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Lignes directrices pour la gestion des courriels -
Feuille de route

0. Introduction aux lignes directrices pour la gestion des courriels

0.1. Références

  • 0.1.1. Nom : Lignes directrices pour la gestion des courriels
  • 0.1.2. Catégorie : Lignes directrices
  • 0.1.3. Autorisation : Bibliothèque et Archives Canada
  • 0.1.4. Organisme responsable : Bibliothèque et Archives Canada
  • 0.1.5. Index croisé

(Documents reliés au sujet: lois, politiques, directives et normes - Gouvernement du Canada, autres sources )

Correspondance entre les lois et politiques et le Cadre de la gestion de l'information
Lois et politiques reliées au cycle de vie de l'information
Lois et politiques Création
Saisie
Organisation
Utilisation
Diffusion
Tenue à jour
et
préservation
Disposition
Loi et règlements sur l'Accès à l'information X X X X
Politique sur l'Accès à l'information X X X X
Politique en matière d'Apprentissage, de formation et de perfectionnement        
Politique sur l'Autorisation et l'authentification électroniques     X  
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada X X X X
Charte canadienne des droits et libertés   X    
Politique de Communication X X X X
Loi sur le Droit d'auteur     X  
Loi sur l'Emploi dans la fonction publique   X    
Politique d'Évaluation     X  
Politique d'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée X X X X
Politique sur la Gestion de l'information X X X X
Politique de Gestion de l'infrastructure à clé publique     X  
Loi sur la Gestion des finances publiques X X X  
Politique sur la Gestion des projets   X    
Politique sur la Gestion des risques     X  
Politique sur la Gestion des technologies de l'information X   X  
Loi sur les Langues officielles   X    
Loi sur la Preuve au Canada X X X  
Loi sur la Protection civile     X  
Loi sur la Protection de l'information     X  
Loi et règlements sur la Protection des renseignements personnels X X X X
Politique sur la Protection des renseignements personnels X X X  
Loi sur la Protection des renseignements personnels et des documents électroniques X X X X
Loi sur la Responsabilité civile de l'État et le contentieux administratif     X  
Directive sur les Rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information X X X X
Politique sur la Sécurité   X X  
Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité X X X  
Politique sur les Services communs X X    
Loi sur la Statistique X X X  
Politique d'Utilisation des réseaux électroniques   X X  
Loi sur le Vérificateur général   X    

(Source : www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg09-fra.asp)

0.2. Lignes directrices

Vous êtes sur le point d'entreprendre la lecture d'un document contenant des lignes directrices relatives à la gestion des courriels dans l'ensemble du gouvernement canadien. Chacune de ces lignes directrices comporte une ou plusieurs recommandations afin de vous aider à obtenir les résultats attendus.

Ces lignes directrices et les recommandations associées ne sont pas obligatoires, mais elles se veulent une référence, un modèle d'excellence.

0.3. Pourquoi ces lignes directrices s'appliquent-elles à tout le monde?

En vertu de la Politique de gestion de l'information, les ministères et organismes (ci-après « les institutions ») du gouvernement fédéral doivent recueillir, créer, recevoir et saisir tous les documents relatifs à leurs activités organisationnelles, incluant les messages électroniques (courriels) qui contiennent de l'information faisant partie de la mémoire institutionnelle ou des données utilisées pour prendre une décision ou entreprendre une action. La Politique de gestion de l'information et la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information identifient des responsabilités précises pour tous les employés du gouvernement.

L'administrateur général est responsable devant son ministre et le Conseil du Trésor d'une gestion efficace et bien coordonnée de l'information pour l'ensemble de son ministère. Chaque employé du gouvernement, sans exception, a un rôle à jouer dans la gestion des courriels.

Pour donner de bons résultats, les Lignes directrices pour la gestion des courriels doivent s'intéresser aux interventions humaines autant qu'aux systèmes électroniques. En d'autres mots, les machines sont incapables de prendre toutes les décisions que suppose la gestion des courriels.

Les dirigeants trouveront, dans les présentes lignes directrices, des ressources pour les aider à intégrer les exigences de la gestion de l'information dans toutes les activités de conception, de mise en œuvre, d'évaluation et de rapport découlant des programmes et services de leur organisation.

Les spécialistes en technologies de l'information peuvent s'attendre à trouver dans ces lignes directrices des normes et des orientations relatives à la configuration et au fonctionnement des ordinateurs et des réseaux (équipements et logiciels) qui sous-tendent les courriels.

Les spécialistes en gestion de l'information trouveront ici des orientations concernant la gestion des courriels à toutes les étapes de leur cycle de vie: création ou réception, classement, stockage, récupération et disposition.

Le personnel professionnel, les contractuels et les autres utilisateurs de courriel trouveront dans ces lignes directrices et les recommandations associées des éléments d'orientation non techniques dont ils devront tenir compte chaque fois qu'ils utiliseront leur courriel.

Par conséquent, ces lignes directrices s'adressent à un très large public.

  • Dirigeants
  • Gestionnaires
  • Professionnels en gestion de l'information (GI)
  • Professionnels en technologie de l'information (TI)
  • Utilisateurs du courriel

Ces personnes ont différents rôles à jouer, n'ayant pas toutes le même niveau de connaissance des activités organisationnelles, de compétence technique ou d'autorité. Certaines ont plus d'un rôle à jouer. Ainsi, le dirigeant et le professionnel en TI portent chacun deux chapeaux : l'un est un spécialiste des opérations, l'autre un expert en technologie, mais ce qu'ils ont en commun, et avec tous les autres employés de l'organisation, c'est qu'ils sont aussi des utilisateurs du courriel.

0.4. Quels sont les résultats attendus?

On reconnaît généralement qu'il est impossible de gérer les courriels selon un mode entièrement centralisé. Essentiellement, le processus de gestion du courriel commence avec les utilisateurs, qui doivent chaque jour, à leur écran d'ordinateur, décider quels messages éliminer et quels messages conserver, et où classer ces derniers.

Les lignes directrices et recommandations contenues dans le présent document proposent des procédures visant à garantir la conservation de la bonne information, au bon moment, et pour la bonne période de temps. Notez bien que ce document ne recommande par de délai de conservation particulier pour les courriels. En effet, les délais de conservation varient selon le sujet ou la fonction du courriel et sont établis par chaque institution, conformément aux exigences légales et organisationnelles applicables à cette dernière.

Afin que les utilisateurs soient bien informés quant à la manière de gérer les courriels reçus et envoyés, les dirigeants et les gestionnaires auront droit à des recommandations supplémentaires très précises concernant la formation du personnel et son adhésion à ces lignes directrices.

Les procédures techniques décrites dans le présent document s'adressent aux spécialistes en technologie de l'information (TI) et en gestion de l'information (GI) qui participeront à la mise en place de l'infrastructure technologique appropriée.

Certaines des recommandations formulées dans ces lignes directrices s'adresseront spécifiquement à l'un ou l'autre des groupes mentionnés ci-dessus. D'autres recommandations s'appliqueront à plus d'un groupe. Dans ce cas, les groupes auront probablement des rôles différents à jouer dans la mise en œuvre des lignes directrices; leurs rôles respectifs seront alors précisés.

0.5. Pourquoi la gestion des courriels est-elle si importante?

Tout simplement parce que le courriel est largement utilisé pour prendre des décisions, assigner des tâches, transmettre des rapports d'étape, confirmer des transactions, et à plusieurs autres fins reliées aux opérations du gouvernement. Les courriels relatifs aux activités gouvernementales sont des documents à part entière et, à ce titre, doivent être conservés durant une période de temps déterminée ou conservés en permanence, en vertu des politiques et législations en vigueur. Alors que certaines informations doivent être conservées pendant une période de temps minimale, d'autres sont assujetties à des délais de conservation maximaux, à l'expiration desquels elles doivent être éliminées, conformément à la loi.

On estime actuellement, qu'en moyenne, un employé du gouvernement reçoit ou crée au moins 50 courriels par jour, ce qui donne un total de 10 000 courriels par année pour 200 jours ouvrables. Dans le cas d'un ministère comptant 5 000 employés, cela représente plus de 50 millions de courriels par an. Le nombre total d'employés dans la fonction publique a dépassé 350 000 au cours des cinq dernières années; un simple calcul révèle que, dans l'ensemble, les employés du gouvernement pourraient traiter jusqu'à 3 milliards 500 millions de courriels par an. Ce volume de courriels exerce une pression importante sur la capacité de stockage des serveurs, en raison de la quantité de données contenues dans les courriels et les fichiers qui y sont joints. Plus important encore, les courriels sont à l'heure actuelle le principal canal de prise de décision au gouvernement et, pour des fins de reddition de compte, ces documents doivent être gérés avec soin et efficience, afin de garantir qu'ils soient classés et stockés de façon appropriée, et qu'ils puissent être récupérés au besoin, tout au long de leur période de conservation.

Bibliothèque et Archives Canada

Dans le but d'appuyer ses politiques, ses programmes et ses services, le gouvernement du Canada crée et gère chaque année des documents sur divers supports d'enregistrement, de plus en plus sous forme électronique. Ces documents, qui vont de la correspondance aux enregistrements audiovisuels et sonores, en passant par les énoncés de politiques, les ententes, les rapports de recherche, les dossiers opérationnels ou d'exploitation, les marchés, les actes notariés, les baux, les enquêtes et la prestation de services, les données statistiques, les photographies, les dessins architecturaux, les plans et les cartes, sont essentiels :

  • à l'administration efficiente du gouvernement lorsqu'il fait des affaires et gère les affaires de l'État au nom des Canadiens;
  • à la capacité des citoyens à tenir le gouvernement responsable de ses décisions et actions dans notre société démocratique;
  • à la préservation de la connaissance de notre histoire nationale et de notre mémoire collective au profit des générations futures.

(Source : www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/007007-1042-f.html

0.6. Domaines où les lignes directrices ne s'appliquent pas

Les listes et forums de discussion, ainsi que les listes et calendriers de diffusion constituent des éléments de la gestion des courriels qui ne sont pas abordés dans ces lignes directrices. Cela ne veut pas dire qu'ils ne sont pas importants ou qu'on ne devrait pas s'y intéresser à l'avenir, mais pour l'instant, ces sujets n'ont pas été traités dans la présente version des Lignes directrices pour la gestion des courriels - Feuille de route.

0.7. Feuille de route pour se conformer aux lignes directrices

Le document « Lignes directrices pour la gestion des courriels - Feuille de route » présente l'ensemble de lignes directrices, ainsi qu'une justification et des résultats à atteindre pour chacune d'elles. Chaque institution devra prendre en compte toutes les lignes directrices et recommandations associées; cependant, certaines de ces lignes directrices et recommandations pourront être interprétées à la lumière du mandat et des exigences organisationnelles propres à l'institution.

Par conséquent, chacune des lignes directrices et chacune des recommandations devra peut-être être appuyée par une décision et un énoncé de politique de la part de la haute direction de l'institution. La feuille de route a pour objectif de simplifier la rédaction d'une telle politique en proposant un modèle de politique pour chacune des lignes directrices et des actions recommandées. Le texte d'introduction à la politique de gestion des courriels de l'institution devrait indiquer clairement pourquoi l'institution a élaboré une telle politique, et quels seront les bénéfices attendus pour elle-même et ses employés. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'introduction.

Introduction à la politique de gestion des courriels

Exemple d'énoncé de politique

(Nom de l'institution) a adopté la politique suivante concernant la gestion des courriels.

L'utilisation du courriel au gouvernement et dans l'entreprise privée a pris des proportions inattendues. Selon des estimations conservatrices, les employés du gouvernement du Canada reçoivent ou expédient plus de trois milliards de courriels par année, et ce nombre augmente régulièrement. Il n'est donc pas étonnant que le courriel constitue, à l'heure actuelle, l'un des plus importants défis en matière de gestion de l'information au gouvernement du Canada. Les courriels et leurs pièces jointes renferment souvent des informations relatives à une décision ou à une action. Ils peuvent aussi contenir un conseil, ou les termes d'une entente ou d'une transaction. Dans ces cas, les courriels seront probablement considérés comme des documents du gouvernement du Canada et, à ce titre, devront être conservés pendant une période de temps appropriée - et, pour certains, de façon permanente.

Les documents relatifs à des décisions, actions, ententes et transactions font partie de ceux qui doivent être conservés dans une société démocratique, ceci afin de garantir la responsabilisation du gouvernement à l'égard de ses citoyens. Puisque le courriel est maintenant aussi largement utilisé, les messages électroniques sont devenus une forme de preuve fréquemment exigée dans les actions en justice et les audits. Par conséquent, il est essentiel que les courriels soient correctement classifiés, classés et conservés, afin que l'on puisse les retrouver au besoin, et en démontrer hors de tout doute l'authenticité, l'intégrité et la fiabilité.

Les risques associés à une utilisation ou à une gestion inappropriées des courriels sont nombreux.

  • Il peut être difficile et coûteux (ou même impossible) de retrouver des documents ou de l'information de première importance.
  • Si des courriels doivent être produits en preuve, il peut être difficile d'en établir l'authenticité ou la fiabilité.
  • Des messages à caractère non officiel peuvent être confondus avec des engagements officiels.
  • Des courriels non protégés peuvent être divulgués à des personnes autres que le destinataire prévu.
  • Il peut s'avérer difficile de trouver des documents qui doivent être éliminés en vertu d'une obligation légale.

Dans le but de relever ces défis, le gouvernement du Canada propose des lignes directrices pour la gestion des courriels, des métadonnées et des pièces jointes qui s'harmonisent avec les lois et politiques en vigueur et avec les autres normes et lignes directrices apparentées. Afin de tenir compte de leurs mandat, mission et contexte respectifs, les institutions peuvent procéder à une certaine interprétation des lignes directrices et recommandations associées, et offrir des conseils quant à leur mise en oeuvre.

Le mandat de (nom de l'institution) est (indiquer le mandat).

La mission de (nom de l'institution) est (indiquer la mission).

L'information et les documents officiels communiqués par l'intermédiaire du courriel de (nom de l'institution) doivent être identifiés, gérés, protégés et conservés tant qu'ils sont nécessaires aux opérations courantes, aux audits, aux actions en justice, à la recherche ou à toute autre fin prévue.

Cette politique a pour but d'informer les employés à tous les niveaux de l'organisation, notamment les dirigeants, les spécialistes en gestion de l'information, les spécialistes en technologie de l'information (dont les administrateurs de réseaux), les gestionnaires et les utilisateurs (employés, contractuels et autres utilisateurs), de leurs rôles respectifs relativement à l'utilisation, à la gestion et à la conservation des courriels.

0.8. Cycle de vie de l'information électronique

Les recommandations contenues dans les présentes lignes directrices pour la gestion des courriels s'articulent autour des sept phases du cycle de vie de l'information électronique.

  • Planification
  • Cueillette, création, réception et saisie
  • Organisation
  • Utilisation et diffusion
  • Maintenance, protection et conservation
  • Élimination
  • Évaluation

Le diagramme qui suit présente le cycle de vie de la gestion de l'information; les sept phases forment le pourtour du cycle. La connaissance qu'une personne a de ses propres responsabilités est cruciale; elle occupe le centre du cycle de vie.

Diagramme des 7 étapes du cycle de vie de la gestion de l'information.  Au centre du diagramme, nous trouvons Connaissance.   Les 7 sept étapes sont : 1) Planification de la gestion de l'information. 2) Collecte, création, réception, et saisie.  3) Organisation. 4) Utilisation et diffusion.  5) Conservation, protection, et préservation. 6) Élimination. Et finalement 7) Évaluation

À propos de la gestion du cycle de vie des documents et de l'information

  • Étape 1 : Planification de la gestion de l'information
    Apprenez à quelle étape de la planification de la GI vous devez intégrer des perspectives de gestion des documents et de l'information à vos activités quotidiennes en vue de favoriser l'adoption de pratiques simplifiées et plus efficaces.
  • Étape 2 : Collecte, création, réception et saisie
    Pour gérer efficacement la GI, vous devez tenir compte de nombreuses questions importantes au moment de la création de nouveaux actifs d'information documentaire.
  • Étape 3 : Organisation
    Il est essentiel de rendre disponible les actifs d'information documentaire voulus en les organisant convenablement pour pouvoir trouver et partager l'information efficacement.
  • Étape 4 : Utilisation et diffusion
    L'emploi de pratiques astucieuses au cours de l'utilisation et de la diffusion de documents et de l'information permet de fournir des actifs d'information documentaire opportuns, précis et disponibles.
  • Étape 5 : Conservation, protection et préservation
    Les documents et l'information mis à jour, protégés et conservés convenablement sont encore utilisables et disponibles maintenant et pourront l'être dans l'avenir.
  • Étape 6 : Élimination
    Les méthodes d'élimination assurent la disponibilité de documents encore utiles, évitent des arriérés coûteux en matière d'entreposage et permettent de transférer aux archives des documents présentant un intérêt historique.
  • Étape 7 : Évaluation
    Vos politiques et vos méthodes de gestion de l'information s'amélioreront avec le temps si vous en évaluez couramment l'efficacité.

Pour plus d'informations, veuillez consulter le site de Bibliothèque et Archives Canada : (Source : www.collectionscanada.ca/)

0.9. Définitions

Administrateur de courriel (administrateur de système ou administrateur de réseau)

Personne responsable de la maintenance du système de courriel, incluant toutes les boîtes aux lettres de ce système.

Adresse de courriel

Suite de caractères permettant aux systèmes informatiques de faire parvenir un courriel à son destinataire; cette suite contient habituellement un nom d'utilisateur, le symbole @ et un nom de domaine (par exemple : jsmith@dept-dept.gc.ca).

Authenticité

L'authenticité d'un document réfère à sa fiabilité et son identité au fil du temps. L'authenticité garantit que le document n'a pas été modifié ou manipulé après sa création, sa réception ou sa migration tout au long du processus continu de création, de maintenance et de conservation.

Boîte aux lettres

Zone d'un système informatique où sont stockés les courriels reçus et expédiés par un utilisateur individuel.

Boîte d'envoi

Zone d'un système de courriel où sont stockés les courriels envoyés par un utilisateur. Habituellement, la boîte d'envoi n'est qu'une zone tampon où le courriel est gardé avant d'être envoyé (ce qui, la plupart du temps, se fait presque instantanément). Après l'envoi, une copie du courriel est stockée dans un dossier « Messages envoyés » ou disparaît complètement de la boîte aux lettres de l'expéditeur, selon les règles administratives en vigueur, lesquelles peuvent souvent être personnalisées par l'utilisateur.

Calendrier de conservation

Outil ou document de gestion qui indique les délais de conservation pour tous les documents d'une organisation. Ces délais peuvent varier selon les types de documents.

Compte de courriel

Boîte aux lettres d'un utilisateur et droits d'utilisation de cette boîte.

Copie latente

Lorsqu'un courriel est supprimé, il n'est pas détruit. Il reste sur le disque dur, la bande de sauvegarde ou le serveur tant qu'il n'est pas écrasé par un autre fichier. En fait, lorsqu'un message est « supprimé », c'est uniquement le pointeur électronique vers le message qui est détruit. Selon la capacité du support de stockage électronique, un courriel peut continuer d'exister sous forme de copie latente pendant plusieurs années avant qu'il ne soit finalement écrasé. Et même à ce moment-là, il sera peut-être encore possible de le récupérer, en tout ou en partie, à l'aide d'une technologie appropriée.

Copie officielle

Ce terme sert à désigner la version d'un document censée être la version originale ou définitive, authentique et fiable à des fins légales.

Courriel

  • Système informatique permettant à l'utilisateur de créer, d'expédier, de recevoir, de classer et de répondre à des messages électroniques.
  • Message créé, expédié, reçu ou retransmis grâce à réseau électronique.

Courriel non considéré comme un document organisationnel

Aux fins des présentes lignes directrices, n'est pas considéré comme un document organisationnel, tout courriel contenant des informations qui ne sont pas reliées aux activités d'une institution gouvernementale, ou tout type d'information qui n'est pas un document officiel (p. ex., une publication externe, un formulaire vierge ou un manuel d'entretien). Les types de courriels suivants, et les pièces qui y sont jointes, ne sont pas considérés comme des documents organisationnels :

Correspondance personnelle

  • Courriels échangés avec des amis ou des membres de la famille
  • Courriels envoyés ou reçus concernant les activités personnelles d'un utilisateur
  • Copies d'annonces reçues
  • Courriels relatifs à des collectes de sang, des activités de bienfaisance, des événements sociaux ou sportifs auxquels les employés de l'institution sont invités

Documents publiés par d'autres organismes ou entreprises, accessibles au grand public et qui ne font pas partie d'un document cas ou d'une proposition d'achat

  • Catalogues, prospectus ou brochures électroniques
  • Journaux, magazines ou livres électroniques
  • Matériel promotionnel non sollicité (pourriels)
  • Fichiers copiés ou téléchargés à partir de sites Internet

Courrier électronique

Voir « Courriel »

Découverte

La découverte est l'une des étapes d'une action en justice, durant laquelle chacune des parties doit produire toutes les preuves pertinentes au litige en question et qui relèvent de son contrôle. Ceci inclut toute preuve qu'une partie peut utiliser pour défendre son point de vue, ainsi que toute information pouvant être utilisée contre la partie adverse, ou que la partie adverse peut utiliser pour défendre son propre point de vue. En principe, un courriel peut être « découvert » et exigé par la cour aussi longtemps qu'il continue d'exister (voir « Copie latente »).

Délai de conservation

Période de temps durant laquelle un document doit être conservé à des fins administratives, fiscales, juridiques ou historiques.

Document

  1. « Éléments d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications ». (Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, 2004, Loi à jour en date du 13 juin 2008)
  2. « Sont assimilés à une pièce l'ensemble ou tout fragment d'un livre, d'un document, d'un écrit, d'une fiche, d'une carte, d'un ruban ou d'une autre chose sur ou dans lesquels des renseignements sont écrits, enregistrés, conservés ou reproduits, et, sauf pour l'application des paragraphes (3) et (4), toute copie ou transcription admise en preuve en vertu du présent article en conformité avec le paragraphe (3) ou (4) ». (Loi sur la preuve au Canada, 1985, Loi à jour en date du 13 juin 2008)
  3. « Éléments d'information, quel qu'en soit le support (Loi sur l'accès à l'information, 1985, Loi à jour en date du 13 juin 2008)

Aux fins de ces lignes directrices, un document contient de l'information relative à une transaction effectuée, une décision prise ou une action menée dans le cadre des activités d'une institution gouvernementale, notamment de l'information qui est déterminante (ou considérée comme telle) dans le processus.

Document officiel

Document créé ou reçu dans le cours normal des activités d'une organisation, par exemple, pour effectuer une transaction, fournir un service, prendre une décision ou mener une action conformément à ses responsabilités et à son niveau d'autorité, en vertu du mandat d'une institution gouvernementale.

Documents essentiels

Certains documents sont essentiels à la poursuite ou au rétablissement des activités vitales de l'institution. Ces sont notamment les documents qui :

  • pourraient affecter les droits fondamentaux des personnes et des organisations, tels que les droits légaux, les droits de propriété, etc.;
  • sont les plus utilisés et les plus demandés;
  • exigeraient un investissement énorme en temps, en argent et en ressources humaines s'ils devaient être reconstitués avec leurs systèmes associés;
  • sont similaires à ceux qui ont été inclus par d'autres institutions fédérales dans leur programme de gestion des documents essentiels;
  • doivent être conservés en vertu d'une loi ou d'un règlement.

Indexation

Processus par lequel des mots-clés, des expressions et des termes sont utilisés pour faciliter l'identification d'un courriel ou de ses pièces jointes afin de pouvoir le repérer et le récupérer plus tard.

Information ou document éphémère

Les informations éphémères se trouvent dans les documents (éphémères) dont on a besoin seulement pendant une période de temps limitée, afin d'effectuer des activités courantes ou de préparer d'autres documents. Les documents éphémères ne comprennent pas les documents ayant une valeur historique, ni les documents nécessaires aux institutions fédérales ou aux ministres pour contrôler, appuyer ou documenter la réalisation de programmes, pour effectuer des opérations, prendre des décisions, ou rendre compte des activités du gouvernement.

Voici quelques exemples d'informations éphémères que l'on retrouve dans les courriels :

  • Nouvelles diffusées via divers médias par voie de courriel ou de communiqués internes, par exemple
  • Communiqués
  • Avis à l'ensemble du personnel, annonces d'événements spéciaux
  • Demandes relatives à la tenue d'une réunion
  • Offres de formation
  • Invitations
  • Messages personnels
  • Photos en format JPEG, GIF, ou autre
  • Messages à titre informatif (PVI - pour votre information)
  • Annonces, journaux, livres, brochures, bulletins ou rapports publiés en format électronique
  • Courriels imprimés sur papier ou saisis dans un système de classement électronique
  • Demandes d'information de routine
  • Avis (départ en vacances, campagnes de sollicitation, etc.)
  • Anciennes versions de documents de travail

Intégrité

L'intégrité fait référence à la fiabilité et à la fidélité des documents, qu'il s'agisse d'originaux, de reproductions ou de représentations comparables de documents électroniques. L'intégrité fait aussi référence à la fiabilité et à la fidélité du système de gestion des documents dans lequel les documents électroniques sont enregistrés ou stockés pour produire des copies et des duplicatas fiables et fidèles de ces documents.

Lignes directrices pour la gestion des courriels

Les lignes directrices pour la gestion des courriels sont des règles, des pratiques et des exigences mesurables qui servent de modèle pour la gestion des courriels, de leurs métadonnées et pièces jointes.

Liste de diffusion

Liste d'adresses électroniques servant à envoyer des courriels à plusieurs personnes à la fois.

Loi et règlements sur l'AIPRP et demande d'accès en vertu de l'AIPRP

Le sigle AIPRP désigne l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels; il est souvent employé pour identifier les demandes d'accès formulées en vertu de cette législation. L'accès à l'information est le principe général selon lequel les Canadiens peuvent demander à consulter des dossiers du gouvernement fédéral. Cet accès est parfois restreint, par exemple dans le cas où l'information demandée contient des renseignements personnels sur un individu (autre que celui qui fait la demande).

Mémoire institutionnelle - documents

Documents officiels découlant des fonctions et activités d'une institution gouvernementale, en vertu de son mandat, de son encadrement législatif, et des programmes et services qu'elle offre. Ces documents, qui constituent la mémoire institutionnelle, peuvent être créés ou utilisés à diverses fins.

  • Offrir différents programmes et services
  • Documenter des activités financières ou administratives
  • Traiter diverses questions d'ordre juridique
  • Prendre ou documenter des décisions ayant des impacts sur les politiques, les programmes ou les procédures
  • Rendre compte au Parlement
  • Saisir et documenter des événements qui pourraient avoir une certaine importance historique
  • Documenter le pourquoi et le comment des décisions prises ou des actions menées

Les documents constituant la mémoire institutionnelle sont soumis à des calendriers de conservation approuvés par l'organisme et par Bibliothèque et Archives Canada, et doivent être gérés par des systèmes officiels de gestion des documents. Ces documents ne peuvent être détruits sans une autorisation de disposition de documents émise par Bibliothèque et Archives Canada.

Mémoire institutionnelle - information

La mémoire institutionnelle se retrouve dans les documents officiels et les souvenirs que certaines personnes peuvent avoir conservé des activités de leur organisation, mais elle se trouve aussi sur divers formats et supports électroniques qui gardent la trace des opérations courantes et des processus décisionnels. Ces informations constituent des ressources importantes pour l'organisation, car elles représentent l'expérience, le savoir et la mémoire des individus qui y ont travaillé. La mémoire institutionnelle fournit les bases nécessaires pour prendre de bonnes décisions, et témoigne des raisons justifiant ces décisions, incluant les circonstances, le contexte et d'autres renseignements disponibles lors de la prise de décision. Le courriel est devenu une très importante source de mémoire institutionnelle, même si, à ce jour, son plein potentiel a rarement été exploité de manière efficiente et organisée.

Message courriel

Document créé, transmis, reçu ou transféré dans un système électronique de courrier.

Métadonnées

Informations décrivant un ensemble de données (p. ex. : objet, date et destinataire d'un courriel).

Mot de passe

Chaîne de caractères habituellement choisie par un utilisateur, reconnaissable par le système informatique et utilisée en association avec un nom d'utilisateur, pour identifier et authentifier cet utilisateur et lui autoriser l'accès au système.

Serveur de courriel

Ordinateur en réseau qui fournit des services de courriel à d'autres ordinateurs de ce réseau.

Système de courriel

Système informatique comprenant des ordinateurs et des logiciels, utilisé essentiellement à des fins de communication; les utilisateurs peuvent créer, transmettre, recevoir, classer et répondre à des messages de manière électronique.

Un système de courriel n'est pas un système de gestion des documents et ne convient pas pour classifier, classer et stocker des messages électroniques (voir : Système de gestion des documents).

Plusieurs systèmes de courriel offrent aussi une fonctionnalité de calendrier, grâce à laquelle les utilisateurs peuvent fixer la date d'une réunion, réserver une salle ou de l'équipement, envoyer, accepter ou refuser une invitation. De plus, les systèmes de courriel permettent souvent aux utilisateurs de créer des listes de tâches à effectuer et de leur attribuer un ordre de priorité; certains sont même couplés à un système de messagerie sans fil ou de messagerie vocale. Les systèmes de courriel évoluent très rapidement.

Système de gestion de l'information

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) définit son système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI) comme « ... une suite d'applications conçue pour doter les ministères et organismes du gouvernement fédéral d'un logiciel économique de gestion des dossiers et des documents ».

Système de gestion des documents

Un système de gestion des documents est un dépôt à long terme et des processus associés permettant d'entreposer, de conserver, de consulter et, finalement, d'éliminer des documents organisationnels d'une institution. Un tel système s'appuie sur des méthodes et des technologies pour l'entreposage des documents, tant sur support papier qu'en format électronique.

Threading

Mécanisme par lequel un système de gestion de l'information peut suivre à la trace les relations existant entre des courriels, leurs métadonnées et pièces jointes, à l'intérieur d'une suite de courriels.

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