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Gestion de l'information - L'information, ça compte

Résultats de l'étape 5 : conservation, protection et préservation

Voici les six résultats clés de cette étape :

Disponibilité, intelligibilité et facilité d'utilisation à long terme des actifs d'information documentaire
L'étape 5 permet d'établir un cadre adéquat de gestion où les documents et l'information demeurent accessibles, compréhensibles et utilisables. Un tel cadre précise les activités liées à la migration (par exemple, le transfert du support papier au support électronique) et à la conservation et l'élimination, à l'entreposage et à la gestion de l'information semi-active ou inactive, souvent au moyen du réseau des centres fédéraux de documents.

Mémoire de l'organisation
Cette ère nouvelle de l'information fait une place de plus en plus importante à la gestion du savoir. Le concept de conservation de tout type d'informations qui font partie d'un actif désigné sous l'appellation de « mémoire de l'organisation » vise à assurer la préservation des renseignements et des connaissances lorsqu'un membre du personnel quitte son poste. Cette facette importante englobe les modes de récupération du savoir et de reconnaissance de son importance relative dans le paysage informationnel général.

Politiques et procédures régissant l'accès et la protection des renseignements personnels
Tous les ministères et les organismes du gouvernement du Canada sont assujettis à une législation établie ainsi qu'à des politiques et à des procédures précises régissant l'accès et la protection des renseignements personnels. Ces lois, ces politiques et ces procédures devront être intégrées dans le plan de la GI de votre ministère. Le site Web du ministère de la Justice fournit des renseignements concernant la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Sécurité de l'information
Tous les ministères et les organismes du gouvernement du Canada sont assujettis à une législation établie ainsi qu'à des politiques et à des procédures précises régissant la sécurité de l'information. Ces lois, ces politiques et ces procédures devront être intégrées dans le plan de la GI de votre ministère. Le site Web du ministère de la Justice fournit des renseignements concernant la Loi sur la protection de l'information

Programme des documents essentiels
Les documents essentiels sont nécessaires à la reprise des activités en cas de situation d'urgence ou de la perte de données; ils nécessitent un traitement particulier au sein du plan général de gestion de l'information. On doit répertorier et étiqueter ces documents à l'avance, souvent à l'aide de niveaux multiples redondants assortis aux procédures de sauvegarde. Vous trouverez des renseignements utiles au sujet des programmes de gestion des documents essentiels en accédant au site Web du Forum sur la GI.

Réévaluation des valeurs de l’organisme
L'étape 5 est un moment opportun pour réévaluer la valeur organisationnelle de chacun des documents. On pourra ainsi mieux ouvrir la voie à la prise de décisions concernant les procédures de conservation, de protection et de préservation ainsi qu'aux décisions éventuelles portant sur l'élimination.

L'étape 5 vise les documents et l'information jusqu'à ce qu'ils deviennent inactifs et qu'on puisse en disposer.

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