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Lignes directrices pour la gestion des courriels -
Feuille de route

2. Les institutions doivent recueillir et conserver tous les courriels relatifs à leurs activités organisationnelles

Conformément à la Politique sur la gestion de l'information, les institutions sont tenues de recueillir, créer, recevoir et conserver tous les courriels relatifs à leurs activités organisationnelles, notamment les courriels contenant des informations constitutives de la mémoire institutionnelle et des données servant à prendre une décision ou à entreprendre une action visant à :

  • soutenir la prestation de services, l'élaboration de politiques judicieuses et la prise de décisions éclairée, et répondre aux exigences organisationnelles, juridiques et de reddition de comptes;
  • assurer la pertinence, la fiabilité et l'exhaustivité de l'information;
  • optimiser le partage et la réutilisation de l'information conformément aux obligations découlant des lois et des politiques;
  • documenter les décisions et les processus décisionnels pour rendre compte des activités du gouvernement, reconstituer l'évolution des politiques et des programmes, assurer la continuité du gouvernement et de son processus décisionnel, et permettre une vérification et un examen indépendants;
  • réduire le fardeau des réponses aux demandes d'accès à l'information et aux demandes de preuves légales en évitant la collecte inutile de renseignements.

La gestion de tous ces documents soulève des questions fondamentales, notamment, combien d'exemplaires d'un document devrait-on conserver. Plus il y a d'exemplaires d'un même document, plus il y a d'endroits où ils peuvent se trouver, et plus il est difficile de les gérer. Afin de faciliter l'étape suivante du cycle de vie des documents (l'organisation), il est très important de conserver les métadonnées, c'est-à-dire les informations relatives aux courriels. Ces métadonnées peuvent comprendre le nom de l'expéditeur et le nom des destinataires, la date d'envoi du courriel, sa date de réception, l'objet du message et plusieurs autres informations pouvant servir à classer et à repérer le courriel ultérieurement.

Résultats attendus

Toutes les institutions du gouvernement fédéral auront obtenu les résultats suivants :

  • Tous les utilisateurs du courriel vont créer, expédier, recevoir, réacheminer et stocker leurs courriels conformément aux présentes Lignes directrices pour la gestion des courriels, et à toutes les recommandations applicables.
  • Les employés sauront quels messages conserver ou éliminer, et se chargeront de gérer leurs propres boîtes aux lettres et leurs propres dossiers sur une base régulière.
  • Un seul exemplaire d'un courriel sera conservé, dans un dépôt autorisé, où il aura le statut de « copie officielle ».
  • Les pièces jointes seront stockées avec le message ou, sinon, seront liées au message de manière fiable.
  • Les métadonnées associées aux courriels seront conservées.

2.1. Créer, expédier et stocker les courriels de manière structurée

Tout message contenant de l'information utilisée dans (ou considérée dans, ou concernant) une transaction effectuée, une décision prise ou une action entreprise dans le cadre des activités organisationnelles d'une institution gouvernementale doit être conservé.

Le diagramme suivant illustre le processus recommandé pour créer, expédier et stocker les courriels au gouvernement du Canada.

Diagramme du processus de triage de courriels, que vous avez créé, et les étapes nécessaires pour soit les éliminer, soit les préserver en permanence.

Étape n° 1 : Début - vous créez un courriel

Étape n° 2 

  1. décider si le courriel n'est pas un document organisationnel. Si oui, vous pouvez le supprimer au besoin. Fin du processus.
  2. décider si le courriel est un document organisationnel. Si oui, continuer avec étape n° 3.

Étape n° 3 : déterminer si le document et soit un document éphémère, soit un document organisationnel. Si c'est un document éphémère, vous allez le conserver jusqu'à ce qu'il ne soit plus utile. Aussitôt que le document n'est plus utile, vous pouvez le supprimer au besoin, et c'est la fin du processus. Si c'est un document organisationnel, il faut être classifié et il faut déterminer le suivant :

  1. établir le délai de conservation maximal en vertu de la loi, ou
  2. établir le délai de conservation (minimal) en vertu de calendrier de conservation.

Étape n° 4 : Le courriel sera conservé en tant que document organisationnel pour une durée appropriée. Ensuite, il y a trois différentes possibilités :

  1. le courriel devient un document d'archives, et il sera conservé en permanence et le processus est fini.
  2. a)vous (ou votre organisation) apprenez qu'un courriel sera (ou pourrait être) exigé comme preuve dans le cadre d'actions en justice actuelles (ou imminentes) b) vous (ou votre organisation) avez des raisons de croire qu'un courriel pourrait un jour être exigé en preuve. Si oui, il faut en informer votre conseiller juridique, et il va préparer un ordre de retenue s'il y a lieu.
  3. Prévoir l'élimination ou Appliquer un ordre de retenue pour allonger le délai de conservation. Le processus est terminé quand le courriel est éliminé.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Utilisateurs
  • Administrateurs de réseaux ou de systèmes
  • Spécialistes en gestion de l'information

2.2. Recevoir et stocker les courriels de manière structurée

Tout message reçu, contenant de l'information utilisée dans (ou considérée dans, ou concernant) une transaction effectuée, une décision prise ou une action entreprise dans le cadre des activités organisationnelles d'une institution gouvernementale doit être conservé.

Le diagramme suivant illustre le processus recommandé pour recevoir et stocker les courriels dans les institutions.

Diagramme du processus de triage de courriels, que vous avez reçu, et les étapes nécessaires pour soit les éliminer soit les préserver en permanence.

Étape n° 1 : Début - vous recevez un courriel

Étape n° 2 :

  1. décider si le courriel n'est pas un document organisationnel. Si oui, vous pouvez le supprimer au besoin. Fin du processus.
  2. si le courriel est un document organisationnel mais pas directement sous votre responsabilité, il faut le transférer à la personne approprié et en confirmer réception. Votre partie du processus est fini.
  3. décider si le courriel est un document organisationnel. Si oui, continuer avec étape n° 3.

Étape n° 3 : déterminer si le document et soit un document éphémère, soit un document organisationnel. Si c'est un document éphémère, vous allez le conserver jusqu'à ce qu'il ne soit plus utile. Aussitôt que le document n'est plus utile, vous pouvez le supprimer au besoin, et c'est la fin du processus. Si c'est un document organisationnel, il faut être classifié et il faut déterminer le suivant :

  1. établir le délai de conservation maximal en vertu de la loi, ou
  2. établir le délai de conservation (minimal) en vertu de calendrier de conservation.

Étape n° 4 : Le courriel sera conservé en tant que document organisationnel pour une durée appropriée. Ensuite, il y a trois différentes possibilités :

  1. le courriel devient un document d'archives, et il sera conservé en permanence et le processus est fini.
  2. a)vous (ou votre organisation) apprenez qu'un courriel sera (ou pourrait être) exigé comme preuve dans le cadre d'actions en justice actuelles (ou imminentes) b) vous (ou votre organisation) avez des raisons de croire qu'un courriel pourrait un jour être exigé en preuve. Si oui, il faut en informer votre conseiller juridique, et il va préparer un ordre de retenue s'il y a lieu.
  3. Prévoir l'élimination ou Appliquer un ordre de retenue pour allonger le délai de conservation. Le processus est terminé quand le courriel est éliminé.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Utilisateurs
  • Administrateurs de réseaux ou de systèmes
  • Spécialistes en gestion de l'information

2.3. Gérer les boîtes aux lettres et les dossiers individuels sur une base régulière

Pour gérer les boîtes aux lettres (boîtes de réception, messages envoyés, messages supprimés), les courriels devraient être régulièrement classifiés et placés dans un dossier approprié. Les courriels éphémères peuvent être placés dans la corbeille (messages supprimés).

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Utilisateurs

Justification

Les boîtes aux lettres individuelles deviennent rapidement surchargées. Le tri des courriels est une tâche fastidieuse, mais nécessaire, et la remettre à plus tard ne la rend pas plus facile. Il est préférable de trier régulièrement ses courriels, de les classer et de les stocker dans les dossiers appropriés. Trier de plus petites quantités de messages prend moins de temps et semble moins déranger le «vrai travail ». En procédant ainsi, l'utilisateur sera en mesure de repérer l'information plus facilement et plus efficacement lorsqu'il en aura besoin.

À l'échelle d'une institution, le coût nécessaire pour retrouver un courriel isolé, ou un groupe de courriels, parmi des milliers ou même des millions de messages peut être extrêmement élevé. Si aucun système de classement approprié n'est utilisé, il faudra probablement mener des recherches à grands frais dans les bandes de sauvegarde, les disques durs de l'utilisateur, différents serveurs, et ainsi de suite. Bref, il n'y a pas vraiment d'alternative. Les courriels doivent être gérés, classifiés et stockés au bon endroit et de la bonne manière.

Exemple d'énoncé de politique

Si la présente recommandation est appropriée aux circonstances, il est suggéré d'adopter l'énoncé de politique suivant.

Si ce n'est pas le cas, veuillez préciser une autre façon de procéder.

(Nom de l'institution) adopte la politique suivante : les courriels doivent être classifiés et classés systématiquement et régulièrement, à une fréquence appropriée à la nature des activités de (nom de l'institution), et conformément au système de classification adopté par (nom de l'institution). Les courriels doivent ensuite être stockés dans un dépôt désigné par l'institution.

Les messages personnels ou éphémères doivent être supprimés à volonté. Les courriels, les métadonnées et les pièces jointes qui contiennent de l'information ou des documents gouvernementaux doivent être placés dans un dépôt autorisé, et doivent être conservés durant une période de temps appropriée. Le gestionnaire de l'information doit offrir des orientations sur la façon de créer un dépôt, sur les délais de conservation à respecter pour certains documents, et sur la manière d'en disposer.

Les courriels, les métadonnées et les pièces jointes seront stockés dans un format compatible avec les activités organisationnelles de l'institution et classés conformément aux pratiques adoptées par l'institution ou par l'utilisateur.

2.4. Garder un seul exemplaire de chaque courriel

Dans la mesure du possible, les organisations ne devraient conserver, à titre de document officiel, qu'un seul exemplaire d'un courriel (outre la copie de sécurité), avec ses métadonnées et pièces jointes, dans un dépôt qu'elles gèrent ou contrôlent. Le logiciel de courriel lui-même doit être considéré comme un dispositif de communication et non de stockage. Les courriels devraient être transférés le plus rapidement possible dans un dépôt de documents indépendant. Puisque toute copie d'un courriel conservée peut être recherchée dans le cadre d'une action en justice, aucune autre copie de ce courriel ne devrait être conservée dans un autre dépôt ou par un individu dans l'organisation. La fonction « supprimer » élimine le pointeur électronique vers un courriel, mais ne détruit pas le message lui-même. Le message continue d'exister tant qu'il n'est pas écrasé par de nouvelles données.

Par exemple, un courriel ne devrait pas être conservé sur le disque dur d'un utilisateur. Une copie d'un courriel pourrait toutefois être stockée temporairement sur une clé USB ou sur le disque dur d'un ordinateur portatif aux fins d'une présentation, mais elle devrait être effacée de manière sécuritaire après la présentation.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Utilisateurs
  • Administrateurs de réseaux ou de systèmes
  • Spécialistes en gestion de l'information

Justification

Il est beaucoup plus facile de gérer un seul exemplaire d'un courriel que plusieurs copies. Si un courriel doit être éliminé en raison de son contenu, ou produit à des fins juridiques, il est plus facile de répondre à des obligations découlant de lois ou de politiques s'il n'y a qu'un seul exemplaire du courriel à trouver et/ou à détruire. Si un document doit être produit dans le cadre d'une action en justice, d'un audit ou d'une demande en vertu de l'AIPRP, il sera plus facile de le repérer s'il n'y a qu'un seul endroit où chercher.

Exemple d'énoncé de politique

Si la présente recommandation est appropriée aux circonstances, il est suggéré d'adopter l'énoncé de politique suivant.

Si ce n'est pas le cas, veuillez préciser une autre façon de procéder.

(Nom de l'institution) adopte la politique suivante : l'institution ne conserve, à titre de document officiel, qu'un seul exemplaire d'un courriel (outre la copie de sécurité), avec ses métadonnées et pièces jointes. Cet exemplaire unique doit être transféré le plus rapidement possible vers un dépôt approprié, géré ou contrôlé par (nom de l'institution). Le logiciel de courriel lui-même doit être considéré comme un dispositif de communication et non de stockage. Aucune autre copie du courriel ne devrait être conservée dans un autre dépôt ou par un individu dans l'organisation.

2.5. Gérer et conserver les pièces jointes aux courriels

Aux fins des présentes Lignes directrices pour la gestion des courriels, un système de gestion des courriels devrait conserver ensemble, dans le même dépôt, un message et sa ou ses pièces jointes, et être en mesure de prouver de manière fiable la relation existant entre ces documents.

Un système de gestion des courriels pourrait, aussi, conserver un message et ses pièces jointes dans des dépôts séparés, pourvu qu'il puisse fournir une preuve fiable qu'ils sont interreliés.

Les pièces jointes doivent être dans un format électronique pouvant être rattaché à un courriel : enregistrement audio, vidéo, message vocal, carte, graphique, photo numérique, feuille de calcul, base de données, présentation, texte, etc.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Administrateurs de réseaux ou de systèmes
  • Spécialistes en gestion de l'information

Justification

Les courriels et leurs pièces jointes sont reliés, ils se complètent et s'expliquent mutuellement. Si un courriel et sa pièce jointe contribuent à une décision ou à une action causant un préjudice, le jugement de la cour concernant la faute ou la responsabilité peut dépendre de la nature de cette relation. La cour pourrait en arriver à un jugement différent selon que le message et la pièce jointe sont considérés isolément, ou ensemble.

Par conséquent, lorsqu'un courriel ou ses pièces jointes sont considérés comme une information ou un document gouvernemental, il est important de les conserver ensemble, durant une période de temps appropriée, avec les métadonnées qui établissent la nature de leur relation.

Exemple d'énoncé de politique

Si la présente recommandation est appropriée aux circonstances, il est suggéré d'adopter l'énoncé de politique suivant.

Si ce n'est pas le cas, veuillez préciser une autre façon de procéder.

Choisissez une de ces deux options :

Option 1. (Nom de l'institution) adopte la politique suivante : le système de gestion des courriels devrait conserver ensemble dans un même dépôt, un courriel et sa ou ses pièces jointes, et fournir une preuve fiable de la relation qui les unit.

Option 2. (Nom de l'institution) adopte la politique suivante : le système de gestion des courriels peut conserver un courriel et sa ou ses pièces jointes dans des dépôts séparés, mais en fournissant une preuve fiable de la relation qui les unit.

2.6.Considérer les courriels comme des biens, soumis au contrôle juridique du gouvernement du Canada

Les employés et les contractuels qui utilisent le système de courriel d'une institution fédérale devraient être informés que les courriels qu'ils créent, expédient ou reçoivent grâce à ce système ne leur appartiennent pas, que ces courriels peuvent être surveillés par l'institution et qu'ils ne devraient pas être considérés comme des messages personnels, de nature privée.

Tous les courriels, métadonnées et pièces jointes créés, reçus ou conservés par un système de courriel, une bande de sauvegarde, un serveur ou un autre moyen de stockage sous le contrôle d'une institution fédérale (incluant les ordinateurs portatifs, les clés USB, les CD et autres moyens de stockage portatifs) sont considérés comme la propriété de l'institution et devraient être traités comme tels.

Tout courriel créé, expédié ou reçu par un employé utilisant le système de courriel d'une institution fédérale est considéré comme étant sous le contrôle et la propriété de l'institution, peu importe l'endroit où il est conservé.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Utilisateurs
  • Administrateurs de réseaux ou de systèmes
  • Spécialistes en gestion de l'information
  • Gestionnaires des opérations
  • Dirigeants

Justification

Tous les documents ou les informations que contiennent les courriels, les métadonnées et les pièces jointes appartiennent à l'institution.

Certains organismes autorisent un usage personnel limité du courriel, pourvu que cette pratique ne nuise pas aux activités du gouvernement, ou ne représente pas un conflit d'intérêts. Cependant, cela ne signifie pas que les messages personnels sur un système de courriel gouvernemental sont de nature privée ou qu'ils « appartiennent » à l'employé qui les a envoyés ou reçus.

Exemple d'énoncé de politique

Si la présente recommandation est appropriée aux circonstances, il est suggéré d'adopter l'énoncé de politique suivant.

Si ce n'est pas le cas, veuillez préciser une autre façon de procéder.

(Nom de l'institution) adopte la politique suivante : tous les courriels, métadonnées et pièces jointes créés, reçus ou conservés par un système de courriel, sur une bande de sauvegarde, un serveur ou un autre moyen de stockage sous le contrôle d'une institution fédérale (incluant les ordinateurs portatifs, les clés USB, les CD et autres moyens de stockage que les employés peuvent apporter à la maison) sont considérés comme la propriété de (nom de l'institution) et doivent être traités en conséquence.

Les employés, contractuels et autres utilisateurs du système de courriel sont, par les présentes, informés qu'un courriel envoyé ou reçu par un employé à l'aide du système de courriel de (nom de l'institution) est toujours considéré comme appartenant à cette institution, même s'il s'agit d'une copie que l'employé garde à son domicile ou dans un autre endroit, après avoir supprimé le courriel à son bureau.

Les employés, contractuels ou autres utilisateurs du système de courriel sont, par les présentes, informés que tout courriel qu'ils créent, expédient ou reçoivent à l'aide du système ne leur appartient pas, qu'il peut être surveillé par l'institution et ne doit pas être considéré comme un message personnel, de nature privée.

2.7. Utiliser avec modération les listes de diffusion institutionnelles

Les listes de diffusion destinées à l'ensemble de l'institution, ses directions, bureaux, divisions, etc. ne devraient être utilisées que par des personnes autorisées, à des fins officielles approuvées par la haute direction.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Utilisateurs

Justification

La création de listes ou de « groupes » de diffusion est une pratique courante. Ainsi, quelqu'un pourrait créer une liste pour l'ensemble d'une organisation, ou pour une direction, une division ou un bureau régional. De telles listes ne devraient être utilisées qu'à des fins officielles, par des personnes autorisées, et pour diffuser des messages approuvés par la haute direction.

Les longues listes de diffusion imposent un lourd fardeau au système de courriel et devraient servir uniquement à communiquer des informations importantes, intéressant un large public.

Exemple d'énoncé de politique

Si la présente recommandation est appropriée aux circonstances, il est suggéré d'adopter l'énoncé de politique suivant.

Si ce n'est pas le cas, veuillez préciser une autre façon de procéder.

(Nom de l'institution) adopte la politique suivante : les listes de diffusion destinées à l'ensemble de l'institution, à une direction ou à une division, ne seront utilisées que par des individus ou des groupes autorisés, à des fins approuvées par la haute direction.

Le groupe chargé des communications internes à la direction des communications, le bureau administratif de chaque direction et le bureau du directeur de chaque division sont, par les présentes, autorisés à utiliser les listes de diffusion destinées à l'ensemble de l'institution, à une direction, à une division ou à un édifice en particulier aux fins suivantes :

  • Alertes concernant la sécurité (type et envergure à déterminer)
  • Événements (collectes de sang, campagnes d'œuvres de bienfaisance approuvées, activités sociales) impliquant le ministère, la direction ou la division
  • Information relative aux ressources humaines (nomination de nouveaux dirigeants, relations de travail) impliquant le ministère, la direction ou la division
  • Annonces d'ordre général (rénovations, réparations ou entretien du bureau) impliquant le ministère, la direction ou la division
  • Autres (à déterminer)

Des personnes à tous les niveaux hiérarchiques de l'institution sont autorisées à créer et à tenir à jour des listes de diffusion pour les aider à réaliser les activités de l'institution. Les listes de diffusion peuvent être créées pour des groupes de travail, des équipes de projets, et des groupes d'intérêt (sécurité des technologies de l'information, gestion du risque, analyse opérationnelle, etc.).

2.8. Fournir un bloc-signature et les coordonnées de la personne-ressource

Conformément à la politique de normalisation des sites internet du gouvernement du Canada (www.tbs-sct.gc.ca/clf2-nsi2/index-fra.asp), tous les courriels envoyés par les employés du gouvernement doivent indiquer le nom de l'expéditeur, le nom de son institution, ses numéros de téléphone et de télécopieur avec l'indicatif régional et le numéro du poste, ainsi que son adresse postale et son adresse de courriel. Tous les courriels envoyés par les employés du gouvernement doivent afficher de manière uniforme le mot-symbole « Canada » et la signature institutionnelle.

Certaines exemptions ou exceptions sont autorisées lorsque l'expéditeur a des motifs valables de vouloir préserver la confidentialité de ses messages, ou pour des raisons de sécurité personnelle, matérielle ou nationale.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Utilisateurs
  • Administrateurs de réseaux ou de systèmes
  • Spécialistes en gestion de l'information

Justification

Un courriel devrait toujours se terminer par les coordonnées de l'expéditeur; c'est une marque de professionnalisme et de courtoisie.

Cela évitera, par exemple, au destinataire d'un courriel qui préfère y répondre par téléphone, d'entreprendre de fastidieuses recherches pour trouver le numéro de son correspondant.

De plus, si le contenu du courriel réfère à un service ou à un programme offert par l'institution, le destinataire voudra peut-être obtenir plus d'informations à partir du site web de l'institution, avant de répondre à ce courriel par des commentaires ou des questions.

Certains types de renseignements ne devraient pas être envoyés par courriel, ou alors, sous forme chiffrée. Là où la technologie ne permet pas de chiffrer l'information, l'envoi par télécopieur constitue une alternative sécuritaire.. Là encore, l'indication du numéro de télécopieur dans le courriel facilitera la tâche au destinataire.

Comme principe général, si l'expéditeur du message occupe un poste bilingue, le titre et l'adresse de ce dernier devraient être fournis dans les deux langues officielles du Canada, en accordant la préséance à la première langue officielle de cette personne. Dans le cas d'un poste qui n'est pas officiellement bilingue, l'adresse peut être indiquée dans une seule langue, la langue officielle associée à ce poste, indépendamment de la première langue officielle de son titulaire.

Certaines exceptions à ce principe pourraient s'avérer nécessaires. Pour des motifs personnels ou professionnels tout à fait légitimes, il peut être préférable de ne pas révéler le nom de l'expéditeur (au complet ou en partie) dans un bloc-signature.

Exemple d'énoncé de politique

Si la présente recommandation est appropriée aux circonstances, il est suggéré d'adopter l'énoncé de politique suivant.

Si ce n'est pas le cas, veuillez préciser une autre façon de procéder.

(Nom de l'institution) adopte la politique suivante : les courriels envoyés par les utilisateurs, à l'intérieur comme à l'extérieur de l'organisme, devraient se terminer par un bloc-signature. Notez bien qu'il ne s'agit pas d'une signature « numérique » et qu'il n'offre aucun des mécanismes de sécurité normalement associés à la signature numérique.

Le bloc-signature doit comprendre le nom de l'expéditeur, son titre, le nom de son institution, ses numéros de téléphone et de télécopieur avec l'indicatif régional et le numéro du poste, ainsi que son adresse postale et son adresse de courriel. Lorsqu'il s'agit d'une adresse de courriel d'un programme ou d'un service plutôt que d'un individu, les coordonnées doivent comprendre le nom de l'institution, l'adresse postale et l'adresse de courriel, et les numéros de téléphone et de télécopieur. Tous les courriels envoyés par les employés du gouvernement doivent afficher de manière uniforme le mot-symbole « Canada » et la signature institutionnelle. Aucune autre image ou décoration n'est permise.

Comme principe général, le titre et l'adresse de l'expéditeur devraient être fournis dans les deux langues officielles, si la personne occupe est un poste bilingue, en accordant la préséance à la première langue officielle de cette personne. Dans le cas d'un poste qui n'est pas officiellement bilingue, l'adresse peut être indiquée dans une seule langue, laquelle sera la langue officielle associée à ce poste, indépendamment de la première langue officielle de son titulaire.

Tous les blocs-signature devraient être écrits avec la même police de caractères. Un modèle est disponible sur le site web de (nom de l'institution) à (adresse du site). Les utilisateurs pourront copier-coller le modèle, en suivant les instructions fournies sur le site, et substituer leurs nom, titre, adresse de bureau et numéros de téléphone et de télécopieur à ceux indiqués dans le modèle.

Certaines exemptions ou exceptions sont autorisées lorsque l'expéditeur a des motifs valables de vouloir préserver la confidentialité de ses messages, ou pour des raisons de sécurité personnelle, matérielle ou nationale. Dans ces cas, l'utilisateur devrait communiquer avec (nom du responsable de la sécurité) afin de s'assurer que toutes les mesures de sécurité appropriées ont été prises.

2.9. Ajouter un avis de confidentialité ou de non-responsabilité, s'il y a lieu

Les institutions doivent se demander s'il est approprié à leur situation d'insérer un avis de confidentialité ou de non-responsabilité sous le bloc-signature. En réfléchissant à cette question, l'organisme devrait procéder à une analyse de risque afin d'établir s'il est possible de limiter sa responsabilité. Voici un exemple d'un tel avis.

Avis de non-responsabilité

Ce courriel, incluant toute pièce jointe, s'adresse exclusivement à son destinataire et peut contenir des informations confidentielles ou privilégiées. (Nom de l'institution) ne peut être tenu responsable pour toute perte ou dommage subi par une personne, en raison d'une utilisation non autorisée de ce courriel ou parce qu'elle s'est fiée à l'information contenue dans ce courriel. Si vous n'êtes pas le destinataire prévu, nous vous avisons, par la présente, que toute diffusion, reproduction ou autre utilisation de ce courriel est strictement interdite. Veuillez nous signaler toute erreur de communication par retour du courrier et détruire tous les exemplaires de ce courriel. Merci.

La décision d'inclure ou non un tel avis de non-responsabilité (et la formulation exacte de cet avis) relève des dirigeants de l'institution, en consultation avec leurs conseillers juridiques.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Utilisateurs
  • Administrateurs de réseaux ou de systèmes
  • Gestionnaires des opérations
  • Dirigeants

Justification

L'erreur est humaine. Il peut arriver, par exemple, qu'une personne sélectionne par inadvertance la mauvaise adresse de courriel dans une liste de diffusion et envoie un message au mauvais destinataire. Pour réduire les risques de responsabilité liés à un tel cas, certaines institutions pourraient décider d'ajouter un avis de confidentialité et de non-responsabilité invitant la personne qui reçoit le courriel à le détruire, si elle n'est pas le destinataire prévu. Une telle mesure de sécurité ne suffira pas à limiter la responsabilité dans toutes les circonstances. Les dirigeants de l'institution devraient consulter leurs conseillers juridiques pour évaluer les risques et choisir la meilleure ligne de conduite et, s'il y a lieu, rédiger un avis de non-responsabilité.

L'avis de non-responsabilité peut être appliqué automatiquement à l'ensemble de l'institution, ou se limiter à certains groupes d'utilisateurs. Un avis de non-responsabilité peut aussi être inséré manuellement par l'utilisateur, dans certaines circonstances, à condition que celui-ci connaisse bien les règles et les applique uniformément.

Exemple d'énoncé de politique

Si la présente recommandation est appropriée aux circonstances, il est suggéré d'adopter l'énoncé de politique suivant.

Si ce n'est pas le cas, veuillez préciser une autre façon de procéder.

(Nom de l'institution) adopte la politique suivante : un avis de confidentialité ou de non-responsabilité, est inséré sous le bloc-signature des courriels. L'avis de non-responsabilité vise à réduire les risques de responsabilité résultant de courriels envoyés à une personne ou une organisation autre que le destinataire prévu. L'avis de non-responsabilité doit (s'afficher automatiquement / être inséré manuellement par l'utilisateur). L'utilisation de l'avis de non-responsabilité doit (s'appliquer à l'ensemble de l'organisation / être limitée à certains groupes - en fournir la liste).

L'avis doit être affiché dans le format suivant (décrire ou fournir le format), et se lire comme suit : (fournir le texte exact de l'avis).

Avis de non-responsabilité

Ce courriel, incluant toute pièce jointe, s'adresse exclusivement à son destinataire et peut contenir des informations confidentielles ou privilégiées. (Nom de l'institution) ne peut être tenu responsable pour toute perte ou dommage subi par une personne, en raison d'une utilisation non autorisée de ce courriel ou parce qu'elle s'est fiée à l'information contenue dans ce courriel. Si vous n'êtes pas le destinataire prévu, nous vous avisons, par la présente, que toute diffusion, reproduction ou autre utilisation de ce courriel est strictement interdite. Veuillez nous signaler toute erreur de communication par retour du courrier et détruire tous les exemplaires de ce courriel. Merci.

2.10. Ajouter un avis d'opinion personnelle, s'il y a lieu

Les institutions doivent examiner s'il est approprié à leur situation de demander aux utilisateurs d'insérer un avis d'opinion personnelle, dans certaines circonstances. Voici un exemple d'un tel avis.

Avis d'opinion personnelle

Ce courriel, incluant toutes les pièces jointes, reflète l'opinion personnelle de l'expéditeur et ne représente pas l'opinion ou la position officielle de (nom de l'institution). (Nom de l'institution) ne peut être tenu responsable pour toute perte ou dommage subi par une personne, en raison d'une utilisation non autorisée de ce courriel ou parce qu'elle s'est fiée à l'information contenue dans ce courriel. Si vous n'êtes pas le destinataire prévu, nous vous avisons, par la présente, que toute diffusion, reproduction ou autre utilisation de ce courriel est strictement interdite. Veuillez nous signaler toute erreur de communication par retour du courrier et détruire tous les exemplaires de ce courriel. Merci.

La décision d'inclure ou non un tel avis d'opinion personnelle (et la formulation exacte de cet avis) relève des dirigeants de l'institution, en consultation avec leurs conseillers juridiques.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Utilisateurs
  • Administrateurs de réseaux ou de systèmes
  • Dirigeants

Justification

Dans toute organisation, on peut s'attendre à ce qu'il y ait des divergences d'opinions. Certains employés peuvent avoir des opinions qui diffèrent passablement de la position officielle de leur employeur. Dans certaines institutions, il peut être dans l'intérêt public d'interdire aux employés d'utiliser le courriel de l'organisation, ou toute autre tribune, pour exprimer de telles opinions personnelles. Le cas échéant, les employés devraient en être informés et prévenus des conséquences possibles d'une infraction à cette politique.

Les institutions ne sont pas tenues de contraindre leurs employés au silence. Cependant, il y a un certain risque de semer la confusion dans l'esprit du public, si la position officielle d'une institution est remise en question ou contredite par un employé qui utilise le courriel de l'institution pour exprimer de telles opinions personnelles. Le risque est accru lorsque l'employé est un cadre supérieur de l'organisme ou un expert reconnu dans le champ d'activité de l'organisme.

Afin d'atténuer le risque de semer la confusion, tout en respectant le droit d'expression de ses employés, une institution peut exiger d'un employé dissident qu'il insère un « avis d'opinion personnelle » aux messages exprimant des points de vue contraires à sa position officielle. Un tel avis peut aider à limiter la responsabilité de l'organisme, dans l'éventualité où une personne subirait des préjudices parce qu'elle s'est fiée à l'opinion de l'employé plutôt qu'à la position officielle de l'institution.

Une telle mesure de sécurité ne suffira pas à limiter la responsabilité en toute circonstance. Les dirigeants de l'institution devraient consulter leurs conseillers juridiques afin d'évaluer les risques et de choisir la meilleure ligne de conduite et, s'il y a lieu, de rédiger le texte d'avis d'opinion personnelle.

Exemple d'énoncé de politique

Si la présente recommandation est appropriée aux circonstances, il est suggéré d'adopter l'énoncé de politique suivant.

Si ce n'est pas le cas, veuillez préciser une autre façon de procéder.

(Nom de l'institution) adopte la politique suivante : l'institution respecte le droit des employés à exprimer des opinions différentes de sa position officielle. Cependant, il y a un certain risque de semer la confusion dans l'esprit du public, si la position officielle d'une institution est remise en question ou contredite par un employé qui utilise le courriel de l'institution pour exprimer de telles opinions personnelles. Le risque est accru lorsque l'employé est un cadre supérieur de l'organisme ou un expert reconnu dans le champ d'activité de l'organisme.

Par conséquent, (nom de l'institution) exige d'un employé dissident qu'il insère un « avis d'opinion personnelle » aux messages exprimant des points de vue contraires à sa position officielle. Un tel avis peut aider à limiter la responsabilité de l'organisme dans l'éventualité où une personne subirait des préjudices parce qu'elle s'est fiée à l'opinion de l'employé plutôt qu'à la position officielle de l'institution. Cet avis doit être affiché sous le bloc-signature.

L'avis doit être affiché dans le format suivant (décrire ou fournir le format), et se lire comme suit : (fournir le texte exact de l'avis).

Avis d'opinion personnelle

Ce courriel, incluant toutes les pièces jointes, reflète l'opinion personnelle de l'expéditeur et ne représente pas l'opinion ou la position officielle de (nom de l'institution). (Nom de l'institution) ne peut être tenu responsable pour toute perte ou dommage subi par une personne, en raison d'une utilisation non autorisée de ce courriel ou parce qu'elle s'est fiée à l'information contenue dans ce courriel. Si vous n'êtes pas le destinataire prévu, nous vous avisons, par la présente, que toute diffusion, reproduction ou autre utilisation de ce courriel est strictement interdite. Veuillez nous signaler toute erreur de communication par retour du courrier et détruire tous les exemplaires de ce courriel. Merci.

2.11. Éviter d'utiliser la fonction « Répondre à tous »

Les utilisateurs qui reçoivent un courriel adressé à plusieurs personnes, ou en tant que membre d'une liste de diffusion, devraient éviter d'employer la fonction « Répondre à tous », sauf si la réponse présente un réel intérêt pour la majorité des personnes ayant reçu le message original.

Un des risques liés à l'utilisation de la fonction « Répondre à tous » est qu'en raison de la large diffusion du message, il peut être difficile de savoir exactement à qui revient la responsabilité d'agir.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Utilisateurs

Justification

L'utilisation de la fonction « Répondre à tous » encombre inutilement, non seulement la boîte aux lettres des personnes qui ne souhaitent pas recevoir de réponse, mais aussi l'ensemble du système de courriel.

« Répondre à tous » peut également mettre dans l'embarras l'expéditeur ou une autre personne sur la liste de diffusion, si, par exemple, une information devant être partagée uniquement entre deux individus, est plutôt envoyée à toutes les personnes sur la liste.

Exemple d'énoncé de politique

Si la présente recommandation est appropriée aux circonstances, il est suggéré d'adopter l'énoncé de politique suivant.

Si ce n'est pas le cas, veuillez préciser une autre façon de procéder.

(Nom de l'institution) adopte la politique suivante : les utilisateurs qui reçoivent un courriel adressé à plusieurs personnes, ou en tant que membre d'une liste de diffusion, sont informés de ne pas employer la fonction « Répondre à tous », sauf si la réponse présente un réel intérêt pour la majorité des personnes ayant reçu le message original.

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