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Gestion de l'information - L'information, ça compte

Résultats de l'étape 2: collecte, création, réception et saisie

Voici les résultats clés de cette étape :

Actifs d'information documentaire
Chaque document ou fichier d'information représente un important actif d'information documentaire pour l'administration fédérale. Dès que le document est collecté, créé, reçu ou saisi, le ministère, donc le gouvernement du Canada, doit l'évaluer afin de déterminer s'il sera inclus dans le concept de contrôle légal ou s'il en sera exclu.

La Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada traitent des documents « relevant » des institutions fédérales. Les questions relatives au contrôle concernent qui contrôle les documents et comment s'exerce le contrôle. De plus amples détails sont disponibles sur le site Web du ministère de la Justice.

Évaluation de la valeur opérationnelle
Chaque fois qu'un document est créé, il faut en déterminer la valeur opérationnelle c'est-à-dire l'importance qu'il revêt en fonction du mandat de base et de l'exécution des activités du ministère. Étant donné que l'évaluation incombe à l'auteur du document, il faut établir une procédure et des lignes directrices officielles afin d'orienter les employés gouvernementaux, peu importe le poste qu'ils occupent au sein de l'organisme, sur la façon d'évaluer leurs documents. Ces évaluations tracent la voie quant à la façon dont les documents seront entreposés, partagés et éliminés.

Inventaire de l'information
Chaque document et pièce d'information s'ajoutent à l'inventaire de l'information de votre ministère. Cet inventaire sans cesse croissant est bâti un document à la fois, et chaque document est ajouté en ayant recours à des données d'identification de base ou avancées. Les données d'identification varient selon les activités propres à chaque ministère et servent au catalogage et à la récupération d'actifs d'information documentaire.

Publications
Si de l'information se présente sous la forme d'une publication, il est nécessaire de transmettre des exemplaires pour les besoins du dépôt légal à la bibliothèque du ministère et à Bibliothèque et Archives Canada. Lorsque les publications deviennent désuètes, les publications en surplus doivent également être transmises à Bibliothèque et Archives Canada.

Cette étape est un important élément précurseur à toutes les autres étapes du cycle de vie des documents et de l'information. L'étape 3 structurera l'information de façon que l'on puisse la repérer et la récupérer facilement.

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