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Approche axée sur les risques en matière de patrimoine documentaire opérationnel non géré : rapport final


1. Survol de la question

1.1 Approche axée sur les risques en matière de patrimoine documentaire non géré

L'approche axée sur les risques (AAR) est une méthode de disposition accélérée recommandée par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour régler le problème de l'accumulation indue de documents papier dans les institutions fédérales. La notion de « patrimoine documentaire non géré » englobe les documents qui n'ont jamais été classifiés, qui sont peu ou point appuyés par d'autres éléments, qui ne sont généralement pas couverts par une autorisation de disposer (ADD) valide et auxquels n'accède plus le personnel de gestion de programmes ou de réponse aux requêtes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP). Il s'agit essentiellement de documents « perdus » pour le gouvernement et la population canadienne dans son ensemble.

1.2 L'importance de la « montagne de papier » qu'est le patrimoine documentaire

BAC estime que institutions du GC détiennent environ 17 millions de pieds linéaires de documents, lesquels compteraient une quantité considérable du patrimoine documentaire non géré. L'entreposage de ces éléments et l'accès à ces derniers coûtent environ 337 millions de dollars par année au gouvernement.1 Le rapport de la Commission Gomery, de même que celui de la vérificatrice générale en 2003, reconnaît que les lacunes en matière de tenue de documents constituent un grave problème au sein de nombreux ministères.

1.3 Réaction de BAC à cette situation : mise au point de l'AAR

Entre 2004 et 2006, un projet pilote sur l'AAR a été réalisé en collaboration avec Santé Canada. Ce projet ayant démontré que cette méthodologie était valable, l'équipe responsable a recommandé qu'elle soit employée par toutes les institutions désireuses de mettre de l'ordre dans leurs documents du patrimoine non géré. On a ensuite rédigé un manuel intitulé Step-by-Step Guide to Criteria-based Disposition of Unmanaged Legacy Records en prévision d'un essai ultérieur avec un autre partenaire dans le but de raffiner le processus.

1.4 Perfectionnement de l'AAR par le biais d'un projet d'évaluation avec Ressources naturelles Canada

En décembre 2007, Mme Marj Akerley, dirigeante principale de l'information à Ressources naturelles Canada (RNCan), et M. Jean-Stéphen Piché, directeur général de la Direction des documents gouvernementaux (DDG) de BAC, ont signé un protocole d'entente décrivant les responsabilités de leurs organismes respectifs dans le cadre d'une mise à l'essai de l'AAR à l'égard de documents choisis. L'objectif de ce projet d'évaluation était de créer une ADD ponctuelle, à faire approuver d'ici le 30 septembre 2008.

1.5 Documents du Secteur des sciences de la Terre de RNCan, entreposés dans l'entrepôt Bentley

On a déterminé qu'environ 1 300 boîtes du Secteur des sciences de la Terre (SST) entreposées dans l'entrepôt Bentley correspondaient à la définition de patrimoine documentaire non géré. Depuis 2001, le SST possède un bureau responsable du classement des documents papier suivant un système de classification des documents par sujets propres à l'organisme. L'accumulation de documents résultant de cette approche non conforme constitue une excellente cible pour une nouvelle mise à l'essai de l'AAR.

1.6 Mise à l'essai et perfectionnement de l'AAR à l'entrepôt Bentley

Du 21 janvier au 15 février 2008, six agents contractuels ont trié les dossiers et saisi des données sous la supervision de M. Denis Papineau, analyste de l'information, de Mme Leah Sander, archiviste à BAC responsable du portefeuille de RNCan, et de Mme Sarah Stacy, gestionnaire du projet. L'équipe faisait état de ses progrès chaque semaine à Mme Danielle Blais, responsable de la Gestion de l'information (GI), Programme de conservation et d'élimination, à Mme Susan Lance, gestionnaire par intérim de la Gestion des documents (GD), ainsi qu'au Comité d'évaluation de BAC présidé par la DDG.

Les agents ont ainsi examiné le contenu de chaque boîte en se fondant sur l'ensemble convenu de règles de disposition. Les documents ont également été préévalués de manière à déterminer s'ils entraient dans la catégorie du patrimoine documentaire non géré. Au moment du tri initial, on a aussi recueilli des données comme le titre des dossiers, la provenance et la condition des documents, etc. Ces derniers ont ensuite été placés en fonction de ces renseignements dans une des catégories suivantes, ayant chacune ses propres recommandations quant à la disposition :

Catégorie Recommandation
Documents ayant encore une valeur opérationnelle Les documents sont conservés et intégrés dans la structure de classification du Ministère.
Documents ayant une valeur non plus opérationnelle, mais archivistique Les documents sont transférés à BAC en vertu d'une ADD ponctuelle.
Documents sans valeur ni opérationnelle, ni archivistique Les documents sont détruits en vertu d'une ADD ponctuelle.
 

1.7 Résultats du projet pilote avec RNCan

L'AAR est une méthode efficace pour traiter le patrimoine documentaire non géré. Il s'agit d'une solution de rechange plus rentable que les moyens de disposition habituels, puisqu'on a dépensé 25 $ par boîte triée au lieu du 104,76 $2 normalement encouru.

L'AAR est en outre plus rapide, parce que les agents contractuels ont consacré en moyenne 12 minutes pour examiner chaque boîte, alors que la méthode traditionnelle en prenait 200. On a ainsi été à même de trier le contenu de 11,2 boîtes par jour au lieu de 2,44.

Le projet pilote a également permis de confirmer que les documents pouvaient se classer dans trois grandes catégories en ce qui a trait à la manière d'en disposer : ceux n'ayant plus aucune valeur opérationnelle et dont on recommandait la destruction (60 %), ceux qui avaient encore une valeur opérationnelle pour RNCan (27 %) et ceux qui avaient une valeur archivistique, à transférer à BAC (13 %). Ce dernier a observé que l'aversion naturelle des institutions gouvernementales à l'égard des risques faisait en sorte qu'une large proportion des documents était étiquetée comme ayant une « valeur opérationnelle potentielle », et ce, malgré les règles de disposition.

1.8 Avantages de l'AAR

L'AAR permet de récupérer ou protéger les documents ayant encore une valeur, tout en engendrant des économies sur les plans de la disposition et du repérage. Du fait qu'elle est « axée sur les risques », cette méthode se concentre sur les boîtes de dossiers, au lieu de se pencher sur chacun de ces derniers, en accélérant du même coup le traitement. En contrepartie de pouvoir trier toutes les boîtes ciblées, on accepte la possibilité de perdre quelques dossiers de valeur en cours de route. Les documents jusqu'à lors considérés comme « perdus » peuvent ainsi faire l'objet d'une ADD ponctuelle de BAC s'ils sont sans valeur opérationnelle, ou être intégrés au système de tenue des documents et mis à la disposition du personnel s'ils ont encore un valeur opérationnelle.

1.9 Conclusion

L'AAR est un outil concevable pour permettre aux institutions gouvernementales de régler les arriérés de travail du patrimoine documentaire non géré. BAC en recommande l'utilisation pour les documents qui répondent à cette définition. Certaines conditions doivent cependant être respectées, comme la signature d'une entente autorisant l'accès aux documents en vue de leur traitement selon l'ARR, ainsi que l'engagement du personnel tout au long du projet.

Tout comme d'autres initiatives dans le domaine du patrimoine documentaire, le projet d'AAR a pour objectif de réduire les montagnes de papier par le biais de solutions aussi novatrices que réalisables. Ses conclusions ressemblent à celles d'autres projets d'évaluation afférents à la capacité, y compris en ce qui a trait au manque de compétences en tenue de documents au sein de la fonction publique, et du besoin d'initier les fonctionnaires en matière de gestion de risques et d'acceptation des risques.

2. Constatations détaillées

2.1 Données statistiques

Tableau 1 : l'AAR par rapport à la méthode traditionnelle de disposition 3

Temps requis pour traiter chaque boîte AAR Méthode traditionnelle
Temps moyen 12 minutes 200 minutes
Temps le plus 1 minute  
Temps le plus long 28 minutes  
Coût par boîte
  25,00 $ 104,76 $

Tableau 2 : pourcentage de documents par mode de disposition

Répartition par mode de disposition
Destruction (aucune valeur à long terme) 60 %
Conservation (valeur opérationnelle) 27 %
Archivage (transfert à BAC) 13 %
 

Tableau 3 : coûts du projet

Coûts du projet
Coût des agents contractuels (techniciens affectés au traitement des documents) 27 168,93 $
Coût de l'équipement et des fournitures 5 335,21 $
Coûts totaux 32 504,14 $

Tableau 4 : économies immédiates pour RNCan

Coût de traitement d'environ 1 300 boîtes en employant l'AAR dans le cadre du projet d'évaluation à RNCan Coût prévu si ces boîtes avaient été traitées selon la méthode traditionnelle de disposition
32 504,14 $ 136 188,00 $
Économies immédiates pour RNCan : 103 683,86 $

Autres détails :

  • On a découvert une quantité plus importante que prévu de documents d'archives. Il s'agissait notamment d'une série de cahiers de notes géodésiques prises sur le terrain datant du début du 20e siècle.
  • La majorité des documents étaient des dossiers de programme (37 %) ou du registraire des dossiers (23 %).

2.2 État des documents

L'état des documents traités selon l'AAR a révélé que cette dernière pourrait s'avérer efficace pour repérer les documents menacés, surtout quand il s'agit de documents d'archives, ce qui permettrait à BAC d'invoquer l'article 13.3 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. L'entrepôt Bentley, qui n'est pourtant pas conçu pour l'entreposage à long terme, a conservé des documents pendant des périodes allant de 10 à 30 ans. La plupart des documents qu'on a trouvés y avaient été transférés à la suite du départ d'un employé. Comme ils n'avaient jamais été intégrés au système central de tenue de documents, il était difficile d'en déterminer l'origine et l'importance. Dans certains cas, des documents isolés sans contexte avaient simplement été jetées dans des boîtes. Dans la mesure du possible, les agents contractuels saisissaient les données significatives, mais de nombreux dossiers n'étaient pas clairement étiquetés. De manière générale, on pouvait décrire la condition des documents comme à peine « acceptable ». L'entrepôt Bentley avait en outre subi le bris d'une conduite d'eau qui avait endommagé un grand nombre de boîtes et engendré de la moisissure. On a également décelé la présence de rongeurs dans les boîtes. Le rapport final sur l'état des documents d'archives dans les institutions fédérales (ÉDAIF) reconnaissait que la seconde source de risques pour ces derniers était le manque adéquat des lieux d'entreposage utilisés pour la préservation des documents.4 Or, l'entrepôt Bentley affichait cinq des six facteurs que ce rapport associait aux piètres installations d'entreposage.

Première constatation majeure : les ministères doivent reconnaître que le fait d'entreposer des documents dans des lieux non conformes engendre leur détérioration et peut mener à la perte de renseignements précieux.

2.3 Adoption d'une mentalité axée sur les risques

Comme mentionné ci-dessus, l'AAR, contrairement à la méthode traditionnelle, fait en sorte qu'il ne soit plus nécessaire de classifier et de décrire chaque dossier à traiter. Afin de maximiser les ressources, la description des documents s'effectue plutôt à l'échelle des boîtes (minimalement), et seules les décisions relatives à la disposition sont prises individuellement. L'AAR repose en effet sur le principe qu'il n'est pas rentable d'affecter des ressources supplémentaires à des documents n'ayant reçu que peu d'attention durant une période prolongée.

Malgré son accent sur l'efficacité, l'AAR présente des facteurs d'assurance de la qualité comme, notamment : la production de documentation relative aux matériels traités, la vérification des décisions par les experts de la disposition du GC, ainsi que du temps accordé sur les lieux par l'archiviste responsable du portefeuille. Cette méthode exige cependant que les institutions gouvernementales abandonnent certaines façons de penser pour en adopter de nouvelles.

À la suite du projet, il s'est révélé difficile de communiquer avec le personnel opérationnel responsable des recommandations en matière de disposition. Ceci s'explique en partie par le fait que RNCan dispose de deux entités organisationnelles distinctes pour gérer les documents, et que celle ayant participé à l'expérience n'a pas d'autorité à ce chapitre. Malgré la méthodologie formulée par Conseils et Vérification Canada dans le cadre du premier projet pilote, aucun contact n'a ainsi été établi avec les gestionnaires de programmes, et les tentatives de présentation du projet aux hauts dirigeants du Ministère avant sa mise en œuvre n'ont été que peu fructueuses à cause de divers conflits des calendriers.

Première recommandation : faire signer un protocole d'entente par le haut fonctionnaire responsable de la GI au sein de l'institution concernée, par celui en charge du ou des domaines de programmes visés, ainsi que par le directeur général de la DDG de BAC avant que le projet commence.

3. Méthodologie

Le projet d'AAR réalisé en partenariat avec RNCan a respecté soigneusement la méthodologie établie par BAC, Conseils et Vérification Canada et Santé Canada. Cependant, il y a ces quelques améliorations suivantes :

  1. définition du « patrimoine documentaire non géré »;
  2. phase de préévaluation;
  3. reliure à anneaux pour la formation;
  4. mise en lots;
  5. tableur Excel;
  6. description à l'échelle des boîtes;
  7. création des photocopies;
  8. tri en trois catégories;
  9. perfectionnement des règles de disposition.

3.1 Définition

Afin de garantir que l'AAR n'est employée qu'en présence des documents s'y prêtant le mieux, le groupe de travail de la DDG a formulé une définition détaillée de ce qu'était le « patrimoine documentaire organisationnel non géré ». Elle se lit comme suit :

« Documents ne bénéficiant d'aucune attention en gestion des documents, mise à part celle accordée à leur entreposage. Ils se caractérisent par un manque d'information à leur égard, par le biais notamment de listes ou de notes relatives à leur disposition, et ne font pas partie du système de classification en place. Ce manque d'information fait également en sorte que les institutions qui les conservent (sur les lieux ou dans des entrepôts privés) ne peuvent répondre aux requêtes d'AIPRP de manière efficace et en temps opportun, et qu'ils ne respectent pas les critères d'entreposage dans ce qu'on appelle un Centre de services régional de documents. Ils pourraient en outre ne pas faire l'objet d'une ADD, et sont hors de portée du système central de tenue de documents des institutions concernées. » (Traduction)

3.2 Phase de préévaluation

Les documents proposés par RNCan dans le cadre du projet ont été préalablement évalués par une équipe de BAC afin de déterminer s'ils répondaient à la présente définition ci-dessus. Cette vérification initiale s'est avérée fort utile, puisque les dossiers initialement suggérés, provenant d'un autre secteur du Ministère, se sont révélés inadéquats. La préévaluation s'est effectuée en étapes :

  • Vérification de l'existence ou non des ADD valides pour le secteur visé. Le groupe de travail voulait ainsi empêcher l'usage de l'AAR à mauvais escient, comme dans les cas où le recours à ces dernières exigerait moins de temps.
  • Visite de l'archiviste sur les lieux pour voir les documents. L'équipe de BAC s'est rendue à l'entrepôt visé des semaines avant le début du projet pour ouvrir un échantillonnage de boîtes dans le but d'en examiner le contenu et de déterminer l'étendue des documents à traiter. La provenance de beaucoup de ces boîtes, de même que leur piètre état rapidement constaté par l'équipe, a confirmé leur adéquation pour le projet.

3.3 Reliure à anneaux pour la formation

Bien que de courte durée, le projet d'AAR a exigé qu'on offre une certaine formation aux techniciens affectés au traitement des documents. On les a donc dotés d'une reliure à anneaux contenant une liste des règles de disposition, ainsi que des réponses à des questions fréquemment posées sur l'initiative. Cette reliure à anneaux s'est avérée utile. On recommande également que BAC crée une liste d'agents contractuels ayant de l'expérience en la matière, étant donné que leur connaissance de la méthodologie pourrait réduire le temps de formation requis dans le cadre de projets futurs d'AAR.

Deuxième recommandation : créer une liste d'agents contractuels qualifiés ayant de l'expérience en matière d'AAR.

3.4 Mise en lots

La mise en lots s'est révélée fort utile lors de l'essai de l'AAR chez Santé Canada. Le fait de regrouper les boîtes a en effet permis de répartir le volume de travail en parcelles faciles à gérer et à distribuer entre agents contractuels. L'extérieur des boîtes a fourni suffisamment d'indices pour effectuer ce regroupement sans avoir à entreprendre de recherches détaillées. En regroupant selon la même provenance, on a constaté que, devant des documents plus homogènes, les techniciens pouvaient travailler plus vite que s'ils avaient été en présence de documents émanant de sources diverses ou inconnues.

Les responsables de l'étude de Santé Canada ont recommandé de consacrer une partie de la première semaine de travail à inventorier toutes les boîtes visées par le projet. Toutefois, étant donné les emplacements des boîtes sur les étagères, qui sont trop profondes et trop hautes, l'accès aux boîtes est difficile à l'entrepôt Bentley; cette étape n'a pas été franchie, puisqu'on voulait réduire au minimum le nombre de manipulations requises. Les lots et les boîtes ont donc été étiquetés au fur et à mesure que les travaux progressaient. Rétrospectivement, les responsables du projet de RNCan pensent que l'inventaire suggéré (de même qu'un décompte final) aurait été utile. Il leur aurait en effet permis de gérer leur temps de manière plus efficace, sans avoir à deviner combien de boîtes restaient à traiter.

On a attribué aux lots des codes alphanumériques (AA01, AA02, etc.) où les lettres indiquaient les travées d'étagères et les chiffres, le nombre de lots s'y trouvant. Le rapport découlant de l'expérience à Santé Canada recommandait également d'utiliser un lecteur de codes à barres pour suivre les déplacements des boîtes. L'expérience à RNCan suggère cependant que cela n'est pas nécessaire.

3.5 Documentation : tableur Excel

Une base de données relationnelle est créée dans le cadre du projet de Santé Canada. Il s'est avéré que cette base était complexe, et ne facilitait pas nécessairement la saisie des renseignements. Les responsables de la présente initiative ont plutôt choisi d'enregistrer les données dans un tableur Excel. Cette méthode s'est avérée simple et rapide, en plus d'aider RNCan, dont le système de tenue de documents s'appuie sur ce logiciel.

Un échantillon de ce tableur apparaît à l'annexe A.

3.6 Documentation : description à l'échelle des boîtes

Le rapport provisoire sur le projet de Santé Canada indiquait qu'on avait employé une méthode d'échantillonnage. On a plus tard appris que, si toutes les boîtes avaient été ouvertes, seule une sur trois avait été décrite. Selon les participants au projet, ce manque de documentation a été l'une des causes de l'incapacité d'obtenir l'approbation finale des responsables des programmes visés.

Pour le projet d'AAR à RNCan et après avoir considéré diverses méthodes, on a opté pour l'ouverture et la description de chaque boîte. Les documents n'étant pas gérés, la saisie de données ne se limitait pas toujours à l'enregistrement des titres. La plupart des dossiers examinés étaient liés au fonctionnement de programmes. Et certains avaient été étiquetés à la main. Dans certains cas, des chemises des documents avaient été négligemment jetées dans des boîtes, et les agents contractuels ne pouvaient les décrire qu'en indiquant l'état dans lequel ils les avaient trouvées. Bien que l'équipe de BAC ait encouragé les techniciens à fournir les descriptions les plus détaillées possible, cela n'a pas été systématiquement fait. De plus, le personnel de RNCan n'a pas toujours été à la disposition des contractuels pendant que les travaux progressaient. Par conséquent, il s'est révélé difficile de vérifier les décisions qui avaient été prises, et le Ministère a dû réexaminer plusieurs lots une fois le projet terminé.

3.7 Création de photocopies (échantillons de documents)

Considérant les erreurs possibles au moment de la saisie de données, on a demandé aux agents contractuels de faire des photocopies d'échantillons de chaque lot. Dans le cas d'ensembles plus volumineux, ils devaient tirer des exemplaires d'une boîte sur deux. Ce procédé s'est avéré utile, aidant l'archiviste à déterminer la valeur des documents et le personnel du Ministère à mieux cerner les types actuels de documents. Il a en outre permis d'éviter la réouverture des boîtes après les opérations de tri. On a cependant déploré le trop petit nombre de photocopies; au lieu d'une feuille par boîte, on aurait en effet préféré obtenir plusieurs autres pages photocopiées du dossier (couverture du dossier, page titre du dossier, ainsi que différents échantillons des pages du dossier).

Troisième recommandation : tirer de chaque lot suffisamment de photocopies (les couvertures des dossiers, leur titre et plusieurs échantillons de leurs pages) d'une boîte sur deux.

Étant donné que des lots plus récents (fin des années 90, début 2000) ont été trouvés, une équipe a offert de créer des listes pour aider RNCan à réintégrer les documents dans ses systèmes de classification. Cette liste comportait le numéro de lot, le numéro et le titre du dossier, ainsi que les dates visées, quand il était possible de les déterminer. Cette innovation participative d'un membre de l'équipe allégera le fardeau des institutions gouvernementales désireuses de récupérer les dossiers ayant encore une valeur opérationnelle.

Quatrième recommandation : quand le contexte s'y prête, énumérer les boîtes contenant des dossiers à réintégrer dans la structure de classification de l'institution visée.

Malgré un accroissement de la documentation par rapport au projet de Santé Canada, le personnel de GI/GD de RNCan n'a pas été satisfait de la qualité des données enregistrées par les agents contractuels, et aurait voulu que chaque titre puisse correspondre à un dossier de sa structure de classification des documents. Or, cette façon de faire, qui ressemble beaucoup à l'approche traditionnelle, est probablement inutile.

Deuxième constatation majeure : l'AAR exige que le personnel de GI/GD accepte une certaine mesure de risques en ce qui a trait aux dossiers d'origine et de valeur incertaines. Bien que cette méthode produise moins de données que l'approche traditionnelle, celles-ci sont adéquates dans ce contexte.

3.8 Tri en trois catégories

Dans le cadre de l'initiative de Santé Canada, les agents contractuels devaient choisir entre deux options : conserver ou disposer. À RNCan, trois choix s'offraient à eux, soit la conservation à cause d'une valeur opérationnelle, la conservation en vue d'un transfert aux archives, ou la destruction. On cherchait ainsi à clarifier la « destination » des documents triés. Il a également été possible de prévoir les étapes à venir, comme la mise en boîte des documents d'archives, faite dans la mesure du possible sur le site par les techniciens eux-mêmes. Cette façon de faire a bien fonctionné.

Cinquième recommandation : trier les documents en trois catégories, soit ceux à conserver à cause de leur valeur opérationnelle, ceux à conserver en vue de leur transfert aux archives, et ceux à détruire. Il s'agit là de la meilleure façon de traiter les boîtes de documents.

3.9 Perfectionnement des règles de disposition

Essentiellement, les règles de disposition sont des calendriers de conservation conçus pour le projet d'AAR. Or, le rapport provisoire de Santé Canada recommandait d'élargir les critères (page 21). Après de longues discussions, 16 types de dossiers ont donc été créés. Toutefois, le projet de RNCan a permis de déterminer que cet élargissement compliquait les choses (certains critères, comme « endommagé par l'environnement », se sont par exemple avérés inutiles). Les nouveaux titres n'étant pas toujours de véritables « types », les équipes ont jugé plus simple de les inclure dans un champ de remarques. Des renseignements touchant le format, tirés de la documentation relative aux modalités et conditions, ont aussi été fournis aux techniciens. On n'a cependant jamais trouvé de « grappes » d'éléments (mis à part les dossiers papier connexes) pouvant justifier l'application de ces règles. À l'avenir, on devrait consulter l'archiviste responsable du portefeuille à cet égard.

BAC a éprouvé de la difficulté à communiquer le rôle crucial des règles de disposition, conçues pour éclairer toutes les décisions prises en cours de tri. Des représentants de RNCan ont continué à insister sur le besoin d'élaborer des calendriers de conservation pour tous les dossiers visés par le projet d'AAR. En réalité, il ne serait nécessaire de créer de tels calendriers que pour les documents jugés comme ayant encore une valeur opérationnelle, puisque ceux-ci seront réintégrés dans la structure de classification des documents du Ministère.

Or, la catégorie « valeur opérationnelle » s'est avérée problématique tout au long du projet d'évaluation. BAC a collaboré avec RNCan pour formuler des règles à ce chapitre en se fondant sur les paramètres établis dans le cadre de l'initiative de Santé Canada. À titre d'exemple, tous les documents, données et rapports scientifiques récents ont été classés dans cette catégorie. Toutefois, le personnel de RNCan n'a pas observé les règles de disposition lors de l'examen de la documentation. Les gestionnaires ont préféré « ignorer » les critères qu'ils avaient eux-mêmes contribué à créer de manière à pouvoir inclure davantage d'éléments sous la bannière de la « valeur opérationnelle ». On peut notamment penser à de vieux dossiers de programme datant des années 70 et 80.

Troisième constatation majeure : BAC n'aura pas la tâche facile quand viendra le temps de recommander des outils de tenue de documents comme l'AAR, à cause de la culture d'aversion aux risques des institutions de l'administration fédérale.

De plus, en catégorisant tous les documents scientifiques comme ayant une valeur opérationnelle, on a conservé une grande quantité d'éléments dont on ne connaissait pas vraiment l'importance, comme des graphiques dessinés à la main avec peu ou point d'information contextuelle. Qui plus est, on n'a pas consulté les gestionnaires de programmes durant le projet. Ceux-ci ne devaient entrer en jeu qu'une fois la documentation terminée.Étant donné la nature spécialisée des données scientifiques, il se pourrait que RNCan ait tenté d'en estimer la valeur opérationnelle au lieu de consulter les secteurs concernés. D'une certaine manière, les visées de BAC et de RNCan étaient différentes. Si ce dernier cherchait à trouver des documents de valeur, BAC se concentrait plutôt sur ceux dont on pourrait disposer.

L'annexe B contient une liste des règles de disposition recommandées.

Sixième recommandation : adopter les règles de disposition énumérées à l'annexe B.

4. Documents électroniques

On a suggéré de profiter du projet pilote à RNCan pour essayer l'AAR en présence de documents électroniques. On n'a toutefois trouvé que très peu d'éléments qui n'étaient pas sur papier.

En entreprenant le projet, les membres de l'équipe voulaient garder en tête les diverses correspondances possibles entre le patrimoine documentaire et les documents électroniques. Ils ont notamment pensé aux sorties d'imprimante, susceptibles d'être les seuls indices concrets de l'existence d'un fichier ou d'une base de données. Il avait alors été décidé que si ces imprimés contenaient des renseignements dignes d'intérêt ou porteurs de valeur, on chercherait à déterminer s'ils avaient été enregistrés ailleurs, notamment en versions électroniques plus récentes au sein du Ministère, ou s'ils avaient déjà été transférés À BAC. Or, peu de documents de la sorte ont mérité une telle enquête. Il fallait en outre composer avec des formats désuets. De plus, si quelques rubans de données ont été trouvés, leurs contenants étaient assez moisis, et l'une de leurs étiquettes portait même la mention « effacé » (erased).

Les rédacteurs du présent rapport pensent tout de même que les initiatives visant le patrimoine électronique pourraient bénéficier de l'expertise acquise durant les projets d'évaluation de l'AAR. En effet, ces initiatives et projets partagent les mêmes philosophies et ont un objectif commun : tenter d'extraire efficacement des documents de valeur d'un volume non géré. L'AAR exige que les agents contractuels soient à l'affût de signes particuliers pour déterminer l'importance des dossiers (période des dates, mots-clés, autres éléments, etc.). Il est concevable que cette approche puisse être utilisée en contexte électronique en employant notamment des produits Open Text ou des procédés d'indexage pour récupérer des documents d'un support informatique, comme un disque partagé, par exemple. On pourrait en outre créer un thésaurus de mots-clés permettant à divers engins de recherche de trouver des éléments ayant une portée à long terme. À cette fin, les responsables de l'AAR pourraient participer aux travaux d'équipes comme les groupes de travail sur les disques partagés et les normes de numérisation de BAC.

Septième recommandation : demander au personnel de l'initiative en tenue de documents (ITD) ayant participé au projet d'évaluation à RNCan de s'intégrer à des groupes de travail chargés d'examiner la question du patrimoine électronique, de manière à ce que les principes de l'AAR soient employés là où ils le pourraient.

5. Rôles et responsabilités

Survol de la charte de projet

Rôles Noms et titres des participants
Promoteur du projet (BAC) Jean-Stéphen Piché, directeur général, DDG, BAC
Directeurs du projet Anne Allard, directrice de l'ITD, DDG, BAC
Peter Cowan, directeur de la Gestion de l'information (GI) de l'entreprise, RNCan
Responsable du projet (BAC) Judith Roberts-Moore, gestionnaire, ITD, DDG
Gestionnaire du projet (BAC) Sarah Stacy, agente principale de projet, ITD, DDG
Équipe du projet (BAC-RNCan) :  
Experte en GI/gestion des documents (GD) Susan Lance, gestionnaire par intérim, GD, RNCan
Experts en disposition (RNCan) Danielle Blais, responsable du Programme de conservation et d'élimination, RNCan
Denis Papineau, analyste de l'information, RNCan
Experte en disposition (BAC) Leah Sander, archiviste, Section des ressources naturelles, Autochtones et culture
Superviseur (RNCan) Simon Phillips, agent aux documents, RNCan
Techniciens en traitement de documents (6) Agents contractuels

Bien que le plan de travail élaboré par Conseils et Vérification Canada ait recommandé d'embaucher un superviseur, les partenaires ont convenu qu'ils ne le feraient pas. À la fin du projet, on s'est cependant rendu compte qu'il aurait été avantageux de faire appel aux services d'un agent contractuel pour assumer ce rôle.

Rôles particuliers :

Techniciens en traitement de documents

Le projet pilote à RNCan a démontré que les techniciens en traitement de documents sont capables de comprendre et d'appliquer les critères de disposition. Les décisions ont peut-être été plus longues à prendre au début (lorsque, par exemple, on rencontrait pour la première fois un type de dossier), mais, étant donné la quantité de documents de nature similaire, ces personnes ont ensuite progressé rapidement, en n'affichant qu'un faible taux d'erreurs.

Responsabilités

  • Apprendre les critères de disposition et pouvoir cerner les divers types de dossiers.
  • Saisir les renseignements relatifs aux dossiers dans un tableur Excel.
  • Étiqueter et séparer les boîtes après la décision initiale en matière de disposition.
  • Faire des photocopies pour chaque lot traité afin de fournir un échantillonnage aux experts en disposition.

Compétences et aptitudes essentielles :

  • expérience en gestion de documents;
  • bonnes aptitudes en communication orale et écrite;
  • volonté d'apprendre les critères de disposition;
  • capacité de saisir des données correctement;
  • capacité de soulever et de déplacer des boîtes pouvant peser jusqu'à 20 kg;
  • connaissance de base du logiciel Excel.

Experts en disposition (institutions gouvernementales)

Les personnes affectées à cette fonction, peut-être la plus importante du projet, doivent s'engager à jouer un rôle actif durant les phases de triage, mais doivent aussi être disponibles pour examiner la documentation une fois cette étape franchie. Provenant des secteurs ministériels de la GI/GD, elles devraient être sur place tous les jours. Les experts en disposition doivent en outre comprendre les objectifs du projet d'AAR, ainsi que les rouages de cette dernière, et devraient avoir de l'expérience en supervision.

Responsabilités

  • Surveiller le processus de tri et s'assurer que ceux qui s'en occupent observent les critères de disposition établis.
  • S'assurer que les données saisies appuient adéquatement les dossiers traités (vérifier si les champs sont correctement remplis et si des photocopies ont été prises pour référence ultérieure).
  • Vérifier les décisions des techniciens en matière de disposition. L'expert ne peut se fier aux données saisies par ces derniers; on s'attend plutôt à ce qu'il les confirme en examinant les dossiers originaux ou en consultant les photocopies associées à chaque lot. Il peut ensuite appuyer ou modifier la décision originale, en se fondant sur les critères établis.
  • Examiner en profondeur le travail de saisie et les décisions en matière de disposition des techniciens (tous les jours ou un jour sur deux). Cette façon de faire permet d'éviter la réouverture de lots déjà traités et mis de côté. Elle permet en outre de relever les erreurs avant qu'elles ne se transforment en mauvaises habitudes. De plus, la charge de travail des experts sera lourde à la fin du projet si la documentation n'a pas été suivie de près durant son exécution.
  • Entretenir au besoin des liens avec les gestionnaires de programmes afin d'obtenir des renseignements additionnels sur les documents.

Compétences et aptitudes essentielles :

  • capacité de prendre des décisions avec assurance;
  • capacité de communiquer clairement;
  • souci du détail;
  • connaissance des structures de classification des documents existantes et accès à de l'information sur l'historique en matière de tenue de documents des institutions de l'administration fédérale.

Si les experts en disposition réalisent les tâches qui leur sont confiées, la charge de travail de l'archiviste sera moins lourde. Ils ont pour mandat d'assurer la qualité du projet en vérifiant si les données sont correctement saisies. On recommande fortement qu'une de ces personnes soit responsable du projet d'AAR, et que les tâches ne soient pas réparties parmi le personnel d'autres secteurs organisationnels du Ministère. Si la personne choisie n'assume pas ses responsabilités, le projet est susceptible d'échouer.

Quatrième constatation majeure : l'expert en disposition, élément clé des projets d'AAR, doit disposer d'une expérience adéquate et être disponible à temps plein pendant toute la durée du projet.

Archiviste

L'archiviste de BAC a passé beaucoup plus de temps que prévu sur les lieux durant le projet pilote à RNCan (presque tous les jours la première semaine, et deux fois la semaine par la suite). Le fait qu'on ait trouvé une quantité plus importante que celle à laquelle on s'attendait de documents à valeur potentiellement archivistique parmi le volume non géré du Ministère y est sûrement pour quelque chose. Décrivant le projet comme un « exercice de micro-expertise », l'archiviste a expliqué qu'étant donné le flagrant manque de contexte, il avait dû consacrer de nombreuses heures de recherche à éclairer ses décisions.

Gestionnaire de projet

Le gestionnaire était un membre du personnel de BAC responsable de la planification et du déroulement sans anicroche des activités à l'entrepôt. Il a également formé les membres de l'équipe en matière d'AAR, a répondu à leurs questions et leur a prodigué des conseils sur tous les aspects du projet. Il était sur place quatre jours par semaine afin de superviser l'avancée des travaux. Pour les projets futurs, on recommande que le gestionnaire provienne encore de BAC afin que la méthodologie et les règles de disposition soient respectées.

6. Logistique

Équipement

Les besoins en équipement étaient plutôt simples : des instruments pour accéder aux boîtes (échelle, chariots), du matériel pour saisir les données (un photocopieur, des ordinateurs portables, des fournitures générales), des chemises de dossier, des boîtes, de la pellicule plastique, des palettes et, à cause de la saleté environnante, du désinfectant pour les mains, des masques et des gants.

Espace

Dans l'entrepôt Bentley, on disposait d'un espace assez restreint pour les boîtes à traiter. Cela a eu pour avantage de permettre aux agents contractuels de travailler à proximité des documents et de ne pas avoir à les transporter très loin. Disposant de peu de places libres sur ses propres étagères, RNCan a obtenu de son voisin d'entrepôt (le ministère de la Défense nationale) la permission de placer temporairement des plates-formes de documents dans sa zone.

Pour le projet, on avait demandé aux techniciens de séparer les boîtes à détruire en les mettant sur des plates-formes enveloppées de plastique translucide. Les boîtes à conserver pour leur valeur opérationnelle devaient quant à elles être replacées sur les étagères, et celles destinées aux archives étaient mises à part dans des contenants pour documents d'archives. Les initiatives d'AAR doivent donc prévoir suffisamment d'espace pour départager les documents en trois catégories et les entreposer pendant toute la durée du projet.

Toutefois, on devait toujours s'attendre à devoir déplacer des boîtes plus d'une fois et, dans certains cas, les plates-formes enveloppées ont dû être rouvertes et fouillées. Malgré ces gestes jugés comme inévitables, l'équipe de BAC considérait que la méthode employée demeurait la meilleure solution pour localiser aisément les dossiers en traitement.

7. Coûts

Ressources humaines prévues Ressources humaines réelles Jours prévus Jours réels
Directeur du projet (RNCan)   6,30 2,005
Gestionnaire du projet (BAC)   65,70 60,00
Équipe du projet      
Expert en GI/GD   39,00 -
Experts en disposition (2, RNCan)   39,90
39,00
-
20,00
Expert en disposition (BAC)   39,00 10,00
Superviseur (RNCan)   39,00 2,50
Techniciens en traitement de documents (6 agents contractuels)   234,00 116,25
Total pour l'équipe   438,00 148,75
Total   501,90 210,75

Les coûts prévus du projet d'évaluation à RNCan, établis en fonction des chiffres obtenus sur l'étude de Santé Canada, se sont avérés généreux. Dans son ensemble, le projet a en effet requis moins d'efforts financiers que ce qu'on avait estimé.

8. Processus recommandé pour la gestion de futurs projets d'approche axée sur les risques

L'AAR est un « laissez-passer » temporaire qui permet aux institutions gouvernementales de nettoyer les aires négligées de leur « montagne de papier ». Il ne s'agit cependant que d'une méthode d'appoint, qu'il ne faut pas employer à répétition, au risque d'encourager le développement de mauvaises habitudes en matière de tenue de documents. Le projet d'évaluation réalisé avec RNCan a également démontré que BAC :

  • doit surveiller étroitement toutes les initiatives d'AAR entreprises au sein des institutions de l'administration fédérale;
  • devrait créer un document de planification qui détermine combien de telles initiatives peuvent être réalisées chaque année et établir les priorités en la matière;
  • doit assurer le suivi des initiatives et en contrôler les résultats.

8.1 Étapes et préalables pour la mise en œuvre de projets d'AAR

  • Les institutions gouvernementales désireuses de mettre un projet sur pied transmettent un document de proposition décrivant l'étendue des documents à traiter.
  • BAC effectue une évaluation préliminaire des documents afin de déterminer s'ils entrent dans la catégorie du patrimoine documentaire non géré. L'archiviste responsable du portefeuille et le représentant de l'ITD visitent les lieux afin de confirmer l'adéquation des documents.
  • Si les documents sont conformes, on rédige un protocole d'entente. Celui-ci doit notamment traiter des éléments suivants (conditions préalables).
    1. Une approbation préliminaire pour tous les documents. L'institution convient de les soumettre au projet et de respecter les décisions prises en matière de disposition, conformément à l'AAR.
    2. La nomination d'un promoteur issu de l'un des secteurs fonctionnels de l'institution.
    3. La nomination d'un expert en disposition, également issu de l'institution, qui devra rester sur place durant le processus de tri.
    4. L'engagement des sommes nécessaires à l'exécution du projet.
    5. L'application de l'AAR suivant les directives de BAC.
    6. La disposition des documents à la fin du projet : le transfert de ceux ayant une valeur archivistique, la réintégration de ceux ayant encore une valeur opérationnelle et la destruction de ceux n'ayant plus aucune valeur.
    7. La remise de copies des documents produits dans le cadre du projet de manière à permettre un suivi de BAC (protocole d'entente, tableurs Excel remplis et rapports d'étape).

BAC doit également accepter :

  1. de faire en sorte que l'archiviste responsable du portefeuille soit disponible pour aider l'institution au besoin durant le projet, et de fournir un gestionnaire de l'ITD;
  2. de fournir l'expertise de son personnel sur l'application de l'AAR;
  3. d'offrir la formation requise sur l'AAR;
  4. de délivrer une ADD ponctuelle dans un délai de six mois suivant le projet.

9. Conclusion

L'AAR pour la disposition du patrimoine documentaire non géré fait partie d'une suite stratégique d'outils employés pour « vaincre la montagne de papier » de chaque institution gouvernementale. Ce projet d'évaluation a permis à BAC d'améliorer sa méthodologie et de démontrer qu'il s'agit bien d'une approche rentable. La méthode traditionnelle reste l'exemple idéal à suivre, mais elle est plus coûteuse. L'AAR convient mieux aux documents qui manquent de contexte ou sont endommagés. Elle s'inscrit dans la philosophie du « nouveau modèle d'entreposage », qui vise à assurer un entreposage sûr, sécuritaire et accessible aux documents gouvernementaux.

L'obstacle qui se dresse constamment devant l'AAR est l'aversion aux risques des institutions de l'administration fédérale. Celles-ci doivent reconnaître cette méthode comme un outil d'atténuation de ces derniers, et comprendre qu'elle vaut mieux qu'aucune stratégie du tout pour les documents opérationnels non gérés. Il est essentiel de sensibiliser tous les organismes à la notion de « risques atténués » si on veut favoriser un bon régime de tenue de documents.

9.1 Sommaire des constatations majeures :

  • Première constatation majeure : les ministères doivent reconnaître que le fait d'entreposer des documents dans des lieux non conformes engendre leur détérioration et peut mener à la perte de renseignements précieux.
  • Deuxième constatation majeure : l'AAR exige que le personnel de GI/GD accepte une certaine mesure de risques en ce qui a trait aux dossiers d'origine et de valeur incertaines. Bien que cette méthode produise moins de données que l'approche traditionnelle, celles-ci sont adéquates dans ce contexte.
  • Troisième constatation majeure : BAC n'aura pas la tâche facile quand viendra le temps de recommander des outils de tenue de documents comme l'AAR, à cause de la culture d'aversion aux risques des institutions de l'administration fédérale.
  • Quatrième constatation majeure : l'expert en disposition, élément clé des projets d'AAR, doit disposer d'une expérience adéquate et être disponible à temps plein pendant toute la durée de ces derniers.

9.2 Sommaire des recommandations

  • Première recommandation : faire signer un protocole d'entente par le haut fonctionnaire responsable de la GI au sein de l'institution concernée, par celui en charge du ou des domaines de programmes visés, ainsi que par le directeur général de la DDG de BAC avant que le projet commence.
  • Deuxième recommandation : créer une liste d'agents contractuels qualifiés ayant de l'expérience en matière d'AAR.
  • Troisième recommandation : tirer de chaque lot suffisamment de photocopies (les couvertures des dossiers, la page titre des dossiers et plusieurs échantillons des pages des dossiers) d'une boîte sur deux.
  • Quatrième recommandation : quand le contexte s'y prête, énumérer les boîtes contenant des dossiers à réintégrer dans la structure de classification de l'institution visée.
  • Cinquième recommandation : trier les documents en trois catégories, soit ceux à conserver à cause de leur valeur opérationnelle, ceux à conserver en vue de leur transfert aux archives, et ceux à détruire. Il s'agit là de la meilleure façon de traiter des boîtes de documents.
  • Sixième recommandation : adopter les règles de disposition énumérées à l'annexe B.
  • Septième recommandation : demander au personnel de l'ITD ayant participé au projet d'évaluation à RNCan de s'intégrer à des groupes de travail chargés d'examiner la question du patrimoine électronique, de manière à ce que les principes de l'AAR soient employés là où ils le pourraient.

1 FRC-Hybrid New Storage Model Accommodation Strategy. Présentation du consultant Ron Mason au Fast Track Project Secretariat, le 13 mars 2007.

2 Projet de disposition selon les risques. Présentation dans le cadre de la Journée du Fonds de la Politique sur la GIG. Tous les coûts associés à la méthode traditionnelle proviennent de ce document.

3 Ibidem.

4 État des documents archivistiques dans les institutions fédérales, Rapport final, p. 81.

5 Les chiffres relatifs au personnel de RNCan ont été estimés.

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