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Gestion de l'information - L'information, ça compte

Apports à l'étape 2: collecte, création, réception et saisie

Les intervenants en GI doivent consulter le plan de gestion de l'information de leur ministère afin d'obtenir une orientation sur:

Si votre ministère n'a pas élaboré de plan en matière de GI, consultez l'étape 1 : Planification de la gestion de l'information pour obtenir de plus amples renseignements sur les aspects dont il faut tenir compte lors de la collecte, de la création, de la réception et de la saisie de documents et d'information au sein du gouvernement du Canada.

Normes en matière de documentation
Les normes en matière de documentation de votre ministère peuvent inclure des conseils à l'égard de questions telles que les formats normalisés, les plates-formes logicielles, la structure, les systèmes de classification, les données d'identification de base et les métadonnées (qu'utilisent les moteurs de recherche).

Cadres de gouvernance et de responsabilisation
Tous les ministères et les organismes du gouvernement du Canada sont assujettis à des cadres de gouvernance et de responsabilisation précis. Ces cadres devront être intégrés dans le plan de GI de votre ministère.

Politiques et procédures régissant l'accès et la protection des renseignements personnels
Tous les ministères et les organismes du gouvernement du Canada sont assujettis à une législation ainsi qu'à des politiques et à des procédures précises régissant l'accès et la protection des renseignements personnels. Ces lois, ces politiques et ces procédures devront être intégrées dans le plan de la GI de votre ministère. Le site Web du ministère de la Justice fournit des renseignements concernant la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Sécurité de l'information
Tous les ministères et les organismes du gouvernement du Canada sont assujettis à une législation établie ainsi qu'à des politiques et à des procédures précises régissant la sécurité de l'information. Ces lois, ces politiques et ces procédures devront être intégrées dans le plan de la GI de votre ministère. Le site Web du ministère de la Justice fournit des renseignements concernant la Loi sur la protection de l'information.

Plans plurijuridictionnel de gestion de l'information
Souvent, plusieurs ministères ou groupes externes collaborent dans le cadre de projets, élaborent de concert des enjeux ou partagent les mêmes domaines d'intérêt et d'expertise. Il est utile de mettre en place un plan pluri-juridictionnel de gestion de l'information qui reflète la nature répartie de l'information qui appuie ces initiatives. Il faut tenir compte des formats communs et du contrôle légal, des procédures d'accès, des délais de conservation, des dédoublements de documents, des contrôles de la version et de l'élimination.

Exigences en matière d'authentification
Le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor prodigue des conseils sur l'autorisation et l'authentification électroniques.

Contrôles de la version
Chaque document, qu'il soit sous format papier ou sous format électronique, fait l'objet de nombreuses révisions au cours de son élaboration. Il est nécessaire de contrôler la version pour s'assurer que l'on rend disponibles les versions les plus récentes en vue de leur utilisation et de leur diffusion.

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