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Étape 1 : Planification de la gestion de l’information

Au cours de l’étape 1 (planification de la gestion de l’information), le cycle de vie des documents et de l'information est considéré comme une partie intégrante de la planification des activités qui reflète un nombre important de documents d’orientation tels que les plans d’activités, les politiques, les procédures, la législation et les tendances du gouvernement du Canada et de votre ministère.

Pourquoi l’étape 1 est-elle importante?
Une bonne planification est essentielle au succès de toute initiative, grande ou petite. C’est à cette étape que les intervenants et les gestionnaires de la GI planifient des mesures visant à soutenir le cycle de vie des documents et de l'information. La planification est une activité influencée par un large éventail de facteurs. Un plan de la GI détaillé peut s’appliquer à l’ensemble d’un ministère, à un groupe de travail ou simplement à une initiative.

Remarques importantes à propos de l’étape 1 (planification de la gestion de l’information)
L’aspect le plus important de l’étape 1 est de reconnaître qu’il vaut mieux avoir un plan, quel qu’il soit, que ne pas en avoir du tout. Comme bon nombre d’organismes, vous ne faites peut-être que commencer à intégrer la GI à vos cycles de planification habituels, alors que d’autres visent à renforcer leur compréhension de la GI et de ses principes et pratiques. Quelle que soit l’étape à laquelle vous êtes rendu, entreprendre une planification en vue d’assurer l’efficacité de la GI dans vos initiatives est une pratique exemplaire dont vous devriez être fier.

Le Canada fait partie des chefs de file mondiaux en matière de pratiques de gestion de l’information et, avec l’aide de notre collectivité de GI, il continuera à montrer la voie dans l’avenir. Vos contributions à ce site aideront à en faire une ressource de la GI reconnue mondialement.

Apports à l’étape 1 (planification de la gestion de l’information)
Étant donné que la planification de vos initiatives de gestion de l’information doit reposer sur des bases solides, les intervenants de la GI obtiendront des apports clés d’une grande variété de sources, dont :

• des organismes gouvernementaux, privés et universitaires du monde entier qui dictent les tendances mondiales en GI;
• le gouvernement du Canada;
• votre ministère;
• Bibliothèque et Archives Canada.

Résultats de l’étape 1 (planification de la gestion de l’information)
Voici les cinq résultats clés de cette étape :

• la stratégie d'information;
• les cadres de gouvernance et de responsabilisation de la GI;
• le cadre du système de classification de l'information;
• les plans de conservation et d’élimination de documents;
• la représentation des compétences du personnel et les initiatives de formation.

Cette étape est le plus important élément précurseur de toutes les autres étapes du cycle de vie des documents et de l'information. L’étape de la planification de la GI est complétée par l’étape 7 (évaluation), qui permet de surveiller l’efficacité des plans et de présenter des commentaires pour les étapes de prospective afin de favoriser l’amélioration continue.

Rôle de Bibliothèque et Archives Canada à l’étape 1 (planification de la gestion de l’information)
Bibliothèque et Archives Canada constituent un centre national d'excellence en gestion de l’information. Elles jouent un rôle clé en sensibilisant les intervenants en GI du gouvernement fédéral à l’importance de la gestion efficace du cycle de vie des documents et de l'information. Elles fournissent une gamme de plus en plus vaste d’instruments, de normes, de lignes directrices et de pratiques à la collectivité de la GI en général et aux fonctionnaires fédéraux en particulier. Elles offrent également des conseils, des séances de consultation, de la formation et de l’orientation pour appuyer la planification efficace des initiatives de gestion de l’information.

Bibliothèque et Archives Canada favorisent l’adoption de bonnes pratiques de gestion de l'information à toutes les étapes du cycle de vie des documents et de l'information. Elles jouent également un rôle clé à l’étape 1 (planification) en offrant des conseils, une orientation et des commentaires sur :

• les stratégies d’information;
• les cadres de gouvernance et de responsabilisation de la GI;
• les cadres de mesure assortis de plans de surveillance et d’évaluation;
• les systèmes de classification de l’information;
• les conseils et les consultations liés au plan de conservation et d’élimination;
• l’élimination, au moyen de plans pluriannuels pour disposer des documents, de plans d'acquisition pluriannuels assortis de modèles de frais d’appartenance, de demandes et d’autorisations de disposer des documents et des autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents.

Si vous voulez obtenir de plus amples renseignements ou de l’aide en ce qui concerne l’un ou l’autre de ces aspects, nous vous invitons à communiquer avec nous.

Ressources à l’appui de l’étape 1 (planification de la gestion de l’information)
Cliquez ici pour accéder aux ressources disponibles à l’appui de l’étape 1.

Si vous disposez de ressources qui, selon vous, pourraient contribuer à l’avancement de l’ensemble des gestionnaires de l’information, communiquez avec nous afin que nous puissions enrichir notre masse croissante de connaissances communes.