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Lignes directrices pour la gestion des courriels

3. Les institutions doivent classer les courriels relatifs à leurs activités selon un plan de classification basé sur leurs exigences organisationnelles

La gestion des courriels exige l'établissement d'une méthode de description de l'information institutionnelle qui soit coordonnée et couvre l'ensemble des documents. Afin d'éviter une accumulation de courriels difficile à gérer, tous les messages et leurs pièces jointes, destinés à être conservés durant une période déterminée, doivent être bien classés, au moment opportun, selon un plan de classification à jour et global. Les boîtes aux lettres individuelles, les boîtes communes et les boîtes publiques devraient être gérées efficacement et de manière uniforme. La ligne « Objet » des courriels est souvent utilisée comme outil de recherche et doit donc refléter le plus fidèlement possible le contenu du message. Le système de classement des courriels devrait favoriser l'indexation, le stockage et la récupération des messages de manière structurée et efficace. Le système de classement devrait également préserver tout lien ou fil conducteur entre les courriels à l'intérieur d'une série, afin de pouvoir mettre en contexte chacun des messages.

Résultats attendus

Toutes les institutions du gouvernement fédéral auront obtenu les résultats suivants.

• Il y aura une description détaillée des documents de l'institution.
• Il y aura un ou des plans de classification détaillés et à jour, qui incluront les métadonnées.
• Les utilisateurs sauront où classer leurs courriels, ou ils seront guidés par des systèmes automatisés pour choisir l'endroit approprié.
• Les utilisateurs connaîtront et mettront en pratique des techniques simples pour faciliter la recherche et la récupération des documents.

3.1. Maintenir et utiliser un système structuré et efficace de classement des courriels

Les courriels, à l'exception des messages éphémères et de ceux qui ne sont pas des documents organisationnels, devraient être retirés du système de courriel et placés dans un système séparé où ils seront classés selon un plan de classification approuvé par l'institution. Les courriels devraient être indexés et conservés pour être utilisés par l'institution, jusqu'au moment de leur élimination prévue au calendrier de conservation ou de leur archivage permanent. Le dépôt d'archives devra aussi être structuré et indexé pour assurer un repérage efficace.

3.2. Déterminer où classer la copie « officielle »

Un plan de classification et un dépôt devraient être établis pour stocker les courriels reçus et envoyés qui sont considérés comme des documents gouvernementaux ou de l'information gouvernementale.

3.3. Conserver les métadonnées associées aux courriels

Les métadonnées associées à un courriel devraient être conservées, tel que spécifié dans le document NCTTI 39 : Normes de l'information et de la technologie du Conseil du Trésor.

• Partie 1 : Norme des métadonnées du Gouvernement en direct
  (Source : www.tbs-sct.gc.ca/its-nit/standards/tbits39/crit391-fra.asp)
• Partie 2 : Norme du vocabulaire contrôlé
  (Source : www.tbs-sct.gc.ca/cio-dpi/pols-fra.asp#Technologie)

La norme NCTTI 39 - Partie 1 - Norme des métadonnées du Gouvernement en direct, a adopté le Dublin Core, tel que décrit à l'adresse www.dublincore.org/ (disponible en anglais seulement) comme principale norme de métadonnées pour la découverte des ressources. Les métadonnées sont essentielles pour atteindre les objectifs de navigation, de recherche, de partage de l'information et d'interopérabilité du Gouvernement en direct.

3.4. Classifier et classer les courriels systématiquement et fréquemment

Les courriels devraient être classifiés et classés systématiquement et régulièrement, à une fréquence qui convient à la nature des activités de l'institution (p. ex., une fois par jour), et conformément au plan de classification adopté par l'institution. Les courriels devraient ensuite être transférés dans un dépôt de données désigné par l'institution.

3.5. Gérer le stockage en ligne temporaire des courriels

Un système de courriel devrait être en mesure de traiter les messages reçus et envoyés, leurs métadonnées et pièces jointes, et de les stocker temporairement en ligne (dans le système lui-même), jusqu'à ce qu'ils soient supprimés ou déplacés manuellement. Les dossiers devraient ensuite être rangés, à intervalles appropriés, dans une zone de stockage de longue durée, par l'utilisateur ou l'administrateur de système, ou grâce à un quelconque mécanisme automatisé.

3.6. Utiliser à une seule fin les boîtes aux lettres communes ou publiques et les dossiers de courriels

Une boîte aux lettres commune ne devrait être créée qu'à une seule fin et n'avoir qu'un seul propriétaire, lequel fixera des règles bien précises à l'intention des autres personnes qui y ont accès.

Les courriels qui ne correspondent pas à l'objectif de la boîte aux lettres ne devraient pas y être stockés. Il peut s'avérer nécessaire d'attribuer différents niveaux d'accès aux utilisateurs d'une boîte aux lettres commune ou d'un dossier, selon leur rôle ou leur responsabilité.

Les boîtes aux lettres publiques ne devraient être utilisées qu'à une seule fin ou à une fin restreinte et devraient être gérées par un seul propriétaire qui en établit les règles d'accès.

Les boîtes aux lettres individuelles peuvent aussi être mises en commun, jusqu'à un certain point, avec un nombre restreint de personnes faisant partie du groupe de travail de l'utilisateur.

3.7. Limiter le contenu des courriels à un seul sujet

Les utilisateurs ne devraient traiter que d'un seul sujet par courriel.

3.8. Décrire l'objet d'un courriel en termes clairs et significatifs

Les utilisateurs devraient décrire l'objet de leurs courriels en termes significatifs, à l'aide de mots clés pouvant servir lors d'une recherche électronique.

3.9. Prévoir un système d'indexation des courriels

Les institutions devraient prévoir une indexation des courriels.

3.10. Prévoir un mécanisme permettant de suivre le fil conducteur reliant les courriels entre eux (threading)

Les institutions devraient pouvoir suivre le fil conducteur qui relie les courriels entre eux. Le threading est un mécanisme par lequel un système de gestion de l'information peut suivre à la trace les relations existant entre des courriels, leurs métadonnées et pièces jointes, à l'intérieur d'une suite de courriels.

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