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Lignes directrices pour la gestion des courriels

8. Chaque personne oeuvrant au sein du gouvernement fédéral doit comprendre ses responsabilités en matière de gestion des courriels

Résultats attendus

Toutes les institutions du gouvernement fédéral auront obtenu les résultats suivants.

  • Tous les employés d'une institution fédérale, incluant les agents et contractuels engagés par cette institution, comprendront leurs rôles et responsabilités en matière de gestion des courriels.
  • Ces personnes appliqueront correctement à la gestion des courriels les principes de gestion du cycle de vie de l'information.
  • Ces personnes veilleront à ce que les courriels soient conservés sur un support de stockage et dans un endroit appropriés, et durant une période de temps appropriée. Elles respecteront les règles d'étiquette de l'institution en matière de courriel.

8.1. Responsabilités des utilisateurs

Afin de contribuer efficacement à la gestion des courriels, les utilisateurs devraient connaître et comprendre les lois, règlements, normes, lignes directrices, politiques et procédures touchant le courriel, et devraient utiliser et gérer leurs courriels en conséquence.

L'information destinée aux utilisateurs peut prendre la forme de documents, de matériel pédagogique, d'accompagnement individuel ou de cours formels, et peut être offerte sur différents supports, et de différentes manières, selon le choix de l'institution. C'est l'institution qui doit fournir l'information à ses employés. Si ce n'est pas le cas, ceux-ci peuvent en faire la demande.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Utilisateurs

8.2. Responsabilités des administrateurs de réseaux ou de systèmes

Les administrateurs de réseaux devraient fournir l'infrastructure technique nécessaire à la gestion des courriels, concevoir et appliquer des procédures de sauvegarde et de récupération en cas de sinistre, fournir des mécanismes de sécurité en TI et sur Internet à la fine pointe, contrôler et surveiller l'accès à l'information et aux documents.

Les administrateurs de réseaux devraient surveiller l'utilisation du courriel afin d'évaluer le respect des politiques et des Lignes directrices pour la gestion des courriels et, s'il y a lieu, enquêter lorsqu'il y a des soupçons d'utilisation abusive du courriel.

Les administrateurs de réseaux devraient créer, tenir à jour et conserver une documentation détaillée sur le système de courriel et les informations qu'il contient. Cette documentation devrait suffire à prouver l'authenticité et l'intégrité de tout courriel ou information associée, produit en preuve lors d'une action en justice.

Les administrateurs de réseaux devraient veiller à ce que les courriels relatifs aux activités organisationnelles ne soient pas stockés dans un dépôt non autorisé.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Administrateurs de réseaux ou de systèmes

8.3. Responsabilités des spécialistes en gestion de l'information

Les spécialistes en gestion de l'information assument généralement de très larges responsabilités et ne sont pas affectés exclusivement à la gestion des courriels. Cependant, ces responsabilités touchant la gestion de l'information en général, s'étendent bien entendu à la gestion des courriels.

Un spécialiste en gestion de l'information dirige et soutient une gestion de l'information efficace et efficiente au sein d'une organisation, à partir de la planification et du développement de systèmes jusqu'à l'élimination ou à la conservation permanente des documents. (Paraphrase d'une définition sur le portail GI du gouvernement du Canada) :

(Source : www.informationmanagement.gc.ca/index_f.asp)

La Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor précise que les spécialistes en gestion de l'information - dont les bibliothécaires, les archivistes, les responsables de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, et les spécialistes en gestion des documents - contribuent à la gestion de l'information :

  1. en fournissant conseils, outils, procédures, normes et lignes directrices conformes aux orientations formulées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Bibliothèque et Archives Canada;
  2. en identifiant les besoins en matière d'information du personnel oeuvrant en technologie de l'information, afin de soutenir le développement et l'utilisation de procédures, systèmes, normes et outils en technologie de l'information;
  3. en évaluant les besoins en matière de ressources et de formation en gestion de l'information.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Spécialistes en gestion de l'information

8.4. Responsabilités des gestionnaires des opérations

Les gestionnaires devraient identifier les besoins des employés en matière de formation à la gestion des courriels et leur allouer du temps, pendant les heures de travail, pour leur permettre de suivre une formation appropriée.

Les gestionnaires devraient veiller à ce que le personnel se conforme aux présentes Lignes directrices pour la gestion des courriels, notamment les procédures de réception et de départ de même que les procédures d'orientation, la classification et le stockage adéquats des documents et de l'information, et l'application de délais de conservation appropriés.

Les gestionnaires devraient s'assurer que les employés aient à leur disposition tous les documents de référence concernant la gestion des courriels, ou qu'ils sachent où et comment les obtenir au besoin.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Gestionnaires des opérations

8.5. Responsabilités des dirigeants

Les dirigeants devraient définir les orientations stratégiques en matière de courriel, et guider l'élaboration et l'adoption d'une politique institutionnelle sur la gestion des courriels.

Un dirigeant qui assume également le rôle de gardien des documents devrait veiller à ce que les courriels faisant l'objet de demandes en vertu de lois d'accès ou dans le cadre d'actions en justice ne soient pas détruits.

Les dirigeants devraient accorder un financement adéquat aux programmes et systèmes de gestion des courriels, afin de garantir leur conformité aux politiques et lois en vigueur, et aux présentes Lignes directrices et recommandations pour la gestion des courriels.

Les dirigeants devraient s'assurer que de bonnes formations en gestion des courriels soient préparées et offertes aux employés, que la participation des employés soit consignée et l'information conservée, et que le matériel pédagogique et de référence soit disponible sur différents supports.

Les dirigeants doivent s'assurer que les employés reçoivent les présentes Lignes directrices pour la gestion des courriels et les recommandations associées, et que ceux-ci confirment par écrit les avoir bien reçues et comprises; cette confirmation écrite sera conservée par la suite.

Les dirigeants devraient réexaminer régulièrement les politiques et procédures en matière de gestion des courriels, afin d'en évaluer l'efficacité, résoudre les éventuels problèmes et apporter des améliorations.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Dirigeants

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