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Guide modèle d’une entrevue pour l’évaluation des capacités de la gestion de l’information

Je veux d’abord vous remercier d’avoir accepté de participer à l’évaluation de l’évaluation des capacités de la gestion de l’information. Des entrevues, comme celles que nous avons prévues, constituent un élément important de cette évaluation. Pour que la discussion soit le plus utile possible, nous avons joint un exemplaire du Guide d’entrevue pour vous aider à vous préparer. Vous trouverez également un exemplaire de l’outil de l’évaluation des capacités de la gestion de l’information.

Puisque nous examinerons plusieurs éléments du modèle des capacités de la gestion de l’information, il serait utile que vous preniez quelques minutes pour vous familiariser avec la documentation avant notre rencontre. Nous prévoyons que l’entrevue durera  au plus une heure trente.

  1. L’organisme a-t-il une vision concernant la GI? Dans l’affirmative, la vision est-elle documentée et comprise par les employés, les clients et les partenaires? Dans la négative, que doit-on faire pour arriver à une compréhension commune de la GI?
  2. La culture organisationnelle considère-t-elle l’information comme un actif stratégique? Dans l’affirmative, sur quoi s’appuie votre réponse? Dans la négative, que doit-on faire pour obtenir une transformation culturelle?
  3. Comment la haute direction a-t-elle montré sa compréhension, son engagement et son leadership en ce qui concerne la GI? Que peut-on faire de plus dans ce domaine?
  4. L’organisme a-t-il choisi un maître d'œuvre de la GI? Dans l’affirmative, le maître d'œuvre est-il appuyé et montre-t-il son engagement? S’il n’y a pas de maître d'œuvre de la GI à l’organisme, pensez-vous que cela pose un problème?
  5. Les rôles et les responsabilités de la GI sont-ils clairement définis et compris? Dans la négative, indiquez, quelles sont les lacunes et comment vous pourriez les combler.
  6. Y a-t-il un cadre de gestion du risque de la GI pour appuyer l’évaluation, l’analyse et l’atténuation des risques? Les risques associés à la GI sont-ils bien compris par les gestionnaires? Quelles sont les mesures prises pour atténuer les risques déterminés?
  7. Les répercussions de la gestion du changement liées à la GI sont-elles bien comprises? Y a-t-il un programme de gestion du changement en place pour soutenir les initiatives de la GI? Selon vous, quelles sont les possibilités à court et à long terme pour la gestion du changement liée à la GI?
  8. Comment la GI est-elle intégrée aux objectifs stratégiques et opérationnels de l’organisme? Les ressources, les priorités et les résultats de la GI sont-ils clairement énoncés et conformes aux plans organisationnels de la GI? Dans la négative, quelles sont les lacunes décelées et que peut-on pour les combler?
  9. Des processus efficaces sont-ils en place pour assurer la conformité aux lois, aux politiques et aux normes applicables? Y a-t-il place à l’amélioration?
  10. La satisfaction des utilisateurs de la GI est-elle évaluée régulièrement? Les attentes/besoins des utilisateurs sont-ils pris en considération dans la planification et la prestation des produits et des services d’information? Quelle incidence ont les utilisateurs sur les produits et les services d’information? Selon vous, qu’est-ce que l’organisme pourrait faire de plus dans ce domaine?
  11. À votre avis, quels sont les obstacles à la gestion efficace de l’information pour l’organisme (gestion du processus, technologie, culture, autres)? Comment croyez-vous que l’organisme pourrait le mieux surmonter ces obstacles?
  12. Comment évalueriez-vous la capacité de l’organisme à gérer l’information? Est-il capable de combler les lacunes? Que suggéreriez-vous pour améliorer cette capacité?

1. Contexte organisationnel

  • Culture
    Reconnaissance par l 'organisme que l'information constitue un actif stratégique que l'on doit gérer. Niveau de soutien et de renforcement correspondant à ces valeurs.
  • Gestion du changement
    Mécanismes permettant de favoriser l'adoption des changements au sein des initiatives de la GI et des initiatives connexes.
  • Environnement extérieur
    Mesure selon laquelle l'organisme procède à des analyses de l'environnement et évalue leurs répercussions possibles sur la GI.

2. Capacité organisationnelle

  • Collectivité de la GI
    Mesure selon laquelle les spécialistes de la GI disposent des compétences et des possibilités de relever les défis de la GI de façon soutenue.
  • Conseils d'experts
    Mesure selon laquelle il est possible de recourir aux services d 'experts pour obtenir des commentaires objectifs et des conseils indépendants à l'appui de la GI.
  • Outils de la GI
    Mesure selon laquelle les outils de la GI permettent d'appuyer de façon efficace et rentable la GI.
  • Intégration de la technologie
    Mesure selon laquelle les technologies clés de la GI sont intégrées à l'échelle de l'organisme afin d'appuyer la prestation de l'information, des programmes et des services.
  • Gestion de portefeuille
    Mesure selon laquelle les mécanismes de planification, de suivi et d'évaluation concernant le dossier global du projet de la GI sont mis à la disposition des employés.
  • Gestion de projet
    Mesure selon laquelle les mécanismes de gestion des projets au sein de l'organisme existent afin d'assurer la conception, l'élaboration et le déploiement optimales initiatives de la GI.
  • Gestion des relations
    Mesure selon laquelle il existe des mécanismes ou des processus permettant de faciliter les partenariats et les consultations entre les organismes (publics ou privés) et d 'autres intéressés à l'appui d'une GI efficace.

3. Gestion de la GI

  • Leadership
    Mesure selon laquelle les cadres supérieurs sont conscients et comprennent l 'engagement dont ils font preuve à l'égard d'une vision claire et d'un ensemble d'objectifs stratégiques de la GI.
  • Planification stratégique
    La qualité des plans opérationnels, d'activités et stratégiques de la GI et les liens entre les plans, les coûts, les avantages, les ressources et les contrôles.
  • Principes, politiques et normes
    La création et l'utilisation d'une politique organisationnelle dans le cadre de gestion permettant d'appuyer de façon efficace la GI. Mesure dans laquelle les principes, les politiques et les normes de la GI existent, sont comprises et sont appliquées au sein de l 'organisme.
  • Rôles et responsabilités
    Mesure selon laquelle les rôles, les responsabilités, les attentes derendement, la propriété et la responsabilisation sont clairement définis, compris et acceptés. Pertinence des structures organisationnelles et de gouvernance permettant d'appuyer la GI.
  • Intégration des programmes
    Mesure selon laquelle les programmes et les projets de l 'organisme intègrent de façon efficace et proactive les principes, les politiques et les normes de la GI.
  • Gestion du risque
    Mécanismes permettant de définir, de mesurer et de contrôler les risques connexes à la GI, y compris la répartition et la réduction du risque.
  • Gestion du rendement
    Mesure selon laquelle l'atteinte de résultats financiers et opérationnels est intégrée dans le cadre de gestion du rendement de la GI.

4. Conformité et qualité

  • Qualité de l'information
    Mesure selon laquelle la façon de procéder de l 'organisme est précise, cohérente, complète et actuelle.
  • Sécurité
    Mesure selon laquelle les mécanismes sont en place afin d'assurer que l'information est protégée contre l'accès, l'utilisation et la destruction non autorisée.
  • Confidentialité
    Mécanismes permettant d'assurer le respect du droit à la vie privée des personnes en ce qui concerne la collecte et la divulgation de l'information.
  • Continuité opérationnelle
    L'existence de plans et de mécanismes d'urgence permettant d'assurer le repérage ponctuel de l'information, la restauration des dossiers essentiels et la reprise des activités en cas de corruption ou de perte d'information.
  • Conformité
    Mesure selon laquelle les processus d'examen et de vérification sont en place afin d'assurer la sensibilisation et la conformité aux lois, aux politiques et aux normes de la GI applicables.

5. Cycle de vie des documents et de l'information

  • Planification
    Mesure selon laquelle les exigences relatives au cycle de vie de l'information sont intégrées dans l'élaboration des politiques, des programmes, des services et des systèmes.
  • Collecte, création, réception et saisie
    Mesure selon laquelle la collecte, le partage et la réutilisation de l'information sont optimisés et les décisions sont documentées.
  • Organisation
    Mesure selon laquelle on détermine, cataloque et entrepose l'information pour soutenir efficacement le processus opérationnel.
  • Utilisation et diffusion
    Mesure selon laquelle on localise, répère et livre l'information de l'organisme pour offrir aux utilisateurs un accès facile et en temps opportun.
  • Conservation, protection et préservation
    Mesure selon laquelle la convivialité et la protection à long terme de l'information sont assurées.
  • Élimination
    Mesure selon laquelle les plans d'élimination et de conservation de l'organisme sont suivis afin d'assurer l'élimination opportune de l'information, sous réserve des lois et politiques.
  • Évaluation
    Mesure selon laquelle un organisme peut évaluer l'ensemble de la conformité et du rendement de son programme de la GI.

6. Perspective de l'utilisateur

  • Sensibilisation
    Mesure selon laquelle les personnes qui utilisent l'information sont au courant des services et des produits offerts par l 'organisme en matière d'information.
  • Formation et soutien
    La disponibilité de programmes de soutien et de formation à l'intention de l'utilisateur afin de favoriser l'accès à l'information et son utilisation.
  • Satisfaction
    Mécanismes permettant de mesurer, d'évaluer et de tirer profit des rétroactions des utilisateurs concernant les produits et services relatifs à l'information.