Modèle du guide de l'atelier
Évaluation des capacités de la gestion de l'information (GI)
Évaluation
(Nom de l'organisme)
Ateliers concernant les entrevues
Au cours de cet atelier, nous souhaiterions étudier avec vous les différents critères servant à l'évaluation des capacités de GI.
(Nota : Nous n'aborderons pas les 32 critères à chacun des ateliers; nous nous intéresserons plutôt à ceux que vous connaissez le mieux).
Vous trouverez dans les pages suivantes des modèles de questions qui s'appliquent à chacun des critères; ces questions feront l'objet de discussions.
1. Contexte organisationnel
| CRITÈRES
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QUESTION PRINCIPALE
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| Culture |
La culture de l'organisme fait-elle de l'information un atout stratégique? Sur quels indicateurs se fonde votre réponse? |
| Gestion du changement |
A-t-on une bonne compréhension des répercussions des activités de gestion du changement consacrées au renouveau de la GI? A-t-on instauré un programme de gestion du changement? |
| Environnement externe |
L'organisme analyse-t-il son environnement afin de dégager les occasions, les tendances et les nouvelles questions liées à la GI? Dans l'affirmative, comment utilise-t-on les résultats de l'analyse de l'environnement? |
2. Capacités organisationnelles
| CRITÈRES
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QUESTION PRINCIPALE
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| Collectivité de la GI |
L'organisme a-t-il déterminé les compétences nécessaires à la mise en place de ses stratégies et de ses plans de la GI? A-t-on donné au personnel la formation appropriée compte tenu de ses responsabilités? |
| Conseils d'experts |
Les spécialistes/experts fonctionnels travaillent-ils en partenariat avec les gestionnaires afin d'aider ces derniers à trouver des solutions aux questions liées à la GI? |
| Outils de GI |
Dans quelle mesure les outils de GI sont-ils mis à la disposition du personnel? A-t-il les compétences et les connaissances pour les utiliser efficacement? |
| Intégration technologique |
Y a-t-il en place une architecture technologique qui intègre les technologies habilitantes de la GI à l'ensemble de l'organisme? |
| Gestion de portefeuille |
Quels sont les processus de gestion de portefeuille en place qui favorisent la planification, le suivi et le contrôle des engagements organisationnels en matière de GI? |
| Gestion de projet |
Quelle est la fréquence d'utilisation des outils, des processus et des normes rattachés à la gestion de projet dans le cadre de projets de GI? |
| Gestion des relations |
Quels sont les moyens en place permettant d'établir et d'entretenir des relations (à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisme) qui favorisent la GI? |
3. Gestion de la GI
| CRITÈRES
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QUESTION PRINCIPALE
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| Leadership |
De quelle façon la haute direction a-t-elle montré qu'elle comprenait l'importance de la GI et qu'elle s'engageait à l'améliorer? |
| Planification stratégique |
Les plans stratégiques, organisationnels et opérationnels correspondent-ils et sont-ils conformes aux priorités ministérielles? |
| Principes, politiques et normes |
Dans quelle mesure les principes, les politiques et les normes intègrent-ils les exigences rattachées à la GI? |
| Rôles et responsabilités |
A-t-on bien défini et saisi les rôles, les responsabilités et les obligations rattachés à la GI? |
| Intégration des programmes |
Dans quelle mesure a-t-on intégré les principes, les politiques et les normes rattachés à la GI aux programmes et aux projets de l'organisme? |
| Gestion du risque |
De quelle façon l'organisme évalue-t-il les risques liés à la GI? Dans quelle mesure les méthodes de gestion des risques liés à la GI sont-elles intégrées aux méthodes générales de gestion des risques de l'organisme? |
| Gestion du rendement |
L'organisme évalue-t-il son niveau de rendement en matière de GI? Comment utilise-t-il cette information? Quels sont certains des indicateurs de rendement en matière de GI qu'utilise l'organisme? |
4. Conformité et qualité
| CRITÈRES
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QUESTION PRINCIPALE
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| Qualité de l'information |
L'organisme s'est-il doté de moyens de contrôle de la qualité de ses fonds documentaires? Quel en est le degré de qualité? |
| Sécurité |
A-t-on mis en place une architecture de sécurité qui prenne en compte les exigences de l'organisme en matière de sécurité dans le domaine de la GI? |
| Confidentialité |
A-t-on mis en place des politiques et des normes concernant la protection des renseignements personnels qui sont appliqués durant tout le cycle de vie de l'information? Procède-t-on à des évaluations des répercussions sur la protection des renseignements personnels durant tout le cycle de vie des projets? |
| Continuité opérationnelle |
A-t-on élaboré des plans de secours et des moyens de reprise des activités si des renseignements sont altérés ou perdus? |
| Conformité |
A-t-on mis en place des processus permettant d'assurer le respect des lois, des politiques et des normes applicables? |
5. Cycle de vie des documents et de l'information
| CRITÈRES
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QUESTION PRINCIPALE
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| Planification |
A-t-on intégré les exigences liées au cycle de vie de l'information au processus d'élaboration des politiques, des programmes, des services et des systèmes? |
| Collecte, création, réception et saisie |
Comment l'organisme peut-il s'assurer de la collecte, de la création, de la réception et de la saisie des renseignements utiles? |
| Organisation |
L'information de l'organisme est-elle organisée et présentée de façon coordonnée et exhaustive? |
| Utilisation et diffusion |
L'information de l'organisme est-elle organisée et présentée de façon à permettre à l'utilisateur d'y avoir accès facilement et en temps opportun? |
| Conservation, protection et préservation |
Dans quelle mesure l'organisme assure-t-il la convivialité et la garde à long terme de ses fonds documentaires? |
| Élimination |
L'organisme dispose-t-il de plans de conservation et d'elimination? Dans l'affirmative, les suit-on pour de disposer des renseignements en temps opportun, laquelle est assujettie aux obligations juridiques et découlant des politiques? |
| Évaluation |
Dans quelle mesure l'organisme dispose-t'il de mécanisme en place pour mesurer et évaluer l'ensemble de la conformité et du rendement des programmes de gestion de l'information des organismes. |
6. Perspective de l'utilisateur
| CRITÈRES
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QUESTION PRINCIPALE
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| Sensibilisation |
Les utilisateurs connaissent-ils les produits et les services d'information de l'organisme? |
| Formation et soutien |
A-t-on mis en place des moyens qui favorisent la fourniture de services de formation et d'aide à l'utilisateur qui souhaite avoir accès à l'information et l'utiliser? |
| Satisfaction |
Mesure-t-on la satisfaction de la clientèle de façon périodique? Tient-on compte, au moment de la planification et de la prestation de produits et de services d'information, des attentes et des besoins de la clientèle? |
1. Contexte organisationnel
- Culture
Reconnaissance par l 'organisme que l'information constitue un actif stratégique que l'on doit gérer. Niveau de soutien et de renforcement correspondant à ces valeurs.
- Gestion du changement
Mécanismes permettant de favoriser l'adoption des changements au sein des initiatives de la GI et des initiatives connexes.
- Environnement externe
Mesure selon laquelle l'organisme procède à des analyses de l'environnement et évalue leurs répercussions possibles sur la GI.
2. Capacité organisationnelle
- Collectivité de la GI
Mesure selon laquelle les spécialistes de la GI disposent des compétences et des possibilités de relever les défis de la GI de façon soutenue.
- Conseils d'experts
Mesure selon laquelle il est possible de recourir aux services d'experts pour obtenir des commentaires objectifs et des conseils indépendants à l 'appui de la GI.
- Outils de la GI
Mesure selon laquelle les outils de la GI permettent d'appuyer de façon efficace et rentable la GI.
- Intégration de la technologie
Mesure selon laquelle les technologies clés de la GI sont intégrées à l'échelle de l'organisme afin d'appuyer la prestation de l'information, des programmes et des services.
- Gestion de portefeuille
Mesure selon laquelle les mécanismes de planification, de suivi et d'évaluation concernant le dossier global du projet de la GI sont mis à la disposition des employés.
- Gestion de projet
Mesure selon laquelle les mécanismes de gestion des projets au sein de l'organisme existent afin d'assurer la conception, l'élaboration et le déploiement optimales initiatives de la GI.
- Gestion des relations
Mesure selon laquelle il existe des mécanismes ou des processus permettant de faciliter les partenariats et les consultations entre les organismes (publics ou privés) et d'autres intéressés à l'appui d'une GI efficace.
3. Gestion de la GI
- Leadership
Mesure selon laquelle les cadres supérieurs sont conscients et comprennent l'engagement dont ils font preuve à l'égard d'une vision claire et d'un ensemble d'objectifs stratégiques de la GI.
- Planification stratégique
La qualité des plans opérationnels, d'activités et stratégiques de la GI et les liens entre les plans, les coûts, les avantages, les ressources et les contrôles
- Principes, politiques et normes
La création et l'utilisation d'une politique organisationnelle dans le cadre de gestion permettant d'appuyer de façon efficace la GI. Mesure dans laquelle les principes, les politiques et les normes de la GI existent, sont comprises et sont appliquées au sein de l 'organisme.
- Rôles et responsabilités
Mesure selon laquelle les rôles, les responsabilités, les attentes de rendement, la propriété et la responsabilisation sont clairement définis, compris et acceptés. Pertinence des structures organisationnelles et de gouvernance permettant d'appuyer la GI.
- Intégration des programmes
Mesure selon laquelle les programmes et les projets de l'organisme intègrent de façon efficace et proactive les principes, les politiques et les normes de la GI.
- Gestion du risque
Mécanismes permettant de définir, de mesurer et de contrôler les risques connexes à la GI, y compris la répartition et la réduction du risque.
- Gestion du rendement
Mesure selon laquelle l'atteinte de résultats financiers et opérationnels est intégrée dans le cadre de gestion du rendement de la GI.
4. Conformité et qualité
- Qualité de l'information
Mesure selon laquelle la façon de procéder de l'organisme est précise, cohérente, complète et actuelle.
- Sécurité
Mesure selon laquelle les mécanismes sont en place afin d'assurer que l'information est protégée contre l'accès, l'utilisation et la destruction non autorisée.
- Confidentialité
Mécanismes permettant d'assurer le respect du droit à la vie privée des personnes en ce qui concerne la collecte et la divulgation de l'information.
- Continuité opérationnelle
L'existence de plans et de mécanismes d'urgence permettant d'assurer le repérage ponctuel de l'information, la restauration des dossiers essentiels et la reprise des activités en cas de corruption ou de perte de l'information.
- Conformité
Mesure selon laquelle les processus d'examen et de vérification sont en place afin d'assurer la sensibilisation et la conformité aux lois, aux politiques et aux normes de la GI applicables.
5. Cycle de vie des documents et de l'information
- Planification
Mesure selon laquelle les exigences relatives au cycle de vie de l'information sont intégrées dans l'élaboration des politiques, des programmes, des services et des systèmes.
- Collecte, création, réception et saisie
Mesure selon laquelle la collecte, le partage et la réutilisation de l'information sont optimisés et les décisions sont documentées.
- Organisation
Mesure selon laquelle on détermine, cataloque et entrepose l'information pour soutenir efficacement le processus opérationnel.
- Utilisation et diffusion
Mesure selon laquelle on localise, répère et livre l'information de l'organisme pour offrir aux utilisateurs un accès facile et en temps opportun.
- Conservation, protection et préservation
Mesure selon laquelle la convivialité et la protection à long terme de l'information sont assurées.
- Élimination
Mesure selon laquelle les plans d'élimination et de conservation de l'organisme sont suivis afin d'assurer l'élimination opportune de l'information, sous réserve des lois et politiques.
- Évaluation
Mesure selon laquelle un organisme peut évaluer l'ensemble de la conformité et du rendement de son programme de la GI.
6. Perspective de l'utilisateur
- Sensibilisation
Mesure selon laquelle les personnes qui utilisent l'information sont au courant des services et des produits offerts par l'organisme en matière d'information.
- Formation et soutien
La disponibilité de programmes de soutien et de formation à l'intention de l'utilisateur afin de favoriser l'accès à l'information et son utilisation.
- Satisfaction
Mécanismes permettant de mesurer, d'évaluer et de tirer profit des rétroactions des utilisateurs concernant les produits et services relatifs à l'information.
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