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Gestion de l'information - L'information, ça compte

Étape 2: collecte, création, réception et saisie

Au cours de l’étape 2: collecte, création, réception et saisie, les fonctionnaires fédéraux produisent ou reçoivent des documents et des renseignements. Les documents peuvent être sous divers formats : papier, photographies, microfilm, courriels, fichiers électroniques, enregistrements sonores ou autres formats moins familiers tels que roches, minéraux et cartes.

Pourquoi l’étape 2 est-elle importante?
C’est lors de cette étape que l’on crée ou obtient les documents et l’information.

Remarques importantes à propos de l’étape 2: collecte, création, réception et saisie
Le plus important aspect de l’étape 2 consiste à reconnaître le fait qu’il y a eu production d’actifs d’information documentaire et à encourager les employés à évaluer la valeur et le rôle de l’information au moment de sa création au sein d’un cadre reconnu qui facilite l’application de la réglementation et des politiques gouvernementales en vigueur.

Il importe que les intervenants en GI se familiarisent avec le concept du contrôle légal. La Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada traitent des documents « relevant » des institutions fédérales. Les questions relatives au contrôle concernent qui contrôle les documents et comment s’exerce le contrôle. De plus amples détails sont disponibles sur le site Web du ministère de la Justice [http://canada.justice.gc.ca/fra/index.html] .

Apports à l’étape 2: collecte, création, réception et saisie
Étant donné que la production de documents et d’information utilisables doit reposer sur des bases solides, les intervenants en GI obtiendront des apports clés de leur plan ministériel de la GI, qui offre une orientation sur
:

  • les normes en matière de documentation;
  • les cadres de gouvernance et de responsabilisation;
  • les politiques et les procédures régissant l’accès et la protection des renseignements
    personnels;
  • les procédures de sécurité;
  • les plans plurigouvernementaux de gestion de l'information;
  • les exigences en matière d'authentification;
  • les contrôles de la version.

Résultats de l’étape 2: collection, création, réception et saisie
Voici les quatre résultats clés de cette étape :

  • l’actif d’information, accompagné d’une entente relative à l’inclusion ou à l’exclusion du concept de contrôle légal par le ministère;
  • l’évaluation de la valeur opérationnelle des documents;
  • l’inventaire de l'information, chaque document étant enregistré au moyen d’une date d'identification de base;
  • si l’information est sous la forme d’une publication, transmission d’exemplaires pour les besoins du dépôt légal à la bibliothèque du ministère et à Bibliothèque et Archives Canada.

Cette étape est un important élément précurseur à toutes les autres étapes du cycle de vie des documents et de l'information. L’étape 3 permettra de structurer l’information de façon que l’on puisse la repérer et la récupérer facilement.

Rôle de Bibliothèque et Archives du Canada à l’étape 2: collecte, création, réception et saisie
Bibliothèque et Archives du Canada jouent un rôle clé en sensibilisant les intervenants en GI du gouvernement fédéral à l’importance de la gestion efficace du cycle de vie des documents et de l'information. Elles fournissent une gamme de plus en plus vaste d’instruments, de normes, de lignes directrices et de pratiques à l’ensemble des gestionnaires de l’information en général et aux fonctionnaires fédéraux en particulier. Elles offrent également des conseils, des séances de consultation, de la formation et de l’orientation pour appuyer la collecte, la création, la réception et la saisie efficaces des dossiers et de l’information du gouvernement.

Bibliothèque et Archives du Canada favorisent l’adoption de bonnes pratiques de gestion de l'information à toutes les étapes du cycle de vie des documents et de l'information. Elles jouent également un rôle clé dans des secteurs particuliers, dont l’évaluation archivistique préliminaire des documents et de l’information. Cette évaluation archivistique préliminaire aide les ministères à reconnaître les actifs d’information documentaire à traiter en tant qu’actifs archivistiques pendant leur vie active ainsi que lors de l’évaluation pour disposer des documents.

Ressources à l’appui de l’étape 2: collecte, création, réception et saisie.
Cliquez ici pour accéder aux ressources disponibles à l’appui de l’étape 2.

Si vous disposez de ressources qui, selon vous, pourraient contribuer à l’avancement de l’ensemble des gestionnaires de l’information, communiquez avec nous afin que nous puissions enrichir notre masse croissante de connaissances communes.