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Guide modèle d'un courriel à l'intention des personnes interrogées

Date

(Madame/Monsieur,)

Comme vous le savez probablement, Bibliothèque et Archives Canada a élaboré un outil Évaluation des capacités en matière de gestion de l'information (ÉCGI). À ce jour, plus de 30 ministères et organismes fédéraux canadiens ont réussi à réaliser un projet d'ÉCGI. À [nom de l'organisme], l'ÉCGI a pour but d'autoévaluer les capacités actuelles du Ministère en matière de GI, puis d'établir des plans stratégiques pour améliorer celles-ci.

Une « équipe de projet » qui regroupe (nombre) employés de (nom de l'organisme) procédera à l'évaluation en collaboration avec la BAC et (l'animateur). Les entrevues avec les membres de la haute direction sont une étape importante du processus d'évaluation. Vos commentaires et votre participation à ce projet sont des atouts précieux pour votre organisme.

Au cours des prochains jours, (nom de la personne) communiquera avec vous afin de fixer le moment de l'entrevue qui se tiendra le (intervalle durant lequel les entrevues se dérouleront). L'entrevue durera au plus une heure trente; on vous transmettra le questionnaire à l'avance. Un(e) représentant(e) de (nom de l'organisme aidant s'il est de l'extérieur de l'organisme) réalisera l'entrevue en collaboration avec un membre de l'équipe de projet de (nom de l'organisme).

Si vous avez des questions à propos de ce projet, n'hésitez pas à joindre [nom de la personne] au [numéro de téléphone] pour obtenir des précisions.

Nous vous remercions cordialement de votre participation à ce projet novateur.

Je vous prie de recevoir, (Madame ou Monsieur), mes sincères salutations.

(Maître d'œuvre principal du projet/parrain)