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Lignes directrices pour la gestion des courriels -
Feuille de route

Annexes

Annexe B - Respect des lignes directrices pour la gestion des courriels et plan de mise en oeuvre

Importance des retombées (types de retombées ou secteurs touchés)

Meilleure capacité de se conformer aux exigences légales

  • Prévient la modification ou la perte de document
  • Prévient une exposition inutile de l'institution à des actions en justice

Réduction du nombre d'exemplaires d'un courriel

  • Simplifie la récupération des fichiers lors d'un audit, d'une action en justice ou d'une demande d'accès à l'information
  • Simplifie l'élimination des documents en réduisant le nombre d'exemplaires

Documentation et conservation de la documentation

  • La documentation des systèmes de gestion des courriels devra être très détaillée (probablement encore plus qu'elle ne l'est actuellement).
  • La documentation devra être conservée à long terme dans l'éventualité où elle pourrait être requise pour établir la fiabilité et l'intégrité du système aux fins d'un audit ou d'une action en justice.

Obsolescence

  • Les institutions sont tenues de garantir que les courriels demeurent lisibles pendant toute la durée de leur délai de conservation. À cette fin, elles doivent veiller à conserver les logiciels et les systèmes capables de lire les courriels, ou à faire migrer les courriels vers un format lisible par les technologies les plus récentes, ou encore à s'assurer que toute technologie acquise possède une compatibilité ascendante.

Temps alloué par les utilisateurs à la gestion des courriels

  • Une partie du temps de travail des utilisateurs devra être consacrée à la gestion des courriels - et il se peut que cette partie soit plus importante qu'elle ne l'est actuellement.

Élimination au moment opportun

  • Une gestion efficace et efficiente des courriels facilitera le repérage des documents et de l'information, et leur élimination au moment opportun, à l'expiration de leur délai de conservation.

Formation

  • De nouveaux programmes de formation améliorés seront mis en place, dont certains s'adresseront à l'ensemble des utilisateurs. Ces programmes nécessiteront la conception d'outils pédagogiques sur différents supports, ceci afin de servir d'aide-mémoire et d'offrir aux participants la possibilité de choisir le mode d'apprentissage qui leur convient le mieux. Comme les exigences organisationnelles varient d'une institution à l'autre, les formations devront probablement être adaptées dans une certaine mesure. Cette adaptation demandera temps et effort de la part des concepteurs, des formateurs et des participants.
  • Des formations plus spécialisées devront être conçues à l'intention des dirigeants, des spécialistes en gestion de l'information, des administrateurs de systèmes et des gestionnaires des opérations. Cela exigera une fois de plus des efforts particuliers de la part des spécialistes tels que les concepteurs et les formateurs, et de la disponibilité de la part des participants.

Temps consacré à la gestion (gestionnaire des opérations)

Le gestionnaire devra consacrer une partie de son temps à identifier les besoins en matière de formation, à guider le personnel et à veiller au respect des règles.

Stockage

  • Il faudra sauvegarder les courriels, métadonnées et pièces jointes qui sont considérés comme de l'information ou des documents officiels.
  • Il faudra mettre en place une infrastructure pour stocker les courriels qui sont considérés comme de l'information ou des documents officiels.
  • Il faudra organiser le stockage afin de permettre une récupération et une utilisation efficaces et efficientes des courriels qui sont considérés comme de l'information ou des documents officiels et d'en faciliter plus tard l'élimination.

Coût

La gestion des courriels engendrera des coûts à tous les niveaux et dans tous les secteurs de l'institution.

Secteurs où l'on peut prévoir une augmentation des coûts

Ressources humaines

La gestion des courriels exigera un effort particulier de la part de tous les employés, contractuels et autres utilisateurs du courriel dans chacun des ministères et organismes gouvernementaux.

  • Les utilisateurs devront consacrer du temps à gérer leurs courriels. Ils auront à identifier les courriels qui ne constituent pas des documents gouvernementaux et les supprimer. Ils devront décider comment classifier leurs courriels et les ranger, avec les métadonnées et pièces jointes dans des zones de stockage désignées et approuvées par l'organisation.
  • Les administrateurs de systèmes et de réseaux devront consacrer du temps et des efforts à concevoir, opérer et tenir à jour l'infrastructure technique nécessaire à la gestion des courriels.
  • En plus de leurs tâches habituelles, les gestionnaires des opérations devront réserver du temps pour identifier les besoins des employés en matière de formation à la gestion des courriels, et veiller à ce que ces besoins soient satisfaits. Les gestionnaires devront également veiller à ce que les employés respectent les présentes lignes directrices et les politiques associées, afin qu'ils utilisent des modes de classification et de stockage appropriés aux courriels. De plus, les gestionnaires devront voir à l'application de bons délais de conservation aux courriels.
  • Les spécialistes en gestion de l'information peuvent s'attendre à devoir consacrer du temps à l'élaboration de plans de classification et à conseiller les gestionnaires sur la manière de concevoir un système de classement pour le stockage des courriels et de leurs pièces jointes. Ils auront aussi à collaborer avec les administrateurs de systèmes à la conception de l'infrastructure pour la gestion des courriels.
  • Les dirigeants devront aussi consacrer des énergies à la gestion des courriels. Leur rôle consistera à établir des orientations stratégiques en ce domaine, et à guider l'élaboration et l'adoption d'une politique relative à la gestion des courriels. Les dirigeants devront également revoir les budgets et accorder un financement adéquat aux programmes et systèmes de gestion des courriels, et veiller à ce que des formations de qualité soient préparées et offertes aux employés en matière de gestion des courriels.
  • Les spécialistes en formation devront concevoir des documents pédagogiques appropriés et offrir des programmes de formation en soutien à la gestion des courriels.

Technologie

Une gestion efficace des courriels exigera peut-être une certaine adaptation de l'infrastructure actuelle ou la mise en place d'une nouvelle infrastructure. Le développement et la maintenance de cette infrastructure engendreront probablement des coûts supplémentaires. De plus, il faudra se procurer des logiciels, des équipements et des installations de stockage spécialisés.

Domaines où il sera possible d'économiser ou d'éviter des coûts

C'est surtout en matière de respect des lois qu'il sera possible d'éviter des coûts. En effet, la capacité de stocker, de conserver et de récupérer les courriels et l'information associée, de manière fiable et efficiente, permettra de réduire substantiellement les coûts de recherche lors d'une action en justice, d'un audit ou d'une demande d'accès à l'information.

Les risques associés à la fiabilité de la preuve légale seront également réduits grâce à la capacité d'éliminer les courriels et l'information associée, de manière efficace et efficiente, au moment opportun, parfois à l'expiration d'un délai obligatoire.

Une gestion efficace des courriels apportera aussi des bénéfices immatériels en procurant un accès continu à la mémoire institutionnelle, en évitant de refaire les mêmes tâches et en offrant la possibilité de réutiliser l'information.

Portée - secteurs d'activités touchés

Pratiquement toutes les activités du gouvernement canadien seront touchées par ce projet.

Lois nécessitant ces lignes directrices

Les lois listées ci-dessous ne prescrivent pas expressément une norme ou des lignes directrices particulières en matière de gestion des courriels; elles établissent toutefois certaines responsabilités et obligations légales relatives à la divulgation (et à la non-divulgation), et à l'élimination de l'information, incluant l'information électronique. Cette dernière comprend ou peut être interprétée comme comprenant les courriels, leurs métadonnées et pièces jointes.

Les courriels font partie des informations les plus fréquemment demandées lors d'une action en justice, d'un audit ou d'une demande d'accès à l'information.

Les institutions du gouvernement canadien ne sont pas tenues de documenter leur processus décisionnel ou leurs actions, à l'exception des transactions financières. Cependant, si de telles informations sont recueillies par une institution, celle-ci doit en assurer la conservation durant une période de temps appropriée.

Les présentes lignes directrices sont conçues pour faciliter le respect des obligations et responsabilités imposées en vertu des lois suivantes (on trouvera à l'annexe C la description de ces lois et les adresses Internet où on peut les trouver).

  • Accès à l'information, Loi sur l'
  • Bibliothèque et les Archives du Canada, Loi sur la
  • Charte canadienne des droits et libertés
  • Crédits, Lois de
  • Droit d'auteur, Loi sur le
  • Emploi dans la fonction publique, Loi sur l'
  • Gestion des finances publiques, Loi sur la
  • Langues officielles, Loi sur les
  • Preuve au Canada, Loi sur la
  • Protection civile, Loi sur la
  • Protection de l'information, Loi sur la
  • Protection des renseignements personnels et les documents électroniques, Loi sur la
  • Protection des renseignements personnels et règlements afférents, Loi sur la
  • Responsabilité civile de l'État et le contentieux administratif, Loi sur la
  • Service canadien de renseignement de sécurité, Loi sur le
  • Statistique, Loi sur la
  • Vérificateur général, Loi sur le

Politiques fédérales nécessitant ces lignes directrices

Politique sur la gestion de l'information

L'objectif de la présente Politique est d'assurer une gestion de l'information efficace à l'appui de la mise en œuvre des programmes et des services; d'assurer des processus décisionnels efficaces; de faciliter la reddition des comptes, la transparence et la collaboration; de préserver l'information et de veiller à l'accès à l'information et aux documents pour le bienfait de la génération actuelle et des générations à venir.

Résultats escopmtés

  • Les programmes et services du gouvernement permettent un accès pratique à de l'information pertinente, fiable, intégrale et à propos.
  • L'information et les documents sont gérés comme des ressources précieuses pour appuyer les résultats des programmes et des services, ainsi que pour satisfaire aux besoins opérationnels et aux obligations de rendre des comptes.
  • Des structures, des mécanismes et des ressources de gouvernance sont en place pour assurer une gestion de l'information continue et efficace.

(Source: www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/pim-pgi01_f.asp)

Plusieurs autres politiques nécessitent le recours aux présentes Lignes directrices, ou imposent elles-mêmes des normes ou des lignes directrices en matière de gestion des courriels.

  • Accès à l'information, Politique sur l'
  • Apprentissage, de formation et de perfectionnement, Politique en matière d'
  • Autorisation et l'authentification électroniques, Politique sur l'
  • Communication, Politique de
  • Évaluation, Politique d'
  • Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, Politique d'
  • Gestion de l'information, Politique sur la
  • Gestion de l'infrastructure à clé publique, Politique de
  • Gestion des projets, Politique sur la
  • Gestion des risques, Politique sur la
  • Gestion des technologies de l'information, Politique sur la
  • Protection des renseignements personnels, Politique sur la
  • Sécurité, Politique sur la
  • Services communs, Politique sur les
  • Utilisation des réseaux électroniques, Politique d'

Mécanismes de surveillance et de vérification de la conformité

Il existe différents moyens de surveiller et de vérifier le respect des politiques. Par exemple, on peut procéder à des vérifications manuelles et à des exercices de découverte informatique, ou utiliser des journaux d'exploitation pour obtenir des réponses aux questions suivantes :

Politique et gouvernance

  • Y a-t-il une politique concernant les Lignes directrices pour la gestion des courriels?
  • Cette politique couvre-t-elle l'ensemble des Lignes directrices pour la gestion des courriels et des recommandations associées, et indique-t-elle pour chacune si elle s'applique ou non?
  • Lorsque certaines lignes directrices ou recommandations sont sujettes à interprétation, la politique précise-t-elle comment les appliquer?
  • Quant aux lignes directrices et recommandations applicables à l'institution, la politique indique-t-elle comment les interpréter et les appliquer?
  • La politique est-elle distribuée par la direction et celle-ci en fait-elle la promotion?
  • La politique a-t-elle été reçue, lue et comprise par le personnel?
  • Y a-t-il un promoteur parmi les dirigeants et un comité directeur responsables et imputables de la gestion de l'information en général, et plus particulièrement de la gestion des courriels?
  • Y a-t-il un plan pour l'amélioration de la gestion des courriels, et l'institution suit-elle ce plan?

Programme de sensibilisation et de formation à la gestion des courriels

  • Y a-t-il un programme de sensibilisation de haut niveau à l'intention du personnel?
  • L'efficacité de ce programme est-elle évaluée?
  • Y a-t-il des programmes de formation portant spécifiquement sur la gestion des courriels et sur les rôles et responsabilités des dirigeants, des spécialistes en gestion de l'information, des administrateurs de systèmes et de réseaux, des gestionnaires des opérations et des utilisateurs?
  • Les nouveaux employés reçoivent-ils une formation en gestion des courriels?
  • Une formation en gestion des courriels est-elle offerte au personnel déjà en place?

Évaluation de la conformité

  • Y a-t-il un programme servant à évaluer dans quelle mesure les utilisateurs respectent les normes?
  • Existe-t-il des paramètres et des cibles permettant d'évaluer dans quelle mesure un utilisateur se conforme à une norme en particulier?
  • Y a-t-il des normes comparatives pour les paramètres en gestion des courriels et existe-t-il des cibles, des plans et des activités en place pour rehausser le niveau de conformité?
  • Le respect des Lignes directrices pour la gestion des courriels et des recommandations associées est-il vérifié régulièrement et des mesures correctrices sont-elles apportées dans les cas de non-respect par les utilisateurs?

    Si oui, l'efficacité de ces mesures est-elle évaluée?
  • Les dépenses en gestion de l'information et en gestion des courriels sont-elles proportionnelles à la taille de l'organisation?

Cycle de vie de l'information électronique

  • Y a-t-il des délais de conservation établis pour différents types de documents et d'information?
  • Existe-t-il des mesures de protection contre l'obsolescence?
  • Les courriels et l'information associée sont-ils adéquatement protégés et conservés?
  • La documentation du système de gestion des courriels est-elle à jour et conservée comme un document permanent?
  • La documentation de système peut-elle soutenir l'admissibilité en preuve des courriels, conformément aux règles de la preuve?
  • Les courriels sont-ils conservés avec leurs métadonnées et pièces jointes, et sinon, leur relation est-elle préservée?

Bien entendu, la liste de questions ci-dessus n'est pas exhaustive; il pourrait être souhaitable de poser d'autres questions et de mesurer d'autres éléments de conformité.

Public cible et intervenants

Les dirigeants constituent un public cible parce qu'ils sont responsables de la conservation de l'information et des documents gouvernementaux, ainsi que des gestes posés par leurs employés. Il s'agit aussi d'un nouveau public cible en ce qui concerne la promotion de la gestion de l'information (GI), celle-ci étant habituellement confiée aux professionnels en GI. C'est qu'on reconnaît de plus en plus que la gestion de l'information a besoin d'un meilleur financement pour répondre aux exigences des lois, des tribunaux et des vérificateurs du gouvernement fédéral. Il est donc essentiel que le message sur l'importance de financer adéquatement et de promouvoir la gestion de l'information soit porté par la direction de l'institution.

Les professionnels en gestion de l'information constituent le public cible traditionnel pour les normes, lignes directrices, pratiques et outils reliés à la GI. Cependant, ce groupe n'est pas homogène; les grandes institutions ont la capacité d'engager du personnel hautement qualifié et expérimenté, mais dans les petites organisations, les responsables de la GI ont parfois très peu de formation et d'expérience dans le domaine.

Les administrateurs de systèmes ont la responsabilité de mettre en place, de faire fonctionner et de tenir à jour l'infrastructure qui soutient le courriel et la gestion des courriels. Ces personnes doivent connaître et comprendre les Lignes directrices pour la gestion des courriels, afin de pouvoir travailler efficacement avec les gestionnaires de l'information.

Les gestionnaires des opérations sont en contact direct avec les utilisateurs et sont les mieux placés pour veiller au respect des normes, appliquer des mesures correctrices, évaluer les besoins en matière de formation et obtenir de la formation pour leur personnel. Le gestionnaire des opérations peut aussi travailler en collaboration avec le gestionnaire de l'information et l'administrateur de systèmes pour concilier les exigences et les contraintes relatives à la gestion de l'information organisationnelle; il devrait donc connaître et comprendre les présentes Lignes directrices.

Les utilisateurs sont sur la ligne de front en ce qui concerne la gestion des courriels. Ils devront prendre eux-mêmes la décision de conserver ou de supprimer leurs messages; ils devront aussi classer et stocker ces messages. Les utilisateurs sont le premier maillon de la chaîne que constitue le processus de gestion des courriels.

Les formateurs devront connaître et comprendre les présentes Lignes directrices pour la gestion des courriels, ou à tout le moins les lignes directrices et les recommandations destinées au public cible pour lequel ils préparent du matériel pédagogique, conçoivent ou offrent des programmes de formation.

Statégie de mise en œuvre recommandée

Il est recommandé de mettre en œuvre ces nouvelles lignes directrices pour la gestion des courriels dans un délai d'un an suivant leur approbation.

Les dirigeants, les spécialistes en gestion de l'information et les administrateurs de systèmes doivent être prêts à intervenir, et ce, avant les utilisateurs. Les dirigeants seront sensibilisés en priorité; ils devront être convaincus des avantages de la gestion des courriels et en promouvoir la mise en œuvre. Ce sont les dirigeants qui devront être motivés à réaffecter des fonds provenant de ressources existantes, et veiller à ce que des politiques soient rédigées afin de guider la mise en œuvre des présentes lignes directrices dans leur organisation. Ce sont eux qui autoriseront l'élaboration de procédures et de programmes de formation. Ce sont également eux qui autoriseront les changements à effectuer à l'infrastructure technologique, afin que tout soit prêt pour la mise en œuvre des présentes Lignes directrices.

Les gestionnaires de l'information et les administrateurs de systèmes devront travailler en étroite collaboration, possiblement avec une plus large contribution de spécialistes en technologie de l'information ou de consultants externes pour concevoir et effectuer tous les changements jugés nécessaires aux applications informatiques ou à l'infrastructure technologique soutenant la gestion des courriels. L'élaboration d'une campagne de sensibilisation, ainsi que de documents pédagogiques et de programmes de formation pourra débuter une fois finalisées la politique et la conception informatique. Il faudra probablement apporter certains ajustements à ces documents lorsque la période d'essai et de débogage sera terminée.

Un programme de surveillance de la conformité devrait démarrer immédiatement après la mise en œuvre et se composer d'un mélange équilibré de soutien technologique et d'interventions humaines.

Les trois premiers mois (l'échéancier peut varier d'une institution à l'autre)

  • Début de la publication des Lignes directrices pour la gestion des courriels, laquelle se poursuivra pendant deux ans.
  • Sensibilisation des dirigeants, des spécialistes en gestion de l'information et des administrateurs de systèmes
  • Identification des étapes de mise en œuvre des Lignes directrices
  • Réaffectation des fonds à l'intérieur des budgets existants afin d'entreprendre les travaux préparatoires

De trois à six mois

  • Préparation, par les institutions, de politiques et de procédures en gestion des courriels, identification et planification des modifications éventuelles à apporter à l'infrastructure

De six à neuf mois

  • Modification et mise à l'essai de l'infrastructure (gestion des courriels, sécurité, récupération en cas de sinistre)
  • Mise à l'essai et finalisation des procédures
  • Préparation et mise à l'essai de plans de surveillance de la conformité
  • Élaboration de documents pédagogiques concernant la politique, les procédures et l'infrastructure en gestion des courriels

De neuf à douze mois

  • Démarrage d'un vaste programme de sensibilisation à la gestion des courriels, afin de préparer les utilisateurs à la mise en œuvre des Lignes directrices
  • Début des formations destinées à préparer les employés, contractuels et autres utilisateurs à la mise en œuvre des Lignes directrices

Après douze mois

  • Fin de la mise en œuvre des Lignes directrices
  • Début de la surveillance de la conformité
  • Identification et réparation des bogues initiaux

Exigences en matière de surveillance et facteurs de succès

La surveillance de la conformité en gestion des courriels nécessitera l'établissement de paramètres, lesquels pourront varier d'une institution à l'autre, selon les exigences organisationnelles de chacune et sa façon d'interpréter et de mettre en œuvre les Lignes directrices.

Cette surveillance devra être effectuée régulièrement. Il faudra sans doute procéder assez fréquemment durant la période d'introduction des Lignes directrices, puis moins souvent lorsque celles-ci seront bien intégrées dans l'infrastructure et les pratiques courantes de l'organisation.

Le succès d'un programme de gestion des courriels dépendra largement de l'impulsion donnée par le dirigeant qui s'en fera le promoteur. Cette personne devra avoir l'autorité nécessaire pour allouer des fonds au programme, être disposée à participer à l'établissement de cibles de conformité et prendre la responsabilité de diriger l'institution vers l'atteinte de ces cibles.

Procédures et mécanismes de surveillance

Les journaux d'exploitation fournissent une quantité considérable de données qui peuvent être synthétisées dans des rapports relatifs à une large gamme de paramètres en gestion des courriels.

Les gestionnaires des opérations peuvent, périodiquement, effectuer des vérifications à l'ordinateur de leurs employés, afin de voir si ces derniers ont correctement classé et stocké leurs courriels, plutôt que de les accumuler dans la boîte « Réception » ou « Messages envoyés ».

Les exercices de découverte électronique (ou les simulations d'audit ou de demandes d'accès à l'information) aident à identifier les problèmes de conformité aux lignes directrices, en vérifiant la capacité de l'institution à repérer et à récupérer l'information électronique, incluant les courriels.

Les vérifications de conformité peuvent établir le degré de conformité en posant des questions toutes simples, par exemple, s'il y a une politique sur la gestion des courriels et s'il y a des programmes de formation en la matière. Une vérification de conformité pourrait aussi inventorier les caractéristiques actives de la technologie utilisée pour gérer les courriels.

Consensus atteint par le Groupe de travail sur les lignes directrices

Après s'être réuni plusieurs fois à Ottawa, en février et en mars 2006, le Groupe de travail en est arrivé à un large consensus. Ce groupe était composé de représentants de quatre ministères du gouvernement fédéral :

  • Santé Canada
  • Affaires indiennes et du Nord Canada
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
  • Anciens combattants Canada

Lors de ces réunions, une première version de ce qui est maintenant appelé « Lignes directrices pour la gestion des courriels - Feuille de route » a été révisée attentivement, et largement discutée. De ces discussions ont émergé d'intéressantes suggestions concernant la structuration du document, le contenu général de plusieurs lignes directrices, les exemples d'énoncés de politique et, dans bien des cas, la terminologie précise à utiliser. La plupart des participants (tous, dans plusieurs cas) se sont ralliés à ces suggestions, lesquelles ont été prises en considération dans les versions subséquentes du document.

Contribution des réviseurs

Au cours des mois de janvier et de février 2008, le document de travail « Lignes directrices pour la gestion des courriels - Feuille de route » a été revu en détail par des spécialistes en gestion de l'information, représentant plusieurs ministères et organismes gouvernementaux.

  • Gouvernement du Canada
    • Agence de promotion économique du Canada atlantique
    • Agence du revenu du Canada
    • Citoyenneté et Immigration Canada
    • Bibliothèque et Archives Canada
    • Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
    • Gendarmerie royale du Canada
    • Transports Canada
  • Gouvernement de l'Alberta
    • Services Alberta

Une fois de plus, un large consensus a été atteint en faveur du document et de son contenu. L'exercice a cependant, comme la fois précédente, généré plusieurs suggestions très pertinentes à propos de la structuration du document, du contenu de plusieurs lignes directrices, des exemples d'énoncés de politique et, dans bien des cas, de la terminologie précise à utiliser.

Quelques participants se sont demandé s'il ne faudrait pas considérer globalement la question de la gestion de l'information gouvernementale, plutôt que de s'intéresser uniquement aux courriels. Cette idée, exprimée par une minorité de spécialistes, n'a pas été discutée plus longuement, car on a estimé qu'elle dépassait largement la portée de l'exercice.

Enjeux majeurs non résolus

Les agendas, les listes de personnes-ressources et les listes de tâches font généralement partie des logiciels de courriels les plus utilisés actuellement. Ces fonctionnalités n'ont cependant pas été considérées dans l'étude qui a mené à l'élaboration des présentes Lignes directrices. Ce document ne traite pas non plus de l'usage envahissant des appareils mobiles, de l'avènement de la messagerie instantanée et d'autres avancées récentes en matière d'évolution et de convergence des technologies.

Lignes directrices pour la gestion des courriels - estimation des principaux coûts de mise en œuvre

Le tableau qui suit vise à aider les institutions de différentes tailles à estimer les principaux coûts de mise en œuvre, par ordre d'importance. Les domaines les plus susceptibles d'engendrer des coûts sont indiqués par un signe de dollar ($). Les coûts peuvent être calculés en dollars, en Équivalents temps plein (ETP) ou par tout autre moyen jugé approprié par l'institution. Les signes de dollars sont seulement suggérés. En revanche, les estimateurs ne sont pas obligés d'indiquer les coûts dans les zones identifiées par un signe de dollar et rien ne les empêche d'inscrire les coûts dans les cases ne comprenant pas de signes de dollars.

Tableau d'estimation des coûts de mise en œuvre des Lignes directrices pour la gestion des courriels

Les trois premiers mois

Tâches Début de la publication des Lignes directrices pour la gestion des courriels, laquelle se poursuivra pendant deux ans Sensibilisation des dirigeants, des spécialistes en gestion de l'information et des administrateurs de systèmes Identification des étapes de mise en œuvre des Lignes directrices Réallocation des fonds à l'intérieur des budgets existants afin d'entreprendre les travaux préparatoires
Conception et élaboration $ $ $ $
Temps des formateurs et des participants aux formations   $    
Espaces physiques        
Équipements        
Logiciels        
Surveillance de la conformité        

De trois à six mois

Tâches Préparation de politiques Élaboration de procédures pour la gestion des courriels Identification et planification des modifications éventuelles à apporter à l'infrastructure Début de l'achat d'équipements : serveurs, appareils de télécommunication, dispositifs de sauvegarde temporaire et de stockage à long terme Début de l'achat de logiciels : courriel, sécurité, gestion des documents, classification des documents
Conception et élaboration $ $ $    
Temps des formateurs et des participants aux formations          
Espaces physiques          
Équipements       $  
Logiciels         $
Surveillance de la conformité          

De six à neuf mois

Tâches Modification et mise à l'essai de l'infrastructure (gestion des courriels, sécurité, récupération en cas de sinistre) Mise à l'essai et finalisation des procédures Préparation et mise à l'essai de plans de surveillance de la conformité Préparation de documents de sensibilisation Élaboration de documents pédagogiques relativement à la politique, aux procédures et à l'infrastructure en gestion des courriels
Conception et élaboration $ $   $  
Temps des formateurs et des participants aux formations       $ $
Espaces physiques $        
Équipements $        
Logiciels $        
Surveillance de la conformité     $    

De neuf à douze mois

Tâches Démarrage d'un programme de sensibilisation à la gestion des courriels, afin de préparer les utilisateurs à la mise en œuvre des Lignes directrices Début des formations destinées à préparer les employés, contractuels et autres utilisateurs à la mise en œuvre des Lignes directrices
Conception et élaboration $ $
Formateurs et participants aux formations $ $
Espaces physiques   $
Équipements   $
Logiciels   $
Surveillance de la conformité    

Après douze mois

Tâches Fin de la mise en œuvre des Lignes directrices Début de la surveillance de la conformité Identification et réparation des bogues initiaux
Conception et élaboration $   $
Formateurs et participants aux formations      
Espaces physiques      
Équipements      
Logiciels      
Surveillance de la conformité     $

Autres coûts potentiels

Tâches Consultants externes Adaptation ou configuration des logiciels Migration des données
Conception et élaboration $ $ $
Formateurs et participants aux formations $    
Espaces physiques      
Équipements      
Logiciels      
Surveillance de la conformité $    

Coûts totaux

Tâches Coûts totaux
Conception et élaboration $
Formateurs et participants aux formations $
Espaces physiques $
Équipements $
Logiciels $
Surveillance de la conformité $

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