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Gestion de l'information - L'information, ça compte

Apports à l'étape 5 : conservation, protection et préservation

Les intervenants en GI doivent tenir compte de nombreux apports clés lorsqu'ils élaborent des procédures de conservation, de protection et de préservation de l'information et des documents :

Plan ministériel de GI
Les initiatives de planification annuelle de votre ministère devraient comprendre un plan général de gestion de l'information assorti de politiques et de procédures appuyant les activités et les mandats propres à votre organisme. Si ce n'est déjà fait, consultez l'étape 1:planification de la gestion de l'information. Vous y trouverez des renseignements utiles sur les facteurs à prendre à considération au moment d'élaborer des cadres d'utilisation et de diffusion des documents et de l'information.

Plans de conservation
Les délais de conservation sont établis par chaque ministère selon leurs activités, système de classification et les modèles d'information. Les délais de conservation établissent la période de temps à laquelle les documents doivent être gardés avant l'élimination.

Demandes d'autorisation de disposer des documents
Les ministères et les organismes ne peuvent disposer des documents sans avoir préalablement obtenu le consentement de l'archiviste national. Pour ce faire, le ministère doit présenter une demande d'autorisation de disposer des documents qui précise le type de document visé et le délai de conservation recommandé. Bibliothèque et Archives Canada évaluent par la suite la demande, entament des négociations avec le ministère en question puis, lorsqu'un accord est conclu, délivrent l'autorisation assortie de modalités de transfert pour disposer des documents.

Sécurité de l'information
Tous les ministères et les organismes du gouvernement du Canada sont assujettis à une législation établie ainsi qu'à des politiques et à des procédures précises régissant la sécurité de l'information. Ces lois, ces politiques et ces procédures devront être intégrées dans le plan de la GI de votre ministère. Le site Web du ministère de la Justice fournit des renseignements concernant la Loi sur la protection de l'information.

Plans de migration
En raison du transfert des données du support papier au support électronique, les ministères devraient annexer un plan de migration précisant le support choisi de même que les procédures et les ressources nécessaires à la mise en œuvre de ce plan.

Plan pour disposer des documents
Les ministères doivent annexer à la demande de disposer des documents un plan pour disposer des documents qui garantit l'élimination des documents de nature délicate d'une façon sécuritaire et sûre qui satisfait aux exigences en matière de protection de l'information.

Politiques et procédures régissant l'accès et la protection des renseignements personnels
Tous les ministères et les organismes du gouvernement du Canada sont assujettis à une législation établie ainsi qu'à des politiques et à des procédures précises régissant l'accès et la protection des renseignements personnels. Ces lois, ces politiques et ces procédures devront être intégrées dans le plan de la GI de votre ministère. Le site Web du ministère de la Justice fournit des renseignements concernant la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Plan de reprise après sinistre (comprenant les documents essentiels)
La planification de la reprise des activités prescrit des moyens de réduire au minimum les effets des interruptions sur les systèmes organisationnels par la prise de mesures d'atténuation des dommages et la mise en place de procédures de reprise prévues. Cette planification tiendra compte de toute perte éventuelle concernant le matériel, les installations et les données (y compris les dossiers électroniques). Dans le cadre du plan de reprise après sinistre, on veillera à répertorier et à gérer les documents essentiels en vue de garantir leur accessibilité dans l'éventualité d'une situation d'urgence ou de la perte de données, habituellement au moyen de niveaux multiples redondants assortis aux procédures de sauvegarde.

Modèles d'information
Un modèle de gestion des informations les plus importantes fournit un cadre conceptuel de modélisation des données de gestion de l'information. Au mieux, ce modèle ne sera pas assujetti à un style de mise en œuvre particulier et permettra de part et d'autre la transmission de l'information entre les différents systèmes de gestion (notamment les moteurs de recherche) et les applications (en particulier les fureteurs ou les programmes de traitement de texte). Il est probable que le modèle d'information de votre ministère est fondé sur un modèle normalisé doté de caractéristiques uniques qui répondent à vos besoins particuliers.

Normes en matière de documentation
Le plan de GI du ministère précisera le niveau et la portée des documents justificatifs rattachés à la documentation.

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