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Gestion de l'information - L'information, ça compte

Apports à l'étape 3: organisation

Voici les apports clés que doivent considérer les intervenants en GI au moment d'établir des cadres organisationnels de gestion des documents et de l'information ou lorsqu'ils permettent aux utilisateurs de répertorier leurs propres documents et information :

Plan ministériel de GI
Les initiatives de planification annuelle de votre ministère devraient comprendre un plan général de gestion de l'information assorti de politiques et de procédures appuyant les activités et les mandats propres à votre organisme. Si ce n'est déjà fait, consultez l'étape1: planification de la gestion de l'information. Vous y trouverez des renseignements utiles sur les facteurs à prendre à considération durant l'élaboration des cadres d'organisation des documents et de l'information.

Modèles d'information
Un modèle de gestion des informations les plus importantes fournit un cadre conceptuel de modélisation des données de gestion de l'information. Au mieux, ce modèle ne sera pas assujetti à un style de mise en œuvre particulier et permettra la diffusion de part et d'autre de l'information entre les différents systèmes de gestion (notamment les moteurs de recherche) et les applications (en particulier les fureteurs ou les programmes de traitement de texte). Il est probable que le modèle d'information de votre ministère est fondé sur un modèle normalisé doté de caractéristiques uniques qui répondent à vos besoins particuliers.

Cadre du système de classification de l'information
Bibliothèque et Archives Canada travaillent avec des ministères et d'autres organismes fédéraux à l'avancement du Système de classification selon les activités opérationnelles structurées en vue d'aider les ministères à répertorier leurs documents en fonction des activités communes dans l'ensemble de l'administration fédérale, mais en tenant compte également des activités propres à chaque ministère. Communiquez avec nous pour en savoir davantage à propos du Système de classification selon les activités opérationnelles structurées.

Plans pluri-juridictionnels de la gestion de l'information
Souvent, plusieurs ministères ou groupes externes collaborent dans le cadre de projets, élaborent de concert des enjeux ou partagent les mêmes domaines d'intérêt et d'expertise. Il est utile de mettre en place un plan pluri-juridictionnel de la gestion de l'information qui reflète la nature répartie de l'information qui appuie ces initiatives. Il faut tenir compte des formats communs et du contrôle légal, des procédures d'accès, des délais de conservation, des dédoublements de documents, des contrôles de la version et de l'élimination.

Architecture de l'information
L'architecture de l'information constitue une autre façon d'organiser l'information. Elle détermine les liens entre les documents ou les données et présente aux utilisateurs des renseignements exhaustifs qui répondent à leurs besoins. L'architecture de l'information permet de mieux repérer la structure architecturale emboîtée tout en contextualisant le niveau de détail de chacun des niveaux du plan architectural et en permettant à l'utilisateur d'accéder à desrenseignements généraux ou détaillés, selon ses besoins ponctuels. Les spécialistes de la GI peuvent donc établir plus facilement des liens entre les documents particuliers, les domaines et les groupes de travail et mieux définir les rapports entre les documents et, entre autres, les politiques, les procédures générales et les procédures d'accès pertinentes.

Normes en matière de documentation
Le plan de la GI du ministère précisera le niveau et la portée des documents justificatifs rattachés à la documentation.

Administration et appartenance
Le plan de la GI du ministère comportera des lignes directrices claires concernant la gestion et l'appartenance des documents, en particulier les responsabilités à l'égard du contrôle légal et des responsabilisations face à la conservation, à la préservation et à l'élimination des documents.

Politiques et procédures d'accès à l'information, de protection des renseignements personnels et de sécurité de l'information
Il existe plusieurs politiques gouvernementales qui régissent la protection des renseignements personnels et la protection de l'information. Vous pouvez accéder à des liens et à des ressources à ce sujet en vous reportant à la Stage 3 : Ressources. Vous serez ainsi mieux à même de saisir les questions concernant l'accès à l'information, la protection des renseignements personnels et la sécurité de l'information. Pour obtenir de plus amples détails, veuillez visiter le site Web du ministère de la Justice et consulter la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels , ainsi que la Loi sur la protection de l'information

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