Le gouvernement

Table des matières

4.RENSEIGNEMENTS

4.1 Circulation des renseignements

Déterminez la circulation des renseignements relatifs à toute fonction, sous-fonction et activités, jusqu'aux transactions opérationnelles si cela s'avère nécessaire, au sein des domaines de programmes et entre eux, au besoin, pour les documents compris dans la présente demande d'autorisation. Indiquez également les liens ou les relations à d'autres domaines de programmes non couverts.

Indiquez les liens ou les relations avec des systèmes d'information informatisés et des documents sur papier ou d'autres supports. Normalement, on peut le faire en indiquant les numéros de dossier ou au moyen d'organigrammes et de tableaux. Expliquez brièvement qui a créé les documents et dans quel format dans la hiérarchie.

S'il y a des bureaux régionaux ou locaux, décrivez leurs liens avec les administrations centrales : ne sont-ils responsables que de l'exécution de programmes? Prennent-ils part à l'établissement des objectifs régionaux et de la politique d'ensemble?

Nota : Voir l'annexe B, Renseignements supplémentaires (à ne pas inclure dans la demande d'autorisation).

4.2 Environnement de partage

1. Donnez le titre du manuel et le nom des systèmes automatisés existant dans le ministère qui partagent des données communes.
2. Décrivez le but des systèmes.
3. Indiquez s'il y a des systèmes de bureautique, des lecteurs partagés ou des systèmes partagés sur un réseau, comme Internet, intranet, LAN, WAN, extranet, des plate-formes numériques ou d'imagerie électronique, des bases de données d'ordinateurs centraux, etc.
4. Précisez si ces systèmes peuvent accepter des supports autres que des documents textuels, comme des cartes, des dessins, des photographies, des affiches, une combinaison de documents papier et de documents électroniques.
5. Indiquez si les systèmes sont utilisés aussi par les bureaux régionaux ou locaux.
6. Indiquez si les systèmes utilisés sont uniques à chaque bureau régional ou local.

4.3 Plans d'identification ou de classification

1. Énumérez les plans de classification utilisés pour organiser et localiser les fonds de renseignements de la présente demande d'autorisation. Veuillez inclure, s'il y a lieu, le nom, le type et une brève description de chaque système d'identification ou de classification et indiquer le principe à partir duquel l'information est classée.
2. Décrivez brièvement les métadonnées, les index, les registres, les systèmes de contrôle ou autres instruments de recherche associés au système ou qui le supporte.
3. Indiquez l'emplacement des documents (l'administration centrale, les bureaux régionaux, locaux ou de district). Comparez brièvement le ou les systèmes de classification, les métadonnées et les instruments de recherche utilisés à chaque endroit pour classer les informations similaires. Par exemple, dans le cas de documents textuels, indiquez si les numéros de dossier correspondent aux mêmes fonctions, sous-fonctions, activités opérationnelles ou transactions, peu importe leur emplacement. S'ils diffèrent des systèmes de classification utilisés ou s'il y a des écarts entre l'administration centrale et les bureaux régionaux, veuillez fournir ces détails ici.
4. Indiquez avec exactitude les facteurs critiques influant sur la tenue des dossiers. Est-ce que l'ensemble des informations produites par les activités opérationnelles de l'institution et de ses programmes sont saisies et consignées dans un ou plusieurs systèmes d'information ou de classification? Y a-t-il des documents qui ne sont pas inscrits dans le système officiel d'information ou de classification? Ces documents devraient-ils être inclus dans la demande d'autorisation en raison de leur utilisation massive au sein de l'organisation? Si tel est le cas, indiquez où ils se trouvent et la façon dont ils sont classés.

4.4 Caractéristiques (tous les supports)

Nota : Durant le processus d'établissement de profil, l'analyste et l'archiviste déterminent les fonctions et les programmes au sein de l'institution desquels pourraient découler des documents de valeur archivistique. Cela permettrait de fournir, dans la demande d'autorisation, des informations plus détaillées sur les documents qui pourraient avoir des potentialités de valeur archivistique. Par conséquent, le cas échéant, la demande d'autorisation devrait fournir des détails quant aux points suivants :

• Le format des documents: Dans quel format ou support l'information est-elle? (papier, format électronique, format numérique, cassette, photographie, diapositive, film, vidéo, etc.)

Les systèmes de bureautique - contenant des documents pouvant avoir une valeur archivistique

Pour chaque système de bureautique (base de données, application électronique, logiciel de bureau) qui contient des documents pouvant avoir une valeur archivistique, il faut remplir le formulaire Identification des renseignements électroniques (voir l'annexe A ).

Les systèmes de bureautique - ne contenant pas de documents pouvant avoir une valeur archivistique

Décrivez brièvement chaque système de bureautique dont on a déterminé, durant le processus d'établissement de profil, qu'il avait peu ou pas du tout de valeur archivistique. Inscrivez ce qui suit :

• le nom du système, y compris le ou les acronymes communs
• la fonction ou la sous-fonction que le système supporte directement ou indirectement
• l'environnement du réseau : intranet ou Internet, LAN, WAN, etc.
• les principaux utilisateurs du réseau (direction, division, unité, etc.)
• le nom et le numéro de téléphone de la personne-ressource technique
• une liste des logiciels disponibles grâce au système de bureautique (y compris des logiciels de série tels que WordPerfect, MS-Access, dBASE, Lotus 1-2-3, etc.)
• le format logique utilisé (le format standard.dbf ou ASCII pour les bases de données, le format SGML/HTML ou le format original pour les fichiers de traitement de texte et les feuilles de calcul électroniques)

Photographies et diapositives

1. Indiquez si elles sont en couleur ou en noir et blanc.
2. Indiquez si elles sont imprimées, si ce sont des négatifs, si elles sont en format 33 mm, si elles sont numérisées, etc.

Audio-cassettes, bandes vidéo, films

1. Indiquez leur format (VHS, U-Matic, 8 mm, etc.).
2. Indiquez leur durée (60, 90, 120 minutes, etc.).
3. Indiquez leur état (sont-ils encore audibles, visibles?).

Documents cartographiques

1. Indiquez l'échelle de la carte. Par exemple, en ce qui a trait à la série topographique nationale, les échelles sont 1 : 50 000, 1 : 63 363, 1 : 25 000, 1 : 250 000 et 1 : 500 000. Indiquez l'échelle des autres séries comme la série des cartes hydrographiques publiées par le Service hydrographique du Canada, les feuillets géologiques publiés par la Commission géologique du Canada, les feuillets de la série sur l'inventaire des terres du Canada, de la série sur l'utilisation des terres au Canada ou de la série sur l'information nordique.

Quel est l'état général des documents? Excellent, bon, mauvais? Les documents portent-ils des moisissures?

• Reprographie

Nota : La question clé de la reprographie peut être l'élément déterminant quant à la nécessité de recueillir de plus amples renseignements :¹

Indiquez s'il s'agit de documents originaux ou de copies. Décrivez brièvement le moyen de reprographie utilisé ou le moyen de conversion en un autre format et l'emplacement des documents. Est-ce qu'un document est plus complet que l'autre?

Par exemple : Les audio-cassettes ou les bandes vidéo, les bobines de film, etc., sont-elles des versions originales ou des copies? Le contenu est-il reproduit par écrit? Les documents électroniques se trouvent-ils également dans les fonds imprimés (les disquettes sont-elles au dossier)? Décrivez les liens entre les différents supports.

Dans le cas de plans et de documents cartographiques, s'agit-il de copies, de bleus, d'épreuves diazoïques, de plans ozalides, de papier sépia? Y a-t-il des rapports liés aux cartes et aux dessins dans les documents sur papier ou les documents électroniques? Si tel est le cas, décrivez leurs liens.

• Contenu des documents: Décrivez brièvement les sujets des documents.

Photographies, diapositives, audio-cassettes, bandes vidéo, films - Fournissez une liste des documents individuels.

Important : Cette liste ne devrait pas faire partie de la demande d'autorisation; elle devrait plutôt être classée avec le profil de l'institution à Bibliothèque et Archives Canada en tant que renseignements supplémentaires (6160-50/Code de l'institution).

Documents cartographiques - Fournissez une liste des titres des feuillets ainsi que des titres des séries s'il y a lieu (p. ex. la série nationale de référence cartographique, la série hydrographique canadienne, la série de la Commission géologique du Canada, etc.).

Important : Cette liste ne devrait pas faire partie de la demande d'autorisation; elle devrait plutôt être classée avec le profil de l'institution à Bibliothèque et Archives Canada en tant que renseignements supplémentaires (6160-50/Code de l'institution).

Voir l'annexe " B " pour connaître quels autres renseignements qui, s'ils sont reçus, devraient être déposés avec le profil de l'institution.

• Créateur ou auteur des documents

1. Donnez le nom du ou des créateurs des documents. Dans le cas de photographies, de diapositives, d'audio-cassettes, de bandes vidéo et de films, indiquez s'ils ont été produits par le ministère ou par des compagnies du secteur privé et, si tel est le cas, donnez le nom des compagnies.
2. La Couronne (le gouvernement fédéral) ou une autre entité ou personne détient-elle des droits d'auteur?
3. Dans le cas de documents cartographiques, de plans et de dessins, sont-ils publiés ou inédits?
4. S'ils sont publiés : Font-ils partie de séries de cartes provinciales ou fédérales comme SNRC (Série nationale de référence cartographique), la série des cartes hydrographiques (publiées par le Service hydrographique du Canada), les feuillets géologiques (publiés par la Commission géologique du Canada), les cartes de la série sur l'inventaire des terres du Canada, les cartes de la série sur l'utilisation des terres au Canada ou les cartes de la série sur l'information nordique, etc.?
5. S'ils sont inédits : S'agit-il de plans de sites, de relevés sismiques, de dessins ou de diagrammes techniques, etc., et quelle est leur échelle (échelle de la carte)? Les documents ont-ils été créés par le ministère lui-même (par une personne ou un secteur du ministère ou un domaine d'un programme) ou par d'autres ministères fédéraux (p. ex., Énergie, Mines et Ressources Canada, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, Ressources naturelles Canada)? S'ils ont été créés par une compagnie du secteur privé, donnez-en le nom.

• Numéro de dossiers ou catégorie de numéros

Fournissez le numéro de dossier ou la catégorie de numéros des dossiers opérationnels (y compris les dossiers de politiques et les dossiers-sujets) qui documentent la mise sur pied et la gestion d'un système d'information automatisé. Indiquez si cette information peut être obtenue en ligne.

• Étendue de la période - Donnez la période sur laquelle portent les documents : Les documents faisant l'objet de cette demande d'autorisation sont datés de ________ à _______.
• Volume des documents - Indiquez la quantité des documents de la façon suivante :

• la longueur en mètres linéaires (le client peut donner la longueur de pieds cubes) des dossiers-sujets en format papier;
• le nombre approximatif de dossiers individuels en format papier, de cartes, de plans, de dessins, de photographies, de négatifs, d'épreuves ou de diapositives (s'il s'agit d'albums, donnez le nombre d'albums contenant le nombre approximatif d'articles), de microfilms en rouleau ou de cartouches pour ce qui est des copies originales à support argentique et de duplicata, d'audio-cassettes, de bandes vidéo, de bobines de films, etc.
• s'il s'agit de documents cartographiques, le nombre de feuillets, si cela est possible, ou au moins le nombre de pieds cubes;
• le nombre ou la dimension en centimètres ou en pouces des microfiches ou des cartes à fenêtre;
• le nombre de documents d'autres supports tels que des bandes, des disquettes, des cédéroms, des cartouches, etc.

• Augmentation annuelle du nombre de documents (exprimée en volume de documents, de la façon indiquée ci-dessus).
• Emplacement des documents : administration centrale, régions, district. Indiquez également si les documents sont gardés dans les centres fédéraux de documents ou des entrepôts commerciaux.
• Le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne-ressource (agent ou agents responsables des documents). Il se peut que vous deviez fournir des renseignements supplémentaires selon les personnes participant à ce projet.

5. CONSERVATION ET DISPOSITION B PROGRAMME DES CALENDRIERS DE CONSERVATION

1. L'institution dispose-t-elle d'un programme de disposer des documents ou de ses propres archives? Où conserve-t-elle les renseignements relatifs à la disposition des documents? Les plans de disposer des documents sont-ils appliqués régulièrement? La révision du plan de disposer fait-elle partie du programme de disposer des documents?
2. Alors que les Archives nationales du Canada n'exigent des délais de conservation que dans le cas de documents archivistiques sous la responsabilité de l'institution, nous recommandons que l'institution, à l'étape de la demande d'autorisation de disposer des documents, entreprenne la mise en place de délais de conservation pour tous les documents sur lesquels porte la demande d'autorisation afin que les délais de conservation soient expirés au moment où le Bibliothècaire et Archiviste du Canada accorde l'autorisation de disposer des documents.
3. Si l'institution a mis en place des délais de conservation pour les documents visés dans cette demande d'autorisation, il faut les mentionner ici.

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¹ Lorsque l'archiviste indique, durant le processus d'établissement de profil, que les documents n'ont aucune valeur archivistique, alors la demande d'autorisation peut être assez courte. Dans la section traitant des caractéristiques des documents, seuls les éléments précédés d'un astérisque doivent être inclus.

Guide des demandes d'autorisation de disposer des documents pour les documents afférents aux activités opérationnelles
Approuvé par M. Ian E. Wilson, Bibliothècaire et Archiviste du Canada, 6 juin 2002