Le gouvernement

Résultats de l'étape 3: organisation

Voici les trois résultats clés de cette étape :

• des ressources d'information récupérables assorties d'un système de classification de l'information, des descriptions et des métadonnées en place;
• un contrôle de l'accès et de la protection des renseignements personnels;
• des mesures de sécurité.

Ressources d'information récupérables
Les actifs d'information documentaire créés à l'étape 2: collecte, création, réception et saisie sont utiles s'ils sont accessibles. Les efforts investis à l'étape 3: organisation visent à favoriser l'accès à chaque document au moyen d'un système efficace de classification de l'information qui comporte les descriptions et les métadonnées correspondant à chacun des documents.

Les métadonnées désignent des données définitionnelles qui fournissent des renseignements sur d'autres données; ces données sont gérées et documentées au moyen d'une application ou d'un environnement particulier. Par exemple, les métadonnées permettraient de documenter les données relatives à des composantes ou à des attributs de données (notamment le nom, la taille et le type de données) et des données liées aux structures des documents et des données (entre autres, la longueur, les champs et les colonnes) et des données sur les données (leur emplacement, leur mode d'association et leur propriétaire). Les métadonnées peuvent englober des informations descriptives ayant trait au contexte, à la qualité et à la condition ou aux caractéristiques des données. Les descriptions et les métadonnées représentent des composantes essentielles des systèmes de recherche et de récupération des données.

Contrôle de la protection des renseignements personnels et de l'accès
Tous les ministères et les organismes du gouvernement du Canada sont régis par des lois, des politiques et des procédures précises concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Le plan de la GI précisera les mécanismes de contrôle particuliers de votre ministère dans ces secteurs. Pour obtenir de plus amples détails, veuillez visiter le site Web du ministère de la Justice et consulter la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Sécurité de l'information
Tous les ministères et les organismes du gouvernement du Canada sont assujettis à une législation établie ainsi qu'à des politiques et à des procédures précises régissant la sécurité de l'information. Ces lois, ces politiques et ces procédures devront être intégrées dans le plan de la GI de votre ministère. Le site Web du ministère de la Justice fournit des renseignements concernant la Loi sur la protection de l'information.

Cette étape est un important élément précurseur à toutes les autres étapes du cycle de vie des documents et de l'information. À l'étape 3, on s'occupera de répertorier les documents pour favoriser l'emplacement et le repérage ponctuel de l'information.

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