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Rapport final sur l'élagage pour une plus grande accessibilité aux documents gouvernementaux

• 1. Sommaire
• 2. Survol
• 3. Avantages de la méthode d'élagage
• 4. Constatations: données statistiques
• 5. Méthodologie
• 6. Enseignements tirés
• 7. Coûts
• 8. Recommandation pour les projets d'élagage à venir
• 9. Annexe A: rapport sommaire sur les travaux réalisés dans chaque ministère

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1. Sommaire

Le projet d'élagage a d'abord été une initiative financée par le Fonds pour l'innovation de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Il a ensuite été transformé en projet d'évaluation dans le but de voir si on pouvait en partager les avantages avec d'autres institutions de l'administration fédérale. Au début, on visait à détruire de 1 200 à 1 500 mètres de documents sans valeur archivistique, de manière à libérer du précieux espace de chambre forte pour ceux en ayant. Vu les progrès réalisés dès le départ, la haute direction a été en mesure d'étendre cette portée à la disposition de 15 000 à 21 000 contenants occupant entre 5 000 et 7 000 mètres. Ce premier objectif a été atteint par voie de destruction ou de renvoi des documents aux institutions émettrices. Cette opération s'est traduite par des économies annuelles de l'ordre de 178 000 $ en frais d'exploitation et de maintenance des installations visées.

Les documents conservés ont de leur côté été liés à des instruments de recherche plus efficaces et durables, en augmentant ainsi l'accessibilité tant pour les institutions fédérales que pour la population dans son ensemble. Le projet a en outre permis de se pencher sur l'élaboration d'outils et de procédures conçus pour faire en sorte que des éléments sans valeur archivistique ne soient plus déposés à BAC, par le biais notamment des autorisations de disposer de documents (ADD) et de guides d'application plus rigoureux.

2. Survol

Le projet d'élagage a été entrepris dans le but de faire en sorte que BAC n'obtienne, ne conserve et ne rende accessibles que les meilleurs documents d'archives du gouvernement du Canada. On visait en effet à trouver et à détruire les éléments jugés comme n'ayant aucune valeur, tout en facilitant la consultation des collections par la mise au point d'instruments de recherche électronique plus complets. Après avoir procédé à cet élagage par le biais d'une approche ciblée, on a élaboré une méthode de détection et d'élimination de tous les documents gouvernementaux ne méritant pas d'être conservés.

La première phase du projet s'axait sur les documents qui s'étaient accumulés à BAC au fil du temps. Bon nombre d'entre eux s'étaient retrouvés là par un processus de conservation sélective, grâce auquel les archivistes pouvaient transférer des éléments en retardant la décision sans appel quant à leur valeur. D'autres étaient arrivés par l'entremise d'outils de disposition médiocres, comme des ADD inadéquates, désuètes ou difficiles à interpréter. On a analysé ces documents en se fondant sur des instruments existants, y compris les plus récentes ADD et autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents (APDD).

Au cours des six premiers mois du projet, on a été à même de trouver l'équivalent de plus de cinq kilomètres de documents dont on pouvait disposer, ce qui a permis de libérer de l'espace précieux pour des fonds de renseignements plus pertinents. Par le fait même, on a amélioré l'accès aux documents archivistiques pour tous les Canadiens. On tentera dorénavant de mettre fin à l'acquisition des documents sans valeur archivistique. Pour ce faire, un système de contrôle sera élaboré et mis en œuvre pour empêcher le transfert de documents de cette nature à BAC.

3. Avantages de la méthode d'élagage

• Les documents archivistiques deviennent plus accessibles grâce à la création de descriptions en ligne des documents restants.
• Des économies sont engendrées par le fait que BAC n'entrepose plus de documents sans valeur archivistique.
• De l'espace est libéré pour les documents ayant une réelle valeur archivistique.
• Des économies sont réalisées au chapitre des services - cessation d'opérations inutiles comme la circulation, les reproductions, ainsi que les demandes de référence et en vertu de l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) touchant des documents sans valeur archivistique.
• La création d'une méthodologie permettant une destruction efficace des documents sans valeur archivistique pouvant être appliquée aux documents entreposés dans les centres de services régionaux partout au Canada, ainsi que dans les institutions de l'administration fédérale.
• La création de mécanismes de contrôle pour empêcher le transfert à BAC de documents sans valeur archivistique.
• La mise au point de meilleurs outils de disposition permettant aux institutions de l'administration fédérale de mieux différencier les documents ayant une valeur archivistique de ceux qui n'en ont pas.
• Les enseignements tirés de ce projet serviront à élaborer de nouveaux outils de disposition (p. ex. : révision ou création des ADD, de guides d'application et de lignes directrices pour le transfert des documents), ainsi qu'à conseiller les ministères de l'administration fédérale sur la tenue de documents.

4. Constatations : données statistiques

• De 40 à 50 % des documents opérationnels et 95 % des dossiers cas déterminés et traités par l'équipe d'élagage n'avaient pas de valeur archivistique.
• Parmi les documents examinés dans le cadre du projet d'élagage, ceux ayant une valeur opérationnelle et archivistique n'avaient pas été séparés de ceux qui n'en avaient pas de la manière prescrite dans les règles actuelles de BAC.
• Des documents n'ayant aucune valeur archivistique avaient été accidentellement transférés à BAC, et certaines ADD n'avaient pas été correctement appliquées par les institutions de l'administration fédérale, ce qui a engendré d'importantes accumulations de documents.
• Les ministères n'avaient pas employé les bons outils de disposition, comme la nouvelle APDD visant les dossiers cas (BAC doit indiquer clairement quelles ADD devraient être remplacées par cette APDD afin d'éviter les volumineux transferts des documents des dossiers cas d'exploitation).

Objectifs du projet selon son mandat :

5. Méthodologie

• Un projet d'élagage est entrepris à la suite soit d'une recherche dans des systèmes soit d'une demande isolée. On procède à un examen préliminaire de manière à déterminer l'ampleur de ce projet, le ministère et le programme touchés, ainsi que la marche à suivre.
• On demande à la division de l'AIPRP de fournir un rapport, officiel ou non, sur les demandes visant les documents à traiter.
• Une méthode de sélection est instituée.
• Les documents sont traités, séparés, puis remis en boîte, et des instruments de recherche sont mis au point.
• Une lettre de disposition et un avis de destruction sont préparés suivant la procédure C-5 de la Direction des documents gouvernementaux.
• On informe l'institution responsable de la disposition/destruction prévue, en lui donnant suffisamment de temps pour réagir.
• Si l'institution responsable ne répond pas, on achemine l'avis de destruction soit au directeur des opérations archivistiques, soit au bibliothécaire et archiviste du Canada.
• Si l'institution responsable répond, on entame des négociations afin de déterminer les dispositions définitives.
• On effectue la destruction des documents sans valeur archivistique.
• Le système MIKAN est mis à jour de manière à permettre l'accès électronique et de nouveaux instruments de recherche sont offerts.
• Un rapport détaillé doit être préparé pour chaque projet d'élagage. Ce rapport doit comprendre les éléments suivants :
  • une description des documents et de la nature du projet, y compris les raisons pour lesquelles on l'a entrepris;
  • un résumé des éléments conservés et détruits, ainsi que le numéro de l'ADD les visant;
  • les constatations et les leçons apprises de la réalisation du projet;
  • les recommandations finales pour faire en sorte que les documents sans valeur archivistique ne soient dorénavant ni transférés à BAC, ni acceptés par ce dernier.
• Le rapport est remis à l'archiviste de la section, et un plan d'action est élaboré en collaboration avec les archivistes et les gestionnaires visés.

6. Enseignements tirés

• BAC doit réaliser de meilleurs ADD et guides d'application, en les associant à des normes documentaires, de manière à permettre aux ministères de mieux trier les documents ayant une valeur archivistique de ceux qui n'en ont pas.
• Les ministères doivent faire l'objet d'une formation plus accentuée sur l'application des nouvelles ADD et des nouveaux guides d'application. En améliorant les processus de contrôle et d'assentiment des documents gouvernementaux, seuls les documents ayant une valeur archivistique seront transférés.
• L'application rétroactive des APDD approuvées (tel l'APDD des dossiers cas) des documents à BAC, dans les centres de services régionaux et au sein des ministères permettra de détruire davantage de documents sans valeur archivistique et contribuera à enrayer les acquisitions futures de ces derniers.
• En coordonnant et en planifiant mieux les activités des équipes de projet d'élagage en fonction de l'évaluation et de la disposition, on pourra mettre en pratique les leçons apprises pour stopper l'hémorragie de documents sans valeur archivistique des ministères de l'administration fédérale.
• Tous les archivistes de la Division des opérations archivistiques peuvent mettre les leçons tirées en pratique en étant plus rigoureux et précis dans l'élaboration des nouvelles ADD et des guides d'application.
• On ne devrait confier à des agents contractuels que des tâches de traitement limitées, et ce, jusqu'à ce que BAC et l'institution responsable en soient venus à une entente sur les travaux à effectuer. Pour faire suite au traitement, on aura ainsi toute la souplesse requise pour détruire les documents ou les renvoyer à l'organisme émetteur au moment voulu. Si les deux parties en cause se sont clairement entendues, elles seront à l'aise avec les décisions relatives à la disposition avant qu'on alloue quelque somme que ce soit au projet.

7. Coûts

Le financement du présent projet a été partagé par la Division des opérations archivistiques, la Direction générale des documents gouvernementaux et le Fonds pour l'innovation.

Salaires	Ressources humaines	Coûts
	Cinq archivistes pour six mois	150 000 $
	Quatre assistants-archivistes pour six mois	100 000 $
	Deux employés de bureau pour six mois	40 000 $
Exploitation et maintenance	Équipement	1 400 $
	Agents contractuels	150 000 $
Total		441 000 $

8. Recommandation pour les projets d'élagage à venir

L'an prochain, l'élagage devrait viser les centres de services régionaux afin de réduire les contraintes en matière d'espace et de rendre les documents archivistiques de ces derniers plus accessibles tant pour les organismes responsables que pour les Canadiens. En axant la démarche sur les centres de services régionaux, on pourra en outre enrayer l'hémorragie de documents sans valeur archivistique et créer des instruments de disposition plus efficaces pour en empêcher le transfert à BAC.

9. Annexe A : rapport sommaire sur les travaux réalisés dans chaque ministère

Annexe A

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