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Lignes directrices pour la gestion des courriels -
Feuille de route

Annexes

Annexe C - Lois, règlements, politiques et ententes qui nécessitent l'application des lignes directrices pour la gestion des courriels

Lois nécessitant l'application des Lignes directrices

Les lois listées ci-dessous ne prescrivent pas expressément une norme ou des lignes directrices particulières en matière de gestion des courriels; elles établissent toutefois certaines responsabilités et obligations légales relatives à la divulgation (et à la non-divulgation), et à l'élimination de l'information, incluant l'information électronique. Cette dernière comprend ou peut être interprétée comme comprenant les courriels, leurs métadonnées et pièces jointes.

Les courriels peuvent être exigés lors d'une action en justice, d'un audit ou d'une demande d'accès à l'information.

Les présentes Lignes directrices pour la gestion des courriels sont conçues pour faciliter le respect des responsabilités et obligations décrites dans les lois listées ci-dessous.

Les institutions du gouvernement canadien ne sont pas tenues de documenter leur processus décisionnel ou leurs actions, à l'exception des transactions financières. Cependant, si de telles informations sont recueillies par une institution, celle-ci doit en assurer la conservation durant une période de temps appropriée.

Accès à l'information, Loi sur l'

La Loi offre l'accès aux documents de l'administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

(Source : www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg03-fra.asp)

Bibliothèque et les Archives du Canada, Loi sur la

Cette loi définit la mission et les attributs de Bibliothèque et Archives Canada, ainsi que les exigences légales concernant l'élimination et l'aliénation des documents du gouvernement et des ministères.

(Source : http://laws.justice.gc.ca/fr/L-7.7/)

Charte canadienne des droits et libertés

La Constitution canadienne comprend un ensemble de documents qui établissent les pouvoirs exécutifs, législatifs et judiciaires du gouvernement, attribuent les pouvoirs du gouvernement fédéral et définissent les droits des citoyens. La Charte canadienne des droits et libertés constitue l'annexe B de la Loi constitutionnelle de 1982. Elle garantit les libertés et les droits fondamentaux de chaque individu qui ne peuvent être restreints que par une règle de droit, dans des limites qui soient raisonnables et dont la justification puisse être démontrée dans le cadre d'une société libre et démocratique.

(Source : www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg03-fra.asp)

Crédits, Lois de

Ces lois établissent les programmes, les services et les activités du gouvernement et permettent d'allouer le financement annuel pour leur développement et leur exploitation. L'information ministérielle sur la planification fournit les éléments de base permettant de mesurer les résultats atteints.

L'information est présentée comme un article de dépense en fonction duquel les prévisions budgétaires sont réparties. L'information renferme trois principales catégories de dépenses : les services de publicité; les services d'édition, d'impression et d'exposition; les services de relations et d'affaires publiques.

Les lois déterminent et financent les secteurs d'activités des ministères, y compris le secteur de la technologie de l'information et de la gestion de l'information du Conseil du Trésor, en vue d'assurer l'orientation et le leadership stratégiques pour tirer parti de la technologie de l'information et de la gestion de l'information afin d'améliorer l'accès du public aux services gouvernementaux et d'atteindre les objectifs de renouvellement de la fonction publique.

(Source: www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg03-fra.asp)

Droit d'auteur, Loi sur le

La Loi vise à établir et à protéger la possession du droit d'auteur et les droits correspondants pour produire ou reproduire des oeuvres ou toutes parties substantielles de celles-ci sous forme matérielle, pour les exécuter ou pour les publier. La Loi renferme des définitions pour la propriété intellectuelle et établit des règles relatives à la possession du droit d'auteur. La Loi établit les actions qui représentent des violations, indique les recours auxquels l'auteur a droit en cas de violation, établit le Bureau du droit d'auteur chargé de traiter les demandes de droit d'auteur et de maintenir un registre des droits d'auteur et établit la Commission du droit d'auteur chargée d'appliquer la Loi, de rendre des décisions et d'attester les redevances. Nota : En vertu de la Politique sur les services communs, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de l'administration des droits d'auteur de la Couronne.

(Source : www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg03-fra.asp)

Emploi dans la fonction publique, Loi sur l'

La Loi établit la Commission de la fonction publique et détermine les principes et les conditions régissant le recrutement et la nomination du personnel et d'autres aspects de l'emploi dans la fonction publique tels que les recours, les mises en disponibilité, les nominations prioritaires et les activités politiques.

(Source: www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg04-fra.asp)

Gestion des finances publiques, Loi sur la

La Loi établit le Conseil du Trésor et le ministère des Finances et prévoit l'administration des ressources financières et humaines du gouvernement du Canada, la création et la tenue des comptes du Canada et le contrôle des sociétés d'État. Cette Loi s'applique tout particulièrement à la gestion de l'information pour ce qui est de la délégation des autorisations administratives et des dispositions exigeant la tenue de transactions et de documents fédéraux appropriés. L'accès à une information de qualité et ponctuelle est essentiel à la prise de décisions, à l'exécution des activités, aux besoins de preuve, à des fins historiques, pour assurer l'accès au public et pour surveiller continuellement et améliorer les programmes et les services. Note : D'autres lois telles que la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, la Loi sur la pension de retraite et le Code canadien du travail traitent tout particulièrement des ressources humaines

(Source : www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg03-fra.asp)

Langues officielles, Loi sur les

La Loi établit que le français et l'anglais sont les langues officielles du Canada et établit des dispositions permettant de s'assurer qu'ils ont un statut et des droits et privilèges égaux quant à leur usage dans toutes les institutions fédérales.

(Source: www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg04-fra.asp)

Preuve au Canada, Loi sur la

Décrit les rôles et les procédures à l'égard des témoins et des preuves dans le cadre de procédures pénales et civiles ainsi que toutes les autres matières de compétence fédérale. La Loi détermine la nature et les caractéristiques de l'information qui est admissible comme preuve et celle qui ne l'est pas. (Voir aussi la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques).

Identifie les catégories de preuves documentaires qui peuvent être utilisées dans le cadre d'une procédure judiciaire. Prévoit des dispositions à l'égard de l'information (version originale ou copie) qui peut être acceptée comme document officiel dans le cadre d'une procédure judiciaire et décrit les conditions d'admissibilité de la preuve. Établit les règles d'admissibilité en preuve des documents électroniques, et l'utilisation des normes, des procédures, de l'usage ou des pratiques concernant la manière dont les documents électroniques sont enregistrés ou mis en mémoire.

Prévoit des dispositions en cas d'opposition à la divulgation de renseignements devant un tribunal, un organisme ou une personne ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements, en attestant verbalement ou par écrit devant eux que ces renseignements ne devraient pas être divulgués pour des raisons d'intérêt public déterminées.

(Source : www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg03-fra.asp)

Protection civile, Loi sur la

La Loi sur la protection civile prévoit les mesures de protection civile nécessaires pour préparer le pays à faire face aux situations de crise de toute nature en définissant les responsabilités en ce qui a trait à l'élaboration et à la mise en œuvre de plans d'intervention civils, y compris la conservation des documents essentiels et la planification pour la reprise des activités.

(Source : http://www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg03-fra.asp)

Protection de l'information, Loi sur la

Cette loi définit les infractions reliées à la divulgation de l'information dans un dessein nuisible à la sécurité ou aux intérêts du Canada.

(Source: www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg04-fra.asp)

Protection des renseignements personnels et les documents électroniques, Loi sur la

Loi visant à faciliter et à promouvoir le commerce électronique en protégeant les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués dans certaines circonstances, en prévoyant l'utilisation de moyens électroniques pour communiquer ou enregistrer de l'information et des transactions et en modifiant la Loi sur la preuve au Canada, la Loi sur les textes réglementaires et la Loi sur la révision des lois. Certains organismes régis par le gouvernement fédéral et non assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels tels que des éléments de Postes Canada sont régis par la présente Loi. (Voir aussi la Loi sur la Preuve au Canada)

(Source : http://www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg04-fra.asp)

Protection des renseignements personnels et règlements afférents, Loi sur la

Assurer la protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et assurer le droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. Les exigences en matière d'information sont résumées ci-après et présentées plus en détail à l'annexe B qui établit une mise en correspondance avec le Cadre de gestion de l'information.

(Source : www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg04-fra.asp)

Responsabilité civile de l'État et le contentieux administratif, Loi sur la

La Loi détermine la responsabilité du gouvernement, et les règles et procédures en cas de poursuites judiciaires par l'État ou contre celui-ci. La responsabilité en matière d'information est présentée tout particulièrement dans le contexte de l'atteinte à la vie privée.

(Source : www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg03-fra.asp)

Service canadien de renseignement de sécurité, Loi sur le

Établit le Service canadien du renseignement de sécurité pour mener des enquêtes et conseiller le gouvernement au sujet d'activités qui peuvent constituer une menace pour la sécurité du Canada. La Loi renferme des dispositions spéciales pour l'accès à l'information dans l'intérêt de la sécurité nationale.

(Source: www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg03-fra.asp)

Statistique, Loi sur la

La Loi prévoit la collecte, la compilation, l'analyse, le dépouillement et la publication de renseignements statistiques sur les activités commerciales, industrielles, financières, sociales, économiques et générales de la population et sur l'état de celle-ci.

(Source: www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg04-fra.asp)

Vérificateur général, Loi sur le

Établit le rôle du vérificateur général consistant à mener des vérifications au sujet des ministères et des organismes fédéraux, des sociétés d'État et des comptes du Canada et à présenter les résultats à la Chambre des communes. Le vérificateur général assure une évaluation indépendante des activités du gouvernement qui compte grandement sur la disponibilité d'une information de qualité et il formule des observations et des recommandations fondées, du moins en partie, sur l'évaluation de l'information disponible.

Le vérificateur général a le droit d'avoir accès à l'information, aux rapports et aux explications des ministères et des sociétés d'État dont il a besoin pour assumer ses responsabilités et il indiquera dans son rapport annuel si l'information nécessaire lui a été fournie. (13, 14, 7)

(Source : www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/foundation-fondement/leg-reg/leg-reg03-fra.asp)

Politiques et directives fédérales nécessitant les Lignes directrices pour la gestion des courriels

Le Cadre de la gestion de l'information (CGI) au sein du gouvernement du Canada procure une orientation stratégique et pratique. Il indique les motifs justifiant l'intégration de la gestion de l'information et les moyens d'y parvenir, par un vaste éventail d'activités du GdC pour améliorer les opérations, la conformité aux lois et aux politiques, l'accès aux services par les citoyens et la reddition de comptes. L'orientation établie par le CGI peut servir « telle quelle » ou être modifiée en fonction des besoins particuliers de l'organisation.

(Source : www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/index-fra.asp)

La Politique sur la gestion de l'information exige des institutions gouvernementales qu'elles gèrent leurs documents tout au long de leur cycle de vie.

La Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information identifie les rôles et responsabilités de tous les employés du gouvernement en ce qui concerne la gestion de l'information.

La Politique sur la Sécurité identifie les exigences requises afin de garantir que toute information du gouvernement fédéral, classifiée ou désignée, soit correctement sauvegardée.

(Source : www.tbs-sct.gc.ca/cio-dpi/pols-fra.asp)

Plusieurs autres politiques nécessitent le recours aux présentes Lignes directrices, ou imposent elles-mêmes des normes ou des lignes directrices en matière de gestion des courriels.

• Accès à l'information, Politique sur l'
• Apprentissage, de formation et de perfectionnement, Politique en matière d'
• Autorisation et l'authentification électroniques, Politique sur l'
• Communication, Politique de
• Évaluation, Politique d'
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, Politique d'
• Gestion de l'information, Politique sur la
• Gestion de l'infrastructure à clé publique, Politique de
• Gestion des projets, Politique sur la
• Gestion des risques, Politique sur la
• Gestion des technologies de l'information, Politique sur la
• Protection des renseignements personnels, Politique sur la
• Sécurité, Politique sur la
• Services communs, Politique sur les
• Utilisation des réseaux électroniques, Politique d'

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