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Étude sur la capacité électronique des bibliothèques fédérales

En décembre 2007, le Secrétariat pour la coordination des bibliothèques du gouvernement fédéral (SCBGF) a commandé une étude visant à évaluer la prestation de ressources électroniques offertes aux clients de ces dernières. Afin d'aider à la création d'une future cyberbibliothèque fédérale, l'organisme voulait connaître l'état de préparation à prendre le virage numérique, mais aussi comprendre ce que les bibliothécaires jugeaient comme étant des obstacles importants à cette évolution.

Par le biais de preuves fournies par le personnel de 16 bibliothèques fédérales, trois sujets furent soulignés - l'acquisition, le soutien aux technologies de l'information et les licences d'exploitation - et ont été étudiés plus en profondeur. D'autres thèmes importants, comme le partage de l'information, des outils à des fins de diffusion, la formation et la dotation en personnel, ainsi qu'un bureau conseil et d'orientation, furent également revus. L'alignement entre les différentes visions proposées des cyberbibliothèques fédérales selon les exigences des bibliothèques fédérales fut égale revue et analysée. Le rapport final propose 19 recommandations pour de futures mesures.

Acquisition de contenu électronique publié :

De manière générale, le terme « acquisition » décrit l'acquisition d'un bien ou d'un service en vertu d'un contrat, et non par le biais d'un bon de commande. Les bibliothèques fédérales possèdent certaines limites dans leur pouvoir de dépenser, ce qui signifie qu'un contrat doit être traité par travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC), et non pas de façon interne. Les bibliothécaires fédéraux sont requis de décrire le processus d'acquisition qu'ils opèrent dans leur organisme, pour ensuite commenter leur satisfaction de ce processus.

Selon les bibliothécaires interrogés, l'acquisition de contenu électronique publié est entravée par trois facteurs :

• Des retards de la part de TPSGC pour traiter les contrats. Ceci entraîne un manque d'argent pour les bibliothèques, ainsi que possiblement pour l'accès ou d'autres perturbations;
• Un manque de connaissances, réel ou perçu, chez les bibliothécaires et leurs agents de négociation à propos de l'acquisition de contenu électronique publié; et
• Le peu de normalisation à l'échelle gouvernementale au chapitre de l'interprétation des directives concernant les contrats de ressources électroniques.

Mesures proposées :

1. Informer les bibliothèques fédérales et les parties contractantes ministérielles du groupe de travail sur l'acquisition et l'octroi de licences pour les ressources d'information électroniques, coprésidé par BAC et TPSGC.

2. Rassembler dans un seul document tous les renseignements dont les bibliothécaires et agents de négociation pourraient avoir besoin pour faire l'acquisition de contenu électronique publié par le biais de marchés gouvernementaux.

3. En utilisant les renseignements ainsi compilés, préparer une trousse d'information sur le processus d'acquisition de contenu électronique publié. Indiquer les secteurs où les ministères ont des droits et responsabilités bien définis.

4. Décider des méthodes appropriées pour distribuer les trousses d'information aux bibliothécaires, aux agents de négociation de contrats et aux hauts dirigeants des ministères.

5. Élaborer un Énoncé des travaux normalisé pour tous les ministères désireux de faire l'acquisition de ressources électroniques.

6. Étudier la possibilité de chercher à obtenir des pouvoirs spéciaux de passation de marchés pour les documents de bibliothèque.

7. Étudier la possibilité de créer une offre à commandes pour toutes les acquisitions de contenu électronique publié pour les bibliothèques.

Soutien aux technologies de l'information :

On entend par « soutien aux TI » toutes les activités de création et de maintien de l'accès à des sites externes par le biais du réseau ministériel, la prise de décisions relatives à la sécurité de ce dernier et la maintenance des serveurs.

Des réponses des bibliothécaires, on peut conclure que le personnel responsable des réseaux ministériels et de leur sécurité doit mieux connaître la notion de contenu électronique publié, savoir d'où il vient, et déterminer comment y accéder. Comme ces éléments ne changent pas beaucoup d'un fournisseur à l'autre, l'évaluation des menaces devrait être semblable pour la majorité des sites concernés.

Mesures proposées :

8. Entamer des discussions avec le DPI du gouvernement du Canada concernant des mécanismes pour informer les gens de la TI.

9. Élaborer à l'intention du personnel des TI des trousses d'information relativement à l'accès au contenu électronique publié.

Licences d'exploitation :

La capacité électronique portant sur les licences d'exploitation touchait la négociation des contrats, leur administration et l'établissement des prix. Aux fins de l'analyse, les structures de prix, surtout en ce qui a trait à leur manque d'uniformité, ont été traitées séparément.

Certaines bibliothèques ont fait preuve d'enthousiasme à l'égard du partage de licences, alors que d'autres se sont montrées hésitantes à prendre de tels arrangements en considérant l'absence d'avantages sur le plan du contenu, ainsi que les coûts plus élevés en argent et en main-d'œuvre qu'ils peuvent occasionner. On ne note cependant aucun désaveu complet de ces contrats collectifs. Afin d'encourager les bibliothèques fédérales à partager des licences d'exploitation, il faut soigneusement évaluer les questions liées aux options de gouvernance, à la participation et au soutien opérationnel de manière à pouvoir créer un modèle susceptible de faire en sorte que les besoins individuels soient comblés.

Mesures proposées :

10. Étudier le modèle d'ERA afin de déterminer son adéquation pour le réseau des bibliothèques fédérales du Canada.

11. Concevoir et évaluer des structures de gouvernance et de fonctionnement pour le partage de licences par le biais de consultations auprès des bibliothécaires fédéraux.

12. Évaluer des modèles de financement.

13. Choisir trois produits électroniques couramment utilisés et parler du partage de licences avec les fournisseurs concernés.

Harmonisation avec la Cyberbibliothèque fédérale :

La présente étude sur la capacité électronique soulève de nombreuses questions dégagées dans le cadre de discussions entourant la notion de CBF. Tous considèrent la CBF comme un moyen de réduire les charges de travail, d'étendre l'accès au contenu électronique publié à tous les employés du gouvernement et d'augmenter le pouvoir d'achat des bibliothèques. Elle aurait également pour effet d'atténuer de nombreux problèmes liés à l'acquisition de contenu et à l'obtention de licences, tout en fournissant des occasions d'améliorer les relations avec la collectivité des TI, de former les fonctionnaires en ce qui a trait aux ressources électroniques et d'atteindre les objectifs des bibliothèques en matière de services.

Dans l'ensemble, les mesures proposées dans le présent rapport pourraient être réalisées sous l'ombrelle de la CBF, laquelle pourrait ensuite s'appuyer sur les résultats accomplis pour aller de l'avant.

Conclusions additionnelles :

Trois sujets additionnels furent soulevés lors des discussions avec les bibliothèques fédérales.

Ils croient avoir un manque d'informations concernant les mesures, à l'extérieur de leurs propres institutions, liées à la création du contenu électronique.

Mesures proposées :

14. Créer un mécanisme de collecte d'information auprès des bibliothèques fédérales sur une base régulière et continuelle. Il pourrait s'agir d'un bulletin électronique, d'une section sur les nouveautés dans un site Web, d'un blogue ou de l'usage accru des listes de discussion, lesquels pourraient tous aider les établissements à demeurer au fait des nouveaux développements dans leur milieu.

D'autres outils communs pour la diffusion, la formation et la dotation du personnel seraient utiles.

Mesures proposée :

15. Élaborer un profil de compétences normalisé pour les gestionnaires de ressources électroniques.

16. Préparer un modèle de justification pour l'embauche de personnel supplémentaire affecté à la gestion des ressources électroniques.

17. Explorer des moyens efficaces de créer des séances de formation en gestion des ressources électroniques.

Les bibliothèques ont indiqué qu'elles pourraient fonctionner plus efficacement si elles avaient un endroit où se tourner pour obtenir des conseils en matière de gestion des services électroniques. Si les recommandations proposées ailleurs dans le rapport sont adoptées et mises en œuvre par un seul organisme, comme le SCBGF par exemple, un centre d'orientation serait automatiquement créé.

Modèles d'établissement des prix :

Le manque d'uniformité de ces modèles est en effet un enjeu avec lequel toute l'industrie doit composer et qu'il convient d'examiner à l'échelle du monde entier.

Mesures proposées :

18. BAC devrait être à l'affût d'occasions de travailler avec ses homologues à l'étranger.

Ressources du SCBGF :

De nombreuses mesures qui requièrent la disponibilité de personnel qualifié ont été proposées dans ce rapport. Si elles sont adoptées, le SCBGF assumera un rôle prépondérant au chapitre de la gestion des ressources électroniques au sein de l'administration fédérale.

Mesure proposée :

19. Faire en sorte que le SCBGF dispose des effectifs nécessaires pour réaliser toutes les tâches qu'on lui assignera.

Les prochaines étapes :

Un certain nombre des mesures proposées ci-haut, et plus particulièrement dans le secteur de l'acquisition des ressources d'information électroniques, sont traitées selon le mécanisme du groupe de travail sur l'acquisition et l'octroi de licences concernant l'information électronique. Le groupe de travail a déposé son rapport préliminaire en juin 2008 et le rapport final sera remis, au cours de l'automne 2008, à Daniel Caron, sous-ministre adjoint principal de Bibliothèque et Archives Canada, et Liliane Saint-Pierre, sous-ministre adjointe des acquisitions pour travaux publics et services gouvernementaux Canada.

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