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Étape 6 : Élimination

Lorsque les documents atteignent l'étape 6: élimination, on juge qu'ils sont non actifs et prêts pour qu'une décision à l'égard de leur cheminement de l'élimination soit rendue. Il s'agit d'une étape cruciale de la décision qui s'appuie sur les lois relatives aux documents dotés d'une valeur archivistique, les concepts de contrôle légal et les plans ministériels pour disposer des documents.

Pourquoi l'étape 6 est-elle importante?
Il s'agit de l'étape à laquelle les documents et l'information ont atteint la fin de leur cycle de vie. Tel que l'a déterminé le Bibliothècaire et Archiviste du Canada, les ministères doivent soumettre les documents à l'une des trois opérations suivantes:

  • la destruction,
  • l'aliénation ou
  • le transfert des documents d'archives à Bibliothèque et Archives Canada.

Il importe de prendre des mesures à l'égard des documents dès que l'on a déterminé qu'ils n'ont plus de valeur opérationelle pour l'organisme afin d'empêcher l'accumulation coûteuse d'arriérés de documents entreposés.

Remarques importantes à propos de l'étape 6 (élimination)
Le plus important aspect de l'étape 6 consiste à éviter l'élimination fautive de documents.

Apports à l'étape 6 (élimination)
Dans le but d'encourager l'amélioration continue, il existe six apports clés dont doivent tenir compte les intervenants en GI lors de la préparation visant l'élimination des documents :

  • le plan en matière de GI de votre ministère;
  • les plans de conservation et d'élimination des documents de votre ministère;
  • les demandes de disposer des documents de votre ministère ainsi que les autorisations de disposer approuvées par le Bibliothècaire et Archiviste du Canada;
  • les politiques en matière de sécurité de l'information;
  • le plan pour disposer des documents de votre ministère;
  • le plan d'aménagement des documents de votre ministère.

Résultats de l'étape 6 (élimination)
Il résulte de l'élimination efficace des documents gouvernementaux cinq choix de résultats clés :

  • le transfert des documents d'archives à Bibliothèque et Archives Canada, chaque document étant pleinement contrôlé et décrit;
  • la destruction des documents;
  • le transfert du contrôle que détient le gouvernement du Canada (aliénation);
  • le retour à l'expéditeur (dans le cas des documents prêtés);
  • le transfert des publications en surplus à Bibliothèque et Archives Canada.

Rôle de Bibliothèque et Archives Canada à l'étape 6 (élimination)
Le gouvernement du Canada a nommé Bibliothèque et Archives Canada comme premier organisme responsable de la préservation de la mémoire archivistique et historique du gouvernement. Parmi leurs autres responsabilités, Bibliothèque et Archives Canada des responsabilités et des rôles précis dans le domaine de l'élimination des documents, notamment :

  • déterminer, sélectionner, acquérir et conserver des documents gouvernementaux, sur tous les types de supports, ayant une valeur archivistique nationale;
  • émettre des autorisations qui permettent aux institutions fédérales de disposer des leurs documents, sur tous les types de supports, qui n'ont plus de valeur opérationnelle. Ceux-ci peuvent être détruits (à la discrétion des institutions), transférés à Bibliothèque et Archives Canada ou soustraits au contrôle du gouvernement du Canada;
  • conserver le patrimoine de l'édition du pays et du gouvernement du Canada;
  • gérer un système de redistribution de l'information que les bibliothèques des institutions fédérales ont déclaré avoir en surplus.

En tant que partie intégrante de ces mandats, Bibliothèque et Archives Canada collabore avec le gouvernement du Canada dans l'évaluation de ses documents en fonction de la valeur archivistique et orientent la méthode d'élimination des documents.

Bibliothèque et Archives Canada joue également un rôle important en sensibilisant les intervenants en GI du gouvernement fédéral à l'importance que revêt la gestion efficace du cycle de vie des documents et de l'information. Fournit une gamme de plus en plus vaste d'instruments, de normes, de lignes directrices et de pratiques à l'ensemble des gestionnaires de l'information en général et aux fonctionnaires fédéraux en particulier. Elle offre également des conseils, des séances de consultation, de la formation et de l'orientation pour appuyer l'élimination efficace des documents gouvernementaux. Bibliothèque et Archives Canada publie également des Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents (APDD), lesquelles prodiguent des conseils relatifs à l'élimination des documents administratifs communs du gouvernement du Canada.

Comme Bibliothèque et Archives Canada favorise l'adoption de bonnes pratiques de gestion de l'information à toutes les étapes du cycle de vie des documents et de l'information, elle joue également un rôle clé dans l'élimination des documents en offrant une orientation particulière grâce aux éléments suivants :

  • les plans d'acquisition pluriannuels avec des modèles de frais d'appartenance;
  • l'accès aux documents semi-actifs et aux documents d'archives;
  • les protocoles d'entente (PE);
  • l'évaluation des documents d'archives;
  • les plans de location des documents;
  • les accords de transfert et de surveillance avec les conditions, en plus des caractéristiques techniques.

En outre, Bibliothèque et Archives Canada accorde à chaque organisme gouvernemental des autorisations de disposer des documents (ADD). Sans ces ADD, les ministères et les organismes gouvernementaux ne peuvent disposer d'aucun document. Le Programme pour disposer des documents gouvernementaux est un processus par lequel le Bibliothècaire et Archiviste du Canada autorise les ministères et les organismes l'administration fédéral régis par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada à disposer de leurs documents gouvernementaux et négocie des accords en vue du transfert à Bibliothèque et Archives Canada des documents ayant une valeur archivistique ou une importance historique reconnue.

Pour toute question concernant l'élimination de documents, communiquez avec nous.

Ressources à l'appui de l'étape 6 (élimination)
Cliquez ici pour accéder aux ressources disponibles à l'appui de l'étape 6.

Si vous disposez de ressources qui, selon vous, pourraient contribuer à l'avancement de l'ensemble des gestionnaires de l'information, communiquez avec nous afin que nous puissions enrichir notre masse croissante de connaissances communes.