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Le gouvernement

Guide modèle de notes d'entrevue


CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Personne interrogée Date et heure Organisme/Secteur/Direction générale
Critères Conclusions
Culture
L'organisme reconnaît que l'information est un actif stratégique organisationnel et qu'il doit en être le gardien. Les efforts pour appuyer et favoriser ce comportement correspondent à ces valeurs.
Gestion du changement
Moyens permettant de favoriser le changement au sein des initiatives de GI et des initiatives connexes.
Environnement extérieur
La fréquence des analyses de l'environnement de l'organisme et de l'évaluation de leurs répercussions possibles sur la GI.


CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES
Personne interrogée Date et heure Organisme/Secteur/Direction générale
Critères Conclusions
Collectivité de la GI
Le niveau de compétences des spécialistes de la GI et leur capacité de relever de façon continue les défis liés à la GI.
Conseils d'experts
Le niveau de disponibilité des experts-conseils et la fréquence d'utilisation de leurs services pour profiter de commentaires objectifs et d'avis impartiaux qui appuient la GI.
Outils de la GI
Le niveau d'efficacité et d'efficience des outils de GI à appuyer les activités liées à la GI.

Voici quelques outils typiques de GI : les politiques, les normes, les directives, les procédures, la classification par sujet, les systèmes de gestion de la GI et des technologies de l'information (TI).
Intégration de la technologie
Le niveau d'intégration des technologies clefs autorisées de la GI à l'ensemble de l'organisme en vue de favoriser la transmission de l'information et la prestation de programmes et de services.
Gestion de portefeuille
Le niveau d'accessibilité, pour le personnel, aux moyens permettant de planifier, de faire le suivi et d'évaluer l'ensemble du portefeuille de projets de la GI.
Gestion de projet
L'existence des moyens permettant de gérer les projets organisationnels pour assurer l'utilisation de méthodes optimales de création, d'élaboration et de mise en œuvre des initiatives de la GI.
Gestion des relations
L'existence des moyens ou processus permettant de favoriser des partenariats et des consultations entre les organismes (des secteurs public et/ou privé) qui favorisent une GI efficace.


GESTION DE LA GI
Personne interrogée Date et heure Organisme/Secteur/Direction générale
Critères Conclusions
Leadership
La mesure dans laquelle la haute direction connaît et comprend la perspective définie en matière de la GI (et montre son engagement) et se fixe des objectifs stratégiques dans ce domaine.
Planification stratégique
La qualité des plans stratégiques, organisationnels et opérationnels en GI et les liens qui unissent les plans, les coûts, les avantages, les ressources et les moyens de contrôle.
Principes, politiques et normes
Création et utilisation d'une politique organisationnelle et d'un cadre de gestion qui favorise une GI efficace. Le niveau des principes, des politiques et des normes de la GI; l'ampleur de leur compréhension et de leur application au sein de l'organisme.
Rôles et responsabilités
L'ampleur de la définition, de la compréhension et de l'acceptation des rôles, des responsabilités, des attentes en matière de rendement, de l'engagement et des responsabilisations. Pertinence des structures organisationnelles et de gouvernance qui appuient la GI.
Intégration des programmes
L'intégration proactive et efficace des programmes et des projets organisationnels aux principes, aux politiques et aux normes de la GI.
Gestion du risque
Les moyens permettant de définir, de mesurer et de contrôler les risques afférents à la GI, notamment les options liées à la répartition et la réduction du risque.
Gestion du rendement
Le niveau d'intégration des résultats obtenus aux plans financier et opérationnel au cadre de gestion du rendement de la GI.


CONFORMITÉ ET QUALITÉ
Personne interrogée Date et heure Organisme/Secteur/Direction générale
Critères Conclusions
L'efficacité des processus organisationnels à assurer l'exactitude, l'uniformité, l'exhaustivité et l'actualité des renseignements de l'organisme.

* La qualité de l'information s'applique à l'information créée par l'organisme et celle choisie et utilisée par des sources externes.
Sécurité
L'ampleur des moyens mis en œuvre et qui permettent d'éviter l'accès, l'utilisation et/ou la destruction non autorisée.
Confidentialité
Moyens permettant d'assurer le respect des droits liés à la protection des renseignements personnels au moment de la collecte ou de la divulgation des renseignements.
Continuité opérationnelle
La mise en place de plans de secours et de moyens permettant de repérer l'information en temps opportun, de restaurer les documents essentiels et de reprendre les activités organisationnelles si des renseignements sont perdus ou altérés.
Conformité
La présence de processus de vérification et d'évaluation permettant de faire connaître les lois, les politiques et les normes applicables et de veiller à leur respect.


CYCLE DE VIE DE L'INFORMATION
Personne interrogée Date et heure Organisme/Secteur/Direction générale
Critères Conclusions
Planification
L'ampleur de l'intégration des exigences liées au cycle de vie de l'information aux procédures d'élaboration des politiques, des programmes, des services et des systèmes.
Collecte, création, réception et saisie
L'ampleur des efforts visant à optimiser les procédures de collecte, de transmission et de réutilisation de l'information ainsi que les procédures de la documentation afférentes aux décisions.
Organisation
L'ampleur des efforts visant à définir, à classer, à cataloguer et à entreposer l'information pour favoriser des procédures ministérielles efficaces et efficientes.
Utilisation et diffusion
La facilité avec laquelle il est possible de repérer, de récupérer et de transmettre les informations organisationnelles pour fournir aux utilisateurs un accès facile et en temps opportun.
Conservation, protection et conservation
L'ampleur des efforts pour assurer la convivialité et la protection à long terme de l'information.
Élimination
Le niveau de respect des plans de conservation et d'élimination organisationnels pour assurer l'élimination de l'information en temps opportun assujettie aux lois et aux politiques.
Évaluation
La capacité de l'organisme à évaluer le respect de son programme de la GI et des exigences de rendement qui s'y rattachent.


PERSPECTIVE DE L'UTILISATEUR
Personne interrogée Date et heure Organisme/Secteur/Direction générale
Critères Conclusions
Sensibilisation de l'utilisateur
Connaissance des utilisateurs face aux produits et aux services de l'information de l'organisme.
Conseils d'experts
Le niveau de disponibilité des experts-conseils et la fréquence d'utilisation de leurs services pour profiter de commentaires objectifs et d'avis impartiaux qui favorisent la GI
Formation et soutien aux utilisateurs
La disponibilité des programmes de formation et d'aide aux utilisateurs pour favoriser l'accès et l'utilisation de l'information.
Satisfaction de l'utilisateur
Moyens permettant de mesurer et d'évaluer les commentaires des utilisateurs portant sur les produits et les services d'information et des leçons apprises.