° 2 

1. décider si le courriel n'est pas un document organisationnel. Si oui, vous pouvez le supprimer au besoin. Fin du processus.
2. décider si le courriel est un document organisationnel. Si oui, continuer avec étape n^° 3.

Étape n^° 3 : déterminer si le document et soit un document éphémère, soit un document organisationnel. Si c'est un document éphémère, vous allez le conserver jusqu'à ce qu'il ne soit plus utile. Aussitôt que le document n'est plus utile, vous pouvez le supprimer au besoin, et c'est la fin du processus. Si c'est un document organisationnel, il faut être classifié et il faut déterminer le suivant :

1. établir le délai de conservation maximal en vertu de la loi, ou
2. établir le délai de conservation (minimal) en vertu de calendrier de conservation.

Étape n^° 4 : Le courriel sera conservé en tant que document organisationnel pour une durée appropriée. Ensuite, il y a trois différentes possibilités :

1. le courriel devient un document d'archives, et il sera conservé en permanence et le processus est fini.
2. a)vous (ou votre organisation) apprenez qu'un courriel sera (ou pourrait être) exigé comme preuve dans le cadre d'actions en justice actuelles (ou imminentes) b) vous (ou votre organisation) avez des raisons de croire qu'un courriel pourrait un jour être exigé en preuve. Si oui, il faut en informer votre conseiller juridique, et il va préparer un ordre de retenue s'il y a lieu.
3. Prévoir l'élimination ou Appliquer un ordre de retenue pour allonger le délai de conservation. Le processus est terminé quand le courriel est éliminé.

2.2. Recevoir et stocker les courriels de manière structurée

Tout message reçu, contenant de l'information utilisée dans (ou considérée dans, ou concernant) une transaction effectuée, une décision prise ou une action entreprise dans le cadre des activités organisationnelles d'une institution gouvernementale doit être conservé.

Le diagramme suivant illustre le processus recommandé pour recevoir et stocker les courriels dans les institutions.

Étape n^° 1 : Début - vous recevez un courriel

Étape n^° 2 :

1. décider si le courriel n'est pas un document organisationnel. Si oui, vous pouvez le supprimer au besoin. Fin du processus.
2. si le courriel est un document organisationnel mais pas directement sous votre responsabilité, il faut le transférer à la personne approprié et en confirmer réception. Votre partie du processus est fini.
3. décider si le courriel est un document organisationnel. Si oui, continuer avec étape n^° 3.

Étape n^° 3 : déterminer si le document et soit un document éphémère, soit un document organisationnel. Si c'est un document éphémère, vous allez le conserver jusqu'à ce qu'il ne soit plus utile. Aussitôt que le document n'est plus utile, vous pouvez le supprimer au besoin, et c'est la fin du processus. Si c'est un document organisationnel, il faut être classifié et il faut déterminer le suivant :

1. établir le délai de conservation maximal en vertu de la loi, ou
2. établir le délai de conservation (minimal) en vertu de calendrier de conservation.

Étape n^° 4 : Le courriel sera conservé en tant que document organisationnel pour une durée appropriée. Ensuite, il y a trois différentes possibilités :

1. le courriel devient un document d'archives, et il sera conservé en permanence et le processus est fini.
2. a)vous (ou votre organisation) apprenez qu'un courriel sera (ou pourrait être) exigé comme preuve dans le cadre d'actions en justice actuelles (ou imminentes) b) vous (ou votre organisation) avez des raisons de croire qu'un courriel pourrait un jour être exigé en preuve. Si oui, il faut en informer votre conseiller juridique, et il va préparer un ordre de retenue s'il y a lieu.
3. Prévoir l'élimination ou Appliquer un ordre de retenue pour allonger le délai de conservation. Le processus est terminé quand le courriel est éliminé.

2.3. Gérer les boîtes aux lettres et les dossiers individuels sur une base régulière

Pour gérer les boîtes aux lettres (boîtes de réception, messages envoyés, messages supprimés), les courriels devraient être régulièrement classifiés et placés dans un dossier approprié. Les courriels éphémères peuvent être placés dans la corbeille (messages supprimés).

2.4. Garder un seul exemplaire de chaque courriel

Dans la mesure du possible, les organisations ne devraient conserver, à titre de document officiel, qu'un seul exemplaire d'un courriel (outre la copie de sécurité), avec ses métadonnées et pièces jointes, dans un dépôt qu'elles gèrent ou contrôlent. Le logiciel de courriel lui-même doit être considéré comme un dispositif de communication et non de stockage. Les courriels devraient être transférés le plus rapidement possible dans un dépôt de documents indépendant. Puisque toute copie d'un courriel conservée peut être recherchée dans le cadre d'une action en justice, aucune autre copie de ce courriel ne devrait être conservée dans un autre dépôt ou par un individu dans l'organisation. La fonction « supprimer » élimine le pointeur électronique vers un courriel, mais ne détruit pas le message lui-même. Le message continue d'exister tant qu'il n'est pas écrasé par de nouvelles données.

Par exemple, un courriel ne devrait pas être conservé sur le disque dur d'un utilisateur. Une copie d'un courriel pourrait toutefois être stockée temporairement sur une clé USB ou sur le disque dur d'un ordinateur portatif aux fins d'une présentation, mais elle devrait être effacée de manière sécuritaire après la présentation.

2.5. Gérer et conserver les pièces jointes aux courriels

Aux fins des présentes Lignes directrices pour la gestion des courriels, un système de gestion des courriels devrait conserver ensemble, dans le même dépôt, un message et sa ou ses pièces jointes, et être en mesure de prouver de manière fiable la relation existant entre ces documents.

Un système de gestion des courriels pourrait, aussi, conserver un message et ses pièces jointes dans des dépôts séparés, pourvu qu'il puisse fournir une preuve fiable qu'ils sont interreliés.

Les pièces jointes doivent être dans un format électronique pouvant être rattaché à un courriel : enregistrement audio, vidéo, message vocal, carte, graphique, photo numérique, feuille de calcul, base de données, présentation, texte, etc.

2.6. Considérer les courriels comme des biens, soumis au contrôle juridique du gouvernement du Canada

Les employés et les contractuels qui utilisent le système de courriel d'une institution fédérale devraient être informés que les courriels qu'ils créent, expédient ou reçoivent grâce à ce système ne leur appartiennent pas, que ces courriels peuvent être surveillés par l'institution et qu'ils ne devraient pas être considérés comme des messages personnels, de nature privée.

Tous les courriels, métadonnées et pièces jointes créés, reçus ou conservés par un système de courriel, une bande de sauvegarde, un serveur ou un autre moyen de stockage sous le contrôle d'une institution fédérale (incluant les ordinateurs portatifs, les clés USB, les CD et autres moyens de stockage portatifs) sont considérés comme la propriété de l'institution et devraient être traités comme tels.

Tout courriel créé, expédié ou reçu par un employé utilisant le système de courriel d'une institution fédérale est considéré comme étant sous le contrôle et la propriété de l'institution, peu importe l'endroit où il est conservé.

2.7. Utiliser avec modération les listes de diffusion institutionnelles

Les listes de diffusion destinées à l'ensemble de l'institution, ses directions, bureaux, divisions, etc. ne devraient être utilisées que par des personnes autorisées, à des fins officielles approuvées par la haute direction.

2.8. Fournir un bloc-signature et les coordonnées de la personne-ressource

Conformément à la politique de normalisation des sites internet du gouvernement du Canada (www.tbs-sct.gc.ca/clf2-nsi2/index-fra.asp), tous les courriels envoyés par les employés du gouvernement doivent indiquer le nom de l'expéditeur, le nom de son institution, ses numéros de téléphone et de télécopieur avec l'indicatif régional et le numéro du poste, ainsi que son adresse postale et son adresse de courriel. Tous les courriels envoyés par les employés du gouvernement doivent afficher de manière uniforme le mot-symbole « Canada » et la signature institutionnelle.

Certaines exemptions ou exceptions sont autorisées lorsque l'expéditeur a des motifs valables de vouloir préserver la confidentialité de ses messages, ou pour des raisons de sécurité personnelle, matérielle ou nationale.

2.9. Ajouter un avis de confidentialité ou de non-responsabilité, s'il y a lieu

Les institutions doivent se demander s'il est approprié à leur situation d'insérer un avis de confidentialité ou de non-responsabilité sous le bloc-signature. En réfléchissant à cette question, l'organisme devrait procéder à une analyse de risque afin d'établir s'il est possible de limiter sa responsabilité. Voici un exemple d'un tel avis.

La décision d'inclure ou non un tel avis de non-responsabilité (et la formulation exacte de cet avis) relève des dirigeants de l'institution, en consultation avec leurs conseillers juridiques.

2.10. Ajouter un avis d'opinion personnelle, s'il y a lieu

Les institutions doivent examiner s'il est approprié à leur situation de demander aux utilisateurs d'insérer un avis d'opinion personnelle, dans certaines circonstances. Voici un exemple d'un tel avis.

La décision d'inclure ou non un tel avis d'opinion personnelle (et la formulation exacte de cet avis) relève des dirigeants de l'institution, en consultation avec leurs conseillers juridiques.

2.11. Éviter d'utiliser la fonction « Répondre à tous »

Les utilisateurs qui reçoivent un courriel adressé à plusieurs personnes, ou en tant que membre d'une liste de diffusion, devraient éviter d'employer la fonction « Répondre à tous », sauf si la réponse présente un réel intérêt pour la majorité des personnes ayant reçu le message original.

Un des risques liés à l'utilisation de la fonction « Répondre à tous » est qu'en raison de la large diffusion du message, il peut être difficile de savoir exactement à qui revient la responsabilité d'agir.

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