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Gestion de l'information - L'information, ça compte

Apports à l'étape 1 (planification de la gestion de l'information)

Étant donné que la planification de vos initiatives de gestion de l'information nécessite des bases solides, les intervenants de la GI obtiendront des apports clés d'une grande variété de sources, entre autres :

Organismes gouvernementaux, privés et universitaires du monde entier qui dictent les tendances mondiales en GI
De nombreux organismes internationaux jouent un rôle d'avant-garde en matière de normes de GI et de pratiques exemplaires. Parmi ceux-ci figurent l'Organisation internationale de normalisation (ISO), des sommités dans le domaine d'Internet, des chefs d'entreprise, des innovateurs dans le secteur technologique, des chercheurs et des équipes de recherche et de développement en technologie de l'information ainsi que des spécialistes de la tenue des dossiers par voie électronique. Le domaine naissant de la gestion de l'information devient de plus en plus important à mesure que nous apprenons à échanger des renseignements dans Internet à l'aide de réseaux publics sécurisés.



Gouvernement du Canada
Comme vos initiatives de gestion de l'information entrent dans les limites des compétences du gouvernement du Canada, vous devrez vous familiariser avec les initiatives à l'échelle du gouvernement, dont :

Chacune de ces ressources présente un aspect différent qui pourrait influencer vos initiatives de planification de GI.



Votre ministère
Un certain nombre de questions ou d'initiatives propres à votre ministère pourraient avoir des répercussions sur votre planification de la GI, notamment :

  • les règlements et les lois;
  • les plans des activités opérationnelles et stratégiques;
  • les politiques sur la GI et les politiques connexes telles que les politiques sur la technologie de l'information;
  • les normes ministérielles;
  • les pratiques et les lignes directrices du ministère;
  • les modèles de processus opérationnel;
  • les stratégies de prestation de services;
  • la détermination des actifs d'information documentaire;
  • les plans de reprise des activités;
  • le concept de contrôle légal dans le contexte de votre ministère;
  • les accords intergouvernementaux;
  • les accords interministériels;
  • les cadres de gouvernance et de responsabilisation.

Au moment d'entreprendre la planification de la GI, demandez ces documents ou d'autres textes, comme les énoncés de mission, de mandat et de vision, qui pourraient influer sur votre planification.



Bibliothèque et Archives Canada
À titre de centre national d'excellence, Bibliothèque et Archives Canada favorisent et appuient votre programme de la GI. Elle a les responsabilités et les rôles liés à la gestion de l'information que voici :

  • déterminer, sélectionner, acquérir et préserver des documents gouvernementaux sur tous les types de supports ayant une valeur archivistique nationale;
  • accorder des autorisations de disposer des documents qui permettent aux institutions fédérales de disposer de leurs documents sur tous les types de supports qui n'ont plus de valeur opérationnelle. Ceux-ci peuvent être détruits (à la discrétion des institutions), transférés à Bibliothèque et Archives Canada ou soustraits au contrôle du gouvernement du Canada;
  • fournir des avis et des conseils sur la gestion du cycle de vie des documents et de l'information;
  • élaborer des instruments, des normes, des lignes directrices et des pratiques à l'appui des initiatives pangouvernementales et institutionnelles de gestion du cycle de vie des documents et de l'information;
  • agir à titre de chef de file pour accroître les compétences en gestion des documents au sein de l'administration fédérale et être une source crédible en matière de gestion des documents;
  • gérer et protéger, dans le réseau de centres fédéraux de documents répartis dans l'ensemble du pays, les documents essentiels des institutions fédérales et les documents peu requis pour la consultation;
  • conserver le patrimoine de l'édition du pays et du gouvernement fédéral;
  • être le dépositaire de toute l'information nouvellement publiée par les institutions fédérales, et ce, sur tous les types de supports, et s'assurer qu'elle a été déposée à la bibliothèque de ces établissements;
  • aider les institutions fédérales à faire en sorte que l'information qu'elles publient puisse être facilement consultée par les décideurs et qu'elle soit à la disposition du public;
  • surveiller la gestion de l'information publiée par les institutions fédérales, et présenter des rapports et donner des conseils au sujet de son accès et de sa préservation à long terme;
  • gérer un système de redistribution de l'information que les bibliothèques des institutions fédérales ont déclaré avoir en trop;
  • coordonner les services de bibliothèque des institutions fédérales.

Bibliothèque et Archives Canada offre un soutien général au cours de toutes les activités relatives à la planification de la GI, de même qu'un appui particulier en matière de conservation et d'élimination des documents. Communiquez avec nous pour en savoir davantage à ce sujet ou consultez les ressources de planification de la gestion de l'information qui vous guideront dans vos initiatives de planification de la GI.

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