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Lignes directrices pour la gestion des courriels -
Feuille de route

7. Les institutions doivent réexaminer périodiquement l'efficacité de leurs politiques et pratiques en matière de courriel et apporter des améliorations au besoin

Les systèmes de courriel évoluent très rapidement. L'ajout de nouvelles caractéristiques et de nouveaux services, et une meilleure compatibilité avec d'autres modes de communication engendrent sans cesse de nouvelles formes d'utilisation. Les institutions doivent régulièrement examiner l'efficacité de leurs politiques et pratiques en matière de courriel afin de s'assurer qu'elles atteignent les objectifs visés.

Résultats attendus

Toutes les institutions du gouvernement fédéral auront obtenu les résultats suivants.

  • Des cadres de responsabilisation seront en place afin de garantir une gestion efficace des courriels.
  • Les risques, faiblesses et autres problèmes importants en matière de gestion seront identifiés, documentés et signalés, et des correctifs seront apportés s'il y a lieu.

7.1. Évaluer l'efficacité de la gestion des courriels

C'est le spécialiste en gestion de l'information (GI) qui a la responsabilité première de procéder à une évaluation périodique détaillée de la gestion des courriels dans son institution et de formuler des recommandations en vue de son amélioration. Cependant, tous les employés de l'organisation ont une part de responsabilité dans la gestion du courriel. Par conséquent, les utilisateurs, les administrateurs de réseaux ou de systèmes, les gestionnaires des opérations et les dirigeants devraient régulièrement évaluer de quelle manière ils pourraient, en tant qu'individus, contribuer plus efficacement à la gestion des courriels. Les institutions devraient mettre à la disposition de leurs employés un endroit accessible où les leçons apprises pourraient être rassemblées et partagées.

Partie ou parties responsables de la mise en œuvre ou de l'application de la recommandation

  • Utilisateurs
  • Administrateurs de réseaux ou de systèmes
  • Spécialistes en gestion de l'information
  • Gestionnaires des opérations
  • Dirigeants

Justification

Le spécialiste en gestion de l'information, en raison de sa formation et de son expérience poussées, est le mieux qualifié pour évaluer la gestion des courriels dans les grandes institutions. Les plus petits organismes, où la personne chargée de l'évaluation a peut-être moins de formation et d'expérience, pourront obtenir des conseils et du soutien de BAC ou du secteur privé.

Exemple d'énoncé de politique

Si la présente recommandation est appropriée aux circonstances, il est suggéré d'adopter l'énoncé de politique suivant.

Si ce n'est pas le cas, veuillez préciser une autre façon de procéder.

(Nom de l'institution) adopte la politique suivante : l'efficacité des politiques, programmes et méthodes en matière de gestion des courriels sera évaluée sur une base régulière (indiquer la fréquence appropriée). Cette évaluation devrait porter sur les points suivants (supprimer ceux qui ne sont pas pertinents).

  • Les différents types de courriels et d'informations associées en usage dans l'institution
  • L'efficacité des plans de classification, des notices descriptives et des métadonnées
  • L'adhésion des utilisateurs aux plans de classification
  • Les plans pour la GI/TI par rapport à la gestion des courriels
  • Les politiques, normes et lignes directrices en GI/TI concernant la gestion des courriels
  • Les méthodologies de contrôle de conformité relatives à la gestion des courriels
  • Les conseils sur les investissements en technologie de l'information reliées à la gestion des courriels
  • L'analyse des vérifications de conformité aux GI/TI des exercices de découverte électronique et de disposition reliés aux courriels
  • Les analyses coût/bénéfice et les analyses d'impact des pratiques actuelles en matière de gestion des courriels
  • L'efficacité des stratégies de communication par rapport à la gestion des courriels
  • La diffusion des outils de communication relatifs à la gestion des courriels
  • L'efficacité des processus permettant d'accéder aux courriels et aux informations associées
  • L'efficacité et la pertinence (ou les faiblesses) de l'infrastructure et des processus reliés au stockage et à la protection des courriels et des informations associées
  • L'efficacité des processus touchant l'élimination des courriels et des informations associées, et l'application d'ordres de retenue

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