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Gestion de l'information - L'information, ça compte

Étape 3 : Organisation

Au cours de l’étape 3: organisation, les documents et l’information sont répertoriés selon un ensemble de règles opérationnelles et d’exigences en matière de technologie de l’information qui régissent les méthodes d’entreposage et de conservation des documents et de l’information au fil du temps de manière à appuyer les politiques, les procédures, les mandats et les lois propres à chacun des organismes.

Pourquoi l’étape 3 est-elle importante?
Cette étape vise à organiser les documents et l’information en vue de leur utilisation efficace, leur diffusion, leur conservation et leur élimination. À cette étape, on répertorie chacun des documents dans un cadre élargi qui en définit le contexte au sein du paysage informationnel général de l’organisme et qui permet le traitement adéquat de chacun des documents par les systèmes électroniques et traditionnels.

Remarques importantes à propos de l’étape 3 (organisation)
Au cours de cette étape, il s’agira avant tout de tenir compte de la présence et de l’application uniforme des lignes directrices concernant la gestion de l’information qui correspondent aux apports décrits ci-après. L’organisation efficace de l’information représente une facette essentielle de l’échange de renseignements exactes en temps opportun.

Apports à l’étape 3 (organisation)
Même si l’étape 2: collecte, création, réception et saisie a trait à la création de documents, les intervenants en GI doivent considérer de nombreux apports clés au moment d’établir des cadres organisationnels de traitement des documents et de l’information ou lorsqu’ils permettent aux utilisateurs de répertorier leurs documents et leur information :

  • le plan de GI de votre ministère;
  • les modèles d'information;
  • le cadre du système de classification de l'information;
  • les plans plurigouvernementaux de gestion de l'information;
  • l’architecture de l'information;
  • les normes en matière de documentation;
  • l’administration et l’appartenance;
  • les politiques et les procédures d’accès à l’information, de protection des renseignements personnels et de sécurité de l’information.

Résultats de l’étape 3 (organisation)
Voici les trois résultats clés de cette étape :

  • des ressources d'information récupérables, accompagnées d’un système de classification de l'information, des descriptions et des métadonnées en place;
  • un contrôle de l'accès et de la protection des renseignements personnels;
  • des mesures de sécurité.

Cette étape est un élément précurseur essentiel à toutes les autres étapes du cycle de vie des documents et de l'information. L’étape 3 permettra de répertorier les documents de façon à les repérer et à les récupérer facilement au moment voulu.

Rôle de Bibliothèque et Archives Canada à l’étape 3 (organisation)
Bibliothèque et Archives Canada jouent un rôle clé en sensibilisant les intervenants en GI du gouvernement fédéral à l’importance de la gestion efficace du cycle de vie des documents et de l'information. Elles fournissent une gamme de plus en plus vaste d’instruments, de normes, de lignes directrices et de pratiques à l’ensemble des gestionnaires de l’information en général et aux fonctionnaires fédéraux en particulier. Elles offrent également des conseils, des séances de consultation, de la formation et de l’orientation pour appuyer l’organisation efficace de l’information des documents gouvernementaux.

Ressources à l’appui de l’étape 3 (organisation)
Cliquez ici pour accéder aux ressources disponibles à l’appui de l’étape 3.

Si vous disposez de ressources qui, selon vous, pourraient contribuer à l’avancement de l’ensemble des gestionnaires de l’information, communiquez avec nous afin que nous puissions enrichir notre masse croissante de connaissances communes.