Le gouvernement

Résultats de l'étape 4: utilisation et diffusion

La gestion efficace des documents et de l'information est fonction de l'utilisation et de la transmission de l'information, laquelle sera :

• accessible en temps opportun (elle peut répondre sans délai à des besoins ponctuels);
• précise (son contenu a été authentifié et on en a vérifié la provenance et l'exactitude);
• disponible (les utilisateurs peuvent la localiser et la récupérer sous une forme utilisable).

Certains documents peuvent être actifs et utilisés pendant des décennies tandis que d'autres deviennent rapidement :

• semi-actifs (ils sont retirés des dossiers actifs et entreposés tout en demeurant accessibles aux utilisateurs au moyen d'outils de recherche);
• prêts pour l'élimination, c'est-à-dire qu'on peut en disposer:
• en les détruisant;
• en les soustrayant au contrôle du gouvernement du Canada (aliénation);
• en les retournant à l'expéditeur; ou
• en les transférant à Bibliothèque et Archives Canada.

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