Le gouvernement

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Rapport final sur l'élagage pour une plus grande accessibilité aux documents gouvernementaux

Annexe A

Ministère de la Défense nationale

Documents ministériels

Description du projet

• Ce projet a permis l'envoi de documents ministériels textuels sans valeur archivistique à BAC. Il visait trois de onze versements (les huit autres suivront) et avait pour mandat de faciliter l'accès aux documents qui, parmi ces derniers, avaient une valeur d'archives. Il s'inscrivait dans les principes de responsabilisation et de rentabilité du gouvernement.
• Des agents contractuels ont été envoyés au CPG pour examiner des dossiers et appliquer des ADD aux documents trouvés. Un instrument de recherche en format Excel a ensuite été créé pour les documents d'archives conservés.
• On a aidé les agents contractuels à réorganiser les documents, à énumérer dans un fichier Excel les documents à détruire et à conserver, ainsi qu'à les remettre en boîte suivant l'ordre initialement établi par le Ministère. On les a également aidés à signaler les documents électroniques, à sortir les publications et à les transférer à la Direction du patrimoine de l'édition.

Documents à détruire

Quantité originale pour trois versements = 209 boîtes, ou 62,7 mètres

Quantité révisée pour trois versements = 70 contenants, ou 14,0 mètres

Les documents ont été classifiés « Secret ».

La disposition s'est effectuée selon les critères formulés dans l'APDD 96/021, laquelle ne permet la destruction que des lettres reçues du public. Elle devait en outre se plier aux exigences des autorisations spécifiques de disposer de documents (ASDD) 2000/014 et 85/012, selon les règlements et ordres du Ministère concernant la gestion des renseignements liés au personnel.

Conseil des Arts du Canada

Dossiers de demandes de subvention

Description du projet

• Ce projet a été entrepris dans le but d'examiner et de détruire les dossiers de demandes de subvention au Conseil des Arts du Canada. On estimait la quantité de ces dossiers à quelque deux kilomètres. Ils avaient été acquis en vertu d'une ADD antérieure (83/038) qui indiquait que toutes les demandes acceptées seraient transférées pour une conservation sélective, et que toutes les demandes rejetées le seraient sous forme soit de 5 à 10 % d'échantillons ou soit d'échantillons « F ».
• On présumait que l'APDD 2005/006 visant les dossiers cas pourrait s'appliquer aux documents, et que la grande majorité de ces derniers pourraient être détruits. Il a cependant fallu élaborer des critères, ce qui a exigé un peu plus d'efforts, considérant la facilité d'utilisation pour les agents contractuels de la récente ADD du Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (2004/008), appliquée à des documents semblables trouvés dans les fonds de BAC.
• On a informé le Conseil de la nature du projet, en indiquant qu'on examinerait les documents qu'il avait créés et entreposés à BAC. Une lettre lui a été envoyée relativement tôt pour l'aviser que certains de ces documents avaient été déterminés pour la destruction.
• Le Conseil a ultérieurement demandé que ses documents sans valeur archivistique lui soient renvoyés. (Les procédures C-5 le permettent.)

Documents à détruire

Plus de 1 750 mètres de documents ont été jugés sans valeur archivistique. De cette quantité, 1 550 mètres ont été renvoyés au Conseil (à sa demande). Deux cents mètres sont destinés à la destruction.

Ministère des Affaires étrangères

Rubriques des séries administratives de 1963

Description du projet

• Les documents examinés étaient tirés des rubriques administratives (1 à 9, sauf 2 et 7) de 1963 faisant partie du fonds du ministère des Affaires étrangères (RG25), gardé en permanence à BAC. Ils y étaient arrivés en vertu de l'ADD 75/023 en vue d'une consultation plus approfondie ou d'une conservation sélective, mais on ne les avait jamais réexaminés. Durant l'analyse, on s'est rendu compte que la plupart de ces documents n'étayaient pas les principales activités et responsabilités du Ministère; ils portaient plutôt sur des fonctions administratives exercées par presque toutes les institutions gouvernementales.
• Environ 25 % des documents ont été examinés individuellement, et des critères de sélection ont été déterminés pour traiter le reste. Des APDD visant les documents administratifs ont été utilisées pour disposer de ceux touchant l'amélioration des processus, la dotation en personnel, le reclassement, les préparatifs de voyage et frais de déplacement, ainsi que d'autres documents sans valeur archivistique.

Documents à détruire

L'équivalent d'environ 70 mètres de documents a été déterminé pour la destruction, ce qui représente à peu près 70 % de l'ensemble examiné dans le cadre du projet.

Ministère des Affaires étrangères

Documents du registre central sur le commerce international

Description du projet

• Les documents examinés faisaient partie de dossiers administratifs et opérationnels des séries du registre central du ministère des Affaires étrangères. Décrits par l'ASDD 2001/010 (documents liés au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international), ils ont été mis en boîte sur place directement dans des contenants permanents. Ceux-ci n'auraient toutefois pas dû être envoyés à BAC, puisque leurs rubriques de dossiers n'avaient pas été qualifiés d'archives dans l'ASDD. Cette dernière indique clairement que tous les documents non compris peuvent être détruits, et ne doivent pas être transférés. Dans les modalités de l'Autorisation, on trouve la liste de numéros des rubriques destinées aux installations de BAC.
• Après avoir vérifié le contenu des boîtes, on a comparé les numéros des rubriques à transférer aux listes électroniques des fonds de BAC, et on a pris des décisions quant à la conservation/destruction des documents. Ce processus s'est étendu sur plusieurs mois, mais il a permis de désigner de nombreux documents à détruire et de mettre à jour les instruments de recherche électronique pour les documents archivistiques à traiter.

Documents à détruire

Cette série occupait un espace total de 1 037 mètres avant le début des travaux. Après avoir appliqué les prescriptions de l'ASDD 2001/010, on a pu déterminer l'équivalent de 624 mètres de documents à détruire.

Ministère du Solliciteur général

Documents du cabinet de ministre

Description du projet

• Le projet d'élagage a permis de déterminer que, parmi les documents provenant du cabinet de ministre et conservés à BAC, certains pouvaient ne pas avoir de valeur archivistique.
• Avant l'APDD visant les documents institutionnels des cabinets de ministre (96/021), de nombreux dossiers administratifs et autres documents sans valeur archivistique provenant de ces cabinets étaient transférés à BAC.
• L'équipe a décidé d'utiliser deux versements du Ministère du Solliciteur général pour vérifier l'hypothèse selon laquelle on pourrait trouver de nombreux documents sans valeur archivistique en appliquant l'APDD 96/021 aux documents des cabinets de ministre transférés avant la création de cette dernière.
• L'APDD 96/021 a donc été appliquée pour mettre au jour une grande quantité de documents de « correspondance générale », comme des « campagnes épistolaires publiques ou de masse ». En vertu de cette première, ces documents n'ont pas de valeur archivistique, et pouvaient donc être détruits. On a également trouvé des dossiers administratifs généraux, de procédures de bureau et de formulaires, de dossiers de stationnement, d'offres et de contrats courants, de budgets et d'estimations, ainsi que de nombreux autres dossiers administratifs communs liés à la régie interne déterminés à la destruction en vertu de l'APDD 96/021.

Documents à détruire

En tout, dans les deux versements examinés, l'équivalent de 113,3 mètres de documents a été déterminé pour la destruction.

Service correctionnel du Canada

Documents institutionnels

Description du projet

• Les importantes quantités de documents examinés dans le cadre de ce projet provenaient des nombreux établissements correctionnels du Canada et avaient d'abord été transférées à BAC en vertu des ADD les désignant comme ayant une valeur archivistique. Or, une autorisation plus récente (ADD 2004/015) prescrit le transfert de beaucoup moins de documents à BAC.
• Environ 90 % des documents provenant d'établissements correctionnels et qualifiés d'archives en 1998, versés ou déposés en permanence à BAC, peuvent dorénavant être traités par l'application rétroactive de l'ADD 2004/015.

Documents à détruire

La nouvelle ADD (2004/015) a été appliquée à 45 acquisitions et enregistrements transférés à BAC par des établissements de l'Ontario et du Québec. Les documents archivistiques ont été sélectionnés en fonction des modalités de l'ADD, et l'équivalent de 73,87 mètres de documents sans valeur a été destiné à la destruction.

Conseil de recherches en sciences humaines du Canada

Dossiers de demandes de subvention

Description du projet

• Les versements dans les fonds de BAC appartenant au groupe du Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (RG 133) et comprenant 2 588 boîtes ont été acquis en vertu des ADD 81/028 et 69/024. Ces ADD ont ensuite été remplacées par une autorisation plus récente (2004/008), beaucoup plus sévère quant aux documents à conserver. Elle classe ces derniers en cinq grandes catégories, et permet de procéder à des révisions et à des appels relativement aux décisions antérieures.
• Lorsqu'on a appliqué la dernière ADD aux documents versés dans les fonds de BAC, on est passé de 2 588 boîtes de 30 cm à 250 contenants permanents d'un peu plus de 20 cm chacun.
• Trois avis de destruction distincts ont été préparés. Le premier ciblait les documents de la phase I du projet, le deuxième, ceux de la phase II, et le troisième, ceux qui étaient entreposés dans les installations de Renfrew.
• La désignation des documents à détruire a été relativement facile, puisqu'on fondait les décisions sur une Autorisation de disposer des documents plus récente et beaucoup plus stricte.

Documents à détruire

L'équivalent de 806,9 mètres de documents a été détruits.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Dossiers de projet

Description du projet

• Ce projet a été entrepris dans le but de tenter de régler un problème récurrent au chapitre du classement qui s'est soldé par l'insertion de dossiers sans valeur sous des rubriques principales désignées comme étant archivistiques par l'ADD 97/005. Des ordres de travaux pour des projets et des réparations mineures se sont ainsi retrouvés à BAC.
• Pour résoudre le problème, on a examiné l'ADD, étudié les mécanismes d'évaluation et discuté avec les gestionnaires de documents de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. On a ainsi soulevé bon nombre de complexités, dont l'apparente exigence de conserver tous les dossiers liés aux édifices patrimoniaux et aux sites historiques. On s'est également préoccupé de l'endroit où les dossiers jugés comme ayant une valeur archivistique étaient classés.
• Un plan d'action décrivant les diverses façons de régler le problème a été élaboré en collaboration avec l'archiviste responsable. On a proposé la mise sur pied d'un projet pilote visant des dossiers régionaux (Edmonton) afin de mettre chacune des solutions au banc d'essai.

Documents à détruire

Bien que ce projet n'ait pas encore permis de cerner des documents à détruire, une fois le problème réglé, la méthode d'élagage fera en sorte qu'on puisse disposer des documents sans valeur archivistique dans des centres de services régionaux d'un bout à l'autre du Canada.

Transports Canada

Documents sur les litiges impliquant l'aéroport de Pearson

Description du projet

• Un total de 1 388 boîtes de documents touchant les litiges de l'aéroport international Lester B. Pearson ont été transférées à BAC malgré l'absence d'ADD les concernant, et ce, parce qu'elles avaient été classées par le Ministère sous une rubrique des dossiers archivistiques sans rapport avec leur contenu.
• À la suite d'un examen préliminaire des documents, on a déterminé qu'ils devraient être évalués par un archiviste de Transports Canada, puisqu'ils n'étaient pas compris par l'ADD la plus récente. Il s'agissait souvent de copies des documents qui, accumulées dans divers secteurs du Ministère s'occupant de questions liées aux aéroports, devraient être examinées dans le contexte des transports dans leur ensemble. Tous les documents jugés sans valeur archivistique après le processus d'évaluation et qui ne sont pas compris par une APDD seront décrits dans un avis de destruction pour le bibliothécaire et archiviste du Canada.

Documents à détruire

Aucun document n'a encore été déterminé pour la destruction.

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