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Lignes directrices pour la gestion des courriels

6. Les institutions doivent disposer de leurs courriels conformément aux lois et politiques pertinentes

En vertu des articles 12 (1) et 13 (1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (2004), aucun document gouvernemental ne peut être éliminé sans une autorisation écrite du bibliothécaire et archiviste du Canada. Il est important d'éliminer régulièrement les courriels éphémères et les copies de courriels (incluant les copies latentes, c'est-à-dire supprimées, mais non écrasées). Cependant, il est essentiel de pouvoir empêcher l'élimination ou la modification de documents requis (ou pouvant être requis) dans le cadre d'un audit, d'une action en justice ou d'une demande d'information en vertu de l'AIPRP.

Résultats attendus

Toutes les institutions du gouvernement fédéral auront obtenu les résultats suivants :

• Il sera possible de démontrer un degré élevé de conformité aux calendriers de conservation institutionnels, aux autorisations de disposer des documents, approuvées par Bibliothèque et Archives Canada, et aux autres obligations découlant de lois et de politiques, en vue d'assurer au moment opportun l'élimination des courriels qui ne sont plus utiles à l'organisation.
• L'information qui, selon l'institution, possède une valeur historique sera systématiquement transférée à Bibliothèque et Archives Canada.

6.1. Obtenir une autorisation de disposition des courriels

Le bibliothécaire et archiviste du Canada a l'autorité nécessaire pour approuver la disposition de tout courriel sous le contrôle d'une institution gouvernementale et peut déléguer cette autorité à un ou plusieurs responsables dans l'institution.

Le bibliothécaire et archiviste du Canada a le pouvoir d'accorder une autorisation de disposer des documents (ADD) à une institution. Le bibliothécaire et archiviste du Canada peut aussi accorder une autorisation pluri-institutionnelle de disposer des documents (APDD) qui permet l'élimination de documents communs à plusieurs institutions.

Les responsables peuvent à leur tour déléguer aux utilisateurs le pouvoir de prendre des décisions concernant l'élimination des courriels qu'ils créent ou reçoivent, mais cette délégation doit être faite par écrit, avec référence aux présentes Lignes directrices pour la gestion des courriels.

Une infraction aux dispositions de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada est punissable sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire (amende / prison).

6.2. Éliminer les copies de courriels (incluant les copies latentes) au moment opportun

Les programmes et systèmes de courriel devraient pouvoir repérer les fichiers de courriels à éliminer conformément au calendrier de conservation, où qu'ils se trouvent dans l'organisation, et permettre au personnel autorisé de les détruire de telle manière qu'ils ne puissent jamais être reconstitués.

6.3. Empêcher la destruction ou la modification de documents qui pourraient être requis dans le cadre d'un audit, d'une action en justice ou de l'AIPRP

Les programmes et systèmes de gestion des courriels devraient pouvoir protéger les courriels et l'information associée, soit le message lui-même, ses métadonnées et pièces jointes, de toute destruction bien ou mal intentionnée, ou accidentelle, et de toute spoliation (terme juridique signifiant dommage ou altération).

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