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Gestion de l'information - L'information, ça compte

Résultats de l'étape 1 (planification de la gestion de l'information)

Les cinq résultats clés de cette étape comprennent :

Cette étape est le plus important élément précurseur à toutes les autres étapes du cycle de vie des documents et de l'information. L'étape de la planification de la gestion de l'information est complétée par l'étape 7 (évaluation), qui permet de surveiller l'efficacité des plans et de présenter des commentaires pour les étapes de prospective afin de favoriser l'amélioration continue.

Stratégie d'information
Votre stratégie d'information constitue le document d'orientation de premier ordre à l'égard d'un ensemble de questions relatives à la GI, y compris :

  • la sécurité de l'information;
  • l'accès et la protection des renseignements personnels;
  • le plan de reprise après sinistre et le plan des documents essentiels;
  • l'interdépendance de l'information et les protocoles d'entente avec d'autres organismes;
  • les normes en matière de documentation;
  • les plans de migration relativement au transfert des documents papier ou d'autres formats de documents en versions électroniques afin d'en faciliter l'accès, l'utilisation et la diffusion;
  • l'infrastructure nécessaire aux technologies de l'information;
  • les compétences du personnel et les plans de formation à l'appui de la GI.

Si vous n'avez jamais conçu de stratégie d'information de cette ampleur, Bibliothèque et Archives Canada peuvent vous fournir des commentaires et des orientations pour appuyer vos efforts. Pour en savoir davantage, communiquez avec nous ou consultez nos ressources en planification de la gestion de l'information pour vous guider dans cet aspect de votre travail.




ressources en planification de la gestion de l'information pour obtenir des renseignements utiles à l'égard de cet aspect de votre planification de la GI.

Communiquez avec nous pour en savoir davantage sur le Système de classification selon les activités opérationnelles structurées.



Plans de conservation et d'élimination de documents
Chaque ministère établit les délais de conservation et d'élimination des documents en fonction de ses propres activités, système de classification et modèles d'information. Les délais de conservation et d'élimination prescrivent la durée durant laquelle il faut conserver les documents avant de pouvoir en disposer. Ils doivent être indiqués dans un plan de conservation et d'élimination des documents publié. Ainsi, tous les employés peuvent obtenir des renseignements utiles sur les délais de conservation s'appliquant à leurs documents.

La destruction des documents ne peut se faire sans l'obtention au préalable de l'autorisation de Bibliothèque et Archives Canada. Pour obtenir cette permission, vous devez présenter une demande de disposer des documents à Bibliothèque et Archives Canada, dans laquelle vous indiquez les types de documents que le ministère conserve et les délais de conservation recommandés pour chaque type de document. La demande fait premièrement l'objet d'une étude et de négociations entre vous et Bibliothèque et Archives Canada, puis cette dernière accorde une autorisation de disposer des documents contenant des modalités de transfert quant à l'élimination de vos documents.

Si vous n'avez jamais élaboré de plan de conservation et d'élimination des documents, ou si vous éprouvez de la difficulté à trouver ou à comprendre l'autorisation de disposer des documents de votre ministère, communiquez avec nous pour en savoir davantage à ce sujet, ou consultez nos ressources en planification de la gestion de l'information pour vous guider dans cet aspect de votre travail.




Représentation des compétences du personnel et initiatives de formation
Pour appuyer la gestion efficace du cycle de vie des documents et de l'information, votre personnel devra avoir une formation de base ou une formation avancée sur les concepts et les pratiques de la GI. Il importe d'établir la représentation actuelle des compétences dans le domaine de la GI du personnel de votre ministère et d'élaborer un plan de formation qui permette au personnel de jouer efficacement son rôle au sein du cadre de la GI.

Si vous avez besoin d'aide pour établir les compétences du personnel, communiquez avec nous pour en savoir davantage, ou consultez nos ressources en planification de la gestion de l'information pour vous guider dans cet aspect de votre travail.

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