Passer au contenu | Passer aux liens institutionnels

Liens de la barre de menu commune

Liens institutionnels

Institutional links

Divulgation proactive

Le gouvernement

Gestion de l'information - L'information, ça compte

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) et la communauté archivistique canadienne : Guide et commentaire

1 er mai 2001

Par
David H. Flaherty, Ph. D.

David H. Flaherty Inc.
Privacy and Information Policy Consultants
1939, promenade Mayfair
Victoria (C.-B.)
V8P 1R1

Tél. : 250-595-8897
Télécopieur : 250-595-888
David@Flaherty.com

Table des matières

Bref résumé

Remerciements

Annexe 1 : Notes biographiques sur le directeur des recherches

Bref résumé

L'exposé ci-après est quelque peu compliqué. Somme toute, la plupart des centres d'archives canadiens ne seront guère touchés par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi). Toutefois, son adoption soulève un certain nombre de questions au sujet des relations entre les lois sur la protection des renseignements personnels et les centres d'archives, dont les plus problématiques sont abordées plus loin au chapitre 15 (notamment la question préjudicielle de compétence et le risque de créer des «zones grises de protection de la vie privée » dans le milieu archivistique).

Selon l'interprétation «autorisée» d'Industrie Canada, tous les centres d'archives échappent à l'application de la Loi (à plus forte raison s'ils sont visés par les lois fédérales, provinciales ou territoriales sur la protection des données) et ils ne sont soumis à aucune restriction en ce qui touche la collecte de renseignements personnels. Si des documents d'une organisation visée par la Loi ont été transférés à un centre d'archives, la Loi ne s'applique pas rétroactivement à eux, puisqu'elle n'a pas d'effet rétroactif. Si des documents d'une telle organisation sont confiés à un centre d'archives, ils ne sont plus assujettis aux mesures de protection des renseignements personnels que comporte la Loi.

Cependant, le message essentiel du présent guide et commentaire est que tous les renseignements personnels détenus dans des centres d'archives devraient être traités conformément aux pratiques équitables de traitement de l'information énoncées à titre de norme nationale à l'annexe 1 de la Loi. Les centres d'archives, petits ou grands, qu'ils soient réglementés ou non du point de vue de la protection des renseignements personnels, doivent déterminer comment ils atteindront cet objectif afin de répondre aux attentes légitimes en matière de vie privée et de confidentialité des personnes dont certains documents sont sélectionnés pour versement dans des centres d'archives.

Bien que les protecteurs officiels de la vie privée doivent demeurer vigilants à l'égard des pratiques des centres d'archives en ce qui concerne la collecte et la communication de documents qui comportent des renseignements personnels, la performance des principaux centres d'archives jusqu'à ce jour indique qu'ils ont réussi à intégrer des pratiques équitables de traitement de l'information à leur activité archivistique quotidienne.

Il convient de signaler aux lecteurs que l'auteur a rédigé le présent rapport en vertu d'un contrat obtenu des Archives nationales du Canada en réponse à sa demande de proposition. Toutefois, le produit final correspond dans une large mesure à sa perception de ce monde particulier, perception que les lecteurs ne sont pas tenus de partager selon leur perspective. Enfin, les lecteurs devraient se reporter à la table des matières pour déterminer les aspects qui les intéressent plus particulièrement.

Haut de la page

1. Introduction : les centres d'archives et la Loi

Un certain nombre de points formulés sous forme télégraphique tiennent lieu d'exposé introductif de l'analyse présentée dans le présent guide et commentaire, qui porte sur le rapport entre la communauté archivistique canadienne et la législation sur la protection des renseignements personnels/ des données. La plupart de ces observations préliminaires ne sont pas des points qui prêtent à controverse.

La Chambre des communes a adopté en avril 2000 le projet de loi C-6 qui, après avoir reçu la sanction royale, est devenu le chapitre 5 dans la codification des Lois du Canada (2000). La partie 1 (dispositions sur la protection de la vie privée) entrera en vigueur le 1 er janvier 2001. Les parties 2, 3 et 4 entreront en vigueur le 1 er mai 2000.
Les archivistes, en tant qu'individus et professionnels, sont tout aussi déterminés que la population à se conformer aux pratiques équitables de traitement de l'information qui sont le fondement des lois sur la protection des renseignements personnels et des données dans les sociétés avancées des pays industrialisés. L'annexe 1 de la Loi présente ces pratiques sous forme de norme ou de code expressément conçu à l'intention du secteur privé. L'Association of Canadian Archivists a affirmé dans le mémoire qu'elle a soumis à la Chambre des communes au sujet du projet de loi C-54 que les archivistes sont des professionnels régis par un code d'éthique en bonne et due forme qui sont tout à fait capables de s'autoréglementer en ce qui concerne la divulgation ou la non-divulgation de renseignements personnels, comme ils l'ont prouvé par le passé.
Le code d'éthique des archivistes au Canada précise (troisième principe sur un total de six) ce qui suit : [Traduction] « Les archivistes favorisent la plus grande utilisation possible des documents dont ils ont la garde tout en tenant compte des aspects protection des renseignements personnels et confidentialité ainsi que de la conservation des documents. ». Deux autres énoncés, qui présentent eux aussi de l'intérêt par rapport aux préoccupations soulevées dans le présent guide et commentaire (et qui font l'objet d'une analyse plus détaillée dans les pages qui suivent), traitent de l'application de ces principes :
- A3... Les archivistes ne sont pas en faveur de restrictions déraisonnables en matière d'accès ou d'utilisation; cependant, ils peuvent accepter comme condition d'acquisition des restrictions d'une durée limitée qui sont clairement énoncées et ils devraient proposer de telles restrictions afin de protéger la vie privée des individus. Les archivistes se conforment à toutes les ententes conclues au moment du transfert ou de l'acquisition des documents.
- C2. Les archivistes font tout en leur pouvoir pour protéger la vie privée des personnes qui ont élaboré les documents ou qui en sont l'objet, et particulièrement de celles qui n'ont pas leur mot à dire dans la façon dont on dispose des documents...
Les centres d'archives qui sont publics sans l'ombre d'un doute sont déjà assujettis aux lois nationales, provinciales et territoriales régissant la protection des renseignements personnels, du moins pour certains de leurs documents. L'adoption de la première loi fédérale sur la protection des données remonte à , since the introduction of the first fed1977 5 . La communauté archivistique (voire les historiens et les généalogistes à titre d'utilisateurs) sera rassurée de savoir que, bien avant que le projet de loi C-54 (et ultérieurement le projet de loi C-6) ne voie le jour en 1998, ces lois ne constituaient pas des obstacles insurmontables à la poursuite de l'activité des centres d'archives nationaux, provinciaux, territoriaux ou municipaux. La communauté archivistique a accepté l'officialisation des règles en matière de protection des renseignements personnels qu'exigent ces lois, de la même façon qu'il lui faudra s'adapter à certains aspects de la Loi lorsque la partie 1 entrera en vigueur le 1 er janvier 2001.
Il importe toutefois de préciser en ce qui touche le point précédent que la législation sur la protection des renseignements personnels qui s'applique au secteur public tend à exclure les [Traduction] « documents versés au service des archives d'un corps public (p. ex., ministère, société d'État, université, hôpital, municipalité) par ou pour une personne ou un organisme autre que le corps public en question 6 ». L'intention du législateur était de faciliter la vie des archivistes en évitant qu'ils doivent se conformer intégralement aux exigences rigoureuses d'une telle loi à l'égard des documents qui n'émanaient pas du secteur public. Maintenant que des mesures de protection des données ont finalement été élaborées pour le secteur privé et le secteur quasi public, un effet non voulu est de créer un « refuge de données » pour les documents du secteur privé qui ont été confiés, ou qui seront confiés, à un tel établissement d'archives public. Il faudra à tout le moins que les centres d'archives s'autoréglementent de façon à veiller à ce que le traitement des documents soit soumis à des pratiques équitables.
Le revers de la médaille, c'est que la Freedom of Information and Protection of Privacy Act de l'Alberta est la seule loi du genre au Canada qui «ne s'applique pas à l'accès aux documents : i) versés aux Archives provinciales de l'Alberta; ou ii) versés au centre d'archives d'un corps public qui n'était pas soumis à des restrictions avant l'entrée en vigueur de cette loi » . Il s'agit, en fait, d'une clause de droits acquis visant les renseignements personnels contenus dans tous les documents dont l'accès n'était pas restreint dans les centres d'archives de l'Alberta en 1995 (province dont l'histoire s'échelonne sur tout le Xxe siècle). Cependant, et c'est là un élément particulièrement important du point de vue de la protection des renseignements personnels, les restrictions quant à l'accès aux documents qui existaient le 1 er octobre 1995 ont été maintenues. Par conséquent, l'accès à ces documents, ainsi qu'aux documents acquis après cette date, est désormais assujetti à la Freedom of Information and Protection of Privacy Act de l'Alberta.
Les Archives nationales du Canada ont récemment publié l'énoncé ci-après au sujet des questions générales abordées dans le présent guide et commentaire : « L'incidence qu'ont eue les lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels sur l'accès des Canadiens aux documents publics est non négligeable. Les dérogations des archives dans les présentes lois représentent une mesure importante pour assurer l'accès en vertu de certaines situations réglementées. Il est important de noter qu'il faut maintenir l'équilibre entre l'accès, d'une part, et la protection des renseignements, d'autre part. »
En principe, l'adoption de la Loi n'influe pas sur les activités générales des centres d'archives qui étaient déjà soumis à des lois sur la protection des données (p. ex., Archives nationales du Canada, Archives provinciales du Manitoba, Archives provinciales de la Colombie-Britannique, Archives de la Ville de Victoria, Archives de l'Université Simon Fraser). Par ailleurs, les divers centres d'archives du Québec, peut-être sans exception, sont soumis aux deux lois sur la protection des données de cette province qui s'appliquent aux secteurs public et privé. Toutefois, il est possible que la Loi s'applique à certains documents et, peut-être, à certaines activités de ces centres d'archives qui concernent les documents des « organisations » assujetties à la Loi, du fait que ceux-ci ne sont pas des documents des corps publics à proprement parler.
Les lois sur la protection des renseignements personnels demeurent une grande source d'inquiétude chez les archivistes, les généalogistes et les historiens, étant donné que, à un certain niveau de compréhension, ces lois semblent menacer la poursuite de leurs activités en empêchant le libre accès aux documents personnels, du moins pendant un certain temps. L'application intégrale, par exemple, des principes liés à la destruction des données et du droit de l'individu à l'oubli (droit d'oubli) réduirait considérablement la masse de renseignements personnels pouvant être conservés à des fins archivistiques ou historiques, privant ainsi le pays d'une partie essentielle de sa mémoire historique. Comme l'a fait remarquer Danielle Lacasse, la présidente de l'Association des archivistes du Québec, devant le Comité permanent de l'industrie : « les archivistes [...] doivent favoriser un juste équilibre entre le droit de l'individu à l'oubli et le droit de la communauté de constituer sa mémoire». Le mémoire de la Société historique du Canada avait également pour thème la recherche d'un tel équilibre.
Au Canada, les activités archivistiques, même dans les centres publics d'archives, sont sous-financées, avec le résultat que la majorité des centres d'archives renferment de grandes quantités de documents qui n'ont pas été catalogués et répertoriés comme il se doit et dont on ne connaît pas la teneur. C'est un problème qui comporte des conséquences non négligeables et que les archivistes et les protecteurs officiels de la vie privée devront continuer d'examiner avant qu'on puisse permettre l'accès aux renseignements personnels contenus dans ces documents (à moins qu'ils ne soient déjà très vieux).
Les historiens et les archivistes, qui à juste titre front commun pour défendre leur mission importante, ont fait des efforts louables le 18 février 1999 pour expliquer l'importance de leur activité professionnelle au cours des audiences portant sur le projet de loi C-6 (anciennement le projet de loi C-54) à la Chambre des communes. Toutefois, l'exercice du pouvoir politique au Canada aujourd'hui est tel que les auteurs du projet de loi, ainsi que leurs maîtres politiques à Industrie Canada, n'ont accordé à ces mémoires qu'une importance minime par rapport à la stratégie globale visant à promouvoir le commerce électronique en garantissant les droits individuels relatifs à la protection des renseignements personnels.
Ces fonctionnaires chargés de mettre de l'avant le projet de loi étaient confrontés à beaucoup trop de problèmes politiques pour prendre vraiment au sérieux les préoccupations des milieux universitaire et archivistique, d'autant plus qu'ils estimaient que la partie 1 de la Loi n'aurait que des répercussions limitées sur les centres d'archives au Canada. Tel qu'indiqué plus loin, les fonctionnaires d'Industrie Canada étaient d'avis que le cadre actuel de la Loi tenait dûment compte des préoccupations touchant particulièrement l'archivistique. À cet égard, il est intéressant de rappeler que, hormis quelques amendements d'ordre administratif ou explicatif, les seules modifications vraiment importantes apportées au projet de loi par la Chambre des communes visaient à répondre aux préoccupations du milieu policier (ce qui est typique de la façon dont les lois sur la protection des données ont été adoptées au Canada ces 25 dernières années).
La communauté archivistique devrait désormais avoir comme objectif de veiller à ce que les organisations qui en font partie mettent en oeuvre la Loi en étant sensibles aux intérêts des individus sur le plan de la vie privée ainsi qu'aux objectifs généraux des centres d'archives. À cette fin, ces organisations doivent constamment s'efforcer d'éduquer les protecteurs officiels de la vie privée, les défenseurs de la vie privée, les archivistes et les utilisateurs des centres d'archives. Comme cet aspect du droit change sans arrêt, tout comme le personnel de part et d'autre, cet effort permanent d'éducation mutuelle quant aux rôles et obligations respectifs doit être mené aux échelons fédéral, provincial et territorial.
Les protecteurs officiels et défenseurs de la vie privée sont conditionnés à s'alarmer face au rassemblement en un même endroit (p. ex., Archives nationales du Canada) de quantités considérables de renseignements personnels permettant une identification ultérieure. En fait, et ce n'est guère étonnant, les protecteurs de la vie privée connaissent probablement bien peu l'archivistique, car la plupart des Canadiens n'ont qu'une connaissance très limitée de cette science. Toutefois, lorsqu'on informe divers types de protecteurs de la vie privée du genre de renseignements personnels que recèlent les documents administratifs qu'on conserve dans un centre d'archives, ils ont tendance à manifester de l'inquiétude et un certain étonnement. La communauté archivistique doit constamment composer avec cette réalité. On doit encourager les protecteurs officiels de la vie privée plus particulièrement, grâce à un processus d'éducation mutuelle, à se montrer pragmatiques à l'égard des intérêts des centres d'archives et des archivistes, étant donné qu'ils ont le pouvoir de causer beaucoup de difficultés.
Du point de vue de quelqu'un qui est à la fois historien professionnel, défenseur et protecteur de la vie privée et conseiller en la matière, les aspects de la protection des renseignements personnels liés au fonctionnement des centres d'archives sont très faciles à gérer et, en fait, pose des difficultés minimes, comme j'espère le démontrer dans les pages qui suivent. Dans toute liste énumérant par ordre de priorité les problèmes que pose la protection des renseignements personnels au Canada, ceux qui sont liés à la protection des données conservées dans les centres d'archives figureraient presque au bas de la liste comparativement, par exemple, aux données sur la santé des individus. Toutefois, les archivistes, de la même façon jusqu'à un certain point que les statisticiens, doivent faire montre de vigilance pour protéger leurs intérêts à titre de professionnels en sensibilisant davantage à leur rôle la population, qui n'a pas un préjugé favorable à l'égard de leurs activités, notamment parce qu'elles impliquent la collecte, l'utilisation et la communication d'une masse tellement grande de données personnelles. Cette obligation constitue un sérieux défi pour la communauté archivistique où les professionnels sont débordés et travaillent dans des établissements d'archives publics sous-financés .
En principe, si les archivistes se conforment à des pratiques équitables de traitement de l'information dans un contexte législatif ou d'auto réglementation, ils peuvent recueillir autant de renseignements personnels sensibles que ne le justifient les normes archivistiques et que ne l'acceptent les corps publics et les « organisations » ¾ pour reprendre la terminologie de la Loi. En fait, une organisation comme les Archives publiques de l'Ontario a recueilli pendant la majeure partie du siècle dernier des renseignements personnels sensibles dont elle a permis l'utilisation. Ces « documents gouvernementaux » comprennent les rapports de psychiatrie, les rapports d'enquête criminelle de la Police provinciale, les rapports des travailleurs sociaux et les dossiers des pensionnats. Les chercheurs ont utilisé à des fins légitimes, sans problème apparent, ces documents confiés à des conservateurs responsables des Archives publiques de l'Ontario. À l'heure actuelle, la collecte et l'utilisation de ces dossiers font également l'objet d'une surveillance du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario.
Les centres d'archives soumis aux lois actuelles sur la protection des renseignements personnels semblent composer de façon adéquate avec le fardeau qu'elles imposent du point de vue de la protection de la vie privée, sujet qui est au coeur de l'analyse présentée dans le présent guide et commentaire. Il est d'autant plus ironique que certains de ces centres semblent éprouver plus de problèmes avec les lois sur la « liberté d'information » ou l'« accès à l'information », qui visent à favoriser la divulgation des documents gouvernementaux. Les ministères qui ont acheminé des documents vers un établissement public d'archives peuvent néanmoins invoquer les exemptions prévues par ces lois (p. ex., secret professionnel de l'avocat, application de la loi, etc.) pour en refuser l'accès.

Haut de la page

2. Quelques faits concernant la Loi

La Loi a comme principal objectif d'étendre avec le temps l'application des pratiques équitables de traitement de l'information au secteur privé au Canada qui, dans une large mesure, n'a pas été réglementé si on fait exception de la loi innovatrice adoptée en 1993 au Québec.
Dans une large mesure, la Loi se veut une réponse aux pressions de l'Union européenne en vue de protéger les flux trans-frontaliers de données de caractère personnel, qui n'ont rien à voir avec les centres d'archives à proprement parler.
Le problème fondamental que pose la Loi, aux fins du présent guide et commentaire, concerne la collecte, l'utilisation et la communication par les centres d'archives de documents émanant du secteur privé qui renferment des renseignements personnels. La plupart des gens, y compris certains protecteurs de la vie privée et certaines personnes concernées, ne sont pas suffisamment sensibilisés au fait que certaines archives privées aboutissent, au terme d'un processus d'« aseptisation » très poussé, dans de petits ou grands établissements publics ou privés d'archives. Habituellement, ce n'est que plusieurs décennies après avoir été constitués que les documents ainsi archivés sont communiqués à des chercheurs. Les personnes qui demandent d'avoir accès à leur dossier personnel ou à leur dossier militaire versé dans un centre d'archives (p. ex., Archives nationales du Canada) constituent une des principales exceptions.
Le fait qu'il existe différents types de centres d'archives ne revêt aucune pertinence par rapport à la Loi, dont le but principal est de protéger la vie privée de chaque résident du Canada dans ses rapports « contemporains » avec le secteur privé ou quasi privé. La Loi met surtout l'accent sur les échanges électroniques de données auxquels se livrent les banques, les compagnies de télécommunication et une multitude d'autres fournisseurs de services, plutôt que sur les centres d'archives. Cependant, les centres d'archives risquent d'être touchés indirectement ou sans le vouloir par la Loi.
La Loi est fondée sur la prémisse fondamentale que les individus (à titre de clients ou d'employés) ont des attentes raisonnables en ce qui touche la confidentialité et la protection de leurs renseignements personnels, que ceux-ci soient détenus par une entreprise ou confiés à un centre d'archives. Ils aspirent à l' « autodétermination sur le plan de l'information ». À mon avis, il ne fait aucun doute qu'au fil du temps ces attentes qu'a l'individu en matière de confidentialité s'atténueront, mais ne disparaîtront jamais complètement 26 . Par conséquent, il faudrait déployer des efforts considérables pour cerner les véritables problèmes que posent les documents du XIX e siècle conservés dans un centre d'archives canadien du point de vue de la protection de la vie privée, alors que les renseignements personnels que renferment les documents constitués au cours des vingt dernières années qui sont déjà dans des centres d'archives revêtent vraisemblablement un caractère beaucoup plus délicat dans certaines circonstances. C'est pourquoi les grands établissements d'archives et même les lois sur la protection renseignements personnels (p. ex., celle du Manitoba) reconnaissent que tous les dossiers sont entièrement accessibles après cent ans. Cependant, je favorise pour les centres d'archives un régime d'accès à l'information faisant en sorte que l'accès à tous les documents personnels et particulièrement à ceux qui sont les plus délicats (délinquance juvénile, adoption, service social, psychiatrie et santé mentale, par exemple) soit régi par des pratiques équitables de traitement de l'information.
Les archivistes et historiens ont fait part de leurs inquiétudes au cours des audiences qui ont porté sur le projet de loi C-6 (voir plus loin). Les protecteurs officiels des données et les groupes voués à la protection de la vie privée seraient mal avisés de ne pas tenir compte de ces témoignages, même si ceux-ci ont eu peu d'impact sur la teneur du projet de loi.
Les exigences de la Loi relatives au consentement risquent de poser aux divers types de centres d'archives certains problèmes pratiques qu'il faudra examiner. Le problème est le suivant : les individus qui fournissent des renseignements personnels à une organisation visée par la Loi savent-ils que ces données sont susceptibles d'être acheminées ultérieurement vers un centre d'archives. Les réalités inhérentes à la conservation et à l'élimination des archives sont telles que la plupart des renseignements personnels ne seront pas archivés. Toutefois, les employés, par exemple, sont dans la plupart des cas dans une situation qui diffère de celle des clients. À mon avis, et je suis peut-être idéaliste, il doit exister, pour chaque catégorie de documents personnels que détient une organisation visée par la Loi, un certain type d'avis évoquant la possibilité que les renseignements qu'ils contiennent soient archivés éventuellement, plutôt que l'obligation d'obtenir un consentement explicite. L'un des problèmes à cet égard est que la perspective de l'entreposage dans un centre d'archives est lointaine pour la plupart des personnes qui ont des rapports avec ces organisations, la plupart des documents personnels étant détruits suivant des calendriers de conservation pour le motif qu'ils ne revêtent aucune valeur archivistique 27 . Fait intéressant, les historiens et archivistes qui ont comparu devant la Chambre des communes lors des audiences sur le projet de loi C-6 ont fait valoir que l'archivage est en fait conforme aux objectifs originaux de la collecte de données en tant qu'usage secondaire légitime. Comme l'a fait remarquer à juste titre la présidente de l'Institut d'histoire de l'Amérique française, Joanne Burgess, « ce que nous voulons voir reconnu, c'est le principe de l'usage secondaire à des fins historiques ou autres, 10 ans ou 150 ans plus tard, et que c'est différent de l'usage secondaire à des fins administratives ou commerciales 28 ». La Loi ne reconnaît pas explicitement cette position plausible.
Que la plupart des centres d'archives au Canada puissent ou non être considérés comme tombant sous le coup de la Loi en ce qui touche au moins une de leurs activités qu'on peut juger commerciale, la réalité est la suivante : la Loi établit en matière de protection de la vie privée la norme nationale de facto, ce qu'un centre d'archives ne peut « ignorer » qu'à ses risques et périls pour ce qui est des renseignements personnels dont il a la garde. Tous les centres d'archives doivent appliquer des pratiques équitables de traitement de l'information, soit parce qu'ils sont légalement tenus de le faire, soit dans une optique d'auto réglementation. Le problème, bien sûr, c'est que la plupart des centres d'archives au Canada ne sont pas en fait des « organisations » qui se livrent un tant soit peu à des activités commerciales et qu'ils ne sont pas, de ce fait, techniquement visés par la Loi. Ce point est examiné plus en détail dans les pages qui suivent.

Haut de la page

3. Valeurs fondamentales en matière de protection de la vie privée - Annexe 1 de la Loi

La partie 1, qui porte sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, constitue le coeur de la Loi aux fins du présent guide et commentaire. Cette partie doit être examinée au regard de l'annexe 1, qui énonce un ensemble de principes que les organisations doivent généralement respecter afin de protéger les renseignements personnels 29 . Ces principes représentent les valeurs fondamentales en matière de protection de la vie privée ou, si l'on préfère, les pratiques équitables de traitement de l'information, qui sont depuis le début des années 1970 l'essence même de la législation nationale, d'État, provinciale et territoriale dans les sociétés avancées des pays industrialisés . Ces pratiques s'inspirent directement, par ailleurs, d'un ensemble similaire de principes établis par l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) vers les années 1980.

Durant la deuxième moitié de la décennie 1990, des représentants des secteurs public et privé se sont réunis sous les auspices de l'Association canadienne de normalisation (CSA) afin d'élaborer un code type sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. L'intention était de mettre au point un code d'auto réglementation qui atténuerait le besoin de légiférer pour protéger les données dans ce secteur.

La plupart des défenseurs de la vie privée souhaitent que les Canadiens jouissent de droits en matière de protection de la vie privée et puissent compter sur un mécanisme de surveillance (commissaire à la protection de la vie privée) qui, au besoin, serait exécutoire en droit. Simultanément, la Directive de l'Union européenne sur la protection des données énonçait des normes similaires à l'intention des pays autres que ceux de l'Europe qui désiraient continuer d'échanger des renseignements personnels avec l'Union européenne. En 1993, le Québec a adopté de sa propre initiative une loi visant le secteur privé.

Industrie Canada a intégré à la Loi le code très innovateur de l'Association canadienne de normalisation, lui donnant ainsi force de loi. L'annexe 1 (où est reproduit le code de la CSA) énonce dix principes, qui sont chacun assortis d'une description plus détaillée des meilleures pratiques. Ces principes ont déjà servi de fondement à l'élaboration d'autres codes d'auto réglementation (ceux de l'Association des banquiers canadiens et de l'industrie du téléphone l'ancien stentor, par exemple). IMS Health Canada Ltd. est allée un peu plus loin et a fait homologuer son code, qui s'inspire de la norme de la CSA, par le Quality Management Institute de l'Association canadienne de normalisation. Un résumé est présenté ci-dessous pour chacun des dix principes; étant donné que la communauté archivistique devrait se conformer à ces principes par souci de protection de la vie privée des individus lorsqu'elle autorise l'accès à des documents personnels dont elle a la garde et la responsabilité, chaque résumé est accompagné d'un bref commentaire au sujet de la portée du principe dont il s'agit.

Bien que les principes définissent le niveau de protection de la vie privée auquel les centres d'archives devraient aspirer, la partie 1 de la Loi modifie jusqu'à un certain point la teneur de ces principes. Ces modifications, particulièrement en ce qui touche la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, seront examinées dans les pages qui suivent. Cependant, pour bien comprendre une loi qui est fort complexe, il faut comprendre les principes énoncés à l'annexe 1.

Premier principe - Responsabilité : « Une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s'assurer du respect des principes énoncés ci-dessous. »

Du point de vue archivistique, les exigences quant au respect de ce principe sont énoncées de façon directe à l'article 4.1.4 :

la mise en oeuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels;
la mise en place des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite;
la formation du personnel et la transmission au personnel de l'information relative aux politiques et pratiques de l'organisation; et
la rédaction des documents explicatifs concernant leurs politiques et procédures.

Haut de la page

Le principe de la responsabilité exige que le personnel et les clients d'un centre d'archives connaissent les règles qui régissent la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels. À mon avis, le chef d'un centre d'archives devrait être la « personne désignée » pour veiller au respect des règles, la responsabilité quotidienne étant déléguée à d'autres personnes (y compris toujours un représentant des Ressources humaines qui s'occupe des renseignements sur les employés, question qui soulève des problèmes d'un autre ordre en matière de protection de la vie privée).

Deuxième principe -Détermination des fins de la collecte des renseignements :« Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par l'organisation avant la collecte et au moment de celle-ci. »

Cet aspect est relativement peu complexe dans le cas des centres d'archives. La raison d'être de ces centres est de recueillir et d'utiliser des documents, y compris des renseignements personnels, à des fins historiques ou généalogiques et à d'autres fins de recherche. Les centres d'archives, même ceux qui sont situés au sein d'une organisation particulière (p. ex., une banque) sont établis à des fins relativement précises.

Ils appliquent les principes établis pour déterminer les documents qu'il y a lieu de préserver à des fins archivistiques, d'où normalement l'élimination des renseignements courants, répétitifs ou secondaires 34 . Cette exigence à l'égard de la détermination des fins de la collecte des renseignements est beaucoup plus complexe dans le cas des entreprises commerciales privées, qui inventent constamment de nouvelles façons d'utiliser les renseignements personnels à des fins commerciales, ainsi qu'en témoignent les dépôts de données constitués dans les années 1990. Il est simple d'expliquer aux donateurs à quelles fins serviront les documents contenant des renseignements personnels légués ou transférés à un centre d'archives établi, d'autant plus que les donateurs de documents sensibles peuvent facilement continuer d'exercer un certain contrôle sur l'utilisation qui est faite de leurs documents par le biais des ententes relatives aux dons 35 . Par ailleurs, il est très peu probable que des entreprises transfèrent à un centre d'archives des renseignements personnels sur leurs clients, étant donné que ces dossiers ne sont pas conservés très longtemps.

Troisième principe -Consentement : « Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire. »

Pour la plupart des conservateurs de données, l'obtention du consentement approprié auprès des personnes concernées afin de recueillir et d'utiliser leurs renseignements personnels constitue le problème le plus complexe du point de vue de la protection des données, même si le code de la CSA et, par conséquent, la Loi, n'exigent pas à proprement parler un consentement éclairé explicite.

Les centres d'archives qui recueillent des renseignements personnels auprès de divers groupes (employés, clients, donateurs, donateurs possibles, etc.) devraient dans la mesure du possible obtenir de ces personnes leur consentement quant aux fins auxquelles serviront les renseignements à leur sujet, et ce à plus forte raison lorsqu'ils recueillent des renseignements personnels directement auprès de particuliers. Les centres d'archives qui sont actuellement soumis à la législation sur la protection des données (qui s'applique aux grands centres d'archives du pays) ont peut-être déjà abordé ces questions.

Les centres d'archives « non réglementés », tels que ceux des groupes religieux (p. ex., les Archives de l'Église Unie à Toronto) ou les centres spécialisés d'archives historiques de groupes religieux ou ethniques, devraient obtenir un consentement ¾ le plus explicite possible ¾ quant à l'utilisation future des données personnelles qu'ils recueillent, même si la Loi ne l'exige pas formellement.

Les centres d'archives, y compris ceux soumis à la législation actuelle sur la protection des renseignements personnels sont confrontés, de façon générale, à un problème plus épineux : peut-on présumer que les personnes concernées ont consenti à ce que les renseignements qui les concernent soient entreposés dans un centre d'archives en vue d'être consultés par des chercheurs, entre autres. Certains archivistes craignent beaucoup que l'application rigoureuse du principe du consentement aurait pour effet de mettre fin à leurs activités de collecte, d'entreposage et communication des renseignements personnels dont ils ont déjà la garde. La mise en oeuvre stricte du troisième principe se traduirait même par une application rétroactive aux renseignements personnels provenant d'« organisations » soumises à la Loi (qui s'applique rétroactivement à une organisation, mais non à un centre d'archives qui détenait déjà des documents provenant d'une telle organisation), telles que la Banque de Montréal et la Compagnie de la Baie d'Hudson. Dans les faits et en droit, la responsabilité d'une organisation prend fin lorsque les documents sont confiés à un centre d'archives, d'où l'existence d'une « zone grise de protection de la vie privée » pour utiliser une expression chère à Heather Black, l'une des rédactrices de la Loi au ministère de la Justice. De toute évidence, il faut faire preuve d'un certain jugement à l'égard des données personnelles que détient déjà un centre d'archives quel qu'il soit et auxquelles des utilisateurs qualifiés ont déjà accès à certaines conditions. Dans un monde idéal, on considérerait qu'une clause de droit acquis faisant partie implicitement de la Loi s'applique aux centres d'archives reconnus (et aucun autre ne pourra vraisemblablement continuer d'exister) en ce qui touche les données personnelles qu'ils détiennent déjà et qui sont mises à la disposition des utilisateurs légitimes.

Haut de la page

Cependant, il est très peu probable qu'un tribunal considérerait qu'un tel élément ¾ et, à plus forte raison, une clause de droit acquis ¾ fait implicitement partie de la Loi. Malheureusement, si les centres d'archives sont visés par la section 1 de la partie 1, ils devraient être assujettis aux dispositions de l'alinéa 7( 2) c), qui indiquent qu'il n'est peut-être pas possible, voire nécessaire, d'informer la personne concernée ou d'obtenir son consentement dans les cas où les renseignements doivent servir à des fins d'étude ou de recherche érudites. (Voir ci-dessous) Lors de leur comparution devant la Chambre des communes, archivistes et historiens ont soulevé la question du « consentement éclairé », mettant en relief les exceptions à la règle générale que comportent les lois existantes (notamment les lois québécoises et la Loi sur la protection des renseignements personnels (fédérale), qui reconnaissent les usages compatibles, « à défaut du consentement de l'individu concerné... [collecte de données]. » Les groupes [Traduction] « ont souligné que même dans les cas où il n'est pas nécessaire d'obtenir un consentement éclairé pour utiliser ou communiquer des renseignements personnels, il existe des protocoles rigoureux pour assurer la protection des droits individuels en matière de vie privée ». L'application stricte des exigences en matière de consentement éclairé ferait en sorte que [Traduction] « les entreprises auraient beaucoup de difficultés à conserver et à enrichir une mémoire institutionnelle active ». Les chercheurs et archivistes ont fait une autre mise en garde :

[Traduction]
Les conséquences les plus marquées et les plus préjudiciables d'une telle mesure se situeraient au niveau du patrimoine archivistique et de l'histoire du Canada. Il serait certes possible de demander un consentement explicite en vue du traitement ultérieur de données à des fins historiques ou archivistiques. Toutefois, vu l'évolution constante de la recherche historique en termes de sujets d'intérêt et de méthodologie, il serait presque impossible de fournir le genre de renseignements détaillés nécessaires pour obtenir un consentement vraiment éclairé à l'égard de futures recherches érudites, archivistiques ou historiques ainsi que de l'éventail de mesures de protection de la vie privée. Par exemple, les principales pratiques archivistiques tiennent actuellement sur quelques pages. En l'absence de formulaires de consentement nuancés et complexes, il est probable que de telles mesures entraîneraient un taux élevé de refus et, partant, la destruction de grandes quantités de documents. Toute activité de destruction à grande échelle minerait la validité scientifique de nombreux travaux de recherche futurs et aurait peut-être des conséquences non intentionnelles mais malheureuses. Elle appauvrirait notre patrimoine archivistique. Elle minerait notre capacité d'analyser et de comprendre notre passé. Elle éliminerait le droit des citoyens de demander réparation en cas d'injustice.

Les archivistes et historiens ont fourni trois exemples récents à l'appui de cette dernière affirmation : i) l'indemnisation des Canadiens d'origine japonaise déplacés durant la guerre; ii) toutes les revendications en cours des Autochtones, y compris celles ayant trait aux pensionnats; iii) la réinstallation de collectivités inuits dans l'Extrême Nord durant les années 1950. L'argument invoqué à cet égard dans le mémoire est tellement convaincant que je le cite intégralement :

[Traduction]
Imaginez à nouveau ces trois scénarios. Supposons que l'on demande à un Canadien d'origine japonaise de la côte ouest qui a été déplacé durant la Seconde Guerre mondiale, ou à un parent autochtone qui a perdu un enfant qu'on a envoyé dans un pensionnat, ou encore à un survivant inuit qu'on a réinstallé dans l'Extrême Nord, d'indiquer, à l'aide des formulaires servant à remplir ces formalités peu agréables, s'il consent à ce que ces formulaires contenant des renseignements à leur sujet puissent éventuellement être transférés à un centre d'archives en vue de recherches historiques ultérieures. Eh bien, la grande majorité d'entre eux cocheraient « Non » dans la petite case. Leur refus tiendrait au fait qu'ils n'ont pas idée de la nature de l'activité archivistique ou des recherches historiques, ainsi que des subtilités propres aux longs délais de conservation avant la divulgation des documents, à l'évaluation des archives et aux méthodes d'échantillonnage, aux méthodes descriptives permettant de cacher les noms, à l'élimination des identificateurs personnels que renferment les documents avant leur communication, aux codes d'éthique pour la recherche, etc. Ils cocheraient « Non » simplement parce qu'ils ne veulent pas que les gens ou peut-être le gouvernement interventionniste fouinent dans leur passé. De telles craintes sont légitimes, car ils ne savent pas en quoi consiste l'activité archivistique et la recherche historique ou encore la réglementation dans ces domaines. Pourtant, en cochant « Non » -- à moins que l'archivage, conformément à la recommandation formulée plus haut, soit perçu comme une activité compatible avec l'intention initiale et n'exige pas, par conséquent, de consentement, ces gens auraient détruit les documents sur lesquels reposent les mesures de redressement dont eux et leurs enfants ont bénéficié ultérieurement. En outre, l'argument historique veut que personne à l'époque n'aurait pu prévoir l'usage qui serait fait éventuellement de ces documents. Dans chacun des trois cas, et dans beaucoup d'autres cas comme ceux-ci, la destruction de ces documents aurait été une tragédie nationale, voire un scandale international.

Ce mémoire rend bien compte de ce que nous avons appelé dans le présent guide et commentaire les « réalités » auxquelles sont confrontés les archivistes et historiens. Autant que je sache, aucun pays du monde n'exige à proprement parler un consentement éclairé pour archiver des renseignements. Ces archivistes et chercheurs font valoir un argument plausible, à savoir que l'archivage et, après un délai raisonnable, la recherche historique sont des usages compatibles avec les usages pour lesquels les renseignements personnels ont été recueillis à l'origine.

La note accompagnant le troisième principe ne guide guère les centres d'archives quant à l'obtention du consentement, bien qu'on reconnaisse ¾ élément très important pour ces centres ¾ que « les organisations qui ne sont pas en relation directe avec la personne concernée ne sont pas toujours en mesure d'obtenir le consentement prévu. » Ce principe est modifié en fait de façon considérable par l'article 7 de la Loi. Ces modifications sont tellement importantes pour le maintien des activités des centres d'archives qu'il convient de les aborder ici (et plus loin).

Haut de la page

L'article 7 énonce les critères que doit respecter une organisation qui recueille, utilise ou communique des renseignements personnels à l'insu de l'intéressé et sans son consentement. Le critère le plus important pour les centres d'archives est le suivant : « la collecte est faite uniquement à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires ». Bien qu'il eût été préférable que les rédacteurs ajoutent les mots « scientifiques » et « érudites » à la liste, le libellé est suffisamment général pour englober les activités traditionnelles des centres d'archives et de leurs clients du point de vue de la collecte de renseignements personnels à des fins archivistiques, d'autant plus qu'on fait référence aux fins littéraires. Un deuxième moyen de défense pour un centre d'archives pourrait être qu'il ne « recueille » pas en fait de renseignements personnels lorsqu'il accepte un ensemble de documents, quelle qu'en soit la forme, pour archivage. Il est également regrettable qu'on n'ait pas réitéré qu'il est légitime de recueillir des renseignements personnels à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires pour ce qui est de l'utilisation et de la communication de ces mêmes renseignements. Tel qu'indiqué dans un paragraphe subséquent, les rédacteurs ont modifié pour une raison quelconque le libellé par rapport à celui qu'on retrouve à l'alinéa 4( 2) c) .

Le Petit Robert (édition de 1988) définit le mot « littéraire » comme suit : « qui étudie les oeuvres, qui traite de littérature, qui convient à la littérature, répond à ses exigences ethniques ». Cette définition est pertinente, car les tribunaux consulteront les dictionnaires pour déterminer le sens courant des mots employés par les rédacteurs législatifs 46 . Cependant, la Loi sur la protection des renseignements personnels (fédérale) énonce expressément les conditions particulières qui régissent l'utilisation ou la communication de renseignements personnels à des fins statistiques ou érudites. [L'alinéa 8.2.j précise « pour des travaux de recherche ou de statistique ».] Il convient également de noter que la Directive à l'Union européenne sur la protection des données, qui énonce les normes minimales de protection des données à l'échelle nationale au sein de l'Union européenne et qui a été à la base de l'adoption de la Loi par le Canada, renferme les assertions favorables suivantes quant aux types d'usage des documents personnels dont il est question dans le présent guide et commentaire :

([ Préambule] 20) considérant que le traitement ultérieur de données à caractère personnel à des fins historiques, statistiques ou scientifiques n'est pas considéré en général comme incompatible avec les finalités pour lesquelles les données ont été auparavant collectées, dans la mesure où les États membres [de l'Union européenne] prévoient des garanties appropriées;...

Article 6.1 Les États membres prévoient que les données à caractère personnel doivent être a) traitées loyalement et licitement; b) collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités. Un traitement ultérieur à des fins historiques, statistiques ou scientifiques n'est pas réputé incompatible pour autant que les États membres prévoient des garanties appropriées [C'est moi qui mets en caractères gras.];

Article 9 Traitements de données à caractère personnel et liberté d'expression Les États membres prévoient, pour les traitements de données à caractère personnel effectués aux seuls fins de journalisme ou d'expression artistique ou littéraire, des exemptions et dérogations au présent chapitre, au chapitre IV et au chapitre VI dans la seule mesure où elles s'avèrent nécessaires pour concilier le droit à la vie privée avec les règles régissant la liberté d'expression. [Les rédacteurs du projet de loi C-6 se sont probablement inspirés indirectement de ce libellé lorsqu'ils ont rédigé l'article 7 de la Loi.]

Les paragraphes 7( 2) et 7( 3) modifient de façon similaire l'exigence du consentement (troisième principe) qui s'applique à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels conservés dans un centre d'archives, à l'insu de l'intéressé et sans son consentement, seulement dans le cas suivant : l'utilisation est faite « à des fins statistiques ou à des fins d'étude ou de recherche érudites, ces fins ne peuvent être réalisées sans que le consentement soit communiqué, le consentement est pratiquement impossible à obtenir et l'organisation informe le commissaire [à la protection de la vie privée du Canada] de la communication avant de la faire. »

Haut de la page

Cet ensemble de cinq restrictions qu'énonce la Loi quant à l'utilisation de renseignements personnels détenus par un centre d'archives qui y est soumis ou qui agit comme s'il l'était pose au moins deux problèmes. Le premier consiste à s'assurer d'une façon ou d'une autre que les renseignements personnels permettant une identification ultérieure sont utilisés de manière à en préserver le caractère confidentiel (élément non mentionné au paragraphe 7( 3)). Bien qu'un chercheur qui utilise les fiches d'emploi qu'on tenait dans les usines d'une entreprise il y a soixante ans ne s'intéressera vraisemblablement aux noms des employés qu'à des fins du couplage de fiches, par exemple, le rédacteur qui utilise des renseignements personnels afin de rédiger une biographie à inclure dans le Dictionnaire biographique du Canada est dans une situation très différente en ce qui touche la publication des noms (et on peut difficilement présumer que les législateurs qui ont élaboré la Loi n'avaient pas l'intention d'autoriser l'utilisation des archives par les personnes qui rédigeraient éventuellement leur biographie). Le problème qui se pose dans le cas des biographies est d'autant plus délicat lorsqu'il s'agit de personnes encore vivantes, comme Pierre Eliott Trudeau ou Brian Mulroney sur lesquelles les centres d'archives détiendront des quantités considérables de renseignements personnels (même s'il s'agit également de « personnalités publiques » ou de célébrités et si les attentes raisonnables en matière de confidentialité sont moindres). Il est donc nécessaire d'interpréter la condition énoncée à l'article 7 quant à l'utilisation du renseignement « d'une manière qui en assure le caractère confidentiel » comme n'empêchant pas l'identification des sujets biographiques. C'est un exemple de cas où les rédacteurs de la Loi n'ont pas prêté attention à d'importantes formes de recherches érudites légitimes, parce qu'il leur fallait tenir compte de nombreux enjeux « plus vastes » dans l'exercice de leur mandat.

Le deuxième problème est que les centres d'archives qui se conforment à la Loi devraient informer le commissaire à la protection de la vie privée avant d'accorder l'accès à des renseignements personnels permettant une identification ultérieure qui font partie de leurs collections. Encore une fois, le risque est grand que les chercheurs et les généalogistes en particulier aient l'impression qu'il s'agit d'une disposition de censure qui semble exiger l'aval du commissaire à la protection de la vie privée (c.-à-d., son personnel) avant d'entreprendre un projet de recherche impliquant l'utilisation de renseignements personnels permettant une identification ultérieure

On pourrait arguer que le commissaire à la protection de la vie privée du Canada a pris des positions imprégnées de purisme sur des questions similaires dans ses rapports avec les secteurs de la santé et de la statistique plus particulièrement (ce qui, admettons-le, fait partie du rôle de chien de garde en matière de protection de la vie privée) 50 . Dans un monde idéal, des centres d'archives divers soumis à la Loi, ou agissant conformément à ses principes, consulteront le Commissariat à la protection de la vie privée (ou son pendant provincial ou territorial) afin de déterminer, bien à l'avance, si la façon dont ils recueillent, utilisent et communiquent « à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires » des renseignements personnels permettant une identification ultérieure est légitime. Il devrait même en être ainsi dans le cas des Archives nationales du Canada, qui sont expressément soustraites à l'application de la partie 1 de la Loi. (Voir l'alinéa 4( 2) a))

Le paragraphe 7( 3) de la Loi traite des questions relatives à la communication de renseignements personnels à l'insu de l'intéressé et sans son consentement. Une telle communication peut se faire uniquement dans le cas suivant : « à des fins statistiques ou à des fins d'étude ou de recherche érudites, ces fins ne peuvent être réalisées sans que le consentement soit communiqué, le consentement est pratiquement impossible à obtenir et l'organisation informe le commissaire de la communication avant de la faire ». À noter que ces critères doivent être respectés intégralement. Le paragraphe 7( 3) omet au moins la condition voulant que le renseignement soit « utilisé d'une manière qui en assure le caractère confidentiel », élément qui est fort problématique dans le cas du paragraphe 7( 2), comme nous l'avons vu plus haut. L'idée de discuter avec le commissaire à la protection de la vie privée de la possibilité de régler le problème grâce à un avis de divulgation type dans le cadre d'une consultation initiale, telle qu'évoquée dans le paragraphe précédent, est valable ici aussi.

Le troisième principe (consentement) énoncé dans l'annexe 1 est assorti de beaucoup d'autres conditions quant à l'obtention du consentement de l'intéressé aux fins de la collecte, de l'utilisation ou de la communication de renseignements personnels, lesquelles conditions ne sont pas directement pertinentes par rapport au rôle traditionnel des centres d'archives, qui consiste à favoriser l'utilisation des documents d'archives; toutefois, ces conditions sont pertinentes par rapport à la simple collecte, utilisation et communication de renseignements personnels fournis par des employés ou des clients. Pour ce qui est des paragraphes 4.3.4 et 4.3.6, il m'apparaît peu probable que la plupart des centres d'archives recueillent des renseignements personnels sensibles dans le cadre de leurs rapports normaux avec leurs employés et leurs clients, qui auront vraisemblablement à remplir des formulaires normalisés dans lesquels on pourra facilement inclure un avis de consentement. Si des centres d'archives s'échangent des listes d'envoi, ils devront prendre soin d'obtenir au préalable le consentement des personnes dont les noms y figurent (voir 4.3.7( b)).

Quatrième principe - Limitation de la collecte : « L'organisation ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite. »

L'application rigoureuse aux centres d'archives existants de cette pratique équitable de traitement de l'information qui consiste à « limiter la collecte » pourrait avoir des effets désastreux sur leurs activités traditionnelles (ce qui n'était pas l'intention des rédacteurs de la Loi).

Bien qu'on puisse être tenté de donner au quatrième principe une interprétation étroite de façon à ce qu'il s'applique à l'activité quotidienne de collecte de renseignements personnels auprès des employés et des clients, plutôt qu'aux activités traditionnelles de collecte de renseignements d'un centre d'archives, il est peu probable que le libellé du quatrième principe corrobore une telle interprétation. Par conséquent, il serait prudent que les centres d'archives énoncent leurs objectifs généraux dans leurs énoncés de mission ou leurs énoncés d'objectifs en précisant qu'ils ne recueillent pas de renseignements personnels de façon arbitraire, que la quantité et la nature des renseignements recueillis est restreinte à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées (4.4.1) et que cela se fait de façon honnête et licite. Il se peut que les centres d'archives trouvent fastidieux d'avoir à se pencher sur ces questions, mais cela semble nécessaire pour éviter d'avoir des rapports non souhaités avec la « police de la vie privée ». La sensibilité à la vie privée exige toujours d'avoir de bonnes procédures internes de traitement des renseignements personnels.

Cinquième principe - Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation : « Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. »

Tel qu'indiqué précédemment, la CSA n'a pas rédigé son code en ayant à l'esprit les besoins des centres d'archives ou des chercheurs; les auteurs avaient plutôt à l'esprit les besoins courants des entreprises qui traitent avec des clients. C'est seulement à ce niveau que le cinquième principe est pertinent dans l'optique des relations des centres d'archives avec leurs clients actuels. Les archivistes et historiens qui ont comparu devant la Chambre des communes lors des audiences sur le projet de loi C-6 souhaitaient qu'on modifie le cinquième principe afin de préciser que l'[ Traduction] « utilisation et la communication de renseignements personnels à des fins historiques, statistiques, littéraires ou savantes ne so[ ie] nt pas réputées incompatibles avec la fin pour laquelle ils ont été recueillis». Dans les faits, il a été impossible d'apporter des modifications au code de la CSA durant le processus législatif et, répétons-le, les archivistes, les chercheurs et les statisticiens n'ont pas participé à l'élaboration du code proprement dit.

Les archivistes s'inquiéteront avec raison de la deuxième phrase du cinquième principe, car elle établit le principe de la dépersonnalisation, voire même de la destruction, de données identifiables au fil du temps, principe qui implique d'élaborer des lignes directrices concernant la conservation qui prévoient « des durées minimales et maximales de conservation ». (4.5.2) Plus particulièrement, on peut lire ce qui suit :

On devrait détruire, effacer ou dépersonnaliser les renseignements personnels dont on n'a plus besoin aux fins précisées. Les organisations doivent élaborer des lignes directrices et appliquer des procédures régissant la destruction des renseignements personnels. (4.5.3)

Cependant, on retrouve les mots « devrait » et « devraient » dans les articles 4.5.2 et 4.5.3, ce qui indique que le principe vise à guider plutôt qu'à imposer une obligation.

Les diverses personnes qui se sont succédé au poste de commissaire à la protection de la vie privée du Canada ont émis des commentaires favorables à l'égard de pratiques telles que la destruction ou la dépersonnalisation des documents personnels, sans tenir compte encore une fois des intérêts de la communauté archivistique à l'égard de la conservation à long terme, sous forme identifiable, à des fins secondaires légitimes, d'au moins certains renseignements personnels. Il devrait appartenir aux archivistes et aux gestionnaires de documents de déterminer, de concert avec les protecteurs officiels de la vie privée, ce qui constitue des renseignements transitoires, par opposition à des renseignements qui ont une valeur archivistique. Les décisions de cette nature se situent normalement au niveau de l'adoption des calendriers de conservation de documents et des ententes relatives aux dons; elles supposent une collaboration entre les gestionnaires de documents, le personnel des centres d'archives et les institutions gouvernementales.

Les Archives nationales du Canada et l'Association des archivistes du Québec ont exprimé le souhait qu'on modifie l'article 4.5.3 de l'annexe 1 afin qu'il se lise comme suit : « Les organisations doivent élaborer des lignes directrices et appliquer des procédures régissant la destruction des renseignements personnels qui n'ont pas une valeur historique ou archivistique. » Industrie Canada a répondu qu'il est précisé dans la première partie de la phrase qu'il n'est pas nécessaire de détruire les renseignements et que, par conséquent, une telle modification n'était pas nécessaire. Tel qu'indiqué ailleurs, dans le présent guide et commentaire, il a été impossible (ou à tout le moins très difficile) d'apporter des modifications au code de la CSA durant le processus législatif portant sur le projet de loi C-6, car ce code était devenu une norme nationale (bien que, en fait, le Parlement aurait pu le faire et pourrait le faire à l'avenir); il est maintenant peu probable que l'Association canadienne de normalisation exercera son droit de garde à l'égard de sa « progéniture », car il semblerait qu'elle ne s'intéresse plus au code.

Haut de la page

On serait tenté de faire valoir que, dans la pratique, le projet de modification du projet de loi C-6 sera considéré à l'étape de la mise en oeuvre comme faisant implicitement partie de la Loi, car personne n'a l'intention d'empêcher les centres d'archives du pays de fonctionner. Le problème, répétons-le, c'est qu'il est peu probable qu'un tribunal interprète les choses de cette façon. On peut croire de façon raisonnable qu'un tribunal qui serait confronté à cette question d'interprétation conclurait simplement qu'on ne peut imposer aux centres d'archives des limites de temps pour la destruction des renseignements personnels, vu la nature de leurs activités. En fait, il est peu probable qu'un tribunal ait jamais la chance d'interpréter la disposition du paragraphe 4.5.3 relative à la destruction, étant donné que celle-ci ne figure pas dans la liste des dispositions sur lesquelles la Cour fédérale peut se pencher en vertu de l'article 14 de la Loi. En outre, les centres d'archives ont manifestement pour mission de conserver, et non de détruire, les documents qu'ils décident d'archiver. Après leur comparution devant le Comité permanent de l'industrie de la Chambre des communes, la Société historique du Canada, l'Institut d'histoire de l'Amérique française et l'Association of Canadian Archivists ont fait le commentaire suivant quant au risque que des documents soient détruits plus fréquemment :

[Traduction]
Nous insistons sur le fait que la conservation des documents historiques et l'étude du passé constituent des préoccupations légitimes fondées sur l'intérêt public. Nous nous opposons vivement à toute mesure qui se traduirait par une amnésie collective. Les renseignements personnels devraient être protégés par l'écoulement raisonnable du temps, jusqu'à ce qu'on ne puisse plus les utiliser contre l'individu concerné, et ce non en raison de leur destruction, mesure définitive qui élimine les autres mesures de protection et droits dont bénéficient les citoyens.

Cet énoncé est on ne peut plus éloquent.

Sixième principe - Exactitude : « Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés. »

Il s'agit là d'un autre principe qui s'applique aux centres d'archives uniquement dans la mesure où ceux-ci recueillent de façon ponctuelle ou permanente des renseignements auprès des employés et des clients. Par ailleurs, les centres d'archives n'ont aucunement intérêt à recueillir, utiliser et communiquer des renseignements inexacts à des fins archivistiques; toutefois, ils sont tributaires de la qualité des données que leur ont confiées ceux qui les ont recueillies à l'origine.

Septième principe - Mesures de sécurité : « Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. »

Il s'agit là d'un principe équitable de traitement de l'information décrit à l'annexe 1 pour lequel les intérêts des archivistes et ceux des protecteurs officiels des données convergent vraiment, c'est-à-dire l'importance d'assurer la protection des renseignements personnels conservés dans divers types de centres d'archives.

On s'attendrait à ce qu'un centre d'archives ait recours à toute la gamme de mesures de protection décrites à l'article 4.7.3 : moyens matériels (verrouillage des classeurs), mesures administratives (autorisations sécuritaires), mesures techniques (usage de mots de passe et du chiffrement), etc. La notion de renseignements sensibles dont on fait état dans l'annexe est fort pertinente ici, car tout centre d'archives devrait se soucier davantage de la protection des renseignements de santé ou des journaux personnels, par exemple, que des listes de membres de groupes ordinaires ou d'employés d'une entreprise. Les Archives nationales du Canada isolent physiquement certains documents des principaux fonds d'archives. Ces documents sont souvent conservés dans des chambres fortes particulières et sont mis dans des contenants qui portent des mentions spéciales ou qui font l'objet d'un traitement particulier; il existe peu d'aides à la recherche. Comme il est difficile dans la pratique de définir ce qu'on entend par « renseignements sensibles », les centres d'archives devraient se montrer prudents et s'astreindre à des pratiques rigoureuses en matière de sécurité à l'égard de tous les renseignements personnels dont ils ont la garde et la responsabilité.

Huitième principe - Transparence : « Une organisation doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne. »

Le respect de ce principe devrait être une simple formalité pour les centres d'archives bien établis qui existent au Canada. Les Archives nationales, par exemple, publient déjà une brochure (dont il est question ci-dessous) qui décrit de façon relativement détaillée les mécanismes de contrôle de l'accès aux renseignements personnels faisant partie de leurs collections d'archives; toutefois, ces mécanismes ne s'appliquent qu'aux archives publiques et non aux archives privées. L'article 4.8.2 de l'annexe 1 énonce les exigences suivantes :

Les renseignements fournis doivent comprendre :

le nom ou la fonction de même que l'adresse de la personne responsable de la politique et des pratiques de l'organisation et à qui il faut acheminer les plaintes et les demandes de renseignements;
la description du moyen d'accès aux renseignements personnels que possède l'organisation;
la description du genre de renseignements personnels que possède l'organisation, y compris une explication générale de l'usage auquel ils sont destinés;
tne copie de toute brochure ou autre document d'information expliquant la politique, les normes ou les codes de l'organisation; et
la définition de la nature des renseignements personnels communiqués aux organisations liées (par exemple, les filiales).

Dans le cadre de l'élaboration des réponses normalisées pour ces catégories aux fins de leurs codes sur la protection de la vie privée, les centres d'archives ne doivent pas oublier que non seulement ils détiennent des renseignements personnels dans leurs collections, mais aussi qu'ils recueillent des renseignements personnels auprès de ceux qui travaillent au sein de l'organisation et auprès de leurs clients et utilisateurs.

Les brochures que la plupart des centres d'archives élaborent à l'intention des utilisateurs et visiteurs devraient traiter de ces questions de la façon la plus concise possible.

Neuvième principe -Accès aux renseignements personnels: « Une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées. » La note d'accompagnement est directement pertinente pour les centres d'archives : « Dans certains cas, il peut être impossible à une organisation de communiquer tous les renseignements personnels qu'elle possède au sujet d'une personne. Les exceptions aux exigences en matière d'accès aux renseignements personnels devraient être restreintes et précises. On devrait informer la personne, sur demande, des raisons pour lesquelles on lui refuse l'accès aux renseignements. Ces raisons peuvent comprendre le coût exorbitant de la fourniture de l'information... ».

Il pourrait être tout à fait impossible pour la plupart des centres d'archives de respecter le neuvième principe, si on devait l'interpréter comme signifiant qu'ils sont responsables d'une façon ou d'une autre d'informer un demandeur si des renseignements à son sujet, par opposition aux dossiers des employés, des donateurs, des utilisateurs, etc., sont détenus quelque part dans le centre. Par exemple, la seule façon pratique dont les Archives nationales pourraient savoir si le nom d'un demandeur figure dans les fiches d'emploi des filiales locales d'une entreprise consisterait à faire des recherches au nom du demandeur, ce qui irait au-delà des obligations normales du conservateur de données pour ce type de renseignements archivistiques. Heureusement, la note qui suit l'énoncé du neuvième principe précise que « [d] ans certains cas, il peut être impossible à une organisation de communiquer tous les renseignements personnels qu'elle possède au sujet d'une personne », même si, de façon générale dans le cas de l'annexe 1 (code de la CSA), les rédacteurs ont rédigé le texte comme s'ils n'avaient jamais réfléchi au fait qu'un centre d'archives puisse être un lieu où l'on entrepose normalement de grandes quantités de renseignements personnels. Cette note énumère un nombre de cas « restreints et précis » où une organisation peut devoir refuser l'accès à des renseignements personnels, y compris un certain nombre de considérations qui s'appliquent également aux centres d'archives :

le coût exorbitant de la fourniture de l'information;
le fait que les renseignements personnels contiennent des détails sur d'autres personnes [renseignements sur des tiers],
l'existence de raisons d'ordre juridique, de raisons de sécurité ou de raisons d'ordre commercial exclusives;
le fait que les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou dans le cours d'une procédure de nature judiciaire.

Une réponse normalisée d'un centre d'archives, pour ses fonds d'archives, pourrait être que le demandeur aurait à faire lui-même des recherches pour déterminer s'il existe à son sujet des renseignements dans les fonds d'archives pertinents.

L'article 4.9.3 exigerait qu'un centre d'archives informe les demandeurs auxquels il communique des renseignements personnels qui ont été recueillis auprès d'eux à des fins administratives (p. ex., la liste des « amis » et des mécènes du centre d'archives).Dans le cas de ces derniers renseignements, l'intéressé aurait le droit de faire corriger des renseignements inexacts détenus à son sujet. Aucune de ces deux considérations ne semble pertinente par rapport à l'activité normale d'un centre d'archives.

Dixième principe - Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes : « Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de les faire respecter au sein de l'organisation concernée. »

On fait référence aux personnes « qui devront s'assurer du respect des principes » (voir le premier principe). Essentiellement, le dixième principe exige qu'un centre d'archives se dote d'un mécanisme de traitement des plaintes, mécanisme que devraient déjà posséder les centres d'archives bien établis. Dans la pratique, les plaintes à l'encontre des centres d'archives par suite d'une présumée dérogation aux pratiques équitables de traitement de l'information se limiteront nécessairement aux plaintes selon lesquelles le traitement courant de renseignements administratifs concernant certaines personnes n'est pas conforme pour une raison ou une autre à l'annexe 1. Il est à peine concevable, bien qu'imaginable, qu'un individu puisse découvrir dans les faits qu'un centre d'archives a détenu à son sujet des renseignements à son insu ou sans son consentement et qu'il veuille faire retrancher les renseignements en question. Enfin, un centre d'archives n'est pas tenu de faire enquête sur les plaintes reçues.

Haut de la page

4. Réalités propres au milieu archivistique au Canada

On constate qu'il existe plusieurs réalités. Premièrement, notre pays compte une grande variété de centres d'archives. Deuxièmement, ces centres archivent sur une base permanente divers types de données personnelles.

Troisièmement, il y a la question de l'accessibilité et de la façon dont l'information est communiquée ou mise à la disposition du public. Il convient qu'on s'arrête brièvement à ces questions, histoire de rappeler à la communauté archivistique la nécessité de tenir ses affaires en ordre du point de vue de la protection des renseignements personnels et des données (ce qui implique de se conformer aux pratiques équitables de traitement de l'information, point sur lequel je reviendrai plus loin).

Les centres d'archives canadiens, est-il besoin de le préciser, recueillent tout document historique important qui témoigne de notre passé, notamment les documents des sociétés, des cabinets d'avocats, des banques et des sociétés de fiducie. Les Archives nationales du Canada, par exemple, conservent des documents d'Air Canada, de Massey Ferguson, de la Banque de Montréal, de Canadien Pacifique Limitée, d'un cabinet d'avocats d'Ottawa (1808-1973), de Dominion Textiles Inc. (1860-1997), de même que les archives de la famille Molson et de l'entreprise du même nom (1619-1992), y compris des journaux personnels. Les Archives nationales du Canada ont le mandat de faire l'acquisition des archives privées d'intérêt national. Les centres d'archives provinciaux, municipaux, locaux ou spécialisés ont des obligations similaires. En fait, on considère normalement comme un coup de maître l'acquisition par un centre d'archives des documents d'une entreprise importante comme la Compagnie de la Baie d'Hudson, dont les volumineux fonds d'archives sont conservés aux Archives provinciales du Manitoba. Il serait difficile pour quiconque, notamment pour les protecteurs officiels des renseignements personnels, de critiquer ces activités de collecte, même si l'initiative actuelle du commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui vise à limiter l'accès aux documents originaux des recensements du début du XX e siècle devrait inspirer de la méfiance à tout commentateur à cet égard.

Un certain nombre d'importantes entreprises canadiennes ont leur propre centre d'archives. C'est le cas notamment d'Hydro-Québec, de Ontario Hydro, de Manuvie, de la SunLife et de la Banque Scotia, qui sont toutes recensées dans le Répertoire des centres d'archives.

Une importante société d'exploitation forestière (McMillan Bloedel) a confié ses archives au centre d'archives de l'Université de la Colombie-Britannique après la rédaction de l'historique de l'entreprise.

La morale : il est absolument impossible de prévoir quels documents anciens, y compris les renseignements personnels, se retrouveront dans un centre d'archives ou dans tel ou tel type de centres d'archives. La raison d'être d'un centre d'archives est de protéger et de communiquer les documents ayant une valeur archivistique.

La plupart des entreprises n'accumulent pas d'énormes quantités de renseignements personnels sur leurs employés et clients. Elles établissent des calendriers de conservation des documents qui, dans une large mesure, sont conformes aux exigences juridiques et aux exigences en matière de protection des consommateurs quant à leur durée de conservation (et pour satisfaire à toutes les exigences administratives ou opérationnelles de l'entreprise), puis elles les détruisent. À l'occasion d'une évaluation que j'ai réalisée récemment pour le compte d'une banque canadienne, sous l'angle de la protection de la vie privée, il m'a été donné d'examiner le calendrier de conservation des documents. Cet examen m'a permis de constater que les données bancaires sur chaque client ne sont pas conservées longtemps, et ce même dans le cas des clients qui traitent depuis dix ou vingt ans avec l'institution financière. Somme toute, ces entreprises n'ont pas d'incitation financière à conserver ces renseignements personnels pendant plus de cinq à dix ans, tout au plus, à compter de la date d'une transaction. Les renseignements personnels sur les clients qu'utilisent les dépôts de données à des fins commerciales n'ont pas eux non plus une très longue durée de vie, du fait que ces entreprises doivent disposer des renseignements les plus à jour possible afin de dresser le profil de leurs clients actuels ou éventuels, de les classer et de les cibler afin de les solliciter en vue de leur vendre des produits ou services particuliers. Les institutions qui se livrent à du marketing fondé sur l'information -- et toutes les entités commerciales en font -- veulent un profil de leurs clients à jour ou très récent. Par conséquent, les dossiers gardés sous forme d'imprimés (sur papier ou sur fiches) et les informations numériques sont détruits périodiquement. Depuis l'automatisation à grande échelle du début des années 1960, il serait très étonnant que des entreprises gardent encore des listes de clients qu'elles utilisaient il y a dix ans, bien qu'il soit possible qu'un magasin ou une institution financière conserve des archives encore plus vieilles (grands livres et registres où étaient consignés des renseignements personnels). Les historiens craignent naturellement que la facilité avec laquelle on détruit aujourd'hui les documents numériques, leur caractère transitoire et l'absence de mesures incitant une entreprise à consacrer de l'argent à un service d'archives interne feront qu'il sera de plus en plus difficile de produire en connaissance de cause des écrits traitant du passé. En conséquence, je prétends que les problèmes que posent les documents d'archives du point de vue de la protection de la vie privée sont minimes de façon générale, du fait qu'ils contiennent bien peu de renseignements personnels. Même les établissements publics comme les hôpitaux ne conservent pas les dossiers des malades pendant plus de dix ans, à moins qu'il ne s'agisse de personnes qui y reçoivent régulièrement des soins 64 . De même, il semble qu'on n'ait jamais entendu dire au Canada que les dossiers des patients d'un médecin ou d'un cabinet de médecins aient été acheminés vers un établissement d'archives.

Les documents du personnel ou des Ressources humaines constituent vraisemblablement la principale source de renseignements personnels sensibles en ce qui concerne les archives des entreprises. En réalité, et c'est particulièrement le cas depuis une quarantaine d'années, les dossiers que gardent la plupart des entreprises sur chaque employé sont réduits à leur plus simple expression. Les professionnels des Ressources humaines estiment qu'il est de mise d'épurer annuellement les dossiers afin d'éliminer les données ou renseignements non pertinents qui ne sont plus à jour. La plupart des conventions collectives exigent la destruction ou l'élimination des dossiers disciplinaires ou de grief après une période relativement brève. D'après mon expérience en Colombie-Britannique, les établissements d'enseignement supérieur avaient moins tendance à épurer les dossiers des membres du corps professoral. Les universités créées dans les années 1960 ou par la suite avaient moins tendance à ne pas épurer les dossiers des membres du corps professoral qui renfermaient des renseignements personnels inutiles, problème que de bonnes procédures d'archivage devraient permettre de résoudre. Dans le secteur privé, lorsqu'un employé prend sa retraite, lorsqu'on met fin à son emploi ou lorsqu'il quitte l'entreprise, il est probable que son dossier sera détruit après une période relativement brève. En outre, les entreprises ne conservent pas de nos jours beaucoup de renseignements sensibles sur leurs employés. Les dossiers d'invalidité sont conservés par les compagnies d'assurance. Les entreprises qui offrent des services de counseling à leurs employés ont habituellement recours à des spécialistes à cette fin et achètent des tranches de temps; elles ne reçoivent pas un dossier sur chaque employé. L'exception à la règle voulant que les entreprises ne recueillent ni ne conservent de renseignements personnels se situe au niveau des dossiers des cadres supérieurs, tels que le président-directeur général.

Haut de la page

Malgré toutes ces réalités, les protecteurs officiels des données devront recevoir des divers types de centres d'archives relevant de leur compétence l'assurance que des mécanismes ont été mis en place pour protéger les renseignements personnels dont ils ont la garde et la responsabilité. Le problème ne se pose pas aussi directement lorsqu'une entreprise possède son propre service d'archives, comme c'est le cas des grandes entreprises. Cependant, qu'arrive-t-il aux archives d'une entreprise comme Eaton qui ferme ses portes complètement? On pourrait espérer qu'un important centre d'archives ferait l'acquisition de son patrimoine archivistique. Comment s'y prend-on toutefois pour en arriver là? Du point de vue de la protection de la vie privée, le versement de dossiers personnels à un centre d'archives doit être conforme aux pratiques équitables de traitement de l'information, que celles-ci soient prévues par la loi ou résultent d'une autoréglementation (la Loi établissant la norme nationale d'une manière plus précise que ne le font les lois sur la protection des renseignements personnels dans le secteur public). Cela est d'autant plus nécessaire que les centres d'archives ont désormais la possibilité de mettre toutes sortes de documents personnels sur un support électronique compact qui ne prend pas autant d'espace sur les rayonnages que les documents papier; par ailleurs, il est beaucoup plus facile de consulter ces documents électroniques et d'établir des liens avec d'autres bases de données électroniques. Par conséquent, les documents électroniques sont vraiment une arme à deux tranchants pour la communauté archivistique : on peut les détruire ou les conserver plus facilement.

Règle générale, les centres d'archives au fonctionnement orthodoxe reçoivent actuellement de petites ou grandes collections d'archives dans le cadre d'ententes d'acquisition qui comportent vraisemblablement certaines restrictions d'accès. Par exemple, les Archives nationales ont fait récemment l'acquisition des archives d'une entreprise. Parmi ces archives, il y a des films, des vidéos, des maquettes, des plans, des dessins techniques, des diapositives, des photographies et des textes, notamment des registres de procès-verbaux, de la correspondance des cadres supérieurs, des certificats d'action annulés, des dossiers de relations publiques, des listes de prix, des dossiers juridiques, des registres financiers et des dossiers de relations de travail. Compte tenu de la liste que m'ont fournie les Archives nationales, aucun de ces documents ne semble sensible du point de vue de la protection des renseignements personnels, bien qu'il semble exister des restrictions d'accès 65 . On m'a informé que les archives de cette entreprise qui ont plus de 75 ans seront vraisemblablement accessibles sans restrictions pour consultation, tandis que ceux qui ont moins de 15 ans feront l'objet d'une utilisation restreinte à la demande de l'entreprise donatrice. Toutefois, « l'accès aux dossiers renfermant des renseignements personnels sera restreint afin de protéger la vie privée des intéressés »; ce sera le cas notamment des dossiers de rémunération et des dossiers de grief. La Division des manuscrits des Archives nationales dispose de lignes directrices à cette fin.

Conformément aux articles 7 et 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son Règlement 6, les Archives nationales disposent d'une publication de vingt-cinq pages intitulée Lignes directrices relatives à la communication de renseignements personnels aux fins de recherches historiques aux Archives nationales du Canada (1995). Parmi les règles les plus importantes figurent celles qui sont énoncées ci-après. J'ai voulu les citer dans le présent guide et commentaire pour illustrer le genre de règles que les archivistes suivront fort vraisemblablement, ou devraient peut-être suivre, lorsqu'ils communiquent certains renseignements personnels qui relèvent d'eux :

Le code ne s'applique qu'aux renseignements personnels qui concernent une personne vivante ou une personne décédée depuis vingt ans ou moins. [un bon principe]
Les renseignements personnels du gouvernement qui ont été versés à des fins archivistiques ou historiques peuvent être communiqués conformément aux règlements pour des travaux de recherche ou de statistique. (Paragraphe 8( 3) de la Loi sur la protection des renseignements personnels). [C'est cette disposition qui permet aux chercheurs d'avoir accès aux renseignements personnels que renferment les archives. Le test servant à déterminer s'il y a atteinte à la vie privée qu'il prévoit assure la protection des renseignements extrêmement sensibles.]
Les renseignements communiqués à ces fins sont de nature telle que leur communication ne constituerait pas une intrusion injustifiée dans la vie privée de l'individu qu'ils concernent (Règlement 6).
Des renseignements personnels identifiables peuvent être communiqués pour de travaux de recherche et de statistique, si cela est raisonnablement nécessaire aux fins de la communication. (Alinéa 8( 2) j) de la Loi sur la protection de la vie privée) [Cette disposition est comparable à l'alinéa 7( 3) f) de la Loi.] [Les chercheurs invoquent parfois cette disposition (8( 2) j)) pour avoir accès à des renseignements personnels classés dans des dossiers de cas -- dossiers du personnel, d'immigration et d'assurance-emploi.]
Le chercheur s'engage par écrit à « s'abstenir de toute communication ultérieure sous une forme qui permette d'identifier l'individu qu'ils concernent. » [disposition utile dans tous les cas, sauf pour les recherches biographiques ou généalogiques]

Conformément à la politique du Conseil du Trésor, les Archives nationales ont élaboré un test d'intrusion dans la vie privée servant à déterminer si la communication de renseignements sensibles « causerait manifestement un préjudice à l'individu qu'ils concernent ». Les quatre critères interreliés du test sont les suivants :

Attentes de l'individu : Par exemple, les renseignements ont-ils été recueillis ou obtenus sous réserve de garanties qui en interdisent la divulgation partielle ou totale?
Nature délicate des renseignements : S'agit-il de renseignements de nature très délicate (renseignements de santé, liés à des activités criminelles, à l'application de la loi ou à la sécurité, ou renseignements financiers) ou plutôt anodins? S'agit-il de renseignements très actuels ou, au contraire, compte tenu du temps écoulé, de renseignements moins délicats?
Probabilité d'un préjudice mesurable : Peut-on présumer que la divulgation des renseignements en question pourrait « directement porter atteinte à la carrière, la réputation, la situation financière, la sécurité, la santé ou le bien-être de l'individu concerné »?
Le contexte du dossier : Pour s'assurer que les renseignements visés « ne font pas partie du volet crucial d'un tout dont on pourrait s'attendre raisonnablement qu'il soit préjudiciable à l'individu », il est nécessaire d'examiner les renseignements personnels par rapport à tout le dossier et non pas séparément.

Les Archives nationales se sont donc dotées pour certains types de documents de règles détaillées qui exigent de présenter un projet de recherche détaillé et précis, un aperçu des documents demandés, une description de la méthodologie utilisée dans la recherche et une déclaration de responsabilité de l'auteur de la demande.

Enfin, la politique du Conseil du Trésor exige que dans les cas où une institution gouvernementale transfère des renseignements personnels à des fins archivistiques ou historiques, les Archives nationales consultent l'organisation en question « afin de savoir quels sont les dossiers qui contiennent des renseignements dont la communication pourrait constituer une violation injustifiée de la vie privée ». Il convient, répétons-le, que tout centre d'archives suive cette politique lorsqu'il fait l'acquisition de documents ministériels (et, en réalité, rares sont les documents qui ne renferment pas de renseignements personnels). Une fois que les documents ministériels sont rendus aux Archives nationales, il appartient strictement à celles-ci de décider, en vertu du paragraphe 8( 3) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, s'il y a lieu de communiquer des renseignements personnels à des chercheurs.

Les Archives provinciales du Manitoba se sont dotées de nouvelles pratiques dans le sens où toutes les demandes d'accès à des documents gouvernementaux récents qui relèvent d'elles doivent être traitées par les ministères intéressés, notamment celles qui portent sur des quantités considérables de renseignements personnels 68 . Cette pratique vieille de quinze ans a été adoptée en raison des coûts et dans l'espoir que chaque ministère sera davantage conscient à la sensibilité des renseignements personnels que contiennent ses propres documents. Des calendriers de destruction ou de conservation doivent être établis pour tous les documents du gouvernement en fonction de l'information contenue dans le Répertoire sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée du Manitoba 69 . Les Archives provinciales du Manitoba recueillent également beaucoup d'archives privées (entreprises, syndicats, églises, etc.). L'accès à ces archives est régi par les ententes relatives aux dons, un ensemble de restrictions d'accès et les accords de recherche conclus avec les chercheurs concernant l'accès aux documents à diffusion restreinte, ce qui est de toute évidence essentiel pour l'archivage de documents sensibles 70. Les Archives provinciales du Manitoba discutent avec les donateurs éventuels des aspects relatifs à la vie privée et espèrent s'entendre avec eux au sujet des conditions d'accès (p. ex., délais d'attente avant que les documents deviennent pleinement accessibles). La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée du Manitoba énonce une règle qui s'applique aux documents datant de plus de 100 ans. Dans la pratique, cette règle signifie que les droits à la vie privée cessent d'exister cent ans après la constitution du document.

Haut de la page

La Compagnie de la Baie d'Hudson continue de confier ses documents aux Archives provinciales du Manitoba, mais elle fait montre de prudence lorsqu'elle cède à l'institution des archives qui datent de moins de cinquante ans ou autorisent l'accès à de telles archives. Les dossiers personnels sont accessibles après 50 ans, les documents de nature générale après 30 ans et les procès-verbaux après 15 ans.

Les Archives provinciales du Manitoba ont conclu un accord type avec la Société du Barreau du Manitoba au sujet de la collecte des documents des cabinets d'avocats. Elles conservent également les documents du Children's Home of Winnipeg, qui était un organisme privé, ainsi que les documents recueillis depuis les années 1930 en vertu de la Loi sur les jeunes délinquants et de la Loi sur les jeunes contrevenants. Tous ces documents sont considérés comme étant de nature délicate.

La situation en ce qui touche les dossiers personnels que les centres d'archives ont recueillis au cours du dernier siècle est quelque peu différente, car il est moins probable qu'une entente officielle ait été conclue avec les donateurs. Les archives des ordres religieux ou des diocèses catholiques ou anglicans représentent un bon exemple, car elles ont vraisemblablement été accumulées au fil du temps et conservées en raison de leur valeur historique évidente, bien avant que la protection des renseignements personnels devienne une question délicate, ou à tout le moins une question aussi visible qu'elle l'est depuis une trentaine d'années. Les lois sur la protection des données, comme celle qui existe au Québec, s'appliquent à tous ces dépôts d'archives (les archives de groupes religieux à l'Université Bishop's sont un exemple contemporain) de façon rétroactive 71 . Le fait que beaucoup de centres d'archives d'organisations particulières possèdent des documents renfermant des renseignements personnels qui datent de la deuxième moitié du XX e siècle, qui sont forcément plus délicats que les documents plus anciens du point de vue de la protection de la vie privée, est une réalité connexe. Par exemple, les Archives provinciales de la C.-B. détiennent des dossiers judiciaires et de la correspondance renfermant des renseignements dont l'accès est restreint en vertu de la Loi sur les jeunes contrevenants fédérale, de même que des dossiers d'adoption et des dossiers de divorce. Leur collection de « documents non gouvernementaux » comprend des documents du Royal Jubilee Hospital de Victoria, notamment des registres des malades et des registres des admissions et sorties datant des années 1950 (mais pas de dossiers de malade) 72 . Ce sont là de bons exemples de la façon dont des renseignements personnels sensibles se retrouvent souvent ensevelis dans des documents qui autrement seraient tout à fait anodins. Les archivistes doivent avoir à l'esprit les pratiques équitables de traitement de l'information lorsqu'ils envisagent d'autoriser l'accès à ces renseignements, notamment à des fins de recherche légitimes.

Une autre réalité est que les documents restants d'une personne morale sont susceptibles d'être donnés à un centre d'archives externe sans que la compagnie ne sache vraiment ce qu'ils contiennent. Ce problème se pose particulièrement dans le cas des documents relativement vieux (p. ex., certains documents de Dominion Textile). On prend simplement la décision d'archiver les documents qui existent encore et qui n'ont pas été détruits conformément aux critères de gestion des documents. On confie à un archiviste des manuscrits la tâche d'organiser la collection et de disposer des documents qui n'ont pas de valeur archivistique. Ainsi, selon l'ampleur et l'âge d'une collection de documents, l'archiviste fera une épuration et éliminera les doubles, les formulaires normalisés et les documents de nature courante ou ponctuelle 73 . Comme les établissements d'archives publics ne sont jamais financés de façon adéquate, il arrive qu'il faille attendre longtemps avant de cataloguer certains fonds. Les Archives provinciales du Manitoba présentent une demande de financement en vue d'organiser les documents avant d'accepter d'en faire l'archivage.

Les Archives nationales ont élaboré des critères de sélection ou des projets de lignes directrices en ce qui touche l'archivage des documents d'entreprises. Dans ce document, on affirme d'emblée que seulement 2 à 5 p. 100 de l'ensemble des documents d'une entreprise présentent de l'intérêt du point de vue archivistique. Les catégories de documents désirés ou désirables mentionnées sont surtout des documents commerciaux de nature générale. Les documents qui sont le plus susceptibles de renfermer des renseignements personnels comprennent la correspondance et les journaux personnels, ainsi que les récits oraux des dirigeants d'entreprise.

L'un des problèmes, c'est que les PME sont moins susceptibles que les grandes entreprises d'avoir des systèmes de gestion des documents. Par conséquent, les documents personnels ne sont pas systématiquement détruits en fonction de calendriers de conservation. Le projet de loi C-6 améliorera peut-être la situation à cet égard; toutefois, le problème du sous-financement des activités de gestion des documents demeure entier. En fait, on ne fait pas de triage éliminatoire des dossiers des Ressources humaines ou des dossiers personnels, avec le résultat qu'on continue d'accumuler dans les dossiers des employés plus de renseignements personnels qu'il n'en faut. Ironiquement, on a tendance à croire que la grande majorité des dossiers personnels des employés ou des Ressources humaines n'ont pas de valeur permanente du point de vue archivistique; par conséquent, ils sont voués à la destruction une fois que la relation professionnelle de l'individu (y compris les pensions) avec l'organisation a pris fin.

Les Archives nationales m'ont informé que les restrictions d'accès aux documents faisant partie de leurs collections sont négociées au moment de l'acquisition et cas par cas. De façon générale, ces restrictions sont énoncées dans la reliure d'accompagnement. Dans le cas du Fonds d'archives Molson, par exemple, on exige la permission écrite d'un membre de la famille, laquelle est habituellement accordée.

Ces restrictions s'articulent plus ou moins autour des préoccupations relatives à la protection de la vie privée et sont conformes à l'esprit de la Loi sur la protection des renseignements personnels fédérale. Il arrive également que l'accès aux renseignements exclusifs des sociétés soit restreint -- habituellement durant une période de 20 à 30 ans.

Un des archivistes de documents d'entreprises aux Archives nationales a fait remarquer que des numéros d'assurance sociale étaient inscrits sur les boîtes contenant les fiches de paie établies dans les usines de Dominion Textiles entre les années 1930 et la fin de la Seconde Guerre mondiale. Ces numéros ont été ajoutés ultérieurement (après 1963-1964), alors qu'on continuait de verser une pension à certains ex-employés. Du point de vue de la protection de la vie privée, le numéro d'assurance sociale inscrit sur une fiche particulière n'est pas un renseignement plus délicat ou moins délicat que les données qu'on pourrait extraire de fiches de paie (sexe, race, âge, adresse domiciliaire, etc.). Afin de bien restreindre l'accès à cette collection particulière de documents, on devrait préciser, dans une entente de recherche, l'usage que le chercheur compétent entend faire, et peut faire, des données en question 76 . On s'attend à ce que les Archives nationales soient un chef de file à cet égard. Les établissements d'archives de plus petite taille, qui sont moins bien nantis, seront dans une situation différente.

Les historiens, qui sont les principaux utilisateurs professionnels des documents historiques archivés, craignent peut-être -- cela va de soi -- que le fait de signer des ententes de recherche les empêchera d'exécuter leurs recherches, voire mènera à une censure de leurs travaux 77 . À mon avis, ce n'est pas le cas -- du moins si j'en juge par mon expérience en Colombie-Britannique -- , même si les règles légales relatives à la protection des renseignements personnels exigent que les archivistes examinent les documents dont ils ont la garde sous l'angle de la protection de la vie privée avant de permettre à des chercheurs d'y avoir accès (ou avant de restreindre l'accès au moyen d'ententes de recherche) 78 . À cet égard, des tensions sont particulièrement susceptibles de surgir dans le cas de recherches biographiques portant sur des personnes vivantes ou décédées depuis peu. Je comparerais la situation des historiens par rapport aux lois sur la protection des renseignements personnels à celle des spécialistes des sciences sociales et des chercheurs médicaux qui sont rattachés à des universités ou à des établissements de recherche affiliés à des universités en Colombie-Britannique, dont les renseignements personnels recueillis, utilisés, entreposés et communiqués sont désormais assujettis aux pratiques équitables de traitement de l'information prévues par la Freedom of Information and Protection of Privacy Act de la province. À titre de chercheur et de défenseur de la vie privée, je suis d'avis qu'il doit y avoir un certain resserrement, ainsi qu'une prise de conscience à l'égard des pratiques équitables de traitement de l'information, notamment à l'égard du consentement, au sein du milieu universitaire. Les divers codes d'éthique des organismes nationaux de financement de la recherche exigent également d'être sensibles à ces pratiques, bien qu'ils n'aient pas force exécutoire.