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Gestion de l'information - L'information, ça compte

Étape 4 : Utilisation et diffusion

Au cours de l’étape 4: utilisation et diffusion, les fonctionnaires fédéraux consultent et partagent activement les documents et l’information. On trouvera dans les étapes 2 et 3 les règles qui précisent quelles personnes peuvent consulter chaque document dans un environnement convivial qui permet d’accéder à des renseignements précis, disponibles et en temps opportun et qui respecte les lignes directrices relatives à la sécurité de l’information et à la protection des renseignements personnels.

Pourquoi l’étape 4 est-elle importante?
Cette étape vise à favoriser l’utilisation et la transmission actives des documents et de l’information. Les autres étapes appuient cette phase déterminante du cycle de vie des documents et de l’information.

Remarques importantes à propos de l’étape 4 (utilisation et diffusion)
Au cours de cette étape, il s’agira avant tout d’inciter les fonctionnaires à utiliser des renseignements exhaustifs et exacts de façon opportune et à les transmettre à d’autres fonctionnaires et au grand public. L’utilisation de renseignements de qualité représente une facette essentielle du soutien de la réforme du secteur public, en conformité avec les politiques de gestion, et de la prestation de services de qualité supérieure à la population canadienne.

Apports à l’étape 4 (utilisation et diffusion)
Même si les étapes précédentes du cycle de vie des documents et de l’information ont jeté les bases de la planification, de la création et de l’organisation des documents et de l’information, les intervenants en GI doivent tout de même tenir compte de deux apports clés lorsqu’ils permettent aux utilisateurs de consulter et de diffuser l’information :

  • le plan de GI de votre ministère;
  • les politiques et les procédures d’accès, de protection des renseignements personnels et de sécurité de l’information.

Résultats de l’étape 4 (utilisation et diffusion)
L’utilisation et la diffusion efficaces des documents et de l’information permettent aux personnes qui en ont besoin d’accéder à des renseignements précis et disponibles en temps opportun sous une forme utilisable. Certains documents peuvent rester actifs et être utilisés pendant des décennies tandis que d’autres deviennent semi-actifs ou sont prêts pour l’élimination. L’étape 5 vise les documents qui sont sur le point de devenir semi-actifs ou inactifs.

Rôle de Bibliothèque et Archives Canada à l’étape 4 (utilisation et diffusion)
Bibliothèque et Archives du Canada jouent un rôle clé en sensibilisant les intervenants en GI du gouvernement fédéral à l’importance de la gestion efficace du cycle de vie des documents et de l'information. Elles fournissent une gamme de plus en plus vaste d’instruments, de normes, de lignes directrices et de pratiques à l’ensemble des gestionnaires de l’information en général et aux fonctionnaires fédéraux en particulier. Elles offrent également des conseils, des séances de consultation, de la formation et de l’orientation pour appuyer l’utilisation et la diffusion efficaces de l’information des documents gouvernementaux.

Bibliothèque et Archives Canada favorisent l’adoption de pratiques exemplaires de gestion de l'information à toutes les étapes du cycle de vie des documents et de l'information. Elles jouent également un rôle clé dans des domaines précis, notamment en aidant les ministères à offrir l’accès à des documents semi-actifs et à des documents d’archives.

Ressources à l’appui de l’étape 4 (utilisation et diffusion)
Cliquez ici pour accéder aux ressources disponibles à l’appui de l’étape 4.

Si vous disposez de ressources qui, selon vous, pourraient contribuer à l’avancement de l’ensemble des gestionnaires de l’information, communiquez avec nous afin que nous puissions enrichir notre masse croissante de connaissances communes.