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Le gouvernement

Annexe B : règles de disposition recommandées pour l'AAR

Type de dossier	Règles employées dans le cadre du projet d'évaluation	Comparaisons avec l'étude de Santé Canada	Recommandation
Documents actifs	Conserver l'ensemble des documents créés après le 1^er janvier 2000 (datant de moins de huit ans).	L'étude de Santé Canada préconisait la conservation des documents « datant de moins de six ans ».	Conserver la règle du projet d'évaluation.
Publications	Transférer l'ensemble des publications à la bibliothèque de RNCan.	Ce type de dossier, qui n'existait pas pour l'étude de Santé Canada, s'est révélé utile pour le projet de RNCan.	Conserver la règle du projet d'évaluation.
Dossiers du dépôt central	Conserver l'ensemble des dossiers du dépôt central	Même règle que l'étude de Santé Canada. Remarque : durant le projet d'évaluation, un grand nombre de très vieux dossiers de dépôt (années 70 ou avant) ont été trouvés. On a jugé que ces documents, qui dataient d'avant la création de la structure de classification actuellement utilisée à RNCan, avaient une valeur archivistique. On a donc recommandé leur transfert à BAC.	Conserver tous les dossiers de dépôt pour leur valeur opérationnelle, sauf ceux qui datent d'avant les années 70. Ces derniers doivent être soumis à l'évaluation de l'archiviste, qui déterminera s'ils doivent être transférés à BAC.
Données scientifiques	Conserver l'ensemble des données, des rapports, des résultats ou des dossiers cas scientifiques.	Même règle que l'étude de Santé Canada.	On s'est beaucoup demandé si tous les documents scientifiques avaient réellement une valeur opérationnelle continue. Il est possible que certains n'en aient plus, et que les données les plus anciennes soient plus utiles aux chercheurs si elles sont déposées dans une banque accessible comme celles maintenues par BAC. Cette question doit être étudiée et débattue plus avant.
Dossiers de travail ou d'élaboration de politiques	Conserver l'ensemble des documents liés à l'élaboration de politiques toujours en vigueur. Arbre décisionnel : Quand un document lié à l'élaboration de politiques est trouvé, il faut en informer l'expert en disposition. Celui-ci consulte l'équipe du programme concerné afin de déterminer si la politique est encore en vigueur. Le cas échéant : CONSERVER. Si la réponse tarde trop (plus que quelques appels) : CONSERVER. Si la politique n'est plus en vigueur : l'expert en disposition consulte l'archiviste afin de déterminer si le document pourrait avoir une valeur patrimoniale. Dans le cas contraire : DÉTRUIRE.	Lors de l'étude à Santé Canada, on recommandait de conserver tous les dossiers de travail ou d'élaboration de politiques.	Conserver la règle du projet d'évaluation.
Dossiers de travail ou d'élaboration de programmes	Conserver l'ensemble des dossiers de travail ou d'élaboration de programmes créés après le 1^er janvier 1993. Arbre décisionnel : Dossiers de travail ou d'élaboration de programmes créés avant le 1^er janvier 1993 : l'expert en disposition consulte l'archiviste afin de déterminer si les documents pourraient avoir une valeur patrimoniale. Si les dossiers de travail ou d'élaboration de programmes sont identifies sans valeur patrimoniale, DÉTRUIRE.	Dans le cadre de l'étude de Santé Canada, on recommandait de conserver tous les dossiers de travail ou d'élaboration de programmes, et de disposer de tous les dossiers cas datant de plus de 15 ans.	Conserver la règle du projet d'évaluation, en précisant que les institutions gouvernementales qui voudraient y déroger doivent obtenir une justification du responsable du champ de programmes auquel les documents appartiennent.
Dossiers créés par le sous-ministre, les sous-ministres adjoints ou l'expert scientifique en chef	Conserver l'ensemble des documents créés par le sous-ministre. Soumettre à l'expert en disposition tous les documents des dossiers provenant d'un sous-ministre adjoint ou de l'expert scientifique en chef. L'expert en disposition consultera l'archiviste afin de déterminer si les documents pourraient avoir une valeur patrimoniale.	Ce type n'existait pas pour l'étude de Santé Canada.	Conserver la règle du projet d'évaluation.
Documents datant d'avant 1946	Conserver l'ensemble des documents datant d'avant 1946.		Conserver la règle du projet d'évaluation.
Objets	Objets : bouteilles de liquide, produits chimiques, échantillons de laboratoire, échantillons géologiques ou appareils. Détruire l'ensemble.		Conserver la règle du projet d'évaluation.
Documents administratifs	Détruire tous les documents administratifs datant de plus de cinq ans.	Type existant pour l'étude de Santé Canada.	Conserver la règle de l'étude de Santé Canada.
Documents éphémères	Détruire l'ensemble.	Type existant pour l'étude de Santé Canada.	Conserver la règle de l'étude de Santé Canada.
Documents de divers supports ne pouvant être archivés (se reporter à la liste ci-dessous)	Les documents de supports autres que les documents textuels et classés avec les documents textuels devraient faire l'objet de la même décision que ces derniers. Par contre, ceux qui sont à part devraient être analysés séparément par l'archiviste.	L'étude de Santé Canada ne s'est pas attardée aux formats autres que le document textuel.	Conserver la règle du projet d'évaluation.

Critères de disposition qu'on avait recommandé d'éliminer, mais qui ont été utilisés dans le cadre du projet d'évaluation à RNCan :

Type de dossier	Règle	Comparaisons avec l'étude de Santé Canada
Documents des dossiers cas d'exploitation	Les documents des dossiers cas d'exploitation répondant à la définition de l'APDD 2005/006 ne sont plus inclus dans le projet d'AAR.	Éliminer ce type de dossier.
Documents qui ne sont pas liés à l'exploitation/ autres		Dans le cadre de l'étude de Santé Canada, on a simplifié les catégories en employant les descriptions « documents administratifs » et « documents éphémères », ce qu'on recommande de faire pour les projets futurs. Le fait d'ajouter des types de dossier a semblé être une source de confusion.
Dossiers endommagés par l'environnement		Type non utilisé dans le cadre de l'étude de Santé Canada et non recommandé pour des usages futurs; les techniciens devraient simplement inclure dans la boîte la liste du tableur Excel.
Sorties d'imprimante		Type devenu « documents éphémères ».